최근 인터뷰에서 최근 인터뷰에서 Amazon CEO Jeff Bezos는 외부인에게는 '이상하게' 보일 수 있는 회의 방식에 대해 설명했습니다. "Amazon 내부에서는 파워포인트를 사용하지 않습니다."라고 그는 말했습니다. "외부에서 새로운 임원을 채용할 때 '이런 회의 문화는 지금까지 경험한 것 중 가장 이상한 회의 문화입니다'라고 경고합니다."

Amazon의 팀원들은 제안할 아이디어가 있을 때마다 다른 조직에서 흔히 볼 수 있는 파워포인트 프레젠테이션을 만들지 않습니다. 대신 4~6페이지 분량의 메모 형식으로 프레젠테이션을 구성하는데, 회사에서는 이를 "내러티브"라고 부릅니다.

이는 베조스가 2004년부터 시행해 온 관행으로, 당시 베조스가 고위 팀원들에게 글머리 기호를 금지하는 이유를 설명하는 이메일을 보냈던 것이 시초입니다. 이메일 내용은 다음과 같습니다:

"왜"라는 이유를 설명하는 데 조금 더 도움이 됩니다.

우리가 추구하는 것은 단순한 텍스트가 아니라 잘 구조화된 내러티브 텍스트입니다. 만약 누군가가 글머리 기호 목록을 Word로 작성한다면 그것은 파워포인트만큼이나 형편없을 것입니다.

4페이지짜리 메모를 쓰는 것이 20페이지짜리 파워포인트를 '작성'하는 것보다 어려운 이유는 좋은 메모의 내러티브 구조가 무엇이 더 중요하고 어떻게 연관되어 있는지를 더 잘 생각하고 더 잘 이해하도록 만들기 때문입니다.

파워포인트 스타일의 프레젠테이션은 어떻게든 아이디어를 덮어버리고, 상대적 중요도를 평평하게 만들고, 아이디어의 내적 연결성을 무시할 수 있는 권한을 부여합니다."

훌륭한 메모를 작성하는 데는 많은 시간이 걸리기 때문에 베조스는 모든 사람이 메모를 읽을 수 있는 완벽한 방법, 즉 공동 읽기를 구현했습니다.

"우리는 회의실에서 책을 읽습니다. [그렇지 않으면 고등학생들처럼 임원들은 마치 메모를 다 읽은 것처럼 허세를 부리며 회의에 임합니다."라고 그는 말합니다. 메모를 공유하는 회의에서는 처음 20~30분 동안은 메모를 읽는 데 시간을 할애합니다. 그 후에는 발표자가 나머지 팀원들로부터 질문을 받습니다.

아마존이 아닌 다른 곳에서도 작동할까요?

Amazon의 회의는 약간 독특하지만 기본 구조와 목표는 그렇지 않습니다. Amazon 회의의 형식은 일반적으로 다음과 같이 표현할 수 있습니다. 플립형 회의. 교육 분야의 플립형 강의실 모델에서 영감을 얻은 플립형 회의에서는 참석자에게 실제 예정된 회의 전에 검토할 수 있는 관련 프레젠테이션 자료가 제공되므로 직접 대면하여 질문하고 정보를 바탕으로 토론할 수 있는 시간을 확보할 수 있습니다.

플립형 미팅은 어떻게 구현하든 기존의 프레젠테이션 기반 미팅에서 발생할 수 있는 몇 가지 일반적인 문제를 해결하기 위해 고안되었습니다. 우리 모두는 질문이나 대화 시간이 몇 분밖에 주어지지 않는 구조로, 아이디어는 발전되지 않고 청중은 참여하지 않는 전형적인 장황한 설명에 익숙합니다.

하지만 회의 방식 전환은 단번에 해결되는 문제가 아닙니다. 이는 상당한 시간과 리소스를 투자해야 하는 문화적 변화이며, 베조스는 더 많은 정보를 바탕으로 생산적인 팀 토론을 위해 기꺼이 희생할 의향이 있다고 여러 차례 밝힌 바 있습니다.

물론 기존의 모든 프레젠테이션 기반 회의가 내용이 부족하거나 비생산적인 것은 아닙니다. 하버드 비즈니스 리뷰(HBR)는 회의에서 프레젠테이션을 전면적으로 금지하는 것을 지지하지는 않지만, 베조스의 의견에 어느 정도 동의합니다. HBR 은 회의 중 프레젠테이션에 지나치게 의존하면 조직이 비즈니스 내에서 실질적인 변화를 촉진하는 보다 생산적인 대화를 놓칠 수 있다고 지적했습니다.

플립형 미팅을 조직에 맞게 활용하기

오늘날에도 여전히 너무 많은 회의가 빈약한 안건과 희망사항만 나열한 채 진행됩니다. 한 연구에 따르면 미국에서는 매년 370억 달러가 무의미한 회의로 낭비되고 있으며, 이 수치는 점점 더 많은 회의에 참석할수록 가속화되고 있습니다.

우리는 적절한 사람들을 참석시키고, 그들이 생산적인 토론을 하는 데 필요한 정보를 미리 알고 있기를 바랍니다. 운이 좋으면 실행 가능한 합의를 이끌어낼 수 있을 것입니다. 하지만 대부분의 경우 정보를 부분적으로만 알고 있는 참가자들이 부분적으로만 참석한 세션에서 초기 회의의 부족한 부분을 채우기 위한 일련의 다음 단계와 실행 항목만 정리할 수 있는 경우가 많습니다. 그런 다음 두 번째 회의를 예약하고 반복합니다.

미팅 플립은 회의 참석자에게 미리 정보를 제공하여 비생산적인 세션에서 낭비되는 소중한 시간을 되찾을 수 있도록 도와줍니다. 모든 회의의 생산성을 보장하고 팀이 협업하여 더 스마트하고 시기적절한 의사 결정을 내릴 수 있도록 지원합니다.

프레젠테이션이 죽었다는 뜻인가요?

회의를 시작할 때 '6페이지 분량의 자료'를 읽고 회의가 진행되는 동안 활발한 토론을 하는 것이 Amazon에는 효과적일 수 있지만, 조직에 꼭 적합한 방식은 아닐 수도 있습니다. 다행히도 플립형 회의 모델은 기업 문화에 맞게 사용자 지정할 수 있습니다.

PowerPoint를 사용하는 프레젠테이션을 포함해 잘 구성된 프레젠테이션은 여전히 새로운 아이디어를 전달할 수 있는 가치 있고 효율적인 수단이며, 일반적으로 긴 메모를 작성하는 데 걸리는 시간의 일부만 소요됩니다. 프레젠테이션을 포기할 필요는 없으며, 실제 회의보다 앞당겨서 진행하면 됩니다.

발표자는 회의 전에 평소와 마찬가지로 슬라이드를 준비하고 발표 요점을 정리할 수 있습니다. 그런 다음 노트북에 내장된 웹캠을 사용하여 회의 중에 발표할 프레젠테이션을 녹화하기만 하면 됩니다. 그런 다음 발표자는 회의 하루 정도 전에 비디오 프레젠테이션을 공유하여 참석자들이 각자의 일정에 맞춰 시청하고, 필요한 경우 되감고 반복할 수도 있으며, 대면 회의에 참석하여 토론에 참여할 준비가 완료된 상태로 참석할 수 있습니다.

판옵토로 녹화한 플립형 회의 프레젠테이션의 예를 시청하세요:

 

 

플립형 미팅은 사전에 조금 더 많은 노력이 필요하지만 세션 중에 보상을 받을 수 있습니다. 발표 자료를 미리 검토하면 참석자들이 주제에 대해 진지하게 생각할 시간을 가질 수 있습니다. 전통적인 회의는 발표자가 대부분의 발언을 함으로써 의견 충돌과 논쟁을 최소화하도록 구성되어 있습니다. 하지만 회의 초반에 이견을 제기하는 방식으로 회의를 구성하여 의견 충돌 시간을 최소화하고 집단이 합의에 도달할 수 있는 시간을 최대화해야만 진정한 진전이 이루어질 수 있습니다.

 

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이미지 출처: Joe Wolf, Flickr