Man mano che le università ampliano le loro librerie di video didattici, l'igiene dei contenuti - nascondere, archiviare o cancellare lezioni, riunioni e altri contenuti video obsoleti - è diventata una best practice per gli istituti di istruzione superiore. 

Probabilmente conoscete bene perché l'igiene dei contenuti è essenziale per un ecosistema di apprendimento sano: I video superflui appesantiscono il vostro LMS e il sistema di gestione video con contenuti obsoleti che ostacolano l'esperienza degli studenti, espongono la vostra istituzione a rischi legali e ostacolano il vostro budget, dato che il costo dello storage su cloud continua ad aumentare. Lo sviluppo di una politica di conservazione dei contenuti video ragionevole consente di eliminare questo bagaglio in eccesso, ridurre i costi e supportare esperienze e risultati di apprendimento migliori.

Come si inizia?

Per migliorare l'igiene dei contenuti della vostra istituzione non è necessario archiviare o cancellare manualmente migliaia di file: esistono programmi automatici che possono occuparsene. Ciò che richiede è l'implementazione strategica di una politica ponderata. La cancellazione può sembrare spaventosa e i membri della facoltà abituati allo status quo potrebbero esitare ad accettare. Tuttavia, coinvolgendo le parti interessate nella conversazione, tenendo conto delle loro considerazioni e comunicando il valore dell'igiene dei contenuti in tutta l'istituzione, è possibile sviluppare una politica solida che serva efficacemente l'intera comunità educativa. 

1. Identificare, ascoltare ed educare le principali parti interessate.

Lo sviluppo di una politica efficace di conservazione dei contenuti è un processo collaborativo. Per un'implementazione di successo, tecnologi e amministratori devono ottenere il consenso dei principali stakeholder sui meriti del piano, soprattutto quando si opera all'interno della complessa burocrazia di molti istituti di istruzione superiore. Dire semplicemente: "Archiviamo o cancelliamo i vecchi contenuti", causerà panico e resistenza. La comunicazione è la chiave per ottenere il sostegno dei dirigenti e dei docenti.

Innanzitutto, identificate quali sono gli stakeholder che hanno un impatto sulla conservazione dei contenuti nella vostra istituzione. Tra questi potrebbero esserci il team di leadership, l'IT, la sicurezza e le politiche, l'ufficio di registrazione e i gruppi di governance dell'università e della facoltà.

Poi, spiegate chiaramente gli obiettivi della vostra iniziativa di igiene dei contenuti, quali problemi risolverà e in che modo porterà benefici all'università. Fornite dati a sostegno delle vostre idee. Ad esempio, i membri della facoltà potrebbero trovare conforto emotivo nella "rete di sicurezza" di avere accesso a tutti i contenuti video legacy. Condividendo i dati che dimostrano quanto raramente le persone accedono a tali contenuti e i costi legali e finanziari per l'università, si può iniziare a cambiare mentalità. Presentare alle parti interessate una narrazione facilmente digeribile, che possano discutere tra loro, aiuterà a portare l'opinione pubblica dalla vostra parte. 

Infine, aprite la porta al feedback e al dialogo. Questa è un'opportunità per comprendere le sfide e le preoccupazioni dei vostri interlocutori in merito alla gestione dei contenuti e incorporare nel vostro piano i modi per affrontarle.

2. Sviluppare una strategia di conservazione dei contenuti che dia potere a tutte le parti interessate.

Una nuova politica di conservazione dei contenuti non dovrebbe produrre vincitori e vinti: tutti nell'università dovrebbero beneficiare del cambiamento. La strategia di conservazione dei contenuti e il piano di implementazione non solo devono soddisfare le esigenze di tutti gli stakeholder, ma anche dare loro la possibilità di gestire elementi dell'esperienza di gestione dei contenuti.

Un modo per dare agli stakeholder un maggiore controllo è rappresentato dagli strumenti di conservazione dei contenuti. Nascondere, archiviare o eliminare manualmente i singoli file è impossibile da scalare, il che significa che dovrete utilizzare uno strumento di conservazione per gestire in blocco i vostri contenuti. Molti di questi strumenti sono flessibili e consentono di impostare politiche di archiviazione ed eliminazione distinte per i diversi reparti e di adattarsi a circostanze uniche. Sebbene questa flessibilità sia certamente una virtù, non si deve pensare che i modelli siano troppo complessi. L'obiettivo è quello di dare alle persone spazio di manovra senza intrappolarle in un labirinto di politiche confuse. La soluzione giusta sarà diversa per ogni istituzione. 

È inoltre necessario che gli amministratori, i professori e gli studenti abbiano un modo semplice per nascondere o archiviare i materiali che non vogliono che vengano cancellati. A nessuno piace avere la sensazione di aver perso il controllo sul proprio lavoro. Creando cartelle di archiviazione che non rientrano nei criteri di cancellazione, darete a tutti un posto sicuro dove riporre i contenuti che sono sicuri di voler proteggere. 

3. Preparare docenti, amministratori e studenti ai cambiamenti imminenti.

Una volta ottenuta l'autorizzazione a implementare una nuova politica, assicuratevi che tutti i membri dell'università siano pronti al cambiamento. Sorprendere i docenti con l'eliminazione inaspettata di vecchio materiale potrebbe causare confusione e risentimento. Affrontando la questione con tatto e chiarezza, potrete preparare l'intera organizzazione a una transizione senza intoppi. 

Creare un piano di comunicazione che si rivolga a tutte le parti interessate dai cambiamenti imminenti, oltre che al corpo studentesco. Questo piano potrebbe includere newsletter dettagliate che spieghino esattamente cosa sarà archiviato o cancellato, l'aggiunta della nuova politica ai materiali di formazione e la creazione di banner sull'LMS, sul sistema di gestione video e su altri strumenti dell'ecosistema educativo nelle settimane precedenti il cambiamento. Questa campagna completa garantirà che tutti siano ben preparati e possano modificare i loro flussi di lavoro se necessario. 

4. Implementare le nuove politiche in modo strategico e fornire un supporto continuo

Le università sono istituzioni complesse e dovete lanciare la nuova politica in modo da ridurre al minimo i problemi per tutti i soggetti coinvolti. L'attenzione ai dettagli è necessaria per mantenere la nuova politica allineata con le altre norme e regolamenti. È probabile che la vostra università abbia politiche interne relative all'archiviazione dei dati e alla proprietà intellettuale, tutte da rivedere prima che qualsiasi modifica entri in vigore. Un'altra questione da considerare è la tempistica: un lancio iniziale potrebbe risultare meno problematico se avviene durante le vacanze o il periodo tra i semestri, ad esempio. 

La comunicazione non si esaurisce nemmeno dopo il lancio. Fornite assistenza durante il percorso, mentre gli stakeholder si abituano al nuovo modo di gestire i contenuti. Condividete gli aggiornamenti in tutta l'istituzione con cadenza trimestrale o semestrale per dimostrare i progressi e il valore della nuova politica e risolvere i problemi di coloro che si stanno ancora abituando.

Igiene dei contenuti: Supportare migliori esperienze di insegnamento e apprendimento 

Con il giusto approccio, una politica di conservazione dei contenuti non solo rafforzerà la vostra biblioteca di video apprendimento, ma responsabilizzerà i vostri docenti e studenti, creando una comprensione unificata delle migliori pratiche di igiene dei contenuti che contribuiscono a migliorare l'insegnamento e l'apprendimento in tutta la vostra istituzione. 

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