동영상 콘텐츠 관리 시스템(VCMS)을 선택하기 전에 고려해야 할 5가지 질문

VCMS(비디오 콘텐츠 관리 시스템)는 조직에서 비디오를 저장, 구성, 관리, 검색 및 공유하는 데 사용하는 플랫폼입니다. VCMS를 선택하기 전에 모든 공급업체에 다음 다섯 가지 질문을 해보세요. 확장성, 지식 보존 방법, 교육 지원, AI 기능 준비 상태, 그리고 팀 간 도입 성공 전략입니다. Panopto 's의 비디오 CMS 페이지는 제품 측면에서 카테고리를 설명하고 있으며, 이 게시물은 구매자 측면에서 작성되었습니다.

이 다섯 가지 질문은 다음에서 가져온 것입니다. Panopto 브랜든 아렌슨(Cox Enterprises)과 케이티 왓킨스(The Wharton School)가 진행하는 웨비나 "VCMS 선택 전 꼭 물어봐야 할 5가지 핵심 질문"을 시청하세요 . 이 질문들은 교수진과 학생들을 위해 VCMS를 구매하는 대학이든, 교육 및 개발, 운영, 커뮤니케이션을 위해 구매하는 기업이든 동일하게 적용됩니다. 각 질문 아래에는 좋은 답변의 예시가 제시되어 있으므로, 실제 답변과 데모 스크립트를 구분할 수 있습니다.

예산을 초과하지 않고 플랫폼을 확장하는 방법은 무엇일까요?

영상 사용량은 누구도 예상하지 못할 정도로 빠르게 증가하고 있습니다. 한 부서에서 회의를 녹화하기 시작하면 모든 부서가 그렇게 하고, 한 프로그램에서 교육을 영상으로 전환하면 자료실에 수만 개의 파일이 쌓입니다. 만약 비용도 같은 속도로 증가한다면, 결국 사람들은 영상 플랫폼 사용을 중단하라는 말을 듣게 될 것입니다.

• 라이선스 비용만 요구하지 말고, 저장 공간, 스트리밍, 지원 등 전체적인 비용 내역을 물어보세요. 애드온 그리고 사용자 수나 콘텐츠 이용 시간이 두 배로 늘어나면 가격은 어떻게 될까요? 
• 배포 및 저장 옵션과 보존 규칙을 통해 라이브러리가 무한정 커지는 것을 방지할 수 있는지 문의하십시오.

좋은 답변은 어떤 느낌일까요?

재무 담당자에게 한 문장으로 설명할 수 있는 가격 모델로, 성장 비용을 사전에 명시합니다. 보관 정책은 사용 기간 또는 비활성 상태를 기준으로 데이터를 보관하거나 삭제하므로, 누군가가 수동으로 관리하지 않아도 스토리지 용량이 효율적으로 관리됩니다. 

대학 입장에서는 모든 강의를 녹화하는 것에 대해 캠퍼스에 불이익을 주지 않는 가격 정책이 필요합니다. 

기업의 경우, 모든 절차를 기록하는 공장에 불이익을 주지 않는 가격 책정 방식이 필요합니다. 

수치를 제시하지 않고 "사용량에 따라 다릅니다"라고 답하는 것은 좋지 않은 답변입니다.

그것이 기관의 지식을 보존할 수 있을까요?

녹화된 모든 강의, 교육 세션, 전문가 시연은 해당 사람이 떠나면 함께 사라지는 지식입니다. 사람들이 검색할 수 있는 곳에 녹화물이 저장되어 있지 않다면 말이죠. 아무도 검색할 수 없는 라이브러리는 저장소일 뿐 지식이 아닙니다.

• 색인화된 항목이 무엇인지 물어보세요. 음성, 화면 텍스트, 슬라이드, 메타데이터 등이 포함됩니다. 
• 검색 결과가 동영상 내의 특정 순간을 보여주는지, 아니면 동영상 자체만 보여주는지 문의해 보세요. 
• 교수가 은퇴하면 강의 자료는 어떻게 되는지, 운영자가 다른 공장으로 이동하면 현장 점검 자료는 어떻게 되는지 물어보세요.

좋은 답변은 어떤 느낌일까요?

전체 라이브러리에서 용어가 언급되거나 표시된 타임스탬프를 기준으로 검색할 수 있으며, 수동으로 태그를 지정할 필요가 없습니다. 업로드 시 스크립트, 챕터 및 요약이 자동으로 생성됩니다. 라이브러리를 구축한 사람이 퇴사하더라도 해당 부서에서 라이브러리를 계속 사용할 수 있도록 권한을 설정할 수 있습니다. 

아렌슨은 구조화된 비디오 라이브러리가 콕스 엔터프라이즈가 지리적 및 부서 간 교육과 지식을 배포할 수 있게 해준다고 설명했습니다. 이는 다음과 같은 의미입니다. 고등교육 강의 자료실은 다음 학년 학생들이 이용할 수 있도록 항상 준비되어 있습니다. 

"사용자가 태그를 추가할 수 있습니다"는 잘못된 답변입니다.

인력 충원 없이 교육을 효율적으로 확장할 수 있을까요?

플랫폼은 지식을 가진 사람들이 중간에 영상 제작팀 없이도 직접 지식을 게시할 수 있도록 만들어야 합니다. 모든 녹화에 편집자가 필요하고 모든 자막 제작에 요청이 필요하다면, 프로그램의 성장은 지원팀의 규모에 비례할 수밖에 없습니다.

• 누가 녹화하고 게시할 수 있는지, 녹화 도구는 무엇인지, 자막과 챕터는 어떻게 제작되는지, 그리고 워크플로의 어느 정도가 자동화되어 있는지 등을 문의하세요.
• 관리팀이 평소에 한 주 동안 어떤 일을 하는지 물어보세요.

좋은 답변은 어떤 느낌일까요?

교수진과 전문가들은 노트북, 강의실 또는 휴대전화로 녹화하고 별도의 티켓 없이 게시할 수 있습니다. 자막, 챕터 및 녹취록은 자동으로 생성됩니다. 예약 녹화 기능을 사용하면 반복되는 세션을 별도의 버튼 없이 자동으로 녹화할 수 있습니다. 

와튼 스쿨의 IT 기술 책임자인 왓킨스는 이를 콘텐츠와 학습을 위해 기술이 "사라지고 있다"고 표현했습니다. 

잘못된 답변은 생산 대기열과 관련이 있습니다.

이 플랫폼은 미래 지향적인가요?

미래 지향적이라는 것은 단순히 AI 기능 목록을 길게 나열하는 것을 의미하지 않습니다. 미래 지향적인 플랫폼이란 현재 사용 중인 시스템(학습 관리 시스템, 화상 회의 도구, 신원 확인 시스템)과 통합되고, 접근성 표준을 준수하며, 검색, 요약, 번역, 질문 답변 등 콘텐츠 결과에 영향을 미치는 부분에 AI 기능을 추가하는 것을 의미합니다.

• 오늘 출시된 AI 기능은 무엇인지, 어떤 데이터를 기반으로 학습되었는지, 그리고 여러분의 콘텐츠가 학습에 사용되는지 여부, AI 검색에서 권한을 처리하는 방식, 그리고 통합 로드맵은 어떻게 되는지 등을 문의해 보세요. 
• 접근성에 대해서도 같은 질문을 해보세요.

좋은 답변은 어떤 느낌일까요?

LTI를 통한 LMS와의 통합, 녹화 영상 자동 가져오기 기능을 제공하는 화상 회의 도구, ID 공급자를 통한 SSO를 지원합니다. 시청자가 이미 보유한 권한 범위 내에서 녹화 영상 중 해당 내용이 나오는 시점을 알려주는 AI 기능과, 고객 콘텐츠가 공급업체 모델 학습에 사용되는지 여부를 명확하게 표시하는 기능도 제공합니다. 자막 및 WCAG 준수 사항은 문서로 제공되며, 보장되는 것은 아닙니다. 

잘못된 답변은 날짜가 없는 로드맵 슬라이드입니다.

이해관계자들 간의 합의를 이끌어낼 수 있을까요?

성공적인 플랫폼은 모든 그룹이 활용할 수 있는 플랫폼입니다. 대학에서는 교수진, IT 부서, 학사관리처가, 기업에서는 교육개발, 운영, 홍보, 규정 준수, IT 부서가 모두 사용할 수 있는 플랫폼이 성공할 것입니다. 특정 그룹만 만족시키고 나머지는 제대로 활용하지 못하는 플랫폼은 결국 쓸모없는 도구로 전락할 것입니다.

• 각 이해관계자 그룹에게 해당 제품을 사용할 용도 한 가지를 말해달라고 요청한 다음, 공급업체에게 그 용도를 보여달라고 요청하십시오. 
• 해당 플랫폼이 하나의 도서관에서 교육, 훈련, 소통 및 규정 준수를 어떻게 처리하는지, 그리고 귀사와 같은 고객사에서 도입 과정은 어떠했는지 문의하십시오.

좋은 답변은 어떤 느낌일까요?

한 도서관이 서비스를 제공합니다 강의 녹화 또한 기업 교육, 타운홀 미팅 및 규정 준수 모듈은 필요한 경우 별도로 보관할 수 있도록 권한이 부여되어 있습니다. 귀하의 업종에서 참고할 수 있는 사례를 제공해 드립니다. 

왓킨스는 그 목표를 부서 간 사람들을 콘텐츠와 연결하는 경험이라고 설명했습니다. 관건은 데모 후 각 이해관계자가 그 경험을 자신만의 방식으로 설명할 수 있는지 여부입니다. 

잘못된 답변은 각 그룹별로 별도의 제품을 제공하는 것입니다.

총 소유 비용, 그리고 그 질문들 이면에 숨겨진 질문들

VCMS 평가에서는 기능 및 라이선스 비용뿐만 아니라 설치, 통합, 지원, 교육, 저장 공간 및 성장 비용까지 고려합니다. 또한 플랫폼이 대체할 수 있는 것들, 즉 회의 저장 공간, 공유 드라이브, 개인용 비디오 계정, 그리고 아무도 찾을 수 없는 녹화 파일을 찾아 헤매는 데 소요되는 시간도 살펴봅니다. 

더 자세한 내용은 관련 게시글인 ' 비디오 관리 시스템 비용 산정 시 포함되는 항목'과 '교육용 최고의 비디오 관리 소프트웨어' 에서 플랫폼 비교 분석(학습 및 개발 팀에 최적화된 플랫폼)을 참고하세요.

자신감 있는 선택을 하세요

비디오 CMS를 선택하는 것은 향후 10년 동안 조직의 지식이 어디에 저장될지를 결정하는 중요한 일입니다. 다음 다섯 가지 질문을 던지고, 좋은 CMS의 기준에 맞춰 답변을 평가한 후, 모든 이해관계자를 한자리에 모아 데모를 진행하세요. 

전체 웨비나 "VCMS 선택 전 꼭 물어봐야 할 5가지 핵심 질문" 을 시청하여 각 질문에 대한 심층적인 논의를 확인하고, 그 방법을 알아보세요. Panopto 's Video CMS가 이러한 질문에 답해줍니다.

자주 묻는 질문