Una entrada de blog invitada de Ben Steeples, tecnólogo de e-Learning de la Universidad de Essex

La Universidad de Essex se ha grabación de conferencias desde hace más de seis años, y la forma en que apoyamos la captura de conferencias ha experimentado algunas transformaciones importantes durante ese tiempo. En un principio, la universidad empezó a capturar el contenido de las clases para ofrecer apoyo adicional a determinados estudiantes con necesidades educativas especiales, pero ahora se ha convertido en una práctica generalizada en toda la institución. La inmensa mayoría de nuestros 700 profesores graban ahora todas sus clases, lo que nos permite ofrecer recursos a la carta a nuestros 13.000 estudiantes. Naturalmente, con un cambio tan grande en la escala de la captura de conferencias, hemos tenido que replantearnos completamente nuestro enfoque técnico y averiguar cómo pasar de los modos de entrega "analógicos ocasionales" a los "digitales ubicuos".

La razón de ser de nuestros experimentos originales con la captura de conferencias era ofrecer a los estudiantes con necesidades educativas especiales (como la dislexia) la posibilidad de acceder al material grabado de la conferencia en directo para repasarlo cuando quisieran. ¿Cómo lo facilitamos? En 2010 ya grabábamos las clases en cintas de audio. Teníamos 15 de nuestras principales aulas conectadas a grabadoras de casete y un miembro del personal a tiempo completo tenía que revisar nuestro sistema de registro de estudiantes e identificar a los que necesitaban este tipo de apoyo especial. Este miembro del personal tenía que

• revisar los calendarios de los estudiantes para identificar las clases que deben grabarse
• cargar las cintas en las salas adecuadas
• pulse start y stop al principio y al final de las conferencias
• etiquetar y duplicar los casetes
• distribuya los casetes a los alumnos correspondientes.

Cuando teníamos una sala que no estaba cubierta por este sistema, nuestro colega iba a la sala con una grabadora de casetes portátil para captar la conferencia. En total, se producían unos 4.000 casetes al año.

Cuando el miembro del personal responsable de este proceso anunció su jubilación, tuvimos la oportunidad perfecta para replantearnos este enfoque, sobre todo porque los estudiantes estaban francamente un poco desconcertados por recibir cintas de casete. Algunos nos preguntaban qué eran las cintas y muchos no tenían reproductor de casetes, por lo que el equipo informático tenía que distribuir los reproductores además de las cintas. También tuvimos que explicar a los alumnos, acostumbrados a escuchar MP3, que una vez escuchada una cara del casete había que darle la vuelta para escuchar el resto del contenido. Sabíamos que este método era insostenible y queríamos ofrecer una forma mucho más acorde con el siglo XXI de impartir clases a la carta.

Nuestra primera incursión en la captura digital de conferencias fue en 2011. Este proyecto no era con Panopto y era bastante básico, ya que solo capturaba la pista de audio de la conferencia y la entregaba a los estudiantes en formato MP3. En realidad comenzó como una rama de un proyecto separado dirigido por nuestro equipo de AV, que había construido y desplegado soluciones de señalización digital en unas 40 aulas de enseñanza. Consistían en un pequeño ordenador y un monitor táctil. El equipo audiovisual se dio cuenta de que podía añadir un micrófono USB y colocarlo en el aula. Podían programar estas cajas para grabar archivos MP3 de una hora de duración, que luego se volcaban en un servidor central.

Mi equipo participó en este proyecto creando un sitio web dirigido a los estudiantes para presentarles estas grabaciones bajo el nombre de "Listen Again". El sitio consultaba los horarios de los estudiantes y los correlacionaba con las grabaciones disponibles, de modo que pudiéramos vincular ambas cosas y añadir un mayor nivel de sofisticación a todo el proceso. Y, por muy simplista que fuera, resultó que funcionaba muy bien, tanto que la alegría de los estudiantes por poder acceder a las grabaciones a la carta de sus clases se convirtió rápidamente en expectación. Además, a todos los estudiantes con necesidades educativas especiales que tenían derecho a recibir grabaciones de sus clases les encantó y se lo contaron a sus compañeros y amigos. Esto hizo que los estudiantes que no recibían grabaciones de las clases de serie llamaran a nuestra puerta pidiendo que también se les dieran grabaciones, y no solo de audio, sino también con capturas de pantalla.

Desgraciadamente, los profesores no compartían este entusiasmo, al menos al principio. Al principio, los profesores eran bastante reacios a ofrecer acceso generalizado a las grabaciones de las clases por varias razones. Para empezar, muchas personas son intrínsecamente reacias al cambio. En este contexto concreto, a los profesores les preocupaba que la grabación de las clases les sustituyera o que provocara un gran descenso de la asistencia de los estudiantes, lo que a su vez provocaría su desinterés. A pesar de la gran cantidad de estudios que contradicen estas preocupaciones, muchos miembros del personal seguían creyendo lo mismo, por lo que tuvimos que hablar mucho con los profesores y otras partes interesadas para disipar sus temores. Nuestro reto era convencerles de que, en la mayoría de los casos, la grabación de las clases supondría un gran impulso para la enseñanza y el aprendizaje y mejoraría la satisfacción de los estudiantes.

En ese momento, teníamos muy claras dos cosas. En primer lugar, sabíamos que un número cada vez mayor de nuestros estudiantes demandaba acceso a clases grabadas y queríamos poder satisfacer esta demanda para mejorar la experiencia de aprendizaje de los alumnos. En segundo lugar, sabíamos que teníamos que superar retos técnicos y culturales para ofrecer el tipo de grabaciones de conferencias que buscaban los estudiantes.

Se hizo evidente que nuestros ambiciosos planes de grabación de clases no podían cumplirse con la configuración que habíamos creado internamente, por lo que iniciamos el proceso de búsqueda de una solución comercial de captura de clases que respondiera mejor a las necesidades de nuestra institución. También nos dimos cuenta de que la funcionalidad del sistema de captura de conferencias que eligiéramos podría contribuir a superar parte de la resistencia a adoptar la captura de conferencias, por ejemplo, proporcionando permisos de acceso estrictos y opciones de exclusión granular, de modo que cuando hubiera casos reales en los que grabar una conferencia fuera inapropiado, pudiéramos tenerlo en cuenta.

Pensando un momento en los requisitos técnicos que buscábamos para nuestra nueva solución de captura de conferencias, queríamos una plataforma que:

• capturaría prácticamente cualquier cosa, incluida la pantalla de un presentador.
• podría ofrecer un sólido modelo de permisos basado en las preferencias del personal y facilitarle el cambio de preferencias si fuera necesario.
• podría utilizarse con nuestro hardware actual
• puede ser gestionada por una sola persona, no por un gran equipo.
• requiere una intervención mínima por parte del personal, de modo que, por ejemplo, no tienen que inscribirse en todas y cada una de las grabaciones si saben que quieren capturar el contenido de todo un trimestre.
• podríamos integrarlo con nuestro sistema de horarios
• nos permitiría mantener nuestro front-end actual (que muchos estudiantes veían con gran cariño).

Además, sabíamos que queríamos ir a lo grande con la captura de conferencias, por lo que era esencial elegir una solución que funcionara en todo el campus a escala masiva.

Estudiamos varias soluciones durante el proceso de evaluación, pero una vez analizadas todas las opciones, elegimos Panopto porque era la que mejor cumplía los requisitos técnicos que habíamos identificado. Además de contar con las funciones básicas que buscábamos, la API era muy buena. Siempre hemos sido un equipo al que le gusta meterse en faena y experimentar siempre que sea posible, y la API nos ofrecía la posibilidad de personalizarla y desarrollar funcionalidades adicionales internamente. Esto significa que Panopto encaja con la cultura y el estilo de trabajo de nuestro equipo, así como con nuestros requisitos institucionales generales.

En 2012, con el apoyo de Panopto, ampliamos la grabación de conferencias a 60 salas para grabar unas 40.000 horas de material docente. Utilizamos la función de grabación remota de Panopto para automatizar el proceso de captura de conferencias, instalando el software en ordenadores estándar y empleando hardware de audio adicional para captar mejor el sonido.

En 2015, con Panopto podemos grabar en unas 180 salas. Esto representa casi el 90% de nuestros espacios de enseñanza formal. Las únicas excepciones a esta configuración de grabación casi omnipresente son nuestras salas pequeñas (como los despachos individuales), las salas poco prácticas (como los laboratorios húmedos) y las ubicaciones poco prácticas (como el campo de deportes). Este enorme crecimiento en el número de salas que gestionamos no hará sino aumentar. Para el verano de 2016, podremos grabar en 220 espacios docentes. En el curso 2015-2016, nuestro objetivo es captar 90 000 horas de docencia, lo que equivale a unas 300 o 400 grabaciones diarias.

Con Panopto hemos podido alcanzar esta escala y hacerlo a nuestra manera. Por ejemplo, mientras que muchas instituciones integrarían Panopto con su VLE, nosotros lo hacemos únicamente con nuestro sitio web y Active Directory. Esto significa que no tenemos que lidiar con un VLE que impone su estructura a nuestra configuración. Gracias a la flexibilidad de la plataforma de vídeo Panopto, hemos podido ofrecer la captura de clases de una forma que tiene en cuenta las características específicas de nuestra estructura institucional y algunas de las formas exclusivas en las que queremos ofrecer contenidos grabados a nuestros alumnos. Es en gran medida "nuestra" visión de la grabación de conferencias, pero con la tecnología de Panopto.

Si desea obtener más información sobre cómo Panopto puede ayudar a su institución a ofrecer captura de conferencias a escala, puede solicitar una demostración y una prueba gratuita a un miembro de nuestro equipo.