Un VCMS, o sistema di gestione dei contenuti video, è la piattaforma che un'organizzazione utilizza per archiviare, organizzare, gestire, ricercare e condividere i propri video. Prima di sceglierne uno, ponete a ogni fornitore cinque domande: come è scalabile, come preserva le conoscenze, come supporta la formazione, quanto è pronta la sua intelligenza artificiale e come ne favorirà l'adozione da parte dei team. Panopto 'S Video CMS La pagina precedente descrive la categoria dal punto di vista del prodotto; questo post è dal punto di vista dell'acquirente.
Le cinque domande provengono da un Panopto Webinar, 5 domande cruciali da porsi prima di scegliere un VCMS , con Brandon Arentson di Cox Enterprises e Katie Watkins della Wharton School. Le domande sono valide sia per le università che acquistano per docenti e studenti, sia per le aziende che acquistano per la formazione e lo sviluppo, le operazioni e la comunicazione. Sotto ogni domanda è riportato un esempio di una buona risposta, in modo da poter distinguere una risposta reale da una di prova.
Come si può scalare la piattaforma senza sforare il budget?
L'utilizzo dei video cresce più rapidamente di quanto chiunque preveda. Un dipartimento registra le proprie riunioni, poi tutti gli altri dipartimenti fanno lo stesso; un programma di formazione passa al formato video, e la biblioteca si ritrova con diecimila file. Se i costi crescono allo stesso ritmo, la piattaforma diventa ciò che viene chiesto di smettere di usare.
- Richiedete un quadro finanziario completo, non solo il costo della licenza: spazio di archiviazione, streaming, assistenza, componenti aggiuntivi e cosa succede al prezzo quando il numero di utenti o le ore di contenuto raddoppiano.
- Informatevi sulle opzioni di implementazione e archiviazione e sulla possibilità che le regole di conservazione impediscano alla libreria di crescere senza limiti.
Che suono avrebbe una buona risposta
Un modello di prezzo che si può spiegare al reparto finanziario in una sola frase, con il costo della crescita indicato fin da subito. Politiche di conservazione che archiviano o eliminano i dati in base all'età o all'inattività, in modo che lo spazio di archiviazione rimanga sotto controllo senza bisogno di un intervento manuale.
Per un'università: un sistema di prezzi che non penalizzi il campus per la registrazione di ogni lezione.
Per un'azienda: una politica di prezzi che non penalizzi un impianto per la registrazione di ogni procedura.
Una risposta inadeguata è "dipende dall'utilizzo", senza fornire cifre precise.
Contribuirà a preservare il patrimonio di conoscenze istituzionali?
Ogni lezione registrata, sessione di formazione e dimostrazione da parte di un esperto rappresenta una conoscenza che svanisce con la morte della persona, a meno che la registrazione non sia conservata in un luogo accessibile a tutti. Una biblioteca inaccessibile è un deposito, non una fonte di conoscenza.
- Chiedi cosa viene indicizzato: parole pronunciate, testo sullo schermo, diapositive, metadati.
- Chiedi se la ricerca restituisce il momento all'interno di un video o solo il video.
- Chiedete cosa succede alle lezioni di un docente quando va in pensione e alle visite guidate di un operatore quando trasferisce un impianto.
Che suono avrebbe una buona risposta
Ricerca che individua il momento esatto in cui un termine è stato pronunciato o mostrato, nell'intera libreria, senza necessità di etichettatura manuale. Trascrizioni, capitoli e riassunti generati automaticamente al caricamento. Permessi che consentono a un dipartimento di conservare la propria libreria anche quando la persona che l'ha creata lascia l'incarico.
Arentson ha descritto le videoteche strutturate come ciò che ha permesso a Cox Enterprises di diffondere formazione e conoscenza in diverse aree geografiche e dipartimenti; l'equivalente nell'istruzione superiore è una videoteca che rimane a disposizione della coorte successiva.
Una risposta sbagliata è "gli utenti possono aggiungere tag".
È possibile ampliare efficacemente la formazione senza assumere nuovo personale?
La piattaforma dovrebbe consentire a chi possiede le conoscenze di pubblicarle, senza la necessità di un team video intermedio. Se ogni registrazione richiede un editor e ogni didascalia una richiesta, il programma cresce solo nella misura in cui cresce il team che lo supporta.
- Informatevi su chi può registrare e pubblicare, quali strumenti di registrazione vengono utilizzati, come vengono creati i sottotitoli e i capitoli e quanto del flusso di lavoro è automatizzato.
- Chiedi cosa fa il team amministrativo in una settimana tipo.
Che suono avrebbe una buona risposta
Docenti ed esperti in materia possono registrare da un laptop, da un'aula o da un telefono e pubblicare senza bisogno di un biglietto. Sottotitoli, capitoli e trascrizioni vengono generati automaticamente. Le registrazioni programmate catturano le sessioni ricorrenti senza che nessuno debba premere il pulsante di registrazione.
Watkins, direttore tecnico IT di Wharton, ha affermato che la tecnologia sta "scomparendo" al servizio dei contenuti e dell'apprendimento.
Una risposta errata implica una coda di produzione.
Quanto è pronta la piattaforma per il futuro?
Essere pronti per il futuro non significa avere un lungo elenco di funzionalità basate sull'IA. Significa che la piattaforma si integra con ciò che già utilizzi (il sistema di gestione dell'apprendimento, gli strumenti per le videoconferenze, il provider di identità), si adegua agli standard di accessibilità e aggiunge l'IA laddove influisce sul risultato: ricerca, riassunti, traduzione, risposta alle domande sui tuoi contenuti.
- Chiedi quali funzionalità di intelligenza artificiale sono state rilasciate oggi, su cosa sono state addestrate e se i tuoi contenuti vengono utilizzati per addestrarle, come la ricerca basata sull'IA gestisce le autorizzazioni e qual è la roadmap di integrazione.
- Poni la stessa domanda riguardo all'accessibilità.
Che suono avrebbe una buona risposta
Integrazioni con il tuo LMS tramite LTI, i tuoi strumenti di videoconferenza che importano automaticamente le registrazioni, SSO tramite il tuo provider di identità. Intelligenza artificiale che risponde a una domanda indicando il momento preciso della registrazione in cui si verifica, entro i limiti delle autorizzazioni già in possesso dello spettatore, e una chiara indicazione se i contenuti del cliente sono utilizzati per addestrare i modelli del fornitore. Sottotitoli e conformità WCAG documentati, non garantiti.
Una pessima risposta è una diapositiva che presenta una tabella di marcia senza date.
Riuscirà a creare consenso tra le parti interessate?
La piattaforma vincente è quella che ogni gruppo riesce a immaginare di utilizzare: docenti, personale IT e segreteria studenti in un'università; formazione e sviluppo, operazioni, comunicazione, conformità e IT in un'azienda. Una piattaforma che funziona bene per uno di questi gruppi e male per gli altri, diventa inutile per gli altri.
- Chiedete a ciascun gruppo di stakeholder di indicare l'unica cosa per cui lo utilizzerebbero, quindi chiedete al fornitore di mostrarvela.
- Chiedi come la piattaforma gestisce l'insegnamento, la formazione, la comunicazione e la conformità in un'unica biblioteca e come è andata l'adozione presso un cliente come te.
Che suono avrebbe una buona risposta
Un'unica libreria che offre servizi di registrazione di lezioni e formazione aziendale, assemblee comunali e moduli di conformità, con autorizzazioni che ne garantiscono la separazione quando necessario. Referenze a cui rivolgersi nel proprio settore.
Watkins ha descritto l'obiettivo come un'esperienza che connette le persone con i contenuti trasversalmente ai vari dipartimenti; la vera sfida è se ciascuno dei vostri interlocutori è in grado di descrivere tale esperienza con parole proprie dopo la demo.
Una risposta sbagliata è quella di offrire un prodotto separato per ogni gruppo.
Costo totale di proprietà e le domande che si celano dietro le domande
Una valutazione di un sistema VCMS va oltre le funzionalità e i costi di licenza, considerando anche la configurazione, le integrazioni, l'assistenza, la formazione, lo spazio di archiviazione e i costi di crescita. Esamina inoltre cosa la piattaforma sostituisce: lo spazio di archiviazione per le videoconferenze, le unità condivise, gli account video degli utenti privati e le ore perse a cercare registrazioni introvabili.
Per maggiori dettagli, consulta i nostri altri articoli sull'argomento: il costo di un sistema di gestione video e cosa includono le cifre, e il miglior software di gestione video per la formazione, che confronta le diverse piattaforme per i team di formazione e sviluppo.
Fare una scelta sicura
La scelta di un CMS per i video è una decisione che riguarda il luogo in cui risiederà la conoscenza della vostra organizzazione per il prossimo decennio. Ponetevi le cinque domande fondamentali, valutate le risposte in base a ciò che un buon CMS dovrebbe essere e coinvolgete tutti i gruppi di stakeholder nella dimostrazione.
Guarda il webinar completo, 5 domande cruciali da porsi prima di scegliere un VCMS , per la discussione dietro ogni domanda e scopri come Panopto 'S Video CMS risponde loro.
Domande frequenti
Sistema di gestione dei contenuti video: la piattaforma che un'organizzazione utilizza per archiviare, organizzare, gestire, ricercare e condividere i propri video. Viene spesso abbreviato in CMS video. Esempi di contenuti che può contenere: registrazioni di lezioni, video di formazione, registrazioni di riunioni, assemblee aziendali e presentazioni di esperti.
Qual è la differenza tra un VCMS e un LMS?
Un sistema di gestione dell'apprendimento (LMS) gestisce corsi, iscrizioni, compiti e registri di completamento. Un CMS video gestisce i video: registrazione, archiviazione, autorizzazioni, ricerca all'interno di ogni registrazione e analisi delle visualizzazioni. I due sistemi sono interconnessi, in modo che un video assegnato nell'LMS venga riprodotto dal CMS video e il completamento venga registrato automaticamente. La maggior parte delle organizzazioni utilizza entrambi.
Qual è la differenza tra un VCMS e un servizio di hosting video?
L'hosting video archivia e trasmette in streaming i file. Un VCMS aggiunge ciò di cui un'organizzazione ha bisogno: ricerca all'interno di ogni video, autorizzazioni basate sui ruoli collegate al sistema di identità, analisi su chi ha visualizzato cosa, integrazione con LMS e strumenti di videoconferenza e governance come politiche di conservazione e registri di controllo.
Chi dovrebbe essere coinvolto nella scelta di un sistema di gestione della comunicazione video (VCMS)?
Tutti coloro che inseriranno o utilizzeranno contenuti: nell'istruzione superiore, docenti, tecnologie didattiche, IT e ufficio accessibilità; in azienda, formazione e sviluppo, operazioni, comunicazione, conformità e IT. L'IT e la sicurezza dovrebbero esaminare l'integrazione e la gestione dei dati in ogni caso, e il reparto finanziario dovrebbe valutare l'intero costo della crescita.
Quanto tempo richiede una valutazione VCMS?
Prevedete un trimestre: qualche settimana per concordare i requisiti con ciascun gruppo di stakeholder, valutare le demo in base a tali requisiti, contattare esperti del settore, effettuare una verifica della sicurezza e realizzare un progetto pilota con contenuti reali. Affrettare la fase di coinvolgimento degli stakeholder è la ragione più comune per cui una piattaforma viene scelta e poi non adottata.
