Durante una recente intervista, Jeff Bezos, amministratore delegato di Amazon, ha spiegato il modo in cui tiene ancora le riunioni, che, come ha ammesso, può sembrare "strano" agli estranei. "All'interno di Amazon non si usano PowerPoint", ha detto. "Quando assumiamo un nuovo dirigente dall'esterno [lo avvertiamo]: 'Questa è la cultura delle riunioni più strana che incontrerai mai'".

Ogni volta che un membro del team di Amazon ha un'idea da proporre, non costruisce l 'ennesimo documento in PowerPoint, come avviene nella maggior parte delle altre organizzazioni. Invece, strutturano la loro proposta sotto forma di un memo di quattro-sei pagine, che l'azienda chiama "narrazione".

Si tratta di una pratica in vigore dal 2004, quando Bezos inviò un'e-mail al suo team senior per spiegare il motivo per cui stava vietando i punti elenco. Si legge:

"Un po' di più per aiutare a spiegare il "perché".

Un testo ben strutturato e narrativo è ciò che cerchiamo, piuttosto che un semplice testo. Se qualcuno costruisce un elenco di punti elenco in word, sarebbe altrettanto brutto di powerpoint.

Il motivo per cui scrivere un memo di 4 pagine è più difficile che "scrivere" un powerpoint di 20 pagine è che la struttura narrativa di un buon memo costringe a riflettere meglio e a capire meglio cosa è più importante di cosa, e come le cose sono collegate.

Le presentazioni in stile powerpoint in qualche modo autorizzano a sorvolare sulle idee, ad appiattire il senso dell'importanza relativa e a ignorare la connessione interna delle idee".

E poiché ci vuole molto tempo per creare un ottimo promemoria, Bezos ha anche implementato un metodo infallibile per assicurarsi che tutti lo leggano: la lettura in comune.

"Leggiamo nella stanza. [Altrimenti, proprio come i liceali, i dirigenti blufferanno durante la riunione come se avessero letto il memo", ha detto. Nella riunione in cui viene condiviso il memo, i primi 20-30 minuti sono dedicati alla lettura del memo. Dopodiché, il relatore risponde alle domande del resto del team.

Funzionerebbe in altri luoghi oltre ad Amazon?

Se le riunioni di Amazon sono un po' uniche, non lo sono la struttura e gli obiettivi sottostanti. Il formato delle riunioni di Amazon può essere definito più in generale come un riunione capovolta. Ispirandosi al modello della flipped classroom (classe capovolta) nel campo dell'istruzione, in una riunione capovolta i partecipanti ricevono materiali di presentazione da esaminare prima della riunione vera e propria, liberando così il tempo di presenza per le domande e la discussione informata.

Comunque sia implementata, la riunione capovolta è progettata per risolvere alcuni dei problemi comuni che possono sorgere con le riunioni tradizionali basate sulle presentazioni. Conosciamo tutti lo stereotipo delle lunghe presentazioni con idee poco sviluppate e pubblico poco coinvolto, strutturate in modo da lasciare solo pochi minuti per le domande o le conversazioni.

Ma la riunione capovolta non è una soluzione rapida. Si tratta di un cambiamento culturale che richiede un investimento significativo in termini di tempo e risorse, costi che Bezos ha dichiarato più volte di essere disposto a sacrificare in cambio di discussioni di gruppo più informate e produttive.

Naturalmente, non tutte le riunioni tradizionali basate sulle presentazioni sono prive di sostanza o improduttive. L'Harvard Business Review (HBR) non approva un divieto assoluto delle presentazioni nelle riunioni, ma è in qualche misura d'accordo con Bezos. La HBR ha notato che un'eccessiva dipendenza dalle presentazioni durante le riunioni può far perdere alle organizzazioni conversazioni più produttive che alimentano un reale cambiamento all'interno dell'azienda.

Far funzionare la riunione capovolta per la vostra organizzazione

Oggi, troppe riunioni sono ancora organizzate con poco più di un ordine del giorno scarno e un bel po' di desideri. Uno studio stima che ogni anno negli Stati Uniti si sprecano 37 miliardi di dollari in riunioni inutili, un numero che aumenta man mano che si partecipa a un numero sempre maggiore di riunioni.

Il nostro obiettivo è quello di far partecipare le persone giuste, sperando che siano in grado di fornire le informazioni necessarie per una discussione produttiva. Con un po' di fortuna, riusciremo a ottenere un consenso praticabile. Spesso, però, si assiste a sessioni parzialmente partecipate, con partecipanti parzialmente informati che riescono solo a mettere insieme una serie di passi successivi e di azioni per riempire i buchi della riunione iniziale. Poi fissiamo un secondo incontro e ripetiamo.

Il capovolgimento delle riunioni aiuta a informare in anticipo i partecipanti alle riunioni e a recuperare il tempo prezioso sprecato in sessioni improduttive. Garantisce la produttività di ogni riunione e consente ai team di prendere decisioni più intelligenti e tempestive in modo collaborativo.

Questo significa che le presentazioni sono morte?

Se la lettura di un "6-pager" all'inizio di una riunione e la successiva discussione attiva per tutta la durata sembrano funzionare bene per Amazon, non è detto che sia l'approccio migliore per la vostra organizzazione. Fortunatamente, il modello di riunione capovolta può essere personalizzato per adattarsi alla vostra cultura aziendale.

Le presentazioni ben strutturate, comprese quelle che utilizzano PowerPoint, sono ancora un mezzo prezioso ed efficiente per comunicare nuove idee, che in genere richiedono solo una frazione del tempo necessario per scrivere un lungo promemoria. Non è necessario abbandonare queste presentazioni, basta anticipare la riunione vera e propria.

Prima della riunione, il presentatore può preparare le diapositive e strutturare i suoi punti di discussione, proprio come farebbe sempre. Quindi, è sufficiente utilizzare la webcam integrata nel suo computer portatile per registrare la presentazione che avrebbe tenuto durante la riunione. La presentatrice condividerà poi la presentazione video circa un giorno prima della riunione, in modo che i partecipanti possano vederla secondo i loro programmi - anche riavvolgendola e ripetendola, se necessario - e arrivare alla riunione di persona pienamente preparati a contribuire alla discussione.

Guardate un esempio di presentazione di una riunione capovolta registrata con Panopto:

 

 

Sebbene una riunione capovolta richieda un po' più di lavoro in anticipo, ne raccoglierete i frutti durante la sessione. Rivedere in anticipo i materiali della presentazione assicura ai partecipanti il tempo necessario per considerare seriamente l'argomento. Le riunioni tradizionali sono strutturate in modo da ridurre al minimo il disaccordo e il dibattito, consentendo al relatore di parlare per la maggior parte. Tuttavia, si possono ottenere veri progressi solo se si strutturano le riunioni in modo da far emergere i punti di disaccordo il più presto possibile, riducendo al minimo il tempo di disaccordo e massimizzando il tempo a disposizione del collettivo per raggiungere un consenso.

 

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Credito d'immagine: Joe Wolf via Flickr