Avez-vous déjà eu une journée où vous vous sentiez extrêmement occupé, mais où, à la fin de la journée, vous avez accompli beaucoup moins que ce que vous aviez prévu ? Ou peut-être travaillez-vous souvent tard parce qu'il est difficile de se mettre au travail de manière productive avant 17 heures la plupart du temps ? Il y a une raison à cela.

La collaboration s'est emparée de la journée de travail typique. Des données publiées dans la Harvard Business Review (HBR) en 2016 ont montré que le temps que les cadres et les employés consacrent à des activités collaboratives telles que des réunions, des appels téléphoniques et des discussions par courriel a augmenté de 50 % au cours des 20 années précédentes. Aujourd'hui, avec l'ajout d'applications de messagerie instantanée sur le lieu de travail telles que Slack et Microsoft Teams, cette "surcharge de collaboration"continue d'accaparer l'attention des gens. On estime aujourd'hui que les employés passent jusqu'à 80 % de leur temps à communiquer et à collaborer, ce qui ne leur laisse que 20 % de la journée pour travailler de manière productive et ininterrompue.

Les employés les plus performants sont encore plus susceptibles de supporter le poids de la surcharge de collaboration. Selon la HBR, 20 à 35 % des efforts de collaboration utiles sont le fait de seulement 3 à 5 % des employés. Les "joueurs A" - connus pour leur grande capacité et leur volonté d'aider - sont plus souvent attirés par les projets et contribuent souvent au-delà de leur rôle. Cependant, la perte de temps productif de qualité pour les employés les plus performants, associée à des demandes et des projets supplémentaires, peut finalement conduire à des goulots d'étranglement lorsqu'ils prennent du retard. Pire encore, ces membres essentiels de l'équipe finissent par travailler plus longtemps afin d'accomplir quelques tâches une fois que les interruptions ont cessé, et finissent souvent par être tellement surchargés qu'ils ne sont plus des contributeurs efficaces.

Le travail en commun est bien sûr essentiel à la réussite et à la production des équipes et des organisations dans leur ensemble, mais les coûts peuvent facilement dépasser les avantages lorsque la productivité individuelle est si fortement diminuée. Le problème n'est pas la collaboration elle-même, mais les méthodes inefficaces utilisées par les équipes pour travailler ensemble et partager des informations.

La valeur temporelle de la communication

En finance, la "valeur temporelle de l'argent" fait référence au concept selon lequel l'argent que vous possédez aujourd'hui vaut plus que le même montant à l'avenir en raison de sa capacité de gain potentielle. De même, les communications qui peuvent être échangées au fil du temps par le biais de supports plus souples sont susceptibles d'offrir une valeur nettement supérieure à celle des seules communications en temps réel. Pour mieux comprendre ce concept, examinons deux des principaux inconvénients des communications synchrones en temps réel.

1. L'utilisation excessive des communications en temps réel entraîne des interruptions fréquentes qui empêchent les employés d'effectuer un travail à plus forte valeur ajoutée.

Obtenir des réponses et prendre des décisions rapidement peut stimuler la productivité et accélérer le rendement, en particulier pour une personne ou une équipe qui est bloquée, mais il y a une contrepartie - la distraction d'une notification Slack ou l'interruption d'une réunion virtuelle éloigne toutes les personnes impliquées d'un travail plus approfondi. Les sciences cognitives nous apprennent qu'il faut parfois jusqu'à une demi-heure pour se recentrer et retrouver sa vitesse de croisière après une réunion ou un appel téléphonique. Même les petites distractions peuvent être contre-productives, car elles nous obligent à nous déconcentrer de la tâche à accomplir, ce qui nous oblige à nous replonger dans le flux de travail. 

2. La valeur de la communication est diminuée lorsque les informations échangées ne peuvent pas être conservées ou référencées ultérieurement. 

Les réunions et les appels en direct, par exemple, sont éphémères. Une heure seulement après la fin d'une réunion, les gens peuvent se rappeler seulement 40 % des informations échangées, et deux jours plus tard, ce chiffre tombe à 28 %. Ni les notes, ni la mémoire des gens ne sont des enregistrements complets et fiables des mots qui ont été prononcés ou des images qui ont été montrées. Par conséquent, lorsqu'une question est posée après la réunion, il n'est pas rare que les participants passent un temps précieux à chercher des réponses qui n'existent plus. De plus, les personnes qui manquent une réunion n'obtiennent généralement que des détails partiels de la part de leurs coéquipiers qui acceptent de partager un résumé ou leurs notes personnelles.

Le dilemme du travailleur à distance

Avec une majorité d'employés travaillant à distance dans le cadre d'une pandémie difficile, les plateformes de collaboration telles que Slack, Teams et les services de vidéoconférence de Zoom de Zoom, leur utilisation a grimpé en montée en flèche. Ces technologies de collaboration sont rapidement devenues les systèmes nerveux centraux qui relient les équipes à distance et facilitent la communication entre les employés dispersés. L'inconvénient est le tourbillon de notifications de messages, d'invitations à des réunions, de rappels de calendrier, de réunions et d'appels quasi-constants qui en résulte et qui empêche les gens d'approfondir leur travail.

Comment les équipes à distance peuvent-elles continuer à travailler ensemble sans sacrifier la productivité individuelle ?

Les équipes à distance hautement productives communiquent davantage mais se parlent moins souvent. Pour ce faire, elles minimisent les questions et les conversations spontanées et donnent la priorité à une communication claire et opportune par le biais de supports asynchrones. Et lorsque des réunions sont encore nécessaires, les dirigeants efficaces optimisent le temps de chacun en établissant un ordre du jour, en préparant les participants avec les informations dont ils ont besoin à l'avance et en enregistrant la réunion afin qu'ils puissent s'y référer ultérieurement.

Voici cinq façons de mettre en œuvre ces stratégies pour créer un environnement de travail productif, avec moins d'interruptions et un flux d'informations plus efficace.

5 façons d'optimiser la collaboration et la productivité

1. Se pencher sur la collaboration asynchrone.

Il est facile de succomber à l'attrait de la communication instantanée lorsque l'on travaille à distance - elle offre ce sentiment d'engagement et de connexion que l'on ressent naturellement lorsque l'on est au bureau et que l'on interagit avec ses collègues en face à face. Et bien souvent, c'est le moyen le plus rapide d'obtenir une réponse à une question. 

Votre gain est malheureusement la perte de vos collègues. Communiquez plus souvent par des moyens asynchrones, où l'on ne s'attend pas à une réponse immédiate, et vos messages ne seront pas aussi dérangeants. Le courrier électronique est bien sûr une option éprouvée, mais si vous voulez éviter à votre équipe d'avoir à lire un autre courrier électronique, envisagez ce qui suit :

• Montrer et raconter avec la vidéo. La vidéo à la demande est l'une des solutions les plus efficaces pour communiquer et partager des informations et des explications riches et détaillées. Avec une plateforme vidéo comme Panopto, vous pouvez capturer votre écran et une vidéo de votre présentation pour montrer ou enseigner à vos coéquipiers comment faire presque n'importe quoi. Invitez vos collègues par courriel à visionner votre vidéo et demandez-leur de répondre par des commentaires à l'intérieur de la vidéo. Votre équipe peut également effectuer des recherches dans vos vidéosce qui signifie que les informations qu'elles contiennent sont aussi faciles à trouver et à consulter ultérieurement qu'elles le seraient dans un courrier électronique.

• Collaborer à l'intérieur de documents et de feuilles de calcul. Des solutions telles que Microsoft 365 et G-suite permettent aux équipes de travailler ensemble à l'intérieur de documents, en collaborant de manière asynchrone sur leur propre temps. Pour de nombreuses personnes, cela leur permet de contribuer de manière plus significative qu'elles ne pourraient le faire dans un environnement de réunion rapide. En outre, la collaboration au sein du document lui-même peut déboucher sur un produit fini prêt à être expédié.
• Travaillez ensemble à l'aide d'applications de gestion de projet. Des applications telles que Trello et Asana peuvent rendre inutiles les réunions sur l'état d'avancement des projets, les courriels de suivi ou les vérifications périodiques sur Slack. Non seulement les communications de votre équipe sont organisées autour des tâches et des projets en cours, mais tout le monde a une vision claire de l'avancement du travail.

 

 

2. Envoyer moins de messages, mais de meilleure qualité.

Une réponse rapide peut entraîner des allers-retours et une frustration supplémentaire lorsque les destinataires n'ont pas toutes les informations dont ils ont besoin ou lorsqu'ils essaient de décoder un message qui manque tout simplement de contexte. Au lieu de cela, attendez d'être en mesure d'envoyer une réponse complète qui ne laisse personne dans l'expectative, avec la clarté et les détails dont les gens ont besoin pour aller de l'avant en toute confiance.

3. Désactivez les notifications.

Les applications de chat comme Slack peuvent également être traitées de manière asynchrone. Désactivez les notifications et prenez l'habitude de consulter vos messages entre deux tâches ou lorsque vous faites une pause, comme vous le feriez pour votre courrier électronique. Vous pouvez toujours répondre en temps voulu à vos collègues tout en minimisant les distractions lorsque vous êtes en plein travail - vos réponses ne seront simplement pas immédiates. Pour les besoins vraiment urgents, demandez à vos coéquipiers de vous appeler.

4. Retournez vos réunions.

De nombreuses réunions durent plus longtemps qu'elles ne le devraient. Elles peuvent même s'étendre sur plusieurs réunions, alors qu'un temps précieux est consacré à la présentation d'informations ou à la mise au courant de tous les participants. Organisez votre réunion de manière à ce que tout le temps que vous avez réservé soit consacré à la réalisation de l'objectif défini. En inverser la réunionEn inversant la réunion, tout le monde reçoit l'ordre du jour, les notes sur la façon dont nous sommes arrivés et d'autres détails importants dont ils ont besoin pour contribuer pleinement à la réunion avant même qu'elle ne commence.

Envoyez les informations préalables à la réunion au moins un jour avant, afin que tout le monde ait le temps de se préparer. Vous pouvez les taper dans un courriel avec des pièces jointes ou, si vous voulez vraiment être efficace, enregistrer une rapide présentation vidéo non seulement vous ferez participer votre public, mais vous pourrez aussi partager plus d'informations plus rapidement que dans un courriel. Ensuite, au moment de la réunion, l'équipe peut se mettre au travail.

Regardez une vidéo de préparation à la réunion à partir d'une réunion inversée :

 

 

5. Enregistrez vos vidéoconférences.

Si une réunion ou un appel vaut la peine d'être organisé, il vaut souvent la peine d'en conserver un enregistrement que l'équipe pourra consulter ultérieurement. Sans cet enregistrement, une grande partie de la valeur potentielle de vos communications les plus importantes est perdue. L'enregistrement de vos appels vidéo et de vos réunions peut transformer des conversations approfondies en actifs de connaissances améliorant la productivité et permettant de capturer chaque détail exactement comme il s'est produit. En fait, un récent sondage auprès des membres du Project Management Institute (PMI) a montré que plus de 30 % d'entre eux ont utilisé leur logiciel de vidéoconférence pour enregistrer leurs réunions. Voici quelques exemples de la façon dont les enregistrements de réunions peuvent vous faire gagner un temps précieux, à vous et à votre équipe :

• Supprimer l'obligation de prendre des notes afin d'améliorer la concentration et l'engagement au cours de la réunion.
• Partagez l'enregistrement avec les participants ou toute personne ayant manqué la réunion afin de réduire le temps que vous passez à rédiger et à envoyer des courriels de suivi après la fin de la réunion.
• Examinez les enregistrements des réunions pour trouver les réponses sans essayer de les trouver auprès d'autres personnes qui étaient présentes à la réunion et qui pourraient ne pas s'en souvenir non plus.
• Donner aux personnes de meilleures ressources pour se mettre à niveau lorsqu'elles sont nouvelles dans l'équipe ou qu'elles rejoignent un projet déjà en cours.

Avec le nouvel outil de capture vidéo outil de capture vidéo intégré au navigateurvous pouvez facilement enregistrer une vidéoconférence en quelques clics, même si vous n'êtes pas l'hôte de la réunion. Sélectionnez l'écran que vous souhaitez enregistrer ou la fenêtre de votre application de vidéoconférence, ainsi que le son, puis appuyez sur le bouton rouge d'enregistrement.

La vidéo à la demande à l'ère du travail à distance

Dans le cadre du passage rapide au travail à distance, les réunions Zoom, les chats Slack et autres outils de collaboration similaires sont devenus des substituts de facto à la façon dont nous avions l'habitude de nous connecter et de converser avec nos collègues au bureau. Les appels vidéo nous permettent désormais de nous rencontrer en ligne, avec le confort de voir les visages de nos collègues ainsi que leurs signaux non verbaux, comme nous le ferions dans une salle de conférence. L'envoi de messages instantanés à un collègue peut nous donner l'impression de nous adresser à notre voisin de bureau pour une discussion rapide. 

Il est sans aucun doute plus important que jamais de maintenir un semblant de normalité en se connectant personnellement avec nos collègues à distance. Et nous ne pourrions pas le faire sans les outils de collaboration qui permettent un engagement virtuel en temps réel. Cependant, lorsque les communications virtuelles par ces moyens deviennent constantes, la productivité globale en pâtit, car les travailleurs ne disposent plus que d'une petite fraction de leur temps pour se concentrer sur un travail utile. 

En tant que travailleur à distance, donner la priorité à la communication et à la collaboration asynchrones vous permet de mieux planifier et de mieux contrôler votre journée de travail. Le travail en profondeur devient votre défaut au lieu de passer la majeure partie de votre journée à réagir aux messages et aux notifications. Les communications de meilleure qualité deviennent la norme, avec moins d'ambiguïté et moins de va-et-vient. Et comme tout est documenté, une simple recherche peut faire apparaître des réponses instantanées plus tard, si vous ou un coéquipier en avez besoin.

La solution n'est pas de se débarrasser des communications en temps réel, mais de supprimer l'attente d'une réponse immédiate dans les communications sur le lieu de travail, de réduire le poids des réunions sur le temps de travail et de trouver de nouvelles méthodes pour une collaboration plus efficace et plus souple.

Lecture connexe : Vos outils de communication vidéo et de collaboration sont-ils prêts à prendre en charge une main-d'œuvre entièrement à distance ?

 

Vous disposez déjà du courrier électronique et d'une solution de partage de fichiers collaborative telle que Dropbox ou G-suite. Mais que faire si vous avez besoin d'exprimer rapidement votre message avec plus de détails et de contexte, et qu'une conversation en direct n'est pas nécessaire ?

Avec les vidéos à la demande, vous pouvez montrer et raconter des informations complètes dans le temps qu'il vous faut pour les présenter. En utilisant simplement votre ordinateur portable, vous pouvez capturer des communications vidéo multi-flux, des démonstrations, des tutoriels, des modes d'emploi, des formations et bien plus encore, puis les partager avec vos collègues qui peuvent les regarder quand ils sont prêts, et les regarder à nouveau si nécessaire.

Panopto rend l'enregistrement et le partage de vidéos plus faciles que jamais

Directement à partir de votre navigateur web - sans installer de plugins ni télécharger de logiciel - vous pouvez enregistrer une présentation sur votre écran, capturer des diapositives pour renforcer vos points sur un autre écran, et même devenir la star de la vidéo en présentant le tout devant votre webcam. 

Une fois l'enregistrement terminé, vous pouvez éditer la vidéo et inviter vos coéquipiers par e-mail à la visionner en privé. Le lecteur vidéo interactif de Panopto vous permet, à vous et à votre équipe, de collaborer par le biais de discussions à l'intérieur de vos vidéos. Avec Panopto, vous pouvez même faire des recherches dans le contenu de vos vidéos lorsque vous avez besoin de trouver quelque chose de spécifique sans avoir à regarder la vidéo entière à nouveau.

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