Con l'espansione delle librerie di video didattici universitarie, la "pulizia dei contenuti" – ovvero l'occultamento, l'archiviazione o la cancellazione di lezioni, riunioni e altri contenuti video obsoleti – è diventata una prassi consolidata per gli istituti di istruzione superiore. 

Probabilmente sapete già perché la cura dei contenuti è fondamentale per un ecosistema di apprendimento sano : i video superflui appesantiscono il vostro LMS e il sistema di gestione video con contenuti obsoleti che ostacolano l'esperienza degli studenti, espongono l'istituto a rischi legali e limitano il budget, dato che il costo dell'archiviazione cloud continua ad aumentare. Sviluppare una politica di conservazione dei contenuti video efficace consente di eliminare questo materiale superfluo, ridurre i costi e favorire un'esperienza di apprendimento e risultati migliori.

Quindi, come si inizia?

Migliorare la gestione dei contenuti del vostro istituto non richiede l'archiviazione manuale o la cancellazione di migliaia di file: esistono programmi automatizzati che possono occuparsene al posto vostro. Ciò che invece richiede è l'implementazione strategica di una politica ben ponderata. La cancellazione può spaventare e i docenti abituati allo status quo potrebbero esitare ad aderire. Tuttavia, coinvolgendo le parti interessate, tenendo conto delle loro opinioni e comunicando l'importanza di una corretta gestione dei contenuti a tutto l'istituto, è possibile sviluppare una politica solida che serva efficacemente l'intera comunità accademica. 

1. Identificare, ascoltare e formare le parti interessate chiave

Lo sviluppo di una politica efficace di conservazione dei contenuti è un processo collaborativo. Per una corretta implementazione, i tecnologi e gli amministratori devono ottenere il consenso delle principali parti interessate sui meriti del piano, soprattutto quando si opera all'interno della complessa burocrazia di molti istituti di istruzione superiore. Affermare semplicemente "Archivieremo o elimineremo i contenuti obsoleti" genererà panico e resistenza. La comunicazione è fondamentale per ottenere il supporto dei dirigenti e del corpo docente.

Innanzitutto, individuate i soggetti interessati che influiscono sulla conservazione dei contenuti presso la vostra istituzione. Tra questi potrebbero esserci il team dirigenziale, il reparto IT, la sicurezza e le politiche, la segreteria studenti e gli organi di governo dell'università e della facoltà, tra gli altri.

Successivamente, spiegate chiaramente gli obiettivi della vostra iniziativa di "igiene dei contenuti", quali problemi risolverà e quali benefici apporterà all'università. Presentatevi con dati a supporto delle vostre idee. Ad esempio, i docenti potrebbero trovare conforto nella "rete di sicurezza" rappresentata dall'accesso a tutti i contenuti video preesistenti. Condividendo dati che dimostrano la scarsa frequenza di accesso a tali contenuti e i costi legali e finanziari per l'università, potrete iniziare a cambiare la mentalità. Presentare agli stakeholder una narrazione facilmente comprensibile e di facile discussione contribuirà a ottenere il sostegno dell'opinione pubblica. 

Infine, aprite la discussione e date spazio al feedback. Questa è un'opportunità per comprendere le difficoltà e le preoccupazioni dei vostri stakeholder in merito alla gestione dei contenuti e per integrare nel vostro piano delle soluzioni.

2. Sviluppare una strategia di conservazione dei contenuti che responsabilizzi tutte le parti interessate

Una nuova politica di conservazione dei contenuti non dovrebbe creare vincitori e vinti: tutti all'interno dell'università dovrebbero trarre beneficio dal cambiamento. La strategia di conservazione dei contenuti e il relativo piano di implementazione non solo dovrebbero soddisfare le esigenze di tutte le parti interessate, ma anche conferire loro maggiore autonomia nella gestione dei contenuti.

Un modo per dare maggiore controllo agli stakeholder è attraverso strumenti di conservazione dei contenuti. Nascondere, archiviare o eliminare manualmente i singoli file è impossibile da gestire su larga scala, il che significa che sarà necessario utilizzare uno strumento di conservazione per gestire i contenuti in blocco. Molti di questi strumenti sono flessibili e consentono di impostare politiche di archiviazione ed eliminazione distinte per i diversi reparti e di adattarsi a circostanze specifiche. Sebbene questa flessibilità sia certamente un vantaggio, è importante evitare modelli troppo complessi. L'obiettivo è dare alle persone la possibilità di agire senza intrappolarle in un labirinto di politiche confuse. La soluzione ideale sarà diversa per ogni istituzione. 

È inoltre fondamentale che amministratori, professori e studenti abbiano un modo semplice per nascondere o archiviare i materiali che non desiderano vengano eliminati. A nessuno piace perdere il controllo sul proprio lavoro. Creando cartelle di archivio che non sono soggette alla politica di eliminazione, si offre a tutti un luogo sicuro dove conservare i contenuti che desiderano proteggere. 

3. Preparare docenti, personale amministrativo e studenti ai cambiamenti imminenti

Una volta ottenuta l'autorizzazione ad implementare una nuova politica, assicuratevi che tutti nell'università siano pronti al cambiamento. Eliminare improvvisamente materiale obsoleto potrebbe generare confusione e risentimento tra i docenti. Affrontando la questione con tatto e chiarezza, potrete preparare l'intera organizzazione a una transizione senza intoppi. 

Crea un piano di comunicazione che si rivolga a tutti i soggetti interessati dai prossimi cambiamenti, nonché alla tua popolazione studentesca. Questo piano potrebbe includere newsletter dettagliate che spieghino esattamente cosa verrà archiviato o eliminato, l'inserimento della nuova politica nei materiali di formazione e la creazione di banner sulla tua piattaforma LMS, sul sistema di gestione video e su altri strumenti dell'ecosistema educativo nelle settimane precedenti al cambiamento. Questa campagna completa garantirà che tutti siano ben preparati e possano modificare i propri flussi di lavoro di conseguenza. 

4. Implementare le nuove politiche in modo strategico e fornire un supporto continuo

Le università sono istituzioni complesse ed è necessario introdurre una nuova politica in modo da ridurre al minimo i disagi per tutti i soggetti coinvolti. È fondamentale prestare attenzione ai dettagli per garantire che la nuova politica sia in linea con le altre norme e regolamenti. La vostra università probabilmente dispone di politiche interne relative all'archiviazione dei dati e alla proprietà intellettuale, che devono essere tutte esaminate prima che qualsiasi modifica entri in vigore. Anche la tempistica è un fattore da considerare: un'introduzione iniziale potrebbe rivelarsi meno problematica se avviene, ad esempio, durante un periodo di vacanza o tra un semestre e l'altro. 

La comunicazione non si conclude con il lancio. Fornite supporto lungo tutto il percorso, aiutando gli stakeholder ad abituarsi al nuovo modo di gestire i contenuti. Condividete aggiornamenti con tutta l'istituzione con cadenza trimestrale o semestrale per dimostrare i progressi e il valore della nuova politica e per risolvere eventuali problemi per coloro che si stanno ancora familiarizzando con il sistema.

Igiene dei contenuti: a supporto di migliori esperienze di insegnamento e apprendimento. 

Con l'approccio giusto, una politica di conservazione dei contenuti non solo rafforzerà la vostra libreria di video didattici, ma responsabilizzerà anche docenti e studenti, creando una comprensione condivisa delle migliori pratiche di gestione dei contenuti che contribuiscono a migliorare le esperienze di insegnamento e apprendimento in tutta l'istituzione. 

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