La risorsa più forte del vostro kit di strumenti L&D è già presente nella vostra organizzazione: le vostre persone. Sapevate che il 42% delle preziose conoscenze aziendali sono uniche del singolo dipendente?

Queste conoscenze possono essere di qualsiasi tipo, dal funzionamento di una macchina specifica o di una fabbrica alla risoluzione dei problemi di un sistema POS in un negozio al dettaglio. Anche se queste singole informazioni possono sembrare insignificanti, l'impatto negativo della mancanza di un processo semplice di condivisione di queste informazioni o addirittura della loro perdita nel tempo è notevole. Le ripercussioni includono la frustrazione dei dipendenti, la diminuzione della produttività e l'aumento della confusione e degli errori di comunicazione.

La vostra azienda non può permettersi un collo di bottiglia nella condivisione delle conoscenze. Per rimanere competitivi quando le risorse sono scarse, i leader L&D devono aiutare a radicare la condivisione delle conoscenze nella cultura aziendale, dall'upskilling e cross-skilling all'apprendimento peer-to-peer e altro ancora. 

La condivisione delle conoscenze è una componente vitale del successo di L&D in qualsiasi contesto aziendale. Svolge un ruolo fondamentale nel favorire l'innovazione, promuovere la collaborazione e guidare la crescita generale dell'organizzazione. 

Condividendo le conoscenze, i dipendenti possono sfruttare le competenze, le esperienze e le intuizioni degli altri, ottenendo una rapida risoluzione dei problemi e una maggiore produttività. Inoltre, la condivisione delle conoscenze incoraggia una cultura dell'apprendimento all'interno dell'organizzazione, che porta al miglioramento continuo e all'adattabilità in un panorama aziendale in rapida evoluzione.

In questa guida scoprirete le tendenze del settore, i casi di studio e le strategie essenziali per raggiungere l'eccellenza nella condivisione delle conoscenze utilizzando i video. 

Cominciamo.

Ci occuperemo di...

• Il potere della condivisione interna delle conoscenze
  • 3 Vantaggi della condivisione delle conoscenze
• 4 strategie per migliorare la condivisione delle conoscenze all'interno dell'organizzazione

1. 1. Padroneggiare le competenze su richiesta con l'apprendimento just-in-time
   2. Facilitare l'aggiornamento e la qualificazione trasversale all'interno dell'azienda
   3. Aumentare facilmente l'apprendimento peer-to-peer
   4. Approfondimenti sulla scala da parte di esperti della materia

• BONUS: La vostra lista di controllo scaricabile per sbloccare la conoscenza interna con i video

 

3 vantaggi della condivisione delle conoscenze per i leader L&D

Immaginate questo: state fissando il vostro computer, cercando disperatamente di risolvere un problema tecnico che ha fatto grattare la testa a tutti. Mentre la frustrazione sale, improvvisamente vi ricordate di un'informazione condivisa da un collega durante una conversazione casuale. Con un barlume di speranza, la condividete con il team e in un attimo il problema è risolto. Questo, amico mio, è il potere della condivisione delle conoscenze! In questa sezione esploreremo tre incredibili vantaggi che ne derivano e che vi faranno dire: "Perché non l'abbiamo sempre fatto?".

1. Una cultura dell'innovazione

Quando i dipendenti si scambiano apertamente le proprie conoscenze e idee, si stimola la creatività e si incoraggia la generazione di nuovi concetti e soluzioni. Sfruttando le diverse prospettive e competenze della forza lavoro, le aziende possono scoprire strategie, prodotti e processi innovativi che danno loro un vantaggio competitivo. La condivisione delle conoscenze aiuta anche a evitare sforzi ridondanti e a reinventare la ruota, poiché gli individui possono imparare dai successi e dai fallimenti del passato, portando a risultati più efficienti ed efficaci.

2. Maggiore collaborazione tra i team 

Nel mondo interconnesso di oggi, nessuna azienda o team all'interno di un'azienda opera in modo isolato. Promuovendo un ambiente in cui le conoscenze sono condivise liberamente, le aziende possono abbattere i silos e promuovere la collaborazione interfunzionale. Quando i dipendenti hanno accesso a un'ampia gamma di competenze e informazioni, possono collaborare in modo più efficace, sfruttando i punti di forza degli altri e sfruttando le conoscenze esistenti. Questa collaborazione porta a un migliore processo decisionale, a processi più snelli e a una migliore capacità di risolvere i problemi, contribuendo in ultima analisi al successo complessivo dell'organizzazione.

3. Crescita organizzativa 

Quando i dipendenti condividono le loro conoscenze e competenze, contribuiscono all'intelligenza collettiva dell'organizzazione. Questa conoscenza accumulata costituisce un prezioso patrimonio organizzativo che può essere sfruttato per affrontare le sfide, cogliere le opportunità e adattarsi all'evoluzione delle condizioni di mercato. Inoltre, la condivisione delle conoscenze facilita lo sviluppo delle capacità e delle competenze dei dipendenti, mettendoli in grado di assumere nuove responsabilità e di contribuire alla traiettoria di crescita dell'organizzazione. Coltivando una cultura della condivisione delle conoscenze, le aziende possono creare un'organizzazione dinamica che apprende, che si evolve continuamente e che rimane all'avanguardia in un panorama commerciale altamente competitivo.

 

4 strategie per migliorare la condivisione delle conoscenze all'interno dell'organizzazione

 

1. Padroneggiare le competenze su richiesta con l'apprendimento just-in-time

L'apprendimento just-in-time si riferisce a un approccio all'apprendimento che si concentra sull'acquisizione di conoscenze e competenze proprio quando sono necessarie per svolgere un compito specifico o affrontare una particolare sfida.

Ad esempio, in un ambiente di vendita al dettaglio, l'apprendimento just-in-time potrebbe prevedere che un collaboratore del negozio acceda rapidamente a un'applicazione mobile con moduli di formazione in pillole sulla gestione dei reclami dei clienti, che gli fornisca indicazioni e strategie immediate per affrontare una situazione difficile. Inoltre, grazie alla possibilità di effettuare ricerche all'interno della libreria video, il collaboratore può trovare con facilità esattamente ciò che sta cercando. Questo approccio di apprendimento on-demand consente al dipendente di applicare immediatamente le nuove conoscenze acquisite, garantendo un'esperienza positiva ai clienti e favorendo la sua crescita professionale.

Tipicamente erogato in formato microlearning, l'apprendimento just-in-time aiuta i dipendenti a rimanere aggiornati sulle ultime informazioni e tendenze del loro settore. Rispetto al modo tradizionale di fornire formazione, l'apprendimento just-in-time offre maggiore flessibilità ai discenti, consentendo loro di accedere alle informazioni di cui hanno bisogno in modo rapido e semplice per svolgere al meglio il proprio lavoro.

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5 passi per creare contenuti didattici just-in-time utilizzando i video

Quando si tratta di incoraggiare l'apprendimento just-in-time in un'organizzazione, il video si aggiudica la corona di mezzo più efficace. Grazie ai suoi elementi visivi e uditivi, il video può fornire informazioni in un formato conciso, coinvolgente e facilmente digeribile. 

I dipendenti possono accedere a brevi esercitazioni video o a moduli di microapprendimento su richiesta, consentendo loro di acquisire rapidamente le conoscenze specifiche di cui hanno bisogno nel momento esatto in cui ne hanno bisogno. L'apprendimento just-in-time è il migliore per la risoluzione di problemi pratici: che si tratti di dimostrare una nuova procedura di sicurezza, di illustrare una caratteristica di un prodotto o di fornire istruzioni passo dopo passo, il video cattura l'attenzione, migliora la conservazione e facilita l'applicazione immediata delle conoscenze.

È possibile implementare contenuti didattici just-in-time utilizzando i video in soli cinque semplici passaggi.

Fase 1: identificare i bisogni specifici di apprendimento 

Iniziate a comprendere le specifiche lacune di conoscenza e le esigenze di apprendimento dei vostri dipendenti. Questa analisi aiuterà a identificare le aree specifiche in cui la trasmissione tempestiva di informazioni, come gli aggiornamenti sui nuovi prodotti, le tecniche di assistenza ai clienti o le procedure di sicurezza, può fornire i benefici più significativi.

Fase 2: Pianificazione e strutturazione dei contenuti 

Una volta identificate le esigenze di apprendimento, suddividete le informazioni in moduli di dimensioni ridotte e facilmente digeribili, che possano essere consumati rapidamente dai dipendenti. Prendete in considerazione l'uso di video per fornire i contenuti, in quanto sono coinvolgenti e possono trasmettere efficacemente concetti complessi o dimostrazioni visive in modo conciso.

Fase 3: Creare contenuti video coinvolgenti 

Sviluppare brevi video che coprano le informazioni essenziali relative alle esigenze di apprendimento identificate. Utilizzate immagini chiare, animazioni e dimostrazioni per rendere i contenuti più coinvolgenti e memorabili. 

Fase 4: garantire l'accessibilità e la disponibilità 

Assicuratevi che i video di apprendimento "just-in-time" siano facilmente accessibili ai dipendenti quando ne hanno bisogno, sia attraverso un sistema di gestione dell'apprendimento che attraverso una videoteca interna come Panopto. Fornite istruzioni chiare su come accedere e navigare nell'archivio di contenuti video. Inoltre, un sistema di gestione video (VMS) sottotitola e indicizza automaticamente tutti i contenuti, rendendo più facile trovare esattamente ciò che si sta cercando. 

Fase 5: Facilitare l'apprendimento e il supporto interattivo 

Per migliorare l'efficacia dell'apprendimento just-in-time, è necessario fornire opportunità di interazione e supporto. Incoraggiate i dipendenti a commentare, fare domande o chiedere chiarimenti sui contenuti che stanno guardando. Questo dialogo all'interno dei video di formazione favorisce la creazione di una comunità di apprendimento in cui i dipendenti possono condividere le loro esperienze e le migliori pratiche relative ai contenuti del video.

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Facilitare l'aggiornamento e la qualificazione trasversale all'interno dell'azienda

Investire nell'apprendimento continuo attraverso l'upskilling e il cross-skilling dei dipendenti è uno dei modi migliori per formare la forza lavoro dell'azienda e favorire la condivisione delle conoscenze all'interno dell'organizzazione. Investendo in queste strategie di sviluppo, le aziende consentono ai propri dipendenti di acquisire nuove competenze e di ampliare le proprie aree di specializzazione. Offrire ai membri del team opportunità di formazione trasversale e di ampliamento delle competenze li aiuterà a sentirsi più a proprio agio nei loro ruoli e ad aumentare il tasso di fidelizzazione dei dipendenti. 

Anche se avete la possibilità di pagare una formazione esterna o un programma di studi per l'aggiornamento e la specializzazione, è molto più efficace sfruttare i vostri team. In questo modo, potrete risparmiare sui costi e sul tempo ed essere più consapevoli dei contenuti specifici del programma per soddisfare le esigenze dell'azienda. 

Ad esempio, in un programma di cross-skilling volto a migliorare la collaborazione tra i team di marketing e di vendita, i dipendenti possono acquisire preziose competenze da entrambe le discipline. I professionisti del marketing condividono con il team di vendita le strategie delle campagne e l'analisi del pubblico, mentre i rappresentanti delle vendite forniscono al team di marketing un feedback in tempo reale sulle interazioni con i clienti e sulle tendenze del mercato. Questo sforzo di cross-skilling facilita la condivisione delle conoscenze, promuovendo una cultura di collaborazione, migliorando le prestazioni di vendita e ottimizzando gli sforzi di marketing.

Utilizzando il video come mezzo di comunicazione, i dipendenti possono accedere a contenuti formativi mirati su richiesta, consentendo loro di acquisire nuove competenze e di ampliare le proprie conoscenze in modo comodo ed efficiente. I programmi di upskilling e cross-skilling basati su video forniscono ai dipendenti dimostrazioni visive, istruzioni passo-passo ed esempi reali, rendendo il processo di apprendimento coinvolgente e memorabile. Ciò consente ai dipendenti di condividere le conoscenze appena acquisite con i colleghi, promuovendo una cultura di condivisione delle conoscenze e di collaborazione.

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Cosa significano Upskilling e Cross-Skilling?

Upskilling è il processo di rafforzamento delle competenze esistenti o di apprendimento di competenze complementari, spesso per colmare un gap organizzativo di talenti. Ad esempio, il direttore di un negozio al dettaglio può condividere le competenze relative al servizio clienti con un nuovo dipendente, che in tal modo dispone degli strumenti necessari per avanzare di posizione all'interno del negozio.

Competenza trasversale (noto anche come cross-training) è il processo di sviluppo di nuove competenze applicabili a diverse funzioni. Ad esempio, un designer dell'esperienza utente potrebbe imparare i fondamenti dello sviluppo del software dal team di ingegneri per migliorare la collaborazione e la produttività interfunzionale.

Come migliorare le competenze e le competenze trasversali della vostra forza lavoro

1. Valutate le competenze che il vostro team possiede attualmente e quelle che potrebbero servirvi in futuro. 

Per la creazione del programma di formazione per l'upskilling e il cross-skilling, rivolgetevi ai membri del vostro team. Poiché il vostro team conosce bene i propri ruoli e l'organizzazione nel suo complesso, iniziate il processo rilevando e comprendendo le competenze dei dipendenti e le aree di opportunità per la loro crescita. 

1. Stabilire obiettivi di riqualificazione. 

Perché state implementando la formazione per l'upskilling e il cross-skilling? Desiderate ampliare le opportunità e le responsabilità dei dipendenti? Sono disponibili posizioni di leadership? La formazione aiuterà a colmare le lacune tra i vari reparti? Stabilite obiettivi di formazione per tutti i singoli collaboratori, per i team più grandi e per l'organizzazione nel suo complesso. 

1. Determinate il formato di apprendimento più adatto a voi. 

Esistono già alcuni elementi del programma di formazione? Alcuni utilizzano programmi di formazione dal vivo o in presenza. Per altri, l'apprendimento asincrono basato su video offre flessibilità e scalabilità per tutto il programma di formazione. Spetta a voi e al vostro team esaminare tutte le opzioni e decidere l'approccio migliore. 

1. Identificare chi nell'organizzazione può aiutare a formare gli altri. 

Valutate i set di competenze esistenti e l'esperienza dei dipendenti nei diversi reparti e team e cercate le persone che hanno dimostrato di possedere competenze o conoscenze in aree specifiche per contribuire all'aggiornamento e alla qualificazione trasversale degli altri. 

1. Progettare il programma di upskilling o cross-skilling. 

Una volta che avete un'idea di come desiderate implementare la formazione per l'upskilling e il cross-skilling, il passo successivo è la creazione della formazione. Prendete tutti gli elementi raccolti fino a questo punto per sviluppare un programma di formazione che tenga conto del vostro team e dei vostri obiettivi. Un modo efficace per farlo è creare il programma internamente, ad esempio creando video di formazione da parte dei responsabili di reparto.

1. Monitorare i progressi e abbinare i nuovi dipendenti qualificati alle opportunità. 

L'aggiornamento e la formazione trasversale hanno successo quando i dipendenti hanno l'opportunità di ampliare le proprie responsabilità. Un sistema di gestione video come Panopto fornisce analisi che mostrano facilmente i progressi compiuti da ciascun individuo. Una volta che la formazione è stata completata e implementata, l'abbinamento dei dipendenti a posizioni che includono queste nuove competenze dimostra l'impegno dell'organizzazione nell'upskilling e nella formazione trasversale per offrire maggiori opportunità ai dipendenti.

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2. Aumentare facilmente l'apprendimento peer to peer

L'apprendimento peer-to-peer è un approccio in rapida crescita nel settore L&D in cui i dipendenti insegnano e imparano gli uni dagli altri. L'apprendimento peer-to-peer non solo migliora il coinvolgimento e la fidelizzazione, ma favorisce anche legami più forti tra i dipendenti, portando a un aumento della produttività, a un migliore lavoro di squadra e a un ambiente più confortevole per porre domande e ricevere feedback.

Formare i nuovi dipendenti e rispondere alle domande di quelli esistenti è semplice se si catturano e centralizzano in video le conoscenze degli esperti in materia. Con un sistema di gestione video come Panopto, la ricerca all'interno dei video e la facilità di registrazione fanno sì che i vostri dipendenti non debbano essere esperti di tecnologia per realizzare video di formazione e condivisione delle conoscenze efficaci. In questo modo si evita la perdita di preziose conoscenze istituzionali e si consente ai nuovi arrivati di accedere a video e risorse che mettono in luce l'esperienza dei dipendenti più esperti. Ad esempio, se un venditore esperto lascia l'azienda, il suo sostituto può accedere immediatamente ai video in cui presenta messaggi di vendita persuasivi o dimostrazioni di prodotti, consentendo un trasferimento continuo di competenze e tecniche.

Per garantire la conservazione delle conoscenze interne, le organizzazioni possono creare un centro di apprendimento online o una base di conoscenze utilizzando una videoteca interna come Panopto. L'integrazione di contenuti e tecnologie video in questo approccio è particolarmente efficace per i dipendenti millennial e Gen Z, che vivono in ambienti digitali. In questo modo si ottiene un archivio sicuro e facilmente accessibile per l'archiviazione di informazioni critiche, tra cui politiche legali, scadenze dei progetti, revisioni delle prestazioni, linee guida per il servizio clienti e altro ancora. La praticità e la ricercabilità di una videoteca interna rende facile per i dipendenti navigare e recuperare le conoscenze chiave, promuovendo ulteriormente la condivisione delle conoscenze e preservando le competenze preziose all'interno dell'organizzazione. 

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5 modi per incoraggiare l'apprendimento sociale con i video

• Favorire il rapporto con i dipendenti attraverso video di presentazione

I video di presentazione dei dipendenti sono un ottimo modo per aiutare i nuovi assunti a sentirsi parte del team, condividendo il loro volto migliore con i nuovi colleghi. Inoltre, li aiuta a conoscere il resto dell'azienda, a identificare gli esperti in materia e a capire chi è responsabile di quali funzioni. Le presentazioni video personalizzate aiutano i team distribuiti a creare relazioni e rapporti.

• Dimostrare le funzioni specifiche di un lavoro e le modalità di esecuzione.

Oltre ai processi formali di onboarding, i manager dedicano molto tempo a rispondere alle esigenze e alle domande di ogni nuovo assunto. I video consentono ai team di condividere le conoscenze tra pari senza l'interruzione di interazioni costanti in tempo reale. In ufficio, sul campo o in viaggio, una rapida registrazione video crea un modulo di apprendimento informale a cui i nuovi assunti possono attingere durante l'inserimento.

• Gioco di ruolo con video

Il coinvolgimento dei clienti e dei potenziali clienti è un ruolo essenziale all'interno di un'azienda. Tuttavia, il più delle volte, copioni e manuali non colgono le sfumature essenziali per una grande comunicazione. I video trasmettono uno stile, un tono e un'espressione importanti. La semplice registrazione di un dipendente famoso in azione può aiutare i nuovi assunti a scoprire le strategie di comunicazione che li aiuteranno ad avere successo. 

• Acquisire le conoscenze condivise durante le riunioni

Alcuni degli apprendimenti interni più comuni ed efficaci avvengono incidentalmente, nelle riunioni quotidiane. Dai kick-off e dalle retrospettive dei progetti alle revisioni delle business scorecard, le informazioni condivise nelle riunioni possono essere un riferimento estremamente prezioso per i nuovi assunti, per capire come un individuo o un team approcciano il loro lavoro, favorendo la comprensione e l'allineamento in tutta l'organizzazione.

• Fornire strumenti semplici per condividere rapidamente le conoscenze

È probabile che i vostri dirigenti e dipendenti non abbiano la possibilità di creare una documentazione dettagliata sulle loro numerose responsabilità. Riducete l'attrito della condivisione delle conoscenze adottando strumenti come Panopto, che i dipendenti possono usare rapidamente e facilmente per registrare e condividere video di social learning.

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3. Approfondimenti sulla scala da parte di esperti della materia

La maggior parte delle aziende ha qualcuno che può rispondere alle domande più oscure su un particolare argomento, sistema o protocollo. Questa persona potrebbe essere un collega o, più probabilmente, un esperto interno di materia (PMI). Le PMI hanno una profonda conoscenza e competenza di processi, funzioni o tecnologie specifiche. Possono illuminare questi argomenti con la sicurezza di anni di esperienza.

Avere un PMI nel team è prezioso per molti aspetti di un'organizzazione, soprattutto per la creazione di contenuti di apprendimento, ma non tutti i PMI sono insegnanti naturali, né hanno spesso il tempo di sviluppare e sostenere programmi di formazione L'utilizzo di video per assistere l'e-learning e altri progetti di formazione può aiutare a massimizzare il valore del vostro PMI.

La registrazione di un breve video di formazione da parte delle PMI elimina la necessità di presentarsi continuamente davanti ai dipendenti per insegnare, risparmiando tempo nel loro lavoro quotidiano. Il video consente inoltre al PMI di trasmettere il proprio messaggio in un ambiente controllato e di avere più tempo da dedicare ad altre attività. 

Le PMI hanno spesso un lavoro a tempo pieno al di fuori della formazione. Collaborare con i team L&D può essere un lavoro aggiuntivo rispetto alle loro mansioni quotidiane. Le PMI hanno un punto di vista unico e prezioso da offrire, quindi è fondamentale dare loro il tempo e gli strumenti necessari per contribuire con la loro esperienza. L'utilizzo di video per l'e-learning è un modo eccellente per garantire che il processo sia facile per tutti i partecipanti. Con strumenti video di facile utilizzo come Panopto, le PMI possono creare registrazioni facili e veloci, anche se hanno un'esperienza tecnologica limitata.

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Liberare il potere dei video: Ispirare gli esperti di materia a condividere le conoscenze all'interno delle organizzazioni

1. Identificare le PMI e i loro argomenti preferiti: Identificare i dipendenti che possiedono conoscenze e competenze preziose in aree specifiche rilevanti per gli obiettivi dell'organizzazione.
2. Utilizzate un sistema di gestione video (VMS). Le PMI non vogliono avere a che fare con attrezzature, processi complicati o diversi strumenti per registrare e salvare. Un VMS come Panopto dà alle PMI la possibilità di registrare le loro conoscenze in modo semplice e di salvarle automaticamente in una libreria accessibile e ricercabile.
3. Fornire alle PMI formazione e risorse: Offrire alle PMI formazione e risorse per la creazione di contenuti video efficaci. Ciò può includere indicazioni sulle tecniche di insegnamento virtuale, sulle migliori pratiche per la presentazione delle informazioni e semplici consigli per la produzione di video. Panopto offre un'intera libreria di risorse gratuite per aiutare i principianti a creare e modificare facilmente i video.
4. Stabilire un processo di produzione video: Definire un processo snello per la creazione e la pubblicazione dei video, che comprenda la programmazione, la revisione e l'approvazione dei contenuti. Assicuratevi che il processo consenta la collaborazione tra le PMI e tutte le parti interessate.
5. Fornire supporto tecnico: Assicurarsi che le PMI abbiano accesso agli strumenti, alle attrezzature e al supporto tecnico necessari per la creazione di video. Ciò può includere la fornitura di apparecchiature di registrazione video, l'accesso a software di editing video o l'assistenza per la risoluzione di problemi tecnici.
6. Cercare feedback e valutare l'efficacia: Raccogliere regolarmente il feedback dei dipendenti che hanno avuto accesso ai video per valutarne l'utilità e l'impatto. Utilizzate questo feedback per migliorare continuamente il contenuto dei video e il processo complessivo di condivisione delle conoscenze.

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Agire: La vostra lista di controllo per sbloccare la conoscenza interna con i video

Ora che avete un'idea di come sbloccare la conoscenza interna utilizzando i video, potreste chiedervi: e adesso? Come faccio a mettere in pratica questi pensieri?

Per vostra fortuna, abbiamo già creato un elenco di azioni per ciascuna delle quattro strategie che abbiamo discusso per migliorare la condivisione delle conoscenze all'interno della vostra organizzazione. Si tratta di primi passi facilmente attuabili per trasformare il potere cerebrale della vostra azienda in una condivisione delle conoscenze scalabile e a basso costo che apre un mondo di intuizioni, competenze e innovazione.

Condividete facilmente le conoscenze interne con Panopto 

Panopto è la soluzione video all-in-one leader nella condivisione delle conoscenze. Scoprite come potete aumentare il coinvolgimento dei dipendenti in tutte le fasi dell'apprendimento organizzativo consentendo una facile creazione e condivisione di contenuti video interattivi, con risultati chiari e misurabili.