A medida que las universidades amplían sus bibliotecas de aprendizaje en vídeo, la higiene del contenido —ocultar, archivar o eliminar conferencias, reuniones y otros contenidos de vídeo obsoletos— se ha convertido en una buena práctica para las instituciones de educación superior. 

Seguramente ya sabes por qué la higiene de contenido es esencial para un ecosistema de aprendizaje saludable : los videos superfluos sobrecargan tu LMS y sistema de gestión de video con contenido obsoleto que perjudica la experiencia del estudiante, expone a tu institución a riesgos legales y limita tu presupuesto a medida que aumenta el costo del almacenamiento en la nube. Desarrollar una política sensata de retención de contenido de video te permite eliminar este exceso, reducir costos y fomentar una mejor experiencia y mejores resultados de aprendizaje.

¿Cómo se empieza?

Mejorar la higiene de contenidos de su institución no requiere archivar ni eliminar manualmente miles de archivos; existen programas automatizados que pueden encargarse de ello. Lo que sí requiere es la implementación estratégica de una política bien pensada. La eliminación puede sonar intimidante, y los docentes acostumbrados al statu quo podrían mostrarse reacios a participar. Sin embargo, al involucrar a las partes interesadas, tener en cuenta sus consideraciones y comunicar el valor de la higiene de contenidos en toda la institución, se puede desarrollar una política sólida que beneficie eficazmente a toda la comunidad educativa. 

1. Identificar, escuchar y educar a las partes interesadas clave.

Desarrollar una política eficaz de retención de contenido es un proceso colaborativo. Para una implementación exitosa, los tecnólogos y administradores deben obtener el respaldo de las partes interesadas clave sobre las ventajas del plan, especialmente al operar dentro de la compleja burocracia de muchas instituciones de educación superior. Simplemente decir: «Vamos a archivar o eliminar contenido antiguo», provocará pánico y resistencia. La comunicación es fundamental para obtener el apoyo de la dirección y el profesorado.

En primer lugar, identifique qué partes interesadas influyen en la retención de contenido en su institución. Esto podría incluir a su equipo directivo, el departamento de TI, seguridad y políticas, la secretaría académica y los grupos de gobierno universitario y docente, entre otros.

A continuación, explique claramente los objetivos de su iniciativa de gestión de contenido, qué problemas resolverá y cómo beneficiará a la universidad. Presente datos que respalden sus ideas. Por ejemplo, el profesorado podría sentirse más tranquilo al tener acceso a todo el contenido de vídeo antiguo. Al compartir datos que demuestren la poca frecuencia con la que se accede a dicho contenido y los costes legales y financieros para la universidad, podrá empezar a cambiar la mentalidad. Presentar a las partes interesadas una narrativa fácil de comprender que puedan debatir entre sí contribuirá a que la opinión pública se ponga de su lado. 

Por último, abre un espacio para recibir comentarios y dialogar. Esta es una oportunidad para comprender los desafíos y las inquietudes de tus partes interesadas en relación con la gestión de contenidos e incorporar soluciones en tu plan.

2. Desarrollar una estrategia de retención de contenido que empodere a todas las partes interesadas.

Una nueva política de retención de contenido no debería generar ganadores ni perdedores; todos en la universidad deberían beneficiarse del cambio. Su estrategia de retención de contenido y su plan de implementación no solo deben satisfacer las necesidades de todos los interesados, sino también empoderarlos y brindarles autonomía sobre ciertos aspectos de la gestión de contenido.

Una forma de brindar mayor control a las partes interesadas es mediante herramientas de retención de contenido. Ocultar, archivar o eliminar manualmente archivos individuales es imposible de escalar, lo que implica el uso de una herramienta de retención para gestionar el contenido de forma masiva. Muchas de estas herramientas son flexibles, lo que permite establecer políticas de archivado y eliminación específicas para cada departamento y adaptarse a circunstancias particulares. Si bien esta flexibilidad es sin duda una ventaja, es importante evitar que los modelos sean demasiado complejos. El objetivo es brindar a las personas margen de maniobra sin que se vean atrapadas en un laberinto de políticas confusas. La solución adecuada variará según cada institución. 

También es necesario que los administradores, profesores y estudiantes tengan una forma sencilla de ocultar o archivar los materiales que no desean que se eliminen. A nadie le gusta sentir que ha perdido el control sobre su trabajo. Al crear carpetas de archivo que queden fuera de la política de eliminación, les brindará a todos un lugar seguro para guardar el contenido que desean proteger. 

3. Preparar al profesorado, al personal administrativo y a los estudiantes para los próximos cambios.

Una vez que hayas recibido autorización para implementar una nueva política, asegúrate de que todos en tu universidad estén preparados para el cambio. Sorprender al profesorado con la eliminación inesperada de material antiguo podría generar confusión y resentimiento. Al abordar el tema con tacto y claridad, puedes preparar a toda la organización para una transición sin contratiempos. 

Crea un plan de comunicación dirigido a todas las partes interesadas afectadas por los próximos cambios, así como a tu alumnado. Este plan podría incluir boletines informativos detallados que expliquen con precisión qué se archivará o eliminará, la incorporación de la nueva política a los materiales de capacitación y la creación de banners en tu plataforma de gestión del aprendizaje (LMS), sistema de gestión de videos y otras herramientas del ecosistema educativo en las semanas previas al cambio. Esta campaña integral garantizará que todos estén bien preparados y puedan adaptar sus flujos de trabajo según sea necesario. 

4. Implementar nuevas políticas de forma estratégica y brindar apoyo continuo.

Las universidades son instituciones complejas, y es necesario implementar la nueva política de manera que se minimicen las molestias para todos los involucrados. Es fundamental prestar atención a los detalles para que la nueva política se ajuste a las demás normas y reglamentos. Es probable que su universidad cuente con políticas internas sobre almacenamiento de datos y propiedad intelectual, las cuales deben revisarse antes de que cualquier cambio entre en vigor. El momento de la implementación es otro aspecto importante: un lanzamiento inicial podría resultar menos problemático si coincide con un periodo vacacional o entre semestres, por ejemplo. 

La comunicación no termina con el lanzamiento. Brinde apoyo durante todo el proceso a medida que las partes interesadas se familiarizan con la nueva forma de gestionar el contenido. Comparta actualizaciones en toda la institución trimestral o semestralmente para demostrar el progreso y el valor de su nueva política y resolver los problemas de quienes aún se están adaptando.

Higiene del contenido: Apoyando mejores experiencias de enseñanza y aprendizaje. 

Con el enfoque adecuado, una política de retención de contenido no solo fortalecerá su biblioteca de aprendizaje en vídeo, sino que también empoderará a su profesorado y alumnado, creando una comprensión unificada de las mejores prácticas de higiene de contenido que contribuyen a mejores experiencias de enseñanza y aprendizaje en toda su institución. 

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