Ein VCMS (Video Content Management System) ist die Plattform, die ein Unternehmen zum Speichern, Organisieren, Verwalten, Suchen und Teilen seiner Videos nutzt. Bevor Sie sich für ein System entscheiden, sollten Sie jedem Anbieter fünf Fragen stellen: Wie skaliert es? Wie sichert es das Wissen? Wie unterstützt es Schulungen? Wie fortschrittlich ist seine KI? Und wie gelingt die Akzeptanz in den verschiedenen Teams? Panopto Auf der Video-CMS-Seite von [Name des Unternehmens] wird die Kategorie aus der Produktperspektive beschrieben; dieser Beitrag hingegen aus der Käuferperspektive.
Die fünf Fragen stammen aus einem Panopto Webinar „ 5 entscheidende Fragen vor der Auswahl eines VCMS“ mit Brandon Arentson von Cox Enterprises und Katie Watkins von der Wharton School. Die Fragen sind gleichermaßen relevant, egal ob Sie als Universität für Dozenten und Studierende oder als Unternehmen für Weiterbildung, Betrieb und Kommunikation einkaufen. Unter jeder Frage finden Sie ein Beispiel für eine gute Antwort, damit Sie eine authentische Antwort von einer Demo-Antwort unterscheiden können.
Wie lässt sich die Plattform skalieren, ohne Ihr Budget zu sprengen?
Die Videonutzung wächst schneller als geplant. Eine Abteilung zeichnet ihre Besprechungen auf, dann alle; ein Programm stellt seine Schulungen auf Video um, und schon umfasst die Bibliothek zehntausend Dateien. Steigen die Kosten im gleichen Maße, wird die Plattform schließlich zu dem, was man den Nutzern wieder wegnehmen soll.
- Fragen Sie nach dem gesamten finanziellen Bild, nicht nur nach der Lizenzgebühr: Speicherplatz, Streaming, Support, Add-ons und wie sich der Preis entwickelt, wenn sich die Anzahl der Nutzer oder die Anzahl der Stunden an Inhalten verdoppelt.
- Erkundigen Sie sich nach Bereitstellungs- und Speicheroptionen und ob Aufbewahrungsregeln ein unbegrenztes Anwachsen der Bibliothek verhindern können.
Wie eine gute Antwort klingt
Ein Preismodell, das Sie der Finanzabteilung in einem Satz erklären können, wobei die Wachstumskosten von vornherein offengelegt werden. Aufbewahrungsrichtlinien, die Daten je nach Alter oder Inaktivität archivieren oder löschen, sodass der Speicherplatz ohne manuelle Pflege unter Kontrolle bleibt.
Für eine Universität: eine Preisgestaltung, die einen Campus nicht dafür bestraft, dass er jede Vorlesung aufzeichnet.
Für ein Unternehmen: eine Preisgestaltung, die ein Werk nicht dafür bestraft, jeden Arbeitsschritt zu dokumentieren.
Eine schlechte Antwort ist „Es kommt auf die Nutzung an“ ohne Angabe von Zahlen.
Wird dadurch institutionelles Wissen bewahrt?
Jede aufgezeichnete Vorlesung, Schulung oder Expertenvorführung ist Wissen, das mit dem Tod der Person verloren geht – es sei denn, die Aufzeichnung ist öffentlich zugänglich. Eine Bibliothek, in der niemand suchen kann, ist ein Speicher, kein Wissensspeicher.
- Fragen Sie, was indexiert wird: gesprochene Wörter, Bildschirmtext, Folien, Metadaten.
- Fragen Sie, ob die Suche den Moment innerhalb eines Videos oder nur das Video selbst zurückgibt.
- Fragen Sie sich, was mit den Vorlesungen eines Fakultätsmitglieds passiert, wenn es in den Ruhestand geht, und mit den Begehungen eines Anlagenbedieners, wenn dieser Anlagen versetzt.
Wie eine gute Antwort klingt
Die Suche findet den Zeitpunkt, an dem ein Begriff gesprochen oder gezeigt wurde, in der gesamten Bibliothek – ohne manuelle Verschlagwortung. Transkripte, Kapitel und Zusammenfassungen werden beim Hochladen automatisch generiert. Berechtigungen ermöglichen es einer Abteilung, ihre Bibliothek auch dann zu behalten, wenn der Ersteller ausscheidet.
Arentson beschrieb strukturierte Videobibliotheken als das, was es Cox Enterprises ermöglicht, Schulungen und Wissen über verschiedene Regionen und Abteilungen hinweg bereitzustellen; das Äquivalent im Hochschulbereich ist eine Vorlesungsbibliothek, die auch der nächsten Kohorte zur Verfügung steht.
Eine schlechte Antwort ist „Benutzer können Tags hinzufügen“.
Lässt sich das Training effizient skalieren, ohne zusätzliches Personal einzustellen?
Die Plattform sollte es denjenigen ermöglichen, die über das Wissen verfügen, dieses ohne ein dazwischengeschaltetes Videoteam zu veröffentlichen. Wenn jede Aufnahme einen Editor und jede Untertitelung eine Anfrage erfordert, wächst das Programm nur so schnell wie das Team, das es betreut.
- Erkundigen Sie sich, wer aufnehmen und veröffentlichen kann, welche Aufnahmewerkzeuge verwendet werden, wie Untertitel und Kapitel erstellt werden und wie viel des Arbeitsablaufs automatisiert ist.
- Erfragen Sie, was das Verwaltungsteam in einer typischen Woche macht.
Wie eine gute Antwort klingt
Dozenten und Fachexperten zeichnen von einem Laptop, aus dem Hörsaal oder mit dem Smartphone auf und veröffentlichen die Aufnahmen ohne Ticket. Untertitel, Kapitel und Transkripte werden automatisch erstellt. Geplante Aufnahmen erfassen wiederkehrende Sitzungen, ohne dass jemand die Aufnahmetaste drücken muss.
Watkins, der technische IT-Direktor an der Wharton School, formulierte es so, dass die Technologie im Dienste von Inhalten und Lernen „verschwindet“.
Eine schlechte Antwort beinhaltet eine Produktionswarteschlange.
Wie zukunftsfähig ist die Plattform?
Zukunftsfähig zu sein bedeutet nicht eine lange Liste von KI-Funktionen. Es bedeutet, dass sich die Plattform in Ihre bestehenden Systeme (LMS, Konferenztools, Identitätsanbieter) integriert, Barrierefreiheitsstandards einhält und KI dort einsetzt, wo sie das Ergebnis verändert: Suche, Zusammenfassungen, Übersetzung, Beantwortung von Fragen zu Ihren eigenen Inhalten.
- Erkundigen Sie sich, welche KI-Funktionen heute veröffentlicht werden, womit sie trainiert werden und ob Ihre Inhalte zum Training verwendet werden, wie die KI-Suche mit Berechtigungen umgeht und wie die Integrations-Roadmap aussieht.
- Stellen Sie die gleiche Frage zur Barrierefreiheit.
Wie eine gute Antwort klingt
Integrationen mit Ihrem LMS über LTI, automatisches Einbinden von Aufzeichnungen durch Ihre Konferenztools, SSO über Ihren Identitätsanbieter. KI, die Fragen anhand der entsprechenden Stelle in einer Aufzeichnung beantwortet, innerhalb der bestehenden Berechtigungen des Betrachters, und eine klare Angabe darüber, ob Kundeninhalte die Modelle des Anbieters trainieren. Untertitel und WCAG-Konformität werden dokumentiert, aber nicht garantiert.
Eine schlechte Antwort ist eine Roadmap-Folie ohne Datumsangaben.
Wird es einen Konsens unter den Beteiligten herstellen?
Die Plattform, die sich durchsetzt, ist diejenige, die für alle Gruppen nutzbar ist: Fakultäten, IT-Abteilung und Studierendensekretariat einer Universität; Personalentwicklung, Betrieb, Kommunikation, Compliance und IT eines Unternehmens. Eine Plattform, die nur einer Gruppe gute Dienste leistet, den anderen aber nicht, wird von den übrigen Gruppen nicht genutzt.
- Bitten Sie jede Interessengruppe, einen Anwendungszweck zu nennen, und bitten Sie den Anbieter anschließend, diesen Zweck zu demonstrieren.
- Erkundigen Sie sich, wie die Plattform Lehre, Schulung, Kommunikation und Compliance in einer Bibliothek handhabt und wie die Einführung bei einem Kunden wie Ihnen verlaufen ist.
Wie eine gute Antwort klingt
Eine Bibliothek, die Vorlesungsaufzeichnungen, Firmenschulungen, Mitarbeiterversammlungen und Compliance-Module bereitstellt, mit Berechtigungen, die die Inhalte dort trennen, wo es nötig ist. Referenzen, die Sie in Ihrer Branche kontaktieren können.
Watkins beschrieb das Ziel als ein Erlebnis, das Menschen abteilungsübergreifend mit Inhalten verbindet; der Test besteht darin, ob jeder Ihrer Stakeholder dieses Erlebnis nach der Demo in seinen eigenen Worten beschreiben kann.
Eine schlechte Antwort wäre ein separates Produkt für jede Gruppe.
Gesamtbetriebskosten und die Fragen hinter den Fragen
Eine VCMS-Evaluierung betrachtet neben Funktionen und Lizenzgebühren auch Einrichtung, Integrationen, Support, Schulungen, Speicherplatz und die Kosten für zukünftiges Wachstum. Sie untersucht außerdem, was die Plattform ersetzt: den Konferenzspeicher, die gemeinsam genutzten Laufwerke, die Videokonten der Endnutzer und die vielen Stunden, die mit der Suche nach vergeblichen Aufnahmen verbracht wurden.
Weitere Details finden Sie in unseren anderen Beiträgen zu diesem Thema: Kosten von Videomanagementsystemen und was die Zahlen beinhalten, sowie die beste Videomanagement-Software für Schulungen und wie sich die Plattformen für L&D-Teams vergleichen lassen.
Eine selbstbewusste Entscheidung treffen
Die Wahl eines Video-CMS ist eine Entscheidung darüber, wo das Wissen Ihres Unternehmens im nächsten Jahrzehnt gespeichert wird. Stellen Sie die fünf Fragen, bewerten Sie die Antworten anhand der Kriterien für eine gute Lösung und laden Sie alle relevanten Interessengruppen zu einer Demo ein.
Sehen Sie sich das vollständige Webinar „ 5 wichtige Fragen, die Sie sich vor der Auswahl eines VCMS stellen sollten“ an , um die Erläuterungen zu jeder Frage zu erhalten und zu erfahren, wie… Panopto Das Video-CMS von 's beantwortet diese Fragen.
Häufig gestellte Fragen
Video-Content-Management-System (VMS): Die Plattform, die Organisationen zum Speichern, Organisieren, Verwalten, Suchen und Teilen ihrer Videos nutzen. Oft wird sie kurz als Video-CMS abgekürzt. Beispiele für die Inhalte: Vorlesungsaufzeichnungen, Schulungsvideos, Meeting-Aufzeichnungen, Townhall-Meetings und Experten-Tutorials.
Worin besteht der Unterschied zwischen einem VCMS und einem LMS?
Ein Lernmanagementsystem (LMS) verwaltet Kurse, Einschreibungen, Aufgaben und Abschlussdaten. Ein Video-CMS verwaltet die Videos: Aufzeichnung, Speicherung, Berechtigungen, Suche innerhalb jeder Aufzeichnung und Nutzungsanalysen. Beide Systeme sind miteinander verbunden, sodass ein im LMS zugewiesenes Video vom Video-CMS abgespielt wird und die Abschlussdaten zurückgemeldet werden. Die meisten Organisationen nutzen beide Systeme.
Worin besteht der Unterschied zwischen einem Video-Content-Management-System (VCMS) und Video-Hosting?
Video-Hosting speichert und streamt Dateien. Ein VCMS bietet darüber hinaus alles, was eine Organisation benötigt: Suchfunktionen innerhalb jedes Videos, rollenbasierte Berechtigungen, die an Ihr Identitätssystem gekoppelt sind, Analysen darüber, wer was angesehen hat, Integration mit dem LMS und Konferenztools sowie Governance-Funktionen wie Aufbewahrungsrichtlinien und Audit-Logs.
Wer sollte in die Auswahl eines VCMS einbezogen werden?
Alle, die Inhalte erstellen oder abrufen: im Hochschulbereich Lehrende, Abteilungen für Unterrichtstechnologie, IT und die Abteilung für Barrierefreiheit; in Unternehmen die Bereiche Weiterbildung, Betrieb, Kommunikation, Compliance und IT. IT und Sicherheit sollten die Integration und Datenverarbeitung in jedem Fall prüfen, und die Finanzabteilung sollte die gesamten Wachstumskosten kennen.
Wie lange dauert eine VCMS-Evaluierung?
Planen Sie ein Vierteljahr ein: einige Wochen, um die Anforderungen mit jeder Interessengruppe abzustimmen, Demos anhand dieser Kriterien zu bewerten, Referenzgespräche in Ihrer Branche zu führen, eine Sicherheitsprüfung durchzuführen und einen Pilotversuch mit realen Inhalten zu starten. Die häufigste Ursache dafür, dass eine Plattform zwar ausgewählt, aber anschließend nicht eingeführt wird, ist die übereilte Einbindung der Interessengruppen.
