Oggi, l'espressione "video di formazione" è semplicemente troppo generica.

Nei moderni contesti di formazione aziendale, i video svolgono diverse funzioni, dalla standardizzazione dei processi di onboarding e dalle dimostrazioni pratiche dei prodotti alla promozione dell'apprendimento collaborativo e al coaching da parte di esperti del settore. I team di formazione e sviluppo di tutto il mondo hanno già iniziato a implementare i video in svariati modi.

Oltre all'enorme quantità di opzioni di formazione video disponibili, è altrettanto importante la provenienza di alcuni di questi video. Sebbene molte delle idee innovative oggi in uso provengano da formatori esperti, una nuova e ricca fonte di spunti proviene dagli stessi dipendenti delle organizzazioni .

L'“ apprendimento sociale ” e altre strategie dal basso per la condivisione delle competenze aziendali non sono una novità: da tempo immemorabile i dipendenti si rivolgono agli esperti interni per ottenere risposte rapide. Spesso, però, queste sessioni di domande e risposte erano eventi isolati, impossibili da sfruttare per chi non si trovava già nelle vicinanze.

Il video, tuttavia, cambia tutto questo.

Grazie ai video, i dipendenti possono facilmente registrare e condividere le proprie conoscenze, scambiarsi idee e imparare gli uni dagli altri.

Una nuova ondata di ricerche suggerisce che l'apprendimento sociale potrebbe essere, di fatto, uno dei metodi più efficaci per le organizzazioni per formare i propri dipendenti. Ma in che modo le organizzazioni stanno adottando questo tipo di apprendimento informale? Analizziamo alcune delle ultime tendenze e strategie in evoluzione.

1. Acquisire e condividere le conoscenze istituzionali

Nel mondo aziendale odierno, praticamente tutti sono esperti in qualcosa. Che si tratti di come viene disegnata l'architettura di un prodotto, di come i singoli team gestiscono i dati, di come i lead vengono elaborati attraverso i sistemi CRM o di come è organizzata la catena di fornitura, qualcuno nel tuo team conosce i dettagli più intricati di come funziona effettivamente ogni singola parte della tua attività.

Questo offre una grande opportunità, ma anche un potenziale problema non indifferente. Se non avete documentato quel patrimonio di conoscenze, letteralmente se ne va con i vostri dipendenti. Un'azienda media perde il 12% della sua forza lavoro ogni anno : chi non ha documentato il proprio know-how aziendale potrebbe scoprire che è finito nelle mani della concorrenza e che nessuno è rimasto in grado di fornirgli le risposte.

Il video affronta questa potenziale crisi con un'unica soluzione e due vantaggi eccezionali.

Innanzitutto, chiedere ai vostri esperti di documentare le proprie competenze è un modo semplice per documentare e condividere tutti quei dettagli che costituiscono le operazioni quotidiane della vostra azienda, garantendo che le informazioni vitali non vadano mai perse.

In secondo luogo, anche se i vostri esperti non se ne vanno mai, i video possono essere uno strumento efficace per aiutarli a gestire meglio il loro tempo. Invece di spiegare gli stessi processi e programmi più e più volte ogni volta che viene posta una domanda, condividere un link a una risposta registrata in precedenza permetterà loro di risparmiare tempo prezioso da dedicare a compiti nuovi e più urgenti, garantendo al contempo che chi pone la domanda riceva le informazioni di cui ha bisogno.

Non c'è da stupirsi che, secondo uno studio di Bersin by Deloitte, le aziende in media spendano tre volte di più in strumenti di apprendimento sociale rispetto ai due anni precedenti.

Di seguito un esempio di come i dipendenti condividono le conoscenze tramite video:

2. Gioco di ruolo con video

In definitiva, gran parte del successo di un'organizzazione dipende semplicemente dal modo in cui i dipendenti interagiscono con i clienti e tra di loro. Molte aziende hanno investito ingenti somme in questo ambito, creando script per le interazioni, standardizzando le comunicazioni, nella speranza di uniformare la presentazione aziendale, sia internamente che esternamente.

Ma gli esseri umani sono animali visivi, estremamente sensibili ai segnali sociali. È risaputo che gli elementi non verbali costituiscono circa il 90% della nostra comunicazione.

Copioni, manuali e altri libretti stampati semplicemente non bastano. Ma i giochi di ruolo con supporto video sì.

Le simulazioni di ruolo tramite video possono spaziare dalla formazione formale a quella informale. Molte organizzazioni stanno scoprendo che la semplice registrazione dei propri dipendenti migliori in azione può aiutare a identificare i tratti comportamentali e le azioni che contribuiscono al loro successo.

In quanto mezzo visivo coinvolgente, il video trasmette non solo il contenuto, ma anche lo stile e la modalità di interazione di un determinato evento. Le sfumature del tono di voce, i movimenti del corpo e altri segnali non verbali vengono comunicati, aiutando sia i dipendenti neoassunti che quelli più esperti ad avere successo nel proprio ruolo.

Ecco alcuni esempi di video di formazione sull'interazione con i clienti che i dipendenti possono simulare e registrare con poco più di una webcam e il proprio computer portatile:

• Comprendere le ricostruzioni dell'acquirente
• Interazioni di vendita telefoniche e di persona
• Presentazioni di vendita e marketing
• Interazioni tra dipendenti in prima linea e clienti

Grazie a un semplice strumento per la creazione di contenuti video, ogni volta che un dipendente scopre una nuova best practice relativa al proprio ruolo, può condividerla con l'intero team semplicemente premendo "registra".

3. Fornire un coaching tramite video

Potreste già avere il miglior programma di formazione del settore. Potreste già condividere più informazioni di chiunque altro, con risultati dei test che dimostrano che il vostro team sta effettivamente apprendendo ogni singolo dettaglio. Ma tutto ciò è inutile se i vostri dipendenti non mettono in pratica queste conoscenze quando ne hanno bisogno.

Dai teleoperatori e dagli addetti al servizio clienti ai nuovi manager e persino agli atleti professionisti, non mancano le prove che registrare e analizzare le proprie prestazioni con un coach può essere un modo rapido ed efficace per diagnosticare i problemi e individuare le opportunità di miglioramento.

Registrare le attività chiave dei dipendenti per una successiva analisi può aiutare i coach professionisti a capire in quali ambiti un dipendente sta dando il meglio di sé e a mostrargli esattamente dove e come potrebbe deviare dalla giusta strada. In questo caso, il video può fungere da testimone obiettivo, consentendo al coach di rivedere momenti specifici e offrire un feedback.

In questo modo, i venditori possono trovare il modo di migliorare la propria efficacia, i dipendenti in prima linea diventano più consapevoli dell'impressione che danno e persino i manager imparano a comunicare in modo più efficace. Un modo semplice per aiutare le persone a vedersi in azione, il video permette ai dipendenti, compresi i dirigenti aziendali , di identificare più facilmente i propri punti deboli e di esercitarsi a migliorarli fino a raggiungere la perfezione.

4. Acquisire le conoscenze condivise durante le riunioni

Mentre la formazione formale spesso ricalca l'ambiente scolastico, con un insegnante designato e un obiettivo di apprendimento pianificato, gran parte dell'apprendimento interno avviene quasi incidentalmente. Spesso questa "formazione" non è affatto una formazione vera e propria, ma piuttosto un'informazione condivisa durante una discussione che può influenzare il modo in cui un individuo o un team affronta il proprio lavoro.

Le informazioni condivise durante le riunioni nella maggior parte delle organizzazioni possono variare notevolmente, dai dati relativi a un progetto specifico a concetti più aperti come le priorità e i processi aziendali. Queste informazioni possono rivelarsi estremamente preziose come riferimento per le riunioni future, come materiale di ripasso per i dipendenti che non hanno potuto partecipare di persona, come parte del processo di onboarding per i nuovi assunti e per promuovere la comprensione e l'allineamento con gli altri team all'interno dell'organizzazione.

La registrazione video delle riunioni crea una documentazione utile dei motivi e delle modalità delle decisioni passate, delle idee emerse durante le sessioni di brainstorming e degli spunti condivisi. Senza il video, queste preziose informazioni spesso vanno perse poco dopo la conclusione della riunione.

Grazie alle registrazioni delle riunioni, tuttavia, tutte le intuizioni, le decisioni e le altre informazioni importanti possono essere recuperate in qualsiasi momento e da qualsiasi dispositivo. Il team può tornare alla discussione iniziale per ritrovare tutte quelle idee che non sono ancora state implementate e le intuizioni che potrebbero aver dimenticato.

Per questo motivo, un numero crescente di organizzazioni sta integrando la registrazione delle riunioni nella normale routine aziendale. Queste registrazioni spesso includono:

• Discussioni di avvio del progetto
• Chiamate di aggiornamento sullo stato
• Revisioni e retrospettive degli sprint di ingegneria
• Analisi dei sistemi di valutazione aziendale

Non è necessario registrare le riunioni nella loro interezza perché le organizzazioni ne riconoscano il valore. I video possono anche essere un modo rapido per fornire un riepilogo della riunione e i passi successivi, senza richiedere tutto il tempo aggiuntivo necessario per scrivere un'e-mail di follow-up formale.

5. Acquisire le conoscenze condivise durante le revisioni dei deliverable

Nel suo report intitolato " L'apprendimento informale si afferma come approccio formativo legittimo" , l'analista di Forrester Research Claire Schooley sostiene: "L'apprendimento informale crea ambienti di lavoro in cui i dipendenti si assumono la responsabilità del proprio apprendimento, supportati da datori di lavoro che forniscono un facile accesso a contenuti e strumenti appropriati. L'apprendimento sociale, in cui le persone imparano le une dalle altre, è un sottoinsieme dell'apprendimento informale."

Le riunioni sono certamente una fonte fondamentale di condivisione informale delle conoscenze. Ma esiste un'altra fonte di insegnamento informale, su cui la maggior parte delle organizzazioni fa affidamento per insegnare processi e aspettative di qualità: la revisione dei risultati. Queste interazioni spesso si riducono a un semplice messaggio di posta elettronica inviato da un manager o a una visita alla scrivania di un dipendente con una penna in mano, in cui il manager prende qualche appunto sul documento, sulla presentazione o su altro risultato e offre spunti per miglioramenti.

Sebbene l'interazione possa sembrare di piccola entità, l'opportunità di apprendimento è significativa.

Le revisioni dei risultati insegnano ai dipendenti il ​​modo corretto di creare documenti e altre forme di comunicazione che rispettino gli standard aziendali. Spiegano formato, struttura e contenuto, e trasmettono le aspettative in termini di design. Aiutano i dipendenti a comprendere come l'organizzazione giustifica i cambiamenti, condivide i dati, fornisce aggiornamenti e gestisce praticamente ogni altro aspetto del lavoro.

Eppure, nonostante il suo valore, la valutazione tipica viene fatta sul momento, risultando utile solo al dipendente che la riceve e generalmente impossibile da consultare in seguito. E anche quando il feedback è scritto, spesso si tratta di un'operazione laboriosa che richiede il monitoraggio delle modifiche (cosa che non è ancora possibile per tutti i formati di documento), unita a una lunga lista di punti elenco di commenti scritti.

Le recensioni sull'output video offrono un'alternativa.

Grazie alla funzione video, un revisore può registrare il documento finale sullo schermo del proprio computer, oltre a utilizzare la webcam integrata del laptop per acquisire il proprio feedback vocale. La registrazione, nel suo insieme, può mostrare quali modifiche sono state apportate, nello specifico dove il revisore ha espresso un parere e come vorrebbe che la nuova versione fosse modificata, riducendo al minimo il rischio di incomprensioni.

E poiché i video possono essere salvati e condivisi, un manager può fornire, se necessario, registrazioni di revisioni dei risultati ai nuovi membri del team, offrendo a questi ultimi un esempio concreto di come svolgere il compito e risparmiando al manager il tempo che altrimenti sarebbe necessario per ripetere le informazioni.

Di seguito è possibile guardare un esempio di video di revisione del prodotto finale:

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