Un VCMS, o sistema de gestión de contenido de vídeo, es la plataforma que una organización utiliza para almacenar, organizar, gestionar, buscar y compartir sus vídeos. Antes de elegir uno, formule a cada proveedor cinco preguntas: ¿cómo se adapta a las necesidades de cada equipo?, ¿cómo preserva el conocimiento?, ¿cómo facilita la formación?, ¿qué tan avanzada está su inteligencia artificial? y ¿cómo logrará su adopción generalizada entre los equipos? Panopto La página de Video CMS describe la categoría desde la perspectiva del producto; esta publicación es desde la perspectiva del comprador.
Las cinco preguntas provienen de una Panopto Seminario web: 5 preguntas clave que debe hacerse antes de elegir un VCMS , con Brandon Arentson de Cox Enterprises y Katie Watkins de la Wharton School. Estas preguntas son válidas tanto para universidades que compran para profesores y estudiantes como para empresas que buscan soluciones de formación y desarrollo, operaciones y comunicaciones. Debajo de cada pregunta se incluye un ejemplo de una buena respuesta, para que pueda distinguir una respuesta real de un guion de demostración.
¿Cómo puede la plataforma escalar sin exceder tu presupuesto?
El uso del vídeo crece más rápido de lo previsto. Un departamento graba sus reuniones, y luego todos los departamentos lo hacen; un programa traslada su formación al formato de vídeo, y la biblioteca acaba con diez mil archivos. Si el coste aumenta al mismo ritmo, la plataforma se convierte en algo que se deja de usar.
- Solicita información financiera completa, no solo el precio de la licencia: almacenamiento, transmisión, soporte, complementos y qué sucede con el precio cuando se duplican los usuarios o las horas de contenido.
- Pregunte sobre las opciones de implementación y almacenamiento, y si las reglas de retención pueden evitar que la biblioteca crezca sin límite.
Cómo suena una buena respuesta
Un modelo de precios que se puede explicar al departamento financiero en una sola frase, con el coste del crecimiento claramente definido. Políticas de retención que archivan o eliminan por antigüedad o inactividad, de modo que el almacenamiento se mantiene bajo control sin necesidad de una gestión manual.
Para una universidad: precios que no penalicen al campus por grabar todas las clases.
Para una empresa: precios que no penalicen a la planta por registrar cada procedimiento.
Una mala respuesta es "depende del uso" sin aportar cifras.
¿Conservará el conocimiento institucional?
Cada conferencia grabada, sesión de capacitación y demostración práctica de un experto es conocimiento que se pierde cuando la persona se va, a menos que la grabación esté disponible en algún lugar accesible. Una biblioteca donde nadie puede buscar es un simple depósito, no conocimiento.
- Pregunte qué se indexa: palabras habladas, texto en pantalla, diapositivas, metadatos.
- Pregunta si la búsqueda devuelve el momento dentro de un vídeo o solo el vídeo completo.
- Pregunte qué sucede con las clases de un miembro del profesorado cuando se jubila, y con las visitas de inspección de un operador cuando traslada las instalaciones.
Cómo suena una buena respuesta
Búsqueda que se basa en la marca de tiempo donde se pronunció o mostró un término, en toda la biblioteca, sin necesidad de etiquetado manual. Transcripciones, capítulos y resúmenes generados automáticamente al subir archivos. Permisos que permiten a un departamento conservar su biblioteca cuando la persona que la creó se marcha.
Arentson describió las videotecas estructuradas como lo que permitió a Cox Enterprises implementar capacitación y conocimiento en diferentes regiones geográficas y departamentos; el equivalente en la educación superior es una biblioteca de conferencias que permanece disponible para la siguiente generación de estudiantes.
Una mala respuesta es "los usuarios pueden añadir etiquetas".
¿Es posible ampliar la formación de forma eficiente sin aumentar la plantilla?
La plataforma debería permitir que quienes poseen el conocimiento lo publiquen, sin necesidad de un equipo de vídeo. Si cada grabación requiere un editor y cada subtítulo una solicitud, el programa crecerá al ritmo del equipo que lo respalda.
- Pregunte quién puede grabar y publicar, cuáles son las herramientas de grabación, cómo se producen los subtítulos y los capítulos, y qué parte del flujo de trabajo es automática.
- Pregunta qué hace el equipo administrativo en una semana típica.
Cómo suena una buena respuesta
Profesores y expertos graban desde un portátil, un aula o un teléfono y publican sin necesidad de entrada. Los subtítulos, capítulos y transcripciones se generan automáticamente. Las grabaciones programadas capturan sesiones recurrentes sin que nadie pulse el botón de grabar.
Watkins, director técnico de TI en Wharton, lo describió como la tecnología que "desaparece" al servicio del contenido y el aprendizaje.
Una mala respuesta implica una cola de producción.
¿Qué tan preparada para el futuro está la plataforma?
Estar preparado para el futuro no significa tener una larga lista de funciones de IA. Significa que la plataforma se integra con lo que ya utilizas (el LMS, las herramientas de videoconferencia, el proveedor de identidad), cumple con los estándares de accesibilidad y añade IA donde mejora el resultado: búsqueda, resúmenes, traducción y respuesta a preguntas sobre tu propio contenido.
- Pregunte qué funciones de IA se lanzan hoy, con qué se entrenan y si su contenido se utiliza para entrenarlas, cómo gestiona la búsqueda por IA los permisos y cuál es la hoja de ruta de integración.
- Haz la misma pregunta sobre la accesibilidad.
Cómo suena una buena respuesta
Integraciones con tu LMS mediante LTI, tus herramientas de videoconferencia que importan automáticamente las grabaciones, SSO a través de tu proveedor de identidad. IA que responde a una pregunta indicando el momento exacto de la grabación en que se aborda, respetando los permisos del usuario, y una declaración clara sobre si el contenido del cliente se utiliza para entrenar los modelos del proveedor. Documentación sobre subtítulos y conformidad con las WCAG, no garantía.
Una mala respuesta es una diapositiva con una hoja de ruta sin fechas.
¿Generará consenso entre las partes interesadas?
La plataforma ganadora es aquella que todos los grupos pueden visualizarse utilizando: en una universidad, el profesorado, el departamento de informática y la secretaría académica; en una empresa, el departamento de formación y desarrollo, operaciones, comunicaciones, cumplimiento normativo y TI. Una plataforma que funciona bien para uno de ellos y mal para el resto termina siendo obsoleta.
- Pida a cada grupo de partes interesadas que nombre una sola cosa para la que lo usarían y, a continuación, pídale al proveedor que muestre esa cosa.
- Pregunte cómo la plataforma gestiona la enseñanza, la formación, las comunicaciones y el cumplimiento normativo en una sola biblioteca, y cómo fue la adopción por parte de un cliente como usted.
Cómo suena una buena respuesta
Una biblioteca que ofrece grabaciones de clases y formación corporativa, reuniones generales y módulos de cumplimiento normativo, con permisos que garantizan su separación donde sea necesario. Referencias a las que puedes recurrir en tu sector.
Watkins describió el objetivo como una experiencia que conecta a las personas con el contenido en todos los departamentos; la prueba consiste en ver si cada una de las partes interesadas puede describir esa experiencia con sus propias palabras después de la demostración.
Una mala respuesta es un producto separado para cada grupo.
Costo total de propiedad y las preguntas que subyacen a las preguntas.
Una evaluación de un sistema de gestión de videoconferencias (VCMS) va más allá de las funciones y las tarifas de licencia, considerando la configuración, las integraciones, el soporte, la capacitación, el almacenamiento y el costo de crecimiento. También analiza qué reemplaza la plataforma: el almacenamiento de videoconferencias, las unidades compartidas, las cuentas de video de los usuarios y las horas dedicadas a buscar grabaciones que nadie encuentra.
Para obtener más detalles, consulte nuestras otras publicaciones sobre el tema: el costo del sistema de gestión de video para saber qué incluyen las cifras, y el mejor software de gestión de video para la capacitación para ver cómo se comparan las plataformas para los equipos de L&D.
Tomar una decisión con confianza
Elegir un CMS de vídeo es una decisión crucial sobre dónde se almacenará el conocimiento de su organización durante la próxima década. Formule las cinco preguntas clave, evalúe las respuestas según las características de un buen sistema y reúna a todos los grupos de interés para la demostración.
Vea el seminario web completo, 5 preguntas críticas que debe hacerse antes de elegir un VCMS , para conocer el análisis detrás de cada pregunta y ver cómo Panopto El CMS de vídeo de responde a esas preguntas.
Preguntas frecuentes
Sistema de gestión de contenido de video: la plataforma que una organización utiliza para almacenar, organizar, gestionar, buscar y compartir sus videos. A menudo se abrevia como CMS de video. Ejemplos de contenido que puede contener: grabaciones de conferencias, videos de capacitación, grabaciones de reuniones, asambleas generales y demostraciones prácticas.
¿Cuál es la diferencia entre un VCMS y un LMS?
Un sistema de gestión del aprendizaje (LMS) administra los cursos, las inscripciones, las tareas y los registros de finalización. Un CMS de vídeo administra el vídeo: grabación, almacenamiento, permisos, búsqueda dentro de cada grabación y análisis de visualización. Ambos se conectan, de modo que un vídeo asignado en el LMS se reproduce desde el CMS de vídeo y la información de finalización se transfiere automáticamente. La mayoría de las organizaciones utilizan ambos.
¿Cuál es la diferencia entre un VCMS y un servicio de alojamiento de vídeo?
El alojamiento de vídeos almacena y transmite archivos. Un sistema de gestión de vídeo (VCMS) añade las funcionalidades que una organización necesita: búsqueda dentro de cada vídeo, permisos basados en roles vinculados a su sistema de identidad, análisis sobre quién vio qué, integración con el sistema de gestión del aprendizaje (LMS) y las herramientas de videoconferencia, y gobernanza, como políticas de retención y registros de auditoría.
¿Quiénes deberían participar en la elección de un sistema de gestión de vídeo (VCMS)?
Todos aquellos que vayan a introducir contenido o a difundirlo: en la educación superior, el profesorado, la tecnología educativa, el departamento de informática y la oficina de accesibilidad; en una empresa, el departamento de formación y desarrollo, operaciones, comunicaciones, cumplimiento normativo y informática. El departamento de informática y seguridad debe revisar la integración y el manejo de datos en todos los casos, y el departamento de finanzas debe conocer el coste total del crecimiento.
¿Cuánto tiempo dura una evaluación de VCMS?
Conceda un plazo de tres meses: unas semanas para acordar los requisitos con cada grupo de interés, realizar demostraciones evaluadas según sus necesidades, obtener referencias en su sector, llevar a cabo una revisión de seguridad y realizar una prueba piloto con contenido real. Apresurar la fase de consulta con las partes interesadas es la razón más común por la que se elige una plataforma y luego no se adopta.
