近年、従業員のオンボーディングという概念そのものが大きく変化してきた。

「オンボーディング」といえば、人事部との2時間の面談で書類を何枚も記入し、その後、採用担当マネージャーとコーヒーを飲み、最後にデスクと職務内容の一覧を渡されるだけだった時代は、もはや過去のものとなりました。最近では、 オンボーディングのベストプラクティス より包括的で長期的なアプローチをとる。

米国人事管理協会（SHRM）によると、従業員のオンボーディング（組織的社会化とも呼ばれる）とは、「新入社員が新しい職務における社会的側面や業務面への適応を迅速かつ円滑に行えるよう支援し、組織内で効果的に機能するために必要な姿勢、知識、スキル、行動を習得させるプロセス」である。

要するに、新入社員のオンボーディングとは、新入社員が順調なスタートを切れるよう支援する一連のプロセスを指します。

今日、最も成功しているオンボーディング・プロセスは、人が最も効果的に学習できる方法で情報を提供しています。つまり、新しい教材を時間をかけて少しずつ導入し、重要な概念を繰り返すことで、新入社員が必要な知識を完全に習得し、その情報を定着させられるようにしています。

これらの要素が、いかにして効果的で管理しやすい新入社員のオンボーディングプロセスにつながるかは、組織ごとに異なります。しかし、世界中の何百もの組織が動画を活用して知識を共有できるよう支援してきた経験から、顧客が効果的な動画を活用したオンボーディングプロセスを計画・実行するために用いてきた7つの主要なステップを特定しました。

動画を活用したオンボーディングプロセスを設計するための7つの重要なステップ

1. すべての新入社員を対象とした、オンボーディング研修の主要な一連の活動を特定する

組織がどのような方法で新入社員の研修を行うにせよ、研修プロセスを設計する際の第一歩は、新入社員にどのような研修が必要かを特定することです。

2. 主要なオンボーディング活動のうち、オンデマンドの動画研修で補完できるものを特定する

文化的な理解から技術スキルの研修に至るまで、動画を活用してオンボーディングプロセスを拡大・支援する方法は数多くあります。まずは何から始めればよいかアイデアをお探しですか？簡単に作成できる、人気の高い5つのオンボーディング動画のタイプをご紹介します。

3. 新入社員の入社後60日または90日間の週次オリエンテーションスケジュールを策定する

特に初期段階では、オンボーディングの要件を厳格な日次スケジュールではなく、週単位の目標として設定することで、スケジュールをある程度柔軟に保つようにしましょう。これにより、新入社員は新しい職務の負担とオンボーディングを両立しやすくなり、自分のペースで研修資料を確認できるようになります。 もちろん、研修スケジュールを完了するのにかかる時間は組織によって異なりますが、専門家の見解によれば、オンボーディング活動を入社後1～2か月にわたって分散させることで、従業員の定着率が大幅に向上するとされています。そのため、そのような計画を立てることをお勧めします。

4. 役職、部署、および勤務地ごとに、上記の手順を繰り返します

優れたオンボーディングプロセスが他と一線を画すのは、まさにこの点です。全従業員に必要なオンボーディング業務を整理したら、特定の役職、部署、または拠点向けに有益な追加リソースを洗い出し、それに応じてオンボーディングプロセスをカスタマイズし始めましょう。 企業には、まず特定の役職（例：営業やカスタマーサポートの職務に特化した研修）や拠点（例：ダラス地域向けのローカル戦略、あるいは英国の店舗に影響を与える地域規制など）に注力することをお勧めします。その後、この基盤を土台として、最終的にはすべての役職と拠点を対象に拡大していくのです。

5. そのプロセスを文書化し、他の部署と共有して、彼らがコンテンツを追加できるようにする

この最もシンプルなステップこそが最も重要であり、多くの場合、最も効果的です。オンボーディングマップを各部門と共有することで、マップにさらに有益な 部門横断的な研修活動を追加する機会が得られます。また、マップを共有することは、組織全体が新しいプログラムに賛同するよう促すことにもつながります。

6. 自動送信メッセージを活用して、オンボーディング体験を統一する

社内広報チームや社内メール運用チームと連携し、新入社員に対してオンボーディング動画を予定通りに配信するための自動メール「ドリップキャンペーン」を作成しましょう。 多くの企業向けメールシステムでは、この作業を簡単に行うことができます。動画へのリンクを記載した一連のメールを作成し、新入社員への送信間隔を設定するだけです。プロセスを設定すれば、各新入社員はスケジュール通りに自動的にメールを受け取ることができ、全員が統一されたオンボーディング体験を得られるようになります。

7. 動画分析を活用して視聴状況を把握する

マップの作成と連絡体制の整備が完了したら、システムが想定通りに機能しているかを確認してください。エンタープライズ向け動画プラットフォームを利用すれば、組織全体の視聴傾向を把握できるほか、各従業員が特定の動画をいつ、どのくらいの頻度で視聴したか、また動画を最後まで視聴したか途中で止めたかといった詳細も確認できます。こうした情報は、個々のチームメンバーの成果やコンプライアンス状況を評価する上で極めて有用であるだけでなく、研修プロセスの効果を測定するためにも活用できます。

 

 

 

動画を活用して、新入社員のオンボーディング体験を向上させましょう

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