L’intégration des employés est le « processus qui consiste à aider les nouveaux employés à s’adapter rapidement et en douceur aux aspects sociaux et de performance de leur nouvel emploi, et à apprendre les attitudes, les connaissances, les compétences et les comportements nécessaires pour fonctionner efficacement au sein d’une organisation », selon la Society for Human Resource Management.

Qu’il s’agisse d’une formation spécifique à un emploi, de l’inscription aux avantages sociaux ou de la communication de la culture d’entreprise, un processus d’intégration efficace et complet est un élément essentiel du plan de recrutement de chaque organisation. Une intégration réussie des employés se traduit par une rétention et une satisfaction accrues des employés, de meilleurs résultats commerciaux et une culture d’entreprise plus positive.

 

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Dans ce guide, vous apprendrez

  • Comment intégrer efficacement les nouveaux employés
  • Qu’est-ce que l’intégration asynchrone des employés ?
  • Comment la vidéo améliore-t-elle l’expérience d’intégration ?
  • Les outils essentiels pour l’intégration virtuelle des employés
  • Comment développer un processus d’intégration vidéo qui fonctionne

 

Comment intégrer efficacement les nouveaux employés

L’intégration des employés contient des tâches de formation pour accueillir un employé dans une entreprise et s’assurer que les nouveaux employés sont prêts à réussir dans leurs rôles. Le processus d’intégration des employés est conçu pour mettre les nouveaux talents à niveau le plus rapidement possible afin de commencer à contribuer de manière productive à l’entreprise. De bonnes pratiques d’intégration des employés conduisent à une plus grande satisfaction au travail, à un meilleur rendement au travail et à un engagement plus fort des employés envers leur organisation. Pour rester compétitifs, les décideurs en matière d’apprentissage et de développement (L&D) doivent normaliser, optimiser et accélérer l’intégration et la formation des employés afin que les nouvelles recrues deviennent productives et ajoutent de la valeur dès que possible.

Alors, comment les leaders L&D intègrent-ils efficacement les nouveaux employés ?

Un programme efficace d’intégration des employés accomplit deux choses :

  • Acclimate le nouvel employé à la culture de l’entreprise et lui permet de commencer à établir des liens qui le maintiendront engagé et productif
  • Fournir la formation et l'encadrement dont ils ont besoin pour commencer à produire et à contribuer aux objectifs de l'entreprise

Les programmes d’intégration peuvent inclure une formation en personne examinant les tâches quotidiennes, des documents mettant en évidence la culture de l’entreprise et peut-être des vidéos non spécifiques à l’entreprise examinant des sujets tels que les pratiques de sécurité. Mais à mesure que les entreprises et les cultures progressent, les programmes de formation des employés évoluent pour inclure un mélange de nouvelles technologies et de nouveaux processus afin d’accroître l’efficacité et l’évolutivité, telles que l’intégration asynchrone des employés.

 

💡 L’optimisation de votre processus d’intégration peut vous aider à réduire le roulement précoce jusqu’à 25 % et à économiser les près de 11 000 $ qu’il en coûte pour pourvoir un nouveau poste vacant.

 

Qu’est-ce que l’intégration asynchrone des employés ?

Avec l’augmentation des environnements de travail à distance et hybrides, les équipes L&D ont évolué afin de maintenir la communication avec les nouveaux employés. De nombreuses entreprises adoptent l’intégration asynchrone des employés, c’est-à-dire l’intégration disponible à la demande plutôt que via des sessions en direct.

Les communications asynchrones sont des échanges aller-retour avec un délai entre les messages ou les communications unidirectionnelles qui peuvent être reçues par un public à leur convenance. L’utilisation de communications asynchrones dans les programmes d’intégration signifie que les nouveaux employés sont principalement formés par le biais de supports créés précédemment, qu’il s’agisse d’e-mails, de réunions enregistrées ou de messages vidéo à la demande. Plutôt que des réunions en direct ou des vidéoconférences ponctuelles, l’intégration asynchrone permet aux employés de s’engager avec du matériel au moment, au lieu et de la manière qui leur sont les plus utiles – et c’est très efficace.

 

 

Comment la vidéo améliore-t-elle l’expérience d’intégration ?

Une vidéothèque d’apprentissage interne sécurisée permet aux entreprises avant-gardistes de proposer des programmes d’intégration attrayants et efficaces à grande échelle. Les avantages de l’intégration vidéo des employés comprennent :

  • Réduction des coûts de formation : À l’heure actuelle, l’intégration des employés est une tâche coûteuse. Selon les consultants en gestion Mark Stein et Lilith Christiansen dans leur livre, Successful Onboarding, les entreprises dépensent jusqu’à 30% du salaire annuel d’un nouvel employé pendant le processus d’intégration. Grâce à la vidéo asynchrone, les coûts de formation diminuent de façon exponentielle en éliminant le besoin d’une formation coûteuse en personne.
  • Amélioration de la rétention des connaissances : Saviez-vous qu’il a été démontré que la vidéo améliore la capacité des gens à se souvenir des concepts et des détails? En utilisant la vidéo pendant l’intégration, les employés sont plus susceptibles de conserver les informations. En prime, un système de gestion vidéo robuste offre des fonctionnalités de recherche qui permettent aux utilisateurs de rechercher des vidéos pour des mots parlés et écrits s’ils ont des questions une fois leur intégration terminée.
  • Contenu cohérent et à jour : La vidéo garantit que les équipes L&D maintiennent la cohérence entre toutes les sessions de formation et ont la possibilité de mettre à jour facilement les vidéos de formation en cas de besoin.
  • Engagement et connectivité accrus des employés : La vidéo est personnelle. Il peut être utilisé pour présenter les membres de l’équipe, transmettre des messages avec un élément humain et connecter les équipes, qu’elles soient à 5 pieds ou à 5 000 miles.
  • Résultats mesurables : Les analyses proposées via les plateformes de gestion vidéo permettent aux équipes L&D de mieux comprendre l’engagement des employés grâce à des vidéos d’intégration à la demande. Ces mesures indiquent quelles vidéos de formation sont le plus utilisées, où les nouveaux employés peuvent avoir besoin d’un apprentissage supplémentaire et si les employés suivent ou non la formation requise à des fins de conformité.

 

 

 

Les outils essentiels pour l’intégration virtuelle des employés

La vidéo est déjà devenue la base de la façon dont nous partageons nos connaissances dans un monde distribué, et de nombreux leaders de L&D tirent parti de la vidéo asynchrone pour mener des activités d’intégration et de formation. Les vidéos d’intégration à la demande offrent un moyen de communication flexible et détaillé. Les spectateurs peuvent regarder les vidéos à tout moment, depuis n’importe quel endroit, et les rechercher et les regarder à nouveau plus tard.

Afin de gérer efficacement votre programme d’intégration vidéo, il existe trois outils principaux dans un écosystème de communication qui aident les responsables L&D à capturer, partager et accéder à des connaissances précieuses quand et où ils en ont besoin, ce qui se traduit par un engagement et une productivité accrus pour les nouveaux employés.

 

 

  • Logiciel de vidéoconférence. Les solutions de vidéoconférence telles que Zoom, WebEx et Microsoft Teams offrent la possibilité d’une formation en temps réel.Expérience de l’intégration des employés à la demande avec Panopto
  • Système de gestion de l’apprentissage. De nombreuses équipes L&D utilisent un système de gestion de l’apprentissage tel que Cornerstone, Docebo ou SAP SuccessFactors pour héberger, diffuser et suivre le contenu de la formation en un seul endroit.
  • Système de gestion vidéo. Un système de gestion vidéo comme Panopto est un canal central, sécurisé et consultable pour les ressources d’intégration d’une organisation. Considérez-le comme un YouTube d’entreprise qui transforme votre matériel d’intégration en connaissances à la demande, accessibles à tout moment.

 

 

📣 « Panopto est un outil efficace et utile, car nous pouvons atteindre n'importe qui, n'importe où, avec les mêmes informations. Il nous a vraiment aidés à accélérer la formation et à économiser des centaines d'heures de travail. »

Jayme Bicknell, directrice du marketing, American 1 Credit Union

 

Comment développer un processus d’intégration vidéo qui fonctionne

L’intégration vidéo asynchrone offre une solution optimisée et évolutive pour améliorer l’expérience des nouveaux employés. L’intégration vidéo est réalisable pour toute organisation – et elle n’a pas besoin d’être difficile. Il y a sept étapes de base à suivre pour planifier et exécuter un programme d’intégration vidéo efficace des employés. 

7 étapes pour concevoir un processus d’intégration vidéo

    1. Identifiez un ensemble d’activités de formation d’intégration de base pour chaque nouvel employé.
    2. Déterminez lesquelles des activités d’intégration peuvent être optimisées avec la formation vidéo à la demande.
    3. Établissez un calendrier d’intégration hebdomadaire pour les 60 ou 90 premiers jours de chaque nouvel employé.
    4. Répétez les étapes ci-dessus avec des vidéos spécifiques au rôle, au service et à l’emplacement.
    5. Documentez le processus et partagez-le avec d’autres services afin qu’ils puissent ajouter du contenu supplémentaire.
    6. Rendez l’expérience d’intégration cohérente avec les messages automatisés.
    7. Utilisez l’analyse vidéo pour surveiller l’activité de visionnage.

 

📣 « Nous nous développons à l’échelle mondiale. Nous avons doublé de taille au cours des 10 dernières années, et aujourd’hui, nous avons en fait plus de personnes dans nos bureaux internationaux qu’aux États-Unis.

Alors, comment pouvons-nous continuer à appuyer cela? Si nous avions un changement majeur de logiciel, comment pouvons-nous faire passer ce message si nous ne faisons que de la formation dirigée par un instructeur? Nous devrions payer pour qu’une douzaine de personnes sortent et dirigent les cours, et c’est une proposition coûteuse.

Nous considérons qu’il est plus sage de tenir cette session une fois dans la salle et d’utiliser Panopto à la fois pour diffuser cette classe en direct à 100 personnes dans des bureaux distants, ainsi que pour l’enregistrer et la rendre disponible à la demande.

Ken Davis, spécialiste principal des technologies d’apprentissage, Qualcomm

 

 

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Publié le 4 juin 2014