Negli ultimi decenni i leader aziendali hanno adottato diverse misure strategiche per migliorare la collaborazione e la condivisione delle conoscenze tra i loro dipendenti. Dagli spazi per uffici all'aperto ai pranzi in borsa, ai sistemi di gestione dei contenuti e alle tecnologie di comunicazione digitale, le strutture di gestione della conoscenza continuano ad evolversi con l'obiettivo di mantenere le conoscenze istituzionali e aiutare le persone giuste a ottenere le informazioni giuste al momento giusto.

Il recente passaggio basato sulla pandemia al lavoro remoto aggiunge un nuovo tocco a un problema familiare: come acquisire e condividere in modo efficiente le conoscenze in modo che le informazioni possano fluire senza problemi in una forza lavoro geograficamente dispersa.

Con i team distribuiti che ora si vedono solo attraverso videoconferenze, i dirigenti aziendali temono che il lavoro remoto costituisca una minaccia significativa per la condivisione delle conoscenze in tutte le organizzazioni.

Perché la gestione della conoscenza è fondamentale in un ambiente di lavoro remoto

La natura stessa del lavoro a distanza aggiunge nuova complessità al flusso di conoscenze: persone, informazioni e risorse diventano dispersi sia fisicamente che digitalmente, rendendo difficile per gli altri localizzare e acquisire facilmente le informazioni. La conoscenza tacita, il prezioso know-how esperienziale e intuitivo che i dipendenti possiedono, sono ancora più difficili da acquisire e condividere tra i team distribuiti. E quando le informazioni critiche non sono disponibili al momento della necessità, riducono profondamente la produttività e la soddisfazione dei dipendenti.

I team completamente remoti si sfuggono anche alle opportunità di impegnarsi in scambi collaborativi non pianificati che avvengono organicamente in un ufficio fisico: non c'è nessuno seduto nelle vicinanze a cui rivolgersi per una rapida discussione o un passaggio, nessuna conversazione filosofica durante il pranzo e nessun incontro con un collega in un altro reparto mentre aspettava vicino alla scrivania l'apertura di una sala conferenze. 

Il flusso di conoscenze da peer a peer che non solo aumenta la produttività, ma supporta anche l'apprendimento continuo e l'adattamento rapido evapora in un ambiente di lavoro remoto. E la perdita di una collaborazione casuale, insieme al maggiore tempo e allo sforzo necessari per rintracciare le informazioni, può far sì che i dipendenti remoti si disimpegnino man mano che iniziano a sentirsi più isolati e frustrati.

Il costo di una condivisione inefficiente delle conoscenze

Il valore della condivisione delle conoscenze può essere difficile da misurare e spesso trascurato, ma grazie a uno studio di primo livello su Conoscenza e produttività sul posto di lavoro, abbiamo una migliore comprensione di come le pratiche di gestione della conoscenza influiscono realmente su un'azienda. 

Di recente, Panopto e YouGov hanno intervistato 1.001 dipendenti americani in una varietà di settori per apprendere come l'accesso alle conoscenze istituzionali, o la loro mancanza, influisca sul lavoro quotidiano. I risultati sono stati sbalorditivi.

Le aziende di ogni dimensione sprecano milioni di dollari ogni anno condividendo conoscenze e informazioni in modo inefficiente. In un'azienda di 5.000 dipendenti, si stima che $13.3M vengono persi ogni anno a pratiche di condivisione delle conoscenze scadenti che non aiutano i dipendenti a trovare rapidamente risposte quando ne hanno bisogno. In un'organizzazione di oltre 100.000 dipendenti, questa cifra salta $ 265 milioni all'anno.

Usa il nostro calcolatore per scoprire quanto sta perdendo la tua attività ogni anno a pratiche di condivisione delle conoscenze inefficienti>>

 

Il tempo che i lavoratori trascorrono in media ogni settimana in attesa o alla ricerca di informazioni, così come il tempo impiegato per duplicare gli sforzi si sommano rapidamente all'interno di un'organizzazione. Molte persone trascorrono circa la metà della loro settimana lavorativa essendo molto meno produttive di quanto potrebbero essere se le loro organizzazioni avessero strutture di gestione della conoscenza migliori:

• I dipendenti spendono una media di 5 ore a settimana solo in attesa di entrare in contatto con un collega che ha conoscenze uniche di cui hanno bisogno.
• I dipendenti segnalano una media di oltre 8 ore a settimana — un'intera giornata di lavoro — alla ricerca e all'acquisizione di conoscenze.
• I dipendenti hanno riferito di quasi 6 ore a settimana «reinventare la ruota» e duplicare il lavoro altrui. Quasi 1 su 3 dice di passare più di 6 ore alla settimana in attività ridondanti.

 

 

Scarica il report sulla conoscenza e la produttività sul posto di lavoro>>

 

Ripensare la gestione della conoscenza per una forza lavoro remota

La conoscenza è stata e continuerà ad essere un fattore chiave di differenziazione competitiva quando si tratta di prestazioni organizzative. E nuovi modi di lavorare stanno sfidando le aziende a ripensare il loro approccio all'apprendimento e alla gestione della conoscenza. 

Molte aziende oggi dispongono già di sistemi per plasmare le interazioni tra persone e tecnologia in modo da migliorare il flusso di informazioni e aumentare la conoscenza in tutta l'organizzazione. Le piattaforme di collaborazione, le app di messaggistica, i sistemi di gestione dei contenuti, i sistemi di gestione delle conoscenze appositamente progettati e i programmi di incentivazione dei dipendenti sono spesso componenti importanti delle strutture di condivisione delle conoscenze organizzative che consentono alle aziende di raggiungere i seguenti obiettivi:

• Cattura la conoscenza 
• Aumenta l'accesso alla conoscenza 
• Promuovere una cultura della condivisione delle conoscenze
• Gestisci la conoscenza come risorsa

Fondamentalmente, gli obiettivi della gestione della conoscenza sono gli stessi in qualsiasi ambiente di lavoro, quindi vale la pena esplorare perché così tante organizzazioni che si sono trasferite al lavoro remoto stanno vedendo il flusso di conoscenza soffrire in questo nuovo contesto.

4 motivi per cui la condivisione delle conoscenze si rompe nei team remoti

Le debolezze nei sistemi di conoscenza possono essere meno evidenti in un ambiente di ufficio in cui le interazioni sociali di persona colmano naturalmente le lacune, ma in un ambiente remoto fisicamente disconnesso tali debolezze e inefficienze diventano più problematiche. Ecco perché:

1. Attrito sociale

I lavoratori socialmente lontani si impegnano naturalmente in un minor numero di attività che promuovono la diffusione della conoscenza. La perdita di interazioni regolari di persona crea attrito sociale che può rendere i dipendenti esitanti a condividere le proprie conoscenze personali o a chiedere aiuto ai loro coetanei, che si tratti di mancanza di fiducia, intimidazione, preoccupazione che dimostrino debolezza o la razionalizzazione che un particolare problema non valga il tempo prezioso di qualcun altro. 

2. L'"effetto silo"

Un passaggio su larga scala al lavoro remoto restringe le reti organizzative poiché i dipendenti danno priorità a comunicare con i loro compagni di squadra immediati e si impegnano meno con i colleghi con cui non lavorano regolarmente. Inoltre, quando i dati e la documentazione non sono centralizzati digitalmente in un'organizzazione, i team esterni potrebbero non essere in grado di accedere facilmente alle conoscenze esistenti, anche se sanno che esiste. In definitiva, la mancanza di comunicazione e condivisione delle informazioni tra reparti e team crea un effetto silo dannoso che diminuisce la produttività e soffoca l'innovazione.

3. La conoscenza acquisita è incompleta o non è affatto acquisita

La conoscenza viene spesso condivisa in riunioni e presentazioni che includono diapositive, fogli di calcolo e altri documenti scritti, che possono essere archiviati e condivisi digitalmente per un facile riferimento in seguito se qualcuno ha bisogno di rinfrescare la memoria. Ma quei file di supporto sono incompleti senza la presentazione di accompagnamento e molti dipendenti impiegheranno più tempo a cercare di rintracciare le informazioni dai colleghi remoti per riempire gli spazi vuoti quando hanno bisogno di risposte.

L'isolamento e l'interazione sporadica con i compagni di squadra che è comune in un ambiente di lavoro remoto può anche ridurre la consapevolezza che i lavoratori possono avere riguardo al valore della propria esperienza o conoscenza. A meno che non venga loro richiesto specificamente aiuto o venga chiesto loro di condividere, a qualcuno potrebbe non venire mai in mente che prendersi il tempo per acquisire e comunicare ciò che sanno potrebbe aiutare gli altri all'interno dell'organizzazione.

4. Le risorse della conoscenza diventano sparse e non organizzate

La cura e la codifica delle risorse di conoscenza inizia sempre con le migliori intenzioni, ma spesso le organizzazioni finiscono con più repository di conoscenze che vengono utilizzati in vari modi da diversi team e reparti. Sebbene ci sia un'abbondanza di risorse di conoscenza che potrebbero supportare i lavoratori, potrebbero essere difficili da trovare, difficili da accedere e persino obsoleti. L'orientamento verso il lavoro remoto con repository di conoscenze disorganizzati e disconnessi non solo danneggia il flusso di conoscenze in tutta l'organizzazione, ma contribuisce anche a far sentire i dipendenti remoti frustrati, improduttivi e disimpegnati.

Il segreto per mantenere le conoscenze fluide in una forza lavoro distribuita

La gestione della conoscenza è la pratica di connettere i lavoratori con risorse di conoscenza ricercabili e di connettere le persone allo scambio di conoscenze. Quando devi mettere le persone e le loro conoscenze a portata di mano della tua forza lavoro distribuita, indipendentemente dal fuso orario o dalla posizione, non esiste una soluzione migliore di un knowledge base video ricercabile.

Hai sentito dire: «Una foto vale più di mille parole». Beh, secondo Ricerca Forrester, vale la pena un video di un minuto 1,8 milioni di parole. 

La registrazione di un video rende più facile per i dipendenti dell'organizzazione mostrare ciò che sanno in molto meno tempo di quanto necessario per creare un documento completo con la stessa quantità di informazioni. La semplice pressione di «registrazione» in una videoconferenza consente anche ai team di acquisire e archiviare le conoscenze in un istante. E con gli innovativi strumenti di ricerca e scoperta video, è facile per i lavoratori remoti trovare risposte all'interno di un video in quanto è probabile che scopriranno nuove idee e informazioni nel flusso di lavoro quotidiano.

UN piattaforma video come Panopto si integra facilmente negli strumenti di gestione dei contenuti e di collaborazione in modo da poter creare un ecosistema di condivisione delle conoscenze potenziato video che aiuta a superare le sfide uniche della condivisione delle conoscenze in un ambiente di lavoro remoto. Le risorse di conoscenza basate su video mettono al centro le persone e le loro competenze, il che aiuta a favorire le connessioni sociali tra team fisicamente distanti, elevando il morale e la produttività lungo il percorso e rende anche le conoscenze e le informazioni davvero facili da trovare in qualsiasi momento.

Scopri più a fondo come utilizzare la piattaforma video sicura di Panopto per consentire una condivisione efficace ed efficiente delle conoscenze tra team remoti. 

Come utilizzare i video on-demand per migliorare le pratiche di condivisione delle conoscenze in remoto

Consenti a tutti di condividere le conoscenze semplicemente premendo «record».

Dal CEO allo stagista estivo, Panopto è facile da usare registratore video e schermo consente ai dipendenti di registrare rapidamente presentazioni video multi-camera, tutorial video, how-tos, incontri online, documentazione video, dimostrazioni, spiegatori, sessioni di formazione e altro ancora con il proprio laptop o smartphone, mettendo in mostra la propria esperienza personale per chiunque in azienda possa vedere.

 

Visita Panopto Express e vedi quanto è facile registrare ciò che sai. Al termine della registrazione, fai clic su «Invia a Panopto», quindi invita i tuoi colleghi via e-mail a visualizzarlo.

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Riduci il tempo e gli sforzi necessari per acquisire conoscenze e trovare risposte. 

I tuoi dipendenti vogliono il percorso più rapido verso le risposte di cui hanno bisogno in modo che possano rimanere produttivi e svolgere il loro lavoro al meglio. Panopto aiuta la tua organizzazione a centralizzare e cercare risorse di conoscenza basate su video affidabili in modo che le informazioni possano essere trovate istantaneamente. Ogni riunione o video che i tuoi dipendenti registrano con Panopto vengono automaticamente caricati e trascritti per la ricerca, rendendo possibile la ricerca di qualsiasi cosa detta o mostrata sullo schermo. Panopto supporta anche ricerca video in quindici lingue. E quando integri Panopto con altri sistemi aziendali come Slack, Salesforce, il sistema di gestione dei contenuti (CMS) o il sistema di gestione dell'apprendimento (LMS), i dipendenti possono cercare, guardare e condividere video ovunque lavorino.

Panopto migliora i contenuti video in altri modi per facilitare l'estrazione rapida dei dettagli:

• Crea automaticamente un riepilogo cliccabile in modo che gli spettatori possano scorrere e saltare intorno a una riunione o un video più lunghi 
• Aggiunge miniature visive del video che consentono anche agli spettatori di estrarre rapidamente informazioni da diapositive o altri elementi visivi 
• Sottotitoli automaticamente i video per supportare la comprensione, in particolare per gli spettatori che guardano contenuti non presentati nella loro lingua madre
• I creatori di contenuti possono incorporare link, documenti, diapositive di presentazione e altro a cui gli spettatori possono accedere o scaricare direttamente dal video
• I commenti e le discussioni con timestamp all'interno di un video possono fornire agli spettatori informazioni aggiornate e approfondimenti aggiuntivi: gli spettatori possono persino lasciare commenti da soli.
• I tag video offrono agli spettatori un collegamento cliccabile a contenuti correlati in grado di rivelare informazioni aggiuntive

 

 

Rendi social social la condivisione delle conoscenze virtuali con un portale video simile a YouTube. 

Oltre a imparare dai colleghi che possono vedere e ascoltare nei video on demand, Panopto offre ai lavoratori remoti nuove opportunità per espandere i propri social network e interagire con esperti di tutta l'organizzazione proprio come possono su YouTube. Attraverso il portale video e il lettore video interattivo di Panopto, i dipendenti possono commentare e discutere all'interno dei video, iscriversi a colleghi ed esperti in materia, iscriversi ai tag e persino valutare i video che guardano. 

Inoltre, coloro che condividono conoscenze e informazioni possono taggare i propri video per renderli più visibili all'interno dell'organizzazione e possono visualizzare analisi di visualizzazione dettagliate per i propri contenuti, il che rende più tangibile il valore delle proprie conoscenze e idee. In definitiva, la piattaforma video di Panopto è progettata per coinvolgere la tua forza lavoro in un ciclo continuo di condivisione delle conoscenze.

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Visualizza il case study>>

 

Riduci al minimo i silos di informazioni e massimizza la scoperta di insight interdipartimentali. 

Non sai cosa non sai. Panopto aiuta la tua organizzazione a scomporre i silos informativi in modo che i dipendenti remoti possano imparare più facilmente cosa succede in altri reparti e team. Gli amministratori possono curare i contenuti per evidenziare le risorse della conoscenza e le comunicazioni informative provenienti da tutta l'organizzazione che appaiono direttamente nella homepage del portale video del dipendente. I leader possono anche sfruttare abbonamenti e tag per creare flussi di contenuti video dai loro reparti che mantengono gli altri utenti aggiornati su iniziative, innovazioni, risultati finali, progressi verso obiettivi e altro ancora.

Le conoscenze e le informazioni riservate basate su video possono essere acquisite e condivise con la stessa facilità, senza doversi preoccupare di chi potrebbe vederle. Con controlli granulari per le autorizzazioni che possono essere impostati per singoli video, cartelle e tutta la tua libreria di conoscenze, Panopto rivelerà i contenuti video solo attraverso la ricerca e l'individuazione agli utenti che dispongono del permesso di visualizzazione: ogni registrazione nella tua knowledge base video è privata e sicura per impostazione predefinita quindi non ti preoccuperai mai della fuoriuscita di contenuti video sensibili al di fuori della tua organizzazione.

Analizza e impara dai comportamenti di condivisione della conoscenza. 

La suite completa di Panopto analisi video fornisce ai responsabili della conoscenza e ad altri dirigenti aziendali informazioni preziose che rivelano comportamenti di condivisione delle conoscenze a livello organizzativo, dipartimentale e individuale. I dati di analisi video possono anche essere utilizzati per premiare e rafforzare i comportamenti di condivisione delle conoscenze che renderanno la tua azienda agile e di successo. È anche possibile inviare dati di visualizzazione video al tuo LMS.

Con Panopto, acquisirai informazioni nuove e fruibili su come viene utilizzata la conoscenza e come influisce sulla tua azienda.

 

 

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