Les entreprises sont productives lorsque les employés sont capables de collaborer efficacement pour résoudre des problèmes complexes, proposer de nouvelles initiatives et partager des connaissances. De nombreuses équipes travaillant désormais à distance à plein temps, il est plus important que jamais de s'assurer que les équipes qui travaillent à domicile ont accès aux outils leur permettant une collaboration efficace et efficiente.

Grâce à des outils de collaboration tels que Slack et Zoom, les employés distants peuvent obtenir des réponses rapides de leurs pairs et tenir des conversations en temps réel, où qu'ils soient. Mais lorsqu'il est essentiel de répondre en détail et qu'une discussion en direct n'est pas nécessaire, la plupart d'entre nous passent encore des heures à rédiger de longs courriels, des présentations de diapositives et des documents — accompagnés d'explications, de captures d'écran, d'instructions étape par étape et autres — pour s'assurer que les autres comprennent.

Il est temps d'arrêter de pianoter sur son clavier et de commencer à enregistrer nos contenus.

Connaissez-vous l'expression "Une image vaut mille mots" ? Eh bien, selon Forrester Research, une vidéo d'une minute vaut 1,8 million de mots. Pensez à la quantité d'informations supplémentaires que vous pouvez partager dans une vidéo de deux minutes par rapport à un courriel qui prend deux minutes à lire. Pensez également au temps qu'il vous faut pour rédiger un courriel détaillé par rapport à un simple exposé. La vidéo contient une abondance de données dans chaque image, qui travaillent de concert pour aider le spectateur à comprendre et à se souvenir des détails présentés.

La vidéo peut facilement apporter efficacité, clarté et cohérence à de nombreux aspects des opérations commerciales à distance, notamment  :

• Enregistrement et documentation des réunions
• Formation des employés à grande échelle
• Intégration des nouvelles recrues
• Susciter l'engagement avec la communication d'entreprise
• Promotion des équipes de vente
• Formation des clients

De plus, l'enregistrement de vidéos est désormais plus facile que jamais et beaucoup plus rapide que l'écriture. La plupart des solutions de visioconférence permettent d'enregistrer des réunions, des sessions de formation et bien d'autres choses encore en un seul clic.Et les enregistreurs d'écran en ligne permettent d'enregistrer rapidement une présentation, une visite guidée ou un message dans une vidéo à la demande partageable.

Pour améliorer la collaboration et le partage des connaissances au sein des équipes à distance, envisagez les tactiques suivantes qui tirent parti des solutions de communication vidéo facilement disponibles aujourd'hui.

Quatre conseils pour une collaboration vidéo efficace

Grâce à un ensemble complet d'outils de collaboration vidéo prenant en charge les communications vidéo en direct et à la demande, les équipes à distance peuvent non seulement mieux utiliser le temps passé en réunions virtuelles, mais aussi collaborer de manière asynchrone, ce qui réduit la fréquence des appels et des réunions en direct qui empêchent souvent les gens de travailler de manière plus approfondie et plus productive. Voici comment :

1. Tirez davantage parti de vos réunions en les enregistrant

Qu'on les aime ou qu'on les déteste, les réunions restent l'un des moyens les plus efficaces pour les employés de collaborer et de partager des idées. C'est pourquoi les entreprises continuent d'investir dans des outils permettant d'optimiser les réunions — du matériel de salle de conférence aux calendriers intelligents en passant par toutes sortes de systèmes de communications unifiées, nous avons supprimé bon nombre des obstacles qui nous empêchaient autrefois de nous connecter avec nos collègues en temps réel.

Mais que se passe-t-il une fois la réunion commencée ? Nous ne collaborons toujours pas aussi efficacement que nous le pourrions. Pendant la discussion, nous nous appuyons sur des notes manuelles et des procès-verbaux pour documenter les décisions. Ensuite, nous passons des heures à rédiger des résumés et les prochaines étapes. Et tout détail oublié, que ce soit pendant ou après la réunion, est perdu.

Ce n'est pas forcément le cas. L'enregistrement de vos réunions peut contribuer à rendre les équipes distantes plus productives en leur permettant de revenir sur les moments clés de la réunion ou de visionner les conversations auxquelles elles n'ont pas pu participer en direct, tout en protégeant votre entreprise en fournissant un enregistrement de ce qui s'est passé pendant chaque interaction.

L'enregistrement de réunions plus intelligentes en toute simplicité.

Zoom, Cisco Webex Meetings, GoToMeeting, BlueJeans et d'autres solutions de visioconférence permettent d'enregistrer facilement une réunion. Mais ensuite ? L'intégration de Panopto à votre système de visioconférence vous permet non seulement d'automatiser l'enregistrement des réunions à l'échelle de votre entreprise, mais aussi de disposer des outils nécessaires pour simplifier le partage et la collaboration une fois la réunion terminée :

• Stockage sécurisé et illimité sur le cloud à long terme
• Intégration SSO & gestion vidéo pour un partage facile
• Transcription automatique & sous-titrage
• Recherche de contenu dans les vidéos
• Discussions et prise de notes pendant la vidéo
• Outils d'édition vidéo simples
• Analyses et intelligence

Apprenez-en davantage sur l'automatisation et la simplification de l'enregistrement de réunions avec Panopto >

2. Minimisez la surcharge de collaboration grâce aux communications vidéo asynchrones

Slack a contribué à révolutionner la façon dont nous communiquons au travail, en permettant aux gens de s'approvisionner instantanément auprès de leurs coéquipiers par le biais d'un chat consultable. Mais les interruptions constantes rendent en fait les équipes à distance moins productives, en les empêchant de se consacrer à un travail cognitif plus approfondi. De plus, il n'est pas possible de répondre à toutes les questions en quelques lignes de texte. Lorsque les détails sont essentiels, lorsqu'il est plus facile de montrer plutôt que de dire, ou lorsqu'il y a tout simplement trop de choses à taper, Slack et d'autres outils de collaboration comme Microsoft Teams ne sont tout simplement pas les canaux les plus efficaces.

Grâce aux outils de collaboration vidéo de Panopto, vous n'avez pas besoin d'attendre que tout le monde se réunisse ou de vous perdre dans une longue chaîne d'e-mails. Il vous suffit d'enregistrer les informations que vous souhaitez partager, en fournissant une explication audio au fur et à mesure. Panopto permet d'enregistrer facilement chaque détail dans une vidéo rapide avec des diapositives ou un enregistrement d'écran, afin que les autres puissent suivre comme s'ils étaient physiquement avec vous. Grâce aux messages et aux présentations vidéo à la demande, les collègues peuvent regarder la vidéo dès que le temps leur permet, accélérer ou ralentir la vitesse de lecture, rechercher le contenu de la vidéo et même laisser des commentaires et des questions horodatés dans la vidéo.

Ce qu'il y a de mieux ? Les vidéos Panopto ont une fonction de recherche et de partage directement dans Slack , de sorte que vous pouvez partager des informations complètes et détaillées avec vos coéquipiers, sans renoncer à votre outil de communication préféré.

Essayez d'enregistrer et de partager un message vidéo asynchrone avec L'enregistreur vidéo et d'écran gratuit de Panopto >

 

3. Révolutionnez vos réunions

Dans la plupart des entreprises, un trop grand nombre de réunions sont animées par des présentations PowerPoint, offrant peu de possibilités de collaborer en temps réel, de faire avancer efficacement les projets et de prendre des décisions stratégiques.

Il existe une alternative : la réunion inversée. Expérimentée par des entreprises innovantes comme Amazon et LinkedIn, et basée sur le modèle de la salle de classe inversée , déployée dans les universités du monde entier, l'inversion de vos réunions peut vous aider à :

• Gagner le temps perdu en réunion
• Veiller à ce que chaque réunion à laquelle vous participez soit productive
• Donner à vos équipes les moyens de prendre, de concert, des décisions plus judicieuses et plus rapides

Dans une réunion inversée, l'organisateur de la réunion enregistre une présentation détaillant les informations dont les participants ont besoin pour contribuer pleinement, au partage avec les participants avant la réunion et préserver l'intégralité de la réunion prévue pour une collaboration en temps réel.

Pour en savoir plus, téléchargez le guide complet pour transformer vos réunions >

4. Adoptez la documentation vidéo pour un partage rapide des connaissances

Chaque employé est un expert dans un domaine bien particulier. Rendre tout ce savoir-faire partageable — que ce soit pour former une nouvelle recrue, collaborer à des projets d'équipe ou simplement créer de la documentation pour plus tard — pourrait contribuer à rendre vos équipes beaucoup plus productives, si seulement cela était plus facile. Mais les documents de partage des connaissances basés sur le texte sont tout simplement trop longs à produire, et les réunions en personne ne sont pas adaptées (surtout pour les informations qui doivent être souvent partagées).

La vidéo est différente. Avec une base de connaissances vidéo consultable à la demande, vous pouvez documenter et partager des informations détaillées en beaucoup moins de temps qu'en créant un document texte. Avec Panopto, il est facile d'enregistrer des présentations, des démonstrations, des explications, des procédures d'exploitation standard, des meilleures pratiques et bien d'autres choses encore, même les plus complexes, à l'aide des ordinateurs portables et des webcams dont ils disposent déjà.

Après l'enregistrement, Panopto télécharge automatiquement chaque vidéo dans votre propre vidéothèque centrale sécurisée, où elle est optimisée pour la lecture sur n'importe quel appareil et répertoriée pour la recherche. Ainsi, l'expertise de votre équipe est non seulement facile à documenter, mais elle est également facile à trouver et à apprendre à la demande pour les autres membres de votre organisation.

Amener la collaboration vidéo au-delà de la visioconférence

Optimisez la collaboration et la productivité grâce à un ensemble d'outils de collaboration vidéo. Panopto propose des solutions gratuites et payantes qui reprennent là où votre logiciel de visioconférence s'arrête afin que les équipes à distance puissent collaborer plus efficacement.

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