Un post sul blog di Ben Steeples, tecnologo dell'e-learning presso l'Università di Essex

L'Università di Essex è stata registrazione delle lezioni da oltre sei anni, e il modo in cui supportiamo l'acquisizione delle lezioni ha subito alcune importanti trasformazioni durante questo periodo. Inizialmente l'università ha iniziato a registrare i contenuti delle lezioni per fornire un supporto supplementare a specifici studenti con esigenze educative speciali, ma ora è diventata una pratica diffusa in tutta l'istituzione. La stragrande maggioranza dei nostri 700 docenti ora registra tutte le loro sessioni, il che significa che siamo in grado di fornire risorse per le lezioni su richiesta ai nostri 13.000 studenti. Naturalmente, con un cambiamento così importante nella scala dell'acquisizione delle lezioni, abbiamo dovuto ripensare completamente il nostro approccio tecnico e capire come passare da una modalità di trasmissione "analogica occasionale" a una "digitale onnipresente".

La logica alla base dei nostri esperimenti iniziali con la cattura delle lezioni era quella di dare agli studenti con esigenze educative speciali (come la dislessia) la possibilità di accedere al materiale registrato dalla lezione dal vivo per rivederlo a piacimento. Come abbiamo fatto a facilitare tutto questo? Ebbene, già nel 2010 registravamo le lezioni su audiocassette. Avevamo 15 delle nostre aule principali collegate a registratori a cassette e un membro del personale a tempo pieno doveva esaminare il nostro sistema di registrazione degli studenti e identificare gli studenti che avevano bisogno di questo tipo di supporto speciale. Questo membro del personale doveva poi:

• scorrere i calendari degli studenti per individuare le lezioni da registrare
• caricare i nastri nelle stanze giuste
• premere start e stop all'inizio e alla fine della lezione
• etichettare e duplicare le cassette
• distribuire le cassette agli studenti interessati.

Quando c'era una sala non coperta da questo sistema, il nostro collega si recava nella sala con un registratore a cassette portatile per catturare la lezione. In totale, erano responsabili della produzione di circa 4.000 cassette all'anno.

Quando il membro del personale responsabile di questo processo ha annunciato il suo pensionamento, abbiamo avuto l'occasione perfetta per ripensare questo approccio, soprattutto perché gli studenti erano francamente un po' sconcertati dall'idea di ricevere delle cassette! Alcuni studenti ci chiedevano cosa fossero le cassette e molti non avevano un lettore di cassette, il che significava che il team informatico doveva distribuire anche i lettori di cassette oltre alle cassette. Dovevamo anche spiegare agli studenti abituati ad ascoltare gli MP3 che, una volta ascoltato un lato della cassetta, bisognava girarla fisicamente dall'altra parte per ascoltare il resto del contenuto! Sapevamo che questo approccio era insostenibile e volevamo offrire un modo molto più moderno di trasmettere i contenuti delle lezioni on-demand.

La nostra prima incursione nell'acquisizione digitale delle lezioni risale al 2011. Non si trattava di un progetto con Panopto ed era piuttosto elementare: catturava solo la traccia audio della lezione e la trasmetteva agli studenti in formato MP3. In realtà è nato da un progetto separato condotto dal nostro team AV, che aveva costruito e distribuito soluzioni di digital signage in circa 40 aule didattiche. Queste consistevano in un PC di piccole dimensioni e in un monitor touchscreen. Il team AV si è reso conto che poteva aggiungere un microfono USB e collocarlo nell'aula didattica. In questo modo potevano programmare queste scatole per registrare file MP3 della durata di un'ora, che venivano poi scaricati su un server centrale.

Il mio team è stato coinvolto in questo progetto costruendo un sito web rivolto agli studenti per presentare queste registrazioni agli studenti interessati con il nome di "Listen Again". Il sito esaminava gli orari degli studenti e li metteva in relazione con le registrazioni disponibili, in modo da poter collegare le due cose, aggiungendo un maggiore livello di sofisticazione all'intero processo. Per quanto semplicistico, il sito ha funzionato molto bene, tanto che il piacere degli studenti di poter accedere alle registrazioni on-demand delle lezioni si è rapidamente trasformato in aspettativa. Inoltre, tutti gli studenti con bisogni educativi speciali che hanno avuto diritto a ricevere le registrazioni delle lezioni lo hanno apprezzato e ne hanno parlato ai loro coinquilini e amici. Questo ha fatto sì che gli studenti che non avevano diritto alla registrazione delle lezioni martellassero la nostra porta, chiedendo di avere anche loro le registrazioni, e non solo audio, ma anche con la cattura dello schermo.

Purtroppo questo entusiasmo non era condiviso dai loro docenti, almeno all'inizio. Inizialmente gli accademici erano piuttosto riluttanti a offrire l'accesso alle registrazioni delle lezioni per vari motivi. Tanto per cominciare, molte persone sono intrinsecamente resistenti ai cambiamenti. In questo contesto specifico, gli accademici temevano che la registrazione delle lezioni li avrebbe sostituiti o che avrebbe provocato un forte calo della frequenza degli studenti, con conseguente disimpegno da parte di questi ultimi. Nonostante la ricchezza di ricerche che contraddicono queste preoccupazioni, molti dipendenti continuavano a nutrire queste convinzioni e quindi abbiamo dovuto discutere a lungo con i docenti e con le altre parti interessate per alleviare le loro preoccupazioni. La nostra sfida è stata quella di convincerli che, nella maggior parte dei casi, l'aggiunta di lezioni registrate avrebbe dato un grande impulso all'insegnamento e all'apprendimento e avrebbe aumentato la soddisfazione degli studenti.

A questo punto, avevamo ben chiare due cose. In primo luogo, sapevamo che un numero crescente di studenti chiedeva di poter accedere alle registrazioni delle lezioni e volevamo essere in grado di soddisfare questa richiesta per migliorare l'esperienza di apprendimento degli studenti. In secondo luogo, sapevamo di dover affrontare sfide tecniche e culturali per poter offrire il tipo di registrazione delle lezioni che gli studenti stavano cercando.

È diventato evidente che i nostri ambiziosi piani per la registrazione delle lezioni non potevano essere realizzati con la configurazione che avevamo creato internamente e quindi abbiamo iniziato il processo di ricerca di una soluzione commerciale per l'acquisizione delle lezioni che supportasse meglio le esigenze della nostra istituzione. Ci siamo anche resi conto che la funzionalità del sistema di cattura delle lezioni che abbiamo scelto poteva contribuire a superare alcune delle resistenze all'adozione della cattura delle lezioni, ad esempio fornendo permessi di accesso rigorosi e opzioni di opt-out granulari, in modo che, in casi reali, la registrazione di una lezione fosse inappropriata.

Pensando ai requisiti tecnici che stavamo cercando per la nostra nuova soluzione di acquisizione delle lezioni, abbiamo voluto una piattaforma che:

• cattura praticamente qualsiasi cosa, compreso lo schermo di un presentatore.
• potrebbe fornire un solido modello di autorizzazioni basato sulle preferenze del personale e rendere facile per il personale cambiare le proprie preferenze, se necessario.
• potrebbe essere utilizzato con l'hardware esistente
• potrebbe essere gestita essenzialmente da una sola persona, non da un team enorme
• richiedeva un intervento minimo da parte del personale, che non doveva, ad esempio, accettare ogni singola registrazione se sapeva di voler catturare un intero trimestre di contenuti
• potremmo integrarlo con il nostro sistema di programmazione degli orari
• ci avrebbe permesso di mantenere il nostro front-end esistente (che molti studenti guardavano con grande affetto).

Inoltre, sapevamo di voler fare le cose in grande con l'acquisizione delle lezioni, quindi era essenziale scegliere una soluzione che funzionasse in tutto il campus su scala di massa.

Abbiamo esaminato diverse soluzioni durante il processo di valutazione, ma dopo aver esaminato a fondo le nostre opzioni, abbiamo scelto Panopto perché rispondeva al meglio ai requisiti tecnici che avevamo identificato. Oltre a disporre delle funzionalità di base che cercavamo, come bonus aggiuntivo, l'API era davvero ottima. Siamo sempre stati un team a cui piaceva mettersi in gioco e sperimentare dove possibile, e l'API ci ha offerto la possibilità di fare personalizzazioni e sviluppare funzionalità aggiuntive internamente. Ciò significa che Panopto si adattava alla cultura e allo stile di lavoro del nostro team, oltre che ai nostri requisiti istituzionali generali.

Nel 2012, con il supporto di Panopto, abbiamo ampliato la registrazione delle lezioni a 60 sale per registrare circa 40.000 ore di materiale didattico. Abbiamo utilizzato la funzionalità di registrazione remota di Panopto per automatizzare il processo di acquisizione delle lezioni, installando il software su PC standard e utilizzando un hardware audio aggiuntivo per raccogliere meglio il suono.

Nel 2015, grazie a Panopto, possiamo registrare in circa 180 sale. Questo rappresenta quasi il 90% dei nostri spazi didattici formali. Le uniche eccezioni a questa configurazione di registrazione quasi onnipresente sono le nostre stanze piccole (come gli uffici individuali), le stanze poco pratiche (come i laboratori umidi) e i luoghi poco pratici (come il campo sportivo). L'enorme crescita del numero di sale che supportiamo è destinata ad aumentare ulteriormente. Entro l'estate 2016, saremo in grado di registrare 220 spazi didattici. Nell'anno accademico 2015-2016, puntiamo a catturare 90.000 ore di insegnamento, il che equivale a circa 300-400 registrazioni al giorno.

Con Panopto siamo riusciti a raggiungere questo tipo di scala e a farlo a modo nostro. Per esempio, mentre molte istituzioni integrerebbero Panopto con il loro VLE, noi lo integriamo esclusivamente con il nostro sito web front-end e con Active Directory. Questo significa che non abbiamo a che fare con un VLE che impone la sua struttura al nostro sistema. La flessibilità della piattaforma video Panopto ci ha permesso di offrire la cattura delle lezioni in un modo che tiene conto delle specificità della nostra struttura istituzionale e di alcuni dei modi unici in cui vogliamo fornire contenuti registrati ai nostri studenti. Si tratta di una visione molto 'nostra' della registrazione delle lezioni, ma realizzata da Panopto.

Se volete saperne di più su come Panopto può aiutare la vostra istituzione a offrire l'acquisizione delle lezioni su scala, potete richiedere una demo e una prova gratuita da un membro del nostro team.