VCMS（ビデオコンテンツ管理システム）とは、組織がビデオを保存、整理、管理、検索、共有するために使用するプラットフォームです。VCMSを選ぶ前に、各ベンダーに次の5つの質問をしてください。拡張性、知識の保存方法、トレーニングのサポート方法、AIの成熟度、そしてチーム全体での導入促進方法。 PanoptoのビデオCMSページでは、製品側の視点からカテゴリについて説明していますが、この記事は購入者側の視点から説明しています。
5つの質問はPanopto ウェビナー「VCMSを選ぶ前に尋ねるべき5つの重要な質問」では、Cox EnterprisesのBrandon Arentson氏とウォートン・スクールのKatie Watkins氏が講演します。これらの質問は、大学が教職員や学生向けに購入する場合でも、企業が人材育成、業務、コミュニケーションのために購入する場合でも同様に当てはまります。各質問の下には、適切な回答例が記載されているので、デモスクリプトと実際の回答を区別できます。
予算を圧迫することなく、プラットフォームを拡張するにはどうすればよいでしょうか？
動画の利用は、誰もが予想していたよりも速いペースで拡大している。ある部署が会議を録画し始めると、他の部署もこぞって録画するようになる。あるプログラムが研修を動画に移行すると、図書館には1万もの動画ファイルが蓄積される。もしコストも同じペースで上昇すれば、そのプラットフォームは利用を中止するよう指示される対象となってしまうだろう。
- ライセンス料だけでなく、ストレージ、ストリーミング、サポート、アドオン、そしてユーザー数やコンテンツ時間が倍になった場合の価格変動など、財務状況全体を尋ねてください。
- 展開方法や保存方法の選択肢、そして保存期間に関するルールによってライブラリが際限なく増大するのを防げるかどうかについて質問してください。
良い回答とはどのようなものか
成長コストを事前に明示し、財務担当者に一文で説明できる価格モデル。経過時間や非アクティブ状態に基づいてアーカイブまたは削除する保持ポリシーにより、手動で管理することなくストレージ容量を適切に管理できます。
大学にとってのメリット：すべての講義を録画しても、キャンパスに不利益が生じない料金体系。
企業にとってのメリット：工場がすべての手順を記録しても不利益にならない価格設定。
具体的な数値を示さずに「使用状況によります」と答えるのは、不適切な回答です。
それは組織の知識を維持するだろうか？
録画された講義、研修セッション、専門家による解説はすべて、その人が亡くなると同時に失われてしまう知識である。録画が誰かが閲覧できる場所に保管されていない限りは。誰も検索できない図書館は、知識の保管場所ではなく、単なる保管庫に過ぎない。
- 何がインデックス化されているのかを尋ねてください。音声、画面上のテキスト、スライド、メタデータなどです。
- 検索結果が動画内の特定の瞬間を返すのか、それとも動画全体を返すのかを尋ねてください。
- 教員が退職した際にその講義はどうなるのか、また、作業員が工場を移転した際にその作業手順書はどうなるのかを尋ねてみてください。
良い回答とはどのようなものか
ライブラリ全体を対象に、用語が話されたり表示されたりしたタイムスタンプに一致する検索が可能。手動でのタグ付けは不要です。トランスクリプト、章、要約はアップロード時に自動的に生成されます。ライブラリを構築した担当者が退職した後も、部署がライブラリを維持できる権限設定が可能です。
アレントソン氏は、構造化されたビデオライブラリによって、コックス・エンタープライズは地域や部門を超えて研修や知識を展開できるようになったと説明した。高等教育におけるそれに相当するものは、次の受講生にも利用可能な講義ライブラリである。
「ユーザーはタグを追加できます」というのは、不適切な回答です。
人員を増やさずに、効率的に研修規模を拡大することは可能でしょうか？
このプラットフォームは、知識を持つ人々が、動画制作チームを介さずに直接それを公開できるようにするべきです。すべての録画に編集者が必要で、すべての字幕に依頼が必要なら、プログラムの成長速度はそれを支えるチームの規模に左右されてしまいます。
- 誰が録音・公開できるのか、どのような録音ツールを使用しているのか、字幕やチャプターはどのように作成されるのか、ワークフローのどの程度が自動化されているのかを尋ねてください。
- 管理チームが通常1週間にどのような業務を行っているか尋ねてみてください。
良い回答とはどのようなものか
教員や専門家は、ノートパソコン、講義室、スマートフォンなどから録画し、チケットなしで公開できます。字幕、章立て、文字起こしは自動的に生成されます。定期的なセッションは、録画ボタンを押すことなくスケジュール設定で録画されます。
ウォートン校のIT技術ディレクターであるワトキンス氏は、これをコンテンツと学習のためにテクノロジーが「消えつつある」と表現した。
不適切な回答の例としては、生産キューが挙げられます。
このプラットフォームはどの程度将来を見据えたものなのか？
将来を見据えたプラットフォームとは、AI機能のリストが長いという意味ではありません。それは、現在使用しているシステム（LMS、会議ツール、IDプロバイダーなど）と統合し、アクセシビリティ基準に対応し、検索結果、要約、翻訳、コンテンツに対する質疑応答など、結果を変えるような場面でAIを追加することを意味します。
- 本日リリースされたAI機能、それらの学習に使用されたデータ、そしてあなたのコンテンツが学習に使用されているかどうか、AI検索における権限の取り扱い方法、そして統合ロードマップの見通しについて質問してください。
- アクセシビリティについても同じ質問をしてみてください。
良い回答とはどのようなものか
LTIを介したLMSとの連携、会議ツールによる録画の自動取り込み、IDプロバイダー経由のSSO。視聴者が既に持っている権限の範囲内で、録画内の該当箇所を提示して質問に答えるAI、そして顧客コンテンツがベンダーのモデルの学習に使用されているかどうかを明確に示す表示。字幕とWCAG準拠は文書化されており、保証されるものではありません。
悪い回答例としては、日付が記載されていないロードマップのスライドが挙げられる。
それは関係者間の合意形成につながるだろうか？
最終的に成功するプラットフォームは、あらゆるグループが利用できると認識できるものです。大学であれば、教職員、IT部門、教務課。企業であれば、人材開発部門、業務部門、広報部門、コンプライアンス部門、IT部門。いずれか1つのグループには適していても、他のグループには不十分なプラットフォームは、結局は使われずに放置されるだけです。
- 各利害関係者グループに、その製品をどのような用途で使うかを一つ挙げてもらい、次にベンダーにその用途を実演してもらう。
- プラットフォームが図書館における教育、研修、コミュニケーション、コンプライアンスをどのように処理しているか、また、貴社のような顧客における導入状況はどうだったかを尋ねてください。
良い回答とはどのようなものか
講義録画や企業研修、タウンホールミーティング、コンプライアンスモジュールなどに対応するライブラリが1つあり、必要な箇所でアクセス権限を適切に管理できます。また、ご自身の業界に関する参考情報も提供しています。
ワトキンス氏は、その目標は部門を超えて人々とコンテンツを結びつける体験だと説明した。そして、その体験を各関係者がデモ後にそれぞれの言葉で説明できるかどうかが試金石となる。
各グループごとに別々の製品を用意するのは、悪い回答例です。
総所有コスト、そしてその背後にある疑問
VCMSの評価では、機能やライセンス料だけでなく、セットアップ、統合、サポート、トレーニング、ストレージ、そして拡張コストも考慮します。さらに、プラットフォームが何を置き換えるのか、つまり会議用ストレージ、共有ドライブ、個人用ビデオアカウント、そして誰も見つけられない録画を探すのに費やしていた時間なども検討します。
さらに詳しい情報については、このテーマに関する他の記事をご覧ください。動画管理システムのコストに含まれる内容、および研修に最適な動画管理ソフトウェアとL&Dチーム向けのプラットフォームの比較について解説しています。
自信を持って選択する
動画CMSの選択は、組織の知識を今後10年間どこに保存するかという重要な決定です。以下の5つの質問を自問し、優れたCMSとはどのようなものかという基準で回答を評価し、すべての関係者をデモ会場に集めましょう。
各質問の背景にある議論については、ウェビナー「VCMSを選択する前に尋ねるべき5つの重要な質問」をご覧ください。 PanoptoのビデオCMSはそれらの質問に答えます。
よくある質問
動画コンテンツ管理システム：組織が動画を保存、整理、管理、検索、共有するために使用するプラットフォーム。略して動画CMSと呼ばれることが多い。格納されるコンテンツの例としては、講義録画、研修ビデオ、会議録画、タウンホールミーティング、専門家による解説動画などが挙げられる。
VCMSとLMSの違いは何ですか？
学習管理システム（LMS）は、コース、受講登録、課題、修了記録を管理します。ビデオコンテンツ管理システム（VCMS）は、ビデオの録画、保存、アクセス権限、録画内の検索、視聴分析などを管理します。この2つのシステムは連携しており、LMSで割り当てられたビデオはVCMSで再生され、修了状況もLMSに反映されます。ほとんどの組織では、両方のシステムを運用しています。
VCMSとビデオホスティングの違いは何ですか？
動画ホスティングはファイルの保存とストリーミング配信を行います。VCMSは、その上に組織が必要とする機能を追加します。具体的には、すべての動画内の検索機能、IDシステムと連携した役割ベースのアクセス権限、誰が何を視聴したかの分析機能、LMSや会議ツールとの統合機能、そして保持ポリシーや監査ログなどのガバナンス機能です。
VCMSの選定には誰が関わるべきでしょうか？
コンテンツを入力したり、コンテンツの配信に依存したりするすべての人：高等教育機関では、教員、教育技術、IT部門、アクセシビリティ担当部署。企業では、人材開発、オペレーション、広報、コンプライアンス、IT部門。IT部門とセキュリティ部門は、あらゆるケースにおいて統合とデータ処理を見直し、財務部門は成長に伴うコスト全体を把握する必要がある。
VCMSの評価にはどれくらい時間がかかりますか？
四半期分の時間を確保しましょう。各ステークホルダーグループとの要件合意、それに基づいたデモの評価、業界内での参考事例の収集、セキュリティレビュー、そして実際のコンテンツを用いたパイロットテストに数週間を要します。ステークホルダーとの協議を急ぐことが、プラットフォーム選定後に導入に至らない最も一般的な理由です。
