Si vous êtes un dirigeant d'entreprise, il est essentiel de rester à l'affût des moyens d'améliorer votre processus d'intégration. Qu'il s'agisse de formations spécifiques à un poste, d'inscription aux avantages sociaux ou de perfectionnement pour suivre l'évolution du secteur, l'intégration peut être un facteur déterminant pour la réussite de votre organisation.

Voici quelques conseils pour optimiser et améliorer votre processus d'intégration.

Deux choses à savoir pour améliorer votre processus d'intégration

L'intégration des nouveaux employés comprend des formations visant à les accueillir au sein de l'entreprise et à garantir leur réussite dans leurs fonctions. Ce processus est conçu pour permettre aux nouveaux talents d'être rapidement opérationnels et de contribuer efficacement à la performance de l'entreprise. Une intégration réussie favorise la satisfaction au travail, l'amélioration des performances et l'engagement des employés. Pour rester compétitifs, les responsables de la formation et du développement doivent optimiser et accélérer l'intégration et la formation des nouveaux employés .

Un programme d'intégration des employés efficace remplit deux objectifs :

• Permet à la nouvelle recrue de s'acclimater à la culture d'entreprise et de tisser des liens qui favoriseront son engagement et sa productivité.
• Ils leur fournissent la formation et l'encadrement nécessaires pour atteindre et contribuer aux objectifs de l'entreprise.

Les programmes d'intégration peuvent inclure des formations en présentiel présentant les tâches quotidiennes, des documents mettant en avant la culture d'entreprise et éventuellement des vidéos externes abordant des sujets tels que les pratiques de sécurité. Cependant, à mesure que les entreprises et leurs cultures évoluent, les programmes de formation des employés intègrent de nouvelles technologies et de nouveaux processus afin d'accroître leur efficacité et leur adaptabilité, comme par exemple l'intégration asynchrone.

Qu’est-ce que l’intégration asynchrone des employés ?

Avec la montée en puissance du télétravail et des environnements de travail hybrides, les équipes de formation et de développement ont évolué pour maintenir le contact avec les nouveaux employés. De nombreuses entreprises adoptent désormais l'intégration asynchrone, c'est-à-dire une intégration disponible à la demande plutôt que par le biais de sessions en direct.

La communication asynchrone désigne les échanges bidirectionnels avec un délai entre les messages ou les communications unidirectionnelles que le destinataire peut recevoir à sa convenance. Dans les programmes d'intégration, l'utilisation de la communication asynchrone signifie que les nouveaux employés sont principalement formés via des supports prédéfinis, tels que des courriels, des réunions enregistrées ou des messages vidéo à la demande. Plutôt que des réunions ou des visioconférences ponctuelles, l'intégration asynchrone permet aux employés d'accéder aux ressources au moment, à l'endroit et de la manière qui leur conviennent le mieux – et elle s'avère très efficace.

Comment la vidéo améliore-t-elle le processus d'intégration ?

Une bibliothèque de formation vidéo interne et sécurisée permet aux entreprises innovantes de proposer à grande échelle des programmes d'intégration attrayants et efficaces. L'intégration vidéo peut :

• Réduisez les coûts de formation : l’intégration des employés représente un investissement important. D’après les consultants en management Mark Stein et Lilith Christiansen, auteurs de l’ouvrage « Successful Onboarding », les entreprises consacrent jusqu’à 30 % du salaire annuel d’un nouvel employé à ce processus. Or, la vidéo asynchrone permet de réduire considérablement les coûts de formation en éliminant le besoin de formations en présentiel onéreuses.
• Améliorer la mémorisation : Saviez-vous que la vidéo améliore la capacité à retenir les concepts et les détails ? En utilisant la vidéo lors de l’intégration, les employés sont plus susceptibles de mémoriser les informations. De plus, un système de gestion vidéo performant offre des fonctionnalités de recherche permettant aux utilisateurs de trouver des informations dans les vidéos, que ce soit par la voix ou par écrit, s’ils ont des questions après leur intégration.
• Maintenez le contenu à jour : la vidéo permet aux équipes de formation et de développement de maintenir la cohérence de toutes les sessions de formation et de mettre à jour facilement les vidéos de formation en cas de besoin.
• Favorisez l'engagement et la cohésion de vos employés : la vidéo est un moyen de communication personnel. Elle permet de présenter les membres de l'équipe, de transmettre des messages avec une touche humaine et de créer des liens entre les équipes, qu'elles soient à quelques mètres ou à des milliers de kilomètres de distance.
• Suivi des résultats mesurables : les analyses fournies par les plateformes de gestion vidéo permettent aux équipes de formation et de développement de mieux comprendre l’engagement des employés avec les vidéos d’intégration à la demande. Ces indicateurs révèlent quelles vidéos de formation sont les plus utilisées, où les nouveaux employés pourraient avoir besoin d’un apprentissage complémentaire et si les employés suivent la formation requise en matière de conformité.

Outils essentiels pour l'intégration virtuelle des employés

La vidéo est devenue un outil incontournable pour le partage des connaissances dans un monde distribué, et de nombreux responsables de la formation et du développement utilisent la vidéo asynchrone pour l'intégration et la formation. Les vidéos d'intégration à la demande offrent un support de communication flexible et détaillé. Les utilisateurs peuvent les visionner à tout moment, où qu'ils soient, et les rechercher et les regarder à nouveau ultérieurement.

Pour gérer efficacement votre programme d'intégration vidéo, trois outils principaux, au sein d'un écosystème de communication, permettent aux responsables de la formation et du développement de recueillir, de partager et d'accéder aux connaissances essentielles au moment et à l'endroit opportuns. Il en résulte une implication et une productivité accrues des nouveaux employés.

• Logiciels de visioconférence. Les solutions de visioconférence comme Zoom, WebEx et Microsoft Teams offrent la possibilité de formations en temps réel.
• Système de gestion de l'apprentissage. De nombreuses équipes de formation et de développement utilisent un système de gestion de l'apprentissage comme Cornerstone, Docebo ou SAP SuccessFactors pour héberger, diffuser et suivre le contenu de formation au même endroit.
• Système de gestion vidéo. Un système de gestion vidéo comme Panopto Il s'agit d'un canal centralisé, sécurisé et consultable pour les ressources d'intégration d'une organisation. Imaginez-le comme un YouTube d'entreprise qui transforme vos supports d'intégration en connaissances à la demande, accessibles à tout moment.

« Panopto « C’est un outil efficace et utile car il nous permet de communiquer les mêmes informations à n’importe qui, n’importe où. Il nous a vraiment aidés à accélérer la formation et à gagner des centaines d’heures. »

Jayme Bicknell, responsable marketing, American 1 Credit Union

Comment améliorer votre processus d'intégration grâce à la vidéo

L'intégration vidéo asynchrone offre une solution optimisée et évolutive pour améliorer l'expérience des nouveaux employés. Accessible à toutes les organisations, elle ne nécessite aucune complexité. Sept étapes clés sont nécessaires pour planifier et mettre en œuvre un programme d'intégration vidéo efficace. 

7 façons de concevoir un processus d'intégration avec la vidéo

1. Identifier un ensemble d'activités de formation d'intégration essentielles pour chaque nouvel employé.
2. Déterminez quelles activités d'intégration peuvent être optimisées grâce à une formation vidéo à la demande.
3. Prévoyez un programme d'intégration hebdomadaire pour les 60 ou 90 premiers jours de chaque nouvel employé.
4. Répétez les étapes ci-dessus avec des vidéos spécifiques au rôle, au département et au lieu.
5. Documentez le processus et partagez-le avec les autres services afin qu'ils puissent y ajouter du contenu supplémentaire.
6. Harmonisez le parcours d'intégration avec les messages automatisés.
7. Utilisez l'analyse vidéo pour surveiller l'activité de visionnage.