Un billet de Ben Steeples, technologue e-Learning à l'Université d'Essex, en tant qu'invité.

L'université d'Essex a été l'enregistrement des conférences depuis plus de six ans maintenant, et la manière dont nous soutenons la capture de cours a subi quelques transformations majeures au cours de cette période. L'université a d'abord commencé à capturer le contenu des cours pour apporter un soutien supplémentaire à certains étudiants ayant des besoins éducatifs particuliers, mais cette pratique s'est maintenant généralisée à l'ensemble de l'établissement. L'écrasante majorité de nos 700 conférenciers enregistrent désormais toutes leurs sessions, ce qui signifie que nous sommes en mesure de fournir des ressources de cours à la demande à nos 13 000 étudiants. Naturellement, avec un tel changement d'échelle dans l'enregistrement des cours, nous avons dû repenser complètement notre approche technique et déterminer comment passer d'un mode de diffusion "analogique occasionnel" à un mode de diffusion "numérique omniprésent".

La raison d'être de nos premières expériences de capture de cours était de donner aux étudiants ayant des besoins éducatifs particuliers (comme la dyslexie) la possibilité d'accéder au matériel enregistré du cours en direct pour le revoir à leur guise. Comment avons-nous procédé ? Pas plus tard qu'en 2010, nous enregistrions les cours sur des cassettes audio. Quinze de nos principales salles d'enseignement étaient équipées de magnétophones et un membre du personnel à temps plein devait parcourir notre système d'enregistrement des étudiants et identifier ceux qui avaient besoin de ce type de soutien particulier. Ce membre du personnel devait alors.. :

• consulter les calendriers des étudiants pour identifier les cours à enregistrer
• charger les bandes dans les bonnes salles
• appuyer sur start et stop au début et à la fin des conférences
• étiqueter et dupliquer les cassettes
• distribuer les cassettes aux élèves concernés.

Lorsque nous avions une salle qui n'était pas couverte par ce système, notre collègue se rendait dans la salle avec un magnétophone à cassette portatif pour enregistrer le cours. Au total, ils étaient responsables de la production d'environ 4 000 cassettes par an.

Lorsque le membre du personnel responsable de ce processus a annoncé son départ à la retraite, nous avons eu l'occasion de repenser cette approche, d'autant plus que les étudiants étaient franchement déconcertés à l'idée de recevoir des cassettes ! Certains étudiants nous demandaient ce qu'étaient les cassettes et beaucoup n'avaient pas de lecteur de cassettes - ce qui signifie que l'équipe informatique a dû distribuer des lecteurs de cassettes en plus des cassettes. Nous devions également expliquer aux étudiants habitués à écouter des MP3 qu'après avoir écouté un côté de la cassette, il fallait physiquement la tourner dans l'autre sens pour écouter le reste du contenu ! Nous savions que cette approche n'était pas viable et nous souhaitions offrir un moyen beaucoup plus adapté au 21e siècle pour diffuser le contenu des cours à la demande.

Notre première incursion dans le domaine de la capture numérique des cours a eu lieu en 2011. Il ne s'agissait pas d'un projet avec Panopto, mais d'un projet assez basique, qui consistait à capturer uniquement la piste audio de la conférence et à la transmettre aux étudiants sous la forme d'un fichier MP3. Il s'agissait en fait d'un projet distinct mené par notre équipe AV, qui avait construit et déployé des solutions d'affichage numérique dans une quarantaine de salles d'enseignement. Ces solutions se composaient d'un PC de petite taille et d'un écran tactile. L'équipe AV a réalisé qu'elle pouvait ajouter un microphone USB et l'installer dans la salle d'enseignement. Elle pouvait ensuite programmer ces boîtiers pour qu'ils enregistrent des fichiers MP3 d'une durée d'une heure, qui étaient ensuite transférés sur un serveur central.

Mon équipe s'est impliquée dans ce projet en créant un site web destiné aux étudiants pour présenter ces enregistrements aux étudiants concernés sous le nom de "Listen Again". Le site consultait les emplois du temps des étudiants et les mettait en corrélation avec les enregistrements disponibles, de sorte que nous pouvions relier les deux, ajoutant ainsi un niveau de sophistication supplémentaire à l'ensemble du processus. Et, aussi simpliste que cela ait été, il s'avère que cela a très bien fonctionné - si bien, en fait, que la joie des étudiants de pouvoir accéder à des enregistrements à la demande de leurs cours s'est rapidement transformée en attente. En outre, tous les étudiants ayant des besoins éducatifs particuliers qui avaient le droit d'obtenir des enregistrements de leurs cours ont adoré et en ont parlé à leurs colocataires et à leurs amis. En conséquence, les étudiants qui ne bénéficiaient pas de l'enregistrement standard des cours ont frappé à notre porte, demandant à recevoir eux aussi des enregistrements - et pas seulement audio, mais aussi avec capture d'écran.

Malheureusement, cet enthousiasme n'était pas partagé par leurs professeurs, du moins au début. Au départ, les universitaires étaient assez réticents à l'idée d'offrir l'accès aux enregistrements de cours pour diverses raisons. Tout d'abord, de nombreuses personnes sont intrinsèquement réfractaires au changement. Dans ce contexte spécifique, les universitaires craignaient que l'enregistrement des cours ne les remplace ou qu'il n'entraîne une forte baisse de l'assiduité des étudiants, ce qui aurait pour conséquence de les désengager. Même si de nombreuses recherches contredisent ces craintes, de nombreux membres du personnel continuent de penser ainsi et nous avons donc dû discuter longuement avec les professeurs et d'autres parties prenantes pour dissiper leurs inquiétudes. Notre défi consistait à les convaincre que, dans la plupart des cas, l'ajout de cours enregistrés donnerait un coup de fouet à l'enseignement et à l'apprentissage et augmenterait la satisfaction des étudiants.

À ce stade, nous étions très clairs sur deux points. Premièrement, nous savions qu'un nombre croissant de nos étudiants demandaient à avoir accès à des cours enregistrés et nous voulions être en mesure de répondre à cette demande afin d'améliorer l'expérience d'apprentissage des étudiants. Deuxièmement, nous savions que nous devions relever des défis techniques et culturels pour offrir le type d'enregistrements de cours que les étudiants recherchaient.

Il est devenu évident que nos plans ambitieux d'enregistrement des cours ne pouvaient pas être réalisés avec la configuration que nous avions créée en interne et nous avons donc entamé le processus de recherche d'une solution commerciale de capture des cours pour mieux répondre aux besoins de notre institution. Nous nous sommes également rendu compte que la fonctionnalité du système de capture de cours que nous avons choisi pouvait contribuer à surmonter certaines des résistances à l'adoption de la capture de cours - par exemple, en fournissant des autorisations d'accès strictes et des options d'exclusion granulaires afin de pouvoir répondre aux cas réels où l'enregistrement d'un cours n'est pas approprié.

En prenant le temps de réfléchir aux exigences techniques que nous recherchions pour notre nouvelle solution de capture de cours, nous voulions une plateforme qui.. :

• peut capturer à peu près n'importe quoi, y compris l'écran d'un présentateur.
• pourrait fournir un modèle de permissions solide basé sur les préférences du personnel et permettre au personnel de modifier facilement ses préférences le cas échéant
• pourrait être utilisé avec notre matériel existant
• pourrait être géré essentiellement par une seule personne - pas par une énorme équipe
• nécessitait une intervention minimale de la part du personnel, de sorte qu'il n'avait pas besoin, par exemple, de s'inscrire à chaque enregistrement s'il savait qu'il voulait capturer le contenu d'un trimestre entier.
• nous pourrions l'intégrer à notre système de gestion des horaires
• nous permettrait de conserver notre interface existante (que beaucoup d'étudiants regardent avec beaucoup d'affection).

En outre, nous savions que nous voulions aller plus loin dans la capture des cours, il était donc essentiel de choisir une solution qui fonctionnerait à grande échelle sur l'ensemble du campus.

Nous avons examiné plusieurs solutions différentes au cours du processus d'évaluation, mais après avoir passé en revue toutes nos options, nous avons choisi Panopto parce qu'il répondait le mieux aux exigences techniques que nous avions identifiées. En plus des fonctionnalités de base que nous recherchions, l'API était également très bonne. Nous avons toujours été une équipe qui aimait s'impliquer et expérimenter lorsque c'était possible et l'API nous offrait la possibilité de personnaliser et de développer des fonctionnalités supplémentaires en interne. Cela signifie que Panopto correspondait à la culture et au style de travail de notre équipe, ainsi qu'à nos exigences institutionnelles globales.

En 2012, avec l'aide de Panopto, nous avons étendu l'enregistrement des cours à 60 salles pour enregistrer environ 40 000 heures de cours. Nous avons utilisé la fonctionnalité d'enregistrement à distance de Panopto pour automatiser le processus de capture des cours, en installant le logiciel sur des PC standard et en utilisant du matériel audio supplémentaire pour mieux capter le son.

En 2015, grâce à Panopto, nous pouvons désormais enregistrer dans environ 180 salles. Cela représente près de 90 % de nos espaces d'enseignement formels. Les seules exceptions à cette configuration d'enregistrement presque omniprésente sont nos petites salles (telles que les bureaux individuels), les salles peu pratiques (telles que les laboratoires humides) et les lieux peu pratiques (tels que le terrain de sport). L'augmentation considérable du nombre de salles que nous prenons en charge ne fera que s'accentuer. D'ici l'été 2016, nous serons en mesure d'enregistrer dans 220 espaces d'enseignement. Au cours de l'année académique 2015-2016, nous avons pour objectif de capturer 90 000 heures d'enseignement, ce qui équivaut à environ 300 à 400 enregistrements par jour.

Avec Panopto, nous avons été en mesure d'atteindre ce type d'échelle et de le faire à notre manière. Par exemple, alors que de nombreuses institutions intègrent Panopto à leur VLE, nous l'intégrons purement à notre site Web frontal et à l'Active Directory. Cela signifie que nous n'avons pas à faire face à un VLE qui impose sa structure à notre installation. La flexibilité de la plate-forme vidéo Panopto nous a permis de proposer la capture de cours d'une manière qui prend en compte les spécificités de notre organisation institutionnelle et certaines des façons uniques dont nous voulons diffuser le contenu enregistré à nos étudiants. C'est en quelque sorte " notre " vision de l'enregistrement des cours magistraux, mais avec l'aide de Panopto.

Si vous souhaitez en savoir plus sur la façon dont Panopto peut aider votre institution à offrir une capture de cours à l'échelle, vous pouvez demander une démonstration et un essai gratuit auprès d'un membre de notre équipe.