Dalla cattura delle lezioni alle aule HyFlex, il video è diventato parte integrante dell'esperienza dell'istruzione superiore. Tuttavia, quando si tratta del sistema di gestione video (VMS) che alimenta queste modalità, esistono diverse opzioni sul mercato, spesso con prezzi radicalmente diversi.

Perché è così? Cosa influisce sul prezzo del VMS? Qual è la soluzione giusta per la tua organizzazione?    

Approfondiamo le sfumature delle strutture di prezzo dei VMS in modo che tu possa avere le conoscenze necessarie per prendere decisioni informate sui tuoi investimenti nel video learning. 

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In questa guida imparerai a conoscere:

• Quali istituzioni hanno bisogno di un VMS (e quali no)?
• I problemi più comuni che si verificano quando si acquista un VMS
  • Quali sono i potenziali costi nascosti a cui puoi andare incontro
• A cosa dare la priorità quando si acquista (e cosa succede se non lo fai)
  • La lista di controllo per l'acquisto di VMS di cui hai bisogno

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Quali istituzioni hanno bisogno di un VMS (e quali no)?

Secondo il 2023 Tendenze video nell'istruzione superiore rapportoL'83,8% dei dirigenti universitari afferma che i risultati dell'apprendimento degli studenti sono stati importanti o estremamente importanti per l'adozione da parte della loro istituzione di video asincrono. Tuttavia, con i budget ridotti e le crescenti esigenze, trovare soluzioni economicamente vantaggiose è diventato fondamentale. Come si può fare senza compromettere la qualità? 

Per prima cosa, devi stabilire se la tua istituzione ha bisogno di un VMS. 

Per le istituzioni che desiderano offrire modalità d'aula innovative che supportino la pedagogia in evoluzione o espandere il proprio bacino di iscritti con opportunità di apprendimento più flessibili, un VMS è un bene inestimabile che giustifica il suo prezzo. Se la tua istituzione dà importanza al coinvolgimento degli studenti e all'accessibilità , vuole essere all'avanguardia nel panorama dell'istruzione in continua evoluzione ed è disposta a stanziare un budget per una crescita a lungo termine, allora un VMS è fondamentale per il tuo successo. 

Che si tratti di una scuola K-12 lungimirante, di un'università multicampus o di un community college focalizzato sulla soddisfazione delle diverse esigenze degli studenti, la versatilità di un VMS soddisfa un ampio spettro di esigenze educative, rendendolo un valido investimento per chi è disposto a sfruttarne le potenzialità.

Al contrario, se il tuo istituto scolastico è molto piccolo, attento al budget e fortemente dipendente dai metodi tradizionali di insegnamento in presenza, un VMS potrebbe non essere la soluzione più immediata per te. Sebbene la transizione possa comportare un investimento iniziale, le istituzioni che si oppongono al passaggio a un apprendimento più flessibile che gli studenti si aspettano rischiano di rimanere indietro nelle iscrizioni e nella crescita. 

Tuttavia, per coloro che sono aperti a esperienze di apprendimento trasformative e che comprendono i benefici a lungo termine, un VMS consente agli istruttori di fornire contenuti più coinvolgenti e agli studenti di accedere ai materiali secondo i propri ritmi, portando potenzialmente a un miglioramento dei risultati di apprendimento e dell'efficienza economica complessiva.

 

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Problemi comuni che si verificano quando si acquista un VMS (e come risolverli)

Il prezzo di un VMS per gli istituti scolastici può essere influenzato in modo significativo da problemi comuni che si presentano durante il processo di acquisto. Essere consapevoli di queste sfide è essenziale per i responsabili delle decisioni, al fine di garantire un investimento efficace dal punto di vista dei costi:

1. Costi nascosti: La presenza di costi nascosti nei prezzi dei VMS può portare a sorprese di bilancio per gli istituti scolastici. Quando si acquista un VMS, è fondamentale esaminare attentamente la struttura dei prezzi e i termini del contratto per individuare eventuali costi nascosti, come i limiti di archiviazione o i servizi professionali. Potrebbero essere aggiunte inaspettate, ma necessarie, che non erano incluse nel prezzo del preventivo. Comprendendo la ripartizione completa dei costi, le istituzioni possono evitare spese impreviste e prendere una decisione più informata sulla convenienza complessiva del VMS.

Soluzione: Informati sui limiti di archiviazione, sui costi dei servizi professionali e sui costi aggiuntivi per sbloccare le funzioni. Scegli un VMS con prezzi trasparenti e termini contrattuali chiaramente delineati per evitare spese impreviste e prendere una decisione informata sulla sua convenienza.

2. Problemi di compatibilità: I problemi di compatibilità possono avere un impatto indiretto sui prezzi, poiché la loro risoluzione può richiedere investimenti aggiuntivi in hardware, software o integrazioni. Per ridurre i costi legati alla compatibilità, le istituzioni dovrebbero valutare attentamente la compatibilità del VMS con i sistemi esistenti e garantire una perfetta integrazione con altri strumenti. Affrontare i problemi di compatibilità fin dall'inizio può far risparmiare sulle spese potenziali legate a modifiche o sostituzioni del sistema.

Soluzione: Determina se il VMS si integra con la tua piattaforma di videoconferenza, LMS, SSO e API di terze parti. Opta per un VMS che offra una solida compatibilità con i tuoi sistemi attuali e cerca l'assistenza di fornitori che offrano una perfetta integrazione e supporto.

3. Mancanza di adozione da parte degli utenti: Se un VMS si rivela difficile da usare o manca di funzioni facili da usare, può ostacolare i tassi di adozione da parte degli utenti, incidendo in ultima analisi sul valore e sul ritorno dell'investimento. Quando valutano i prezzi dei VMS, i responsabili delle decisioni dovrebbero privilegiare le soluzioni che offrono interfacce intuitive e una formazione completa per aumentare l'adozione da parte degli utenti. Soddisfare le esigenze degli studenti moderni può essere complicato e richiede uno sforzo dedicato, quindi scegli un VMS che possa riprodurre i tuoi contenuti su qualsiasi dispositivo, in qualsiasi momento e in qualsiasi luogo. Investendo in un VMS che sia apprezzato sia dagli educatori che dagli studenti, le istituzioni possono ottimizzare il loro investimento e ottenere un rendimento maggiore nel lungo periodo.

Soluzione: Verifica se il tuo fornitore di VMS offre un supporto di onboarding per gli stakeholder e gli utenti finali. Dai priorità a un VMS facile da usare e organizza sessioni di formazione approfondite per garantire un'adozione diffusa e massimizzare i benefici del tuo investimento.

4. Scalabilità limitata: Un VMS con una scalabilità limitata può diventare inefficiente nel tempo, man mano che gli istituti scolastici espandono le loro attività. Investire in un VMS scalabile in anticipo permette alle istituzioni di adattarsi alla crescita futura senza dover sostenere spese aggiuntive per la sostituzione o l'aggiornamento del sistema. Considerando la scalabilità come parte dell'equazione dei prezzi, i responsabili delle decisioni possono fare una scelta conveniente e in linea con gli obiettivi a lungo termine della loro istituzione.

Soluzione: Chiedi al tuo futuro VMS come supporta l'archiviazione, l'igiene dei contenuti , e i permessi degli utenti man mano che l'utilizzo aumenta, per capire l'impatto sulla tua istituzione ed evitare di sostenere costi inutili per la sostituzione del sistema.

Tenere conto di queste sfide comuni durante la valutazione delle opzioni VMS assicura che gli istituti scolastici prendano decisioni informate e in linea con il loro budget e i loro obiettivi. Prendendo in considerazione questi fattori, i responsabili delle decisioni possono orientarsi nel mercato dei VMS in modo più efficace e assicurarsi una soluzione che non solo si adatti ai loro requisiti di prezzo, ma che offra anche un valore a lungo termine e prestazioni ottimali.

 

💡 La facilità d'uso è il criterio più importante che contribuisce alla soddisfazione del VMS, secondo i responsabili dell'istruzione.

 

Quali sono i potenziali costi nascosti a cui puoi andare incontro

Quando si acquista un VMS, è fondamentale essere consapevoli dei potenziali costi nascosti che potrebbero incidere sul budget:

1. Alcuni fornitori di VMS possono addebitare costi aggiuntivi in base alla quantità di dati archiviati nel loro sistema, causando potenzialmente spese inaspettate.

2. Sovraccarichi di larghezza di banda: Un uso elevato dei video può comportare un aumento del consumo di larghezza di banda, con costi aggiuntivi che potrebbero non essere immediatamente visibili.

3. Funzioni aggiuntive: Alcune funzioni avanzate, come l'analisi video o la sottotitolazione automatica, possono comportare costi aggiuntivi rispetto al pacchetto VMS di base.

Esaminando attentamente la struttura dei prezzi e i termini del contratto, gli istituti scolastici possono evitare spiacevoli sorprese e prendere una decisione ben informata quando investono in un VMS.

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A cosa dare la priorità quando si acquista (e cosa succede se non lo fai)

Quando si tratta di scegliere il VMS giusto per il tuo istituto scolastico, dare priorità ai seguenti fattori chiave può fare la differenza nelle tue iniziative di apprendimento e sviluppo:

1. Integrazioni: Assicurati che il VMS che sceglierai si integri perfettamente con le tue attuali tecnologie di comunicazione, come i sistemi di videoconferenza come Zoom e i sistemi di gestione dell'apprendimento (LMS). Questa integrazione consente un flusso fluido di contenuti, rendendo facile il caricamento e l'accesso a tutte le comunicazioni attraverso il sistema video. Questo processo semplificato migliora la collaborazione e l'efficienza dei tuoi programmi di formazione.

Impatto potenziale: Se le funzionalità di integrazione non vengono considerate prioritarie al momento dell'acquisto di un VMS, gli istituti scolastici possono trovarsi di fronte a canali di comunicazione disarticolati. La gestione dei contenuti diventa difficile, ostacolando la collaborazione e l'efficienza dei programmi di formazione. L'assenza di una perfetta integrazione può portare a processi manuali ridondanti, facendo perdere tempo prezioso e ostacolando il pieno potenziale dell'apprendimento basato sui video.

2. Caratteristiche: guarda oltre le capacità di archiviazione video di base; cerca un VMS che offra una gamma di funzionalità per migliorare il coinvolgimento e l'accessibilità degli utenti. Queste funzionalità possono includere l'analisi video, che consente di raccogliere informazioni preziose sul comportamento e sulle prestazioni degli spettatori. Inoltre, le funzionalità di ricerca all'interno della libreria video e dei singoli video consentono agli studenti di trovare contenuti specifici in modo efficiente. Funzionalità come lo streaming video in diretta, i quiz in-video e i sottotitoli automatici arricchiscono ulteriormente l'esperienza di apprendimento e soddisfano le diverse esigenze di apprendimento.

Impatto potenziale: Trascurare di dare la priorità a funzioni robuste può portare a un'esperienza di apprendimento poco soddisfacente. Senza analisi video e funzionalità di ricerca, le istituzioni si perdono preziose informazioni sul comportamento degli studenti e ostacolano la scoperta efficiente dei contenuti. L'assenza di funzioni coinvolgenti come i quiz in video e le didascalie automatiche può portare a una riduzione del coinvolgimento degli studenti e limitare l'inclusività dell'ambiente di apprendimento.

3. Esperienza utente: Sia i creatori di contenuti che i dipendenti devono avere un'esperienza intuitiva e facile da usare con il VMS. I creatori di contenuti dovrebbero trovare facile visualizzare, caricare, catturare e gestire i contenuti video senza alcuno sforzo. D'altra parte, i dipendenti dovrebbero beneficiare di funzioni come i quiz video, i contenuti ricercabili e l'ampia compatibilità con i dispositivi e i formati di file. Un'esperienza utente positiva migliora il coinvolgimento e promuove una cultura di apprendimento continuo.

Impatto potenziale: Trascurare l'esperienza dell'utente può causare frustrazione sia tra i docenti che tra gli studenti. Le interfacce complicate limitano la creazione e la gestione dei contenuti, portando a materiali didattici non all'altezza. Senza funzioni di facile utilizzo come i video quiz e l'ampia compatibilità con i dispositivi, la soddisfazione e la motivazione dei discenti potrebbero risentirne, ostacolando l'intero percorso di apprendimento.

4. Scalabilità: Con la crescita della tua istituzione, crescono anche le tue esigenze di formazione e sviluppo. Scegli un VMS facilmente scalabile, che ti permetta di espandere facilmente i tuoi programmi di apprendimento in base alla domanda. L'utilizzo di video asincroni può essere particolarmente efficace per scalare le tue iniziative, offrire ai dipendenti una maggiore flessibilità nel loro percorso di apprendimento e ottenere risultati migliori.

Impatto potenziale: Un VMS privo di scalabilità può soffocare la crescita istituzionale. Con l'espandersi delle esigenze di formazione e sviluppo, le istituzioni potrebbero incontrare dei limiti nell'accogliere basi di utenti più ampie e nell'aumentare le librerie di contenuti. Senza un VMS scalabile, la crescita futura viene ostacolata, rendendo potenzialmente necessari cambiamenti di sistema costosi e dispendiosi.

5. Reputazione aziendale: La fiducia è fondamentale nella scelta di un fornitore di VMS.  Consultando i siti G2, Gartner e Aragon troverai recensioni affidabili che ti aiuteranno a scoprire un'azienda con una solida reputazione, supportata da recensioni positive dei clienti e da un'esperienza di affidabilità e innovazione. Opta per un marchio affidabile che viene già utilizzato dalle migliori aziende di tutto il mondo, assicurandoti di collaborare con un fornitore di VMS affidabile e affermato.

Impatto potenziale: Scegliere un fornitore di VMS senza considerare la sua reputazione può portare a un servizio e a un'assistenza non all'altezza. Un servizio clienti scadente e l'inaffidabilità possono causare frustrazione e ostacolare la capacità dell'istituto di utilizzare efficacemente il VMS. L'allineamento con un fornitore rinomato e affermato garantisce una partnership più fluida e affidabile, infondendo fiducia nell'investimento nel VMS.

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Lea-Ann Turner, Manager, Eccellenza accademica e professionale, Mid-State Technical College

Ricorda che investire del tempo per valutare e dare priorità a questi fattori nella scelta di un VMS ti ripagherà nel lungo periodo. Scegliendo un sistema che si integri perfettamente, che offra funzionalità avanzate, che dia priorità all'esperienza dell'utente, che consenta la scalabilità e che vanti una solida reputazione, il tuo istituto scolastico potrà abbracciare con fiducia l'apprendimento e lo sviluppo basato sui video, ottenendo risultati eccezionali.

La lista di controllo in 7 fasi per l'acquisto di un VMS di cui hai bisogno

Naviga nel mondo dei prezzi dei VMS come un professionista e scopri la soluzione perfetta per le esigenze del tuo istituto. Massimizza il tuo investimento e offri esperienze educative accattivanti con facilità.

1. Prezzi trasparenti: Cerca fornitori di VMS con strutture di prezzo trasparenti e ripartizioni complete per evitare costi nascosti e sorprese di budget.

2. Verifica della compatibilità: Valuta la compatibilità con i sistemi e gli strumenti esistenti per garantire un'integrazione perfetta senza modifiche costose e senza il blocco dei fornitori.

3. Interfaccia facile da usare: Privilegia un VMS con interfacce intuitive e che offra una formazione completa per ottenere alti tassi di adozione da parte degli utenti.

4. La scalabilità conta: Investi in un VMS scalabile che cresca con le esigenze della tua istituzione mentre cerchi di raggiungere una nuova coorte di studenti, sia all'interno che all'esterno del campus, eliminando la necessità di costose sostituzioni del sistema.

5. Esplorazione delle funzionalità: Approfondisci le funzioni disponibili, come l'analisi dei video, i quiz video, la ricerca nei video e le didascalie automatiche, per migliorare l'esperienza di apprendimento.

6. Supporto e assistenza: Cerca fornitori di VMS che offrano un supporto clienti e un'assistenza tecnica affidabili per un'implementazione senza problemi.

7. Libertà di integrazione: Scegli un VMS che si integri perfettamente con strumenti essenziali come LMS e piattaforme di videoconferenza per ottimizzare i flussi di lavoro.

Seguendo questa breve lista di controllo, potrai intraprendere un viaggio per trovare il VMS perfetto che si allinei alle esigenze della tua istituzione, ottimizzi l'apprendimento video e offra esperienze educative eccezionali per tutti.

 

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