Avez-vous déjà eu une de ces journées où vous vous sentiez extrêmement occupé, mais où, à la fin de la journée, vous avez accompli beaucoup moins que prévu ? Ou peut-être travaillez-vous souvent tard parce que, la plupart du temps, il est difficile de se mettre au travail de manière productive avant 17 heures ? Il y a une raison à cela.

La collaboration a pris le dessus sur la journée de travail typique. Des données publiées dans la Harvard Business Review (HBR) en 2016 ont montré que le temps que les managers et les employés passaient dans des activités collaboratives telles que des réunions, des appels téléphoniques et des discussions par e-mail a augmenté de 50 % au cours des 20 années précédentes. Aujourd'hui, avec l'ajout d'applications de messagerie instantanée sur le lieu de travail comme Slack et Microsoft Teams, ce "surcharge de travail"continue de détourner l'attention des gens. On estime aujourd'hui que les employés passent jusqu'à 80 % de leur temps à communiquer et à collaborer, ce qui ne laisse que 20 % de la journée pour un travail productif et ininterrompu.

Les personnes les plus performantes sont encore plus susceptibles de supporter le poids de la surcharge de collaboration. Selon HBR, 20 % à 35 % des efforts de collaboration valables proviennent de seulement 3 % à 5 % des employés. Les "A-players" - connus pour être à la fois très compétents et désireux d'aider - sont plus souvent entraînés dans des projets et contribuent souvent au-delà de leur rôle. Cependant, la perte de temps productif de qualité pour les meilleurs éléments, associée aux demandes croissantes de demandes et de projets supplémentaires, peut finalement conduire à des goulots d'étranglement lorsqu'ils prennent du retard. Pire encore, ces membres essentiels de l'équipe finissent par travailler plus longtemps afin d'accomplir quelques tâches une fois les interruptions terminées, et sont souvent si surchargés qu'ils ne contribuent plus efficacement.

La collaboration est bien sûr essentielle au succès et à la production des équipes et des organisations dans leur ensemble, mais les coûts peuvent facilement dépasser les avantages lorsque la productivité individuelle est si fortement diminuée. Le problème n'est pas la collaboration en soi, mais les méthodes inefficaces utilisées par les équipes pour travailler ensemble et partager les informations.

La valeur temporelle de la communication

En finance, la "valeur temporelle de l'argent" renvoie au concept selon lequel l'argent dont vous disposez aujourd'hui vaut plus que le même montant dans le futur en raison de sa capacité de gain potentiel. De même, les communications qui peuvent être échangées dans le temps par le biais de supports plus flexibles ont beaucoup plus de valeur que les seules communications en temps réel. Pour mieux comprendre ce concept, examinons deux des principaux inconvénients des communications synchrones en temps réel, .

1. L'utilisation excessive des communications en temps réel entraîne des interruptions fréquentes, ce qui empêche les employés de se consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Obtenir des réponses et prendre des décisions rapidement peut stimuler la productivité et accélérer le rendement, en particulier pour une personne ou une équipe bloquée, mais il y a une contrepartie - la distraction d'une notification Slack ou l'interruption d'une réunion virtuelle éloigne toutes les personnes concernées d'un travail plus profond. Les sciences cognitives nous apprennent qu'il faut parfois jusqu'à une demi-heure pour se recentrer et travailler à nouveau à plein régime après une réunion ou un appel téléphonique. Même les petites distractions peuvent être contre-productives, car elles obligent à se déconcentrer de la tâche à accomplir et à se remettre dans le bain du travail. 

2. La valeur de la communication est diminuée lorsque l'information échangée ne peut pas être conservée ou référencée ultérieurement. 

Les réunions et les appels en direct, par exemple, sont éphémères. Une heure seulement après la fin d'une réunion, les gens peuvent se rappeler seulement 40 %. des informations partagées, et après deux jours, ce chiffre tombe à 28 %. Ni les notes ni la mémoire des gens ne sont des enregistrements complets et fiables des mots prononcés ou des images montrées. Ainsi, lorsqu'une question surgit après la réunion, il n'est pas rare que les gens passent un temps précieux à chercher des réponses qui n'existent plus. Qui plus est, ceux qui manquent une réunion ont tendance à n'obtenir que des détails partiels de la part de coéquipiers disposés à partager un résumé ou leurs notes personnelles. 

Le dilemme du télétravailleur

Avec une majorité d'employés travaillant désormais à distance, les plateformes de collaboration comme Slack, Teams et Zoom's visioconférence de la plate-forme indiquent que leur utilisation a s'est envolé. Ces technologies de collaboration sont rapidement devenues les systèmes nerveux centraux qui relient les équipes distantes et permettent une communication facile entre des employés dispersés. L'inconvénient est le tourbillon de notifications de messages, d'invitations à des réunions, de rappels de calendrier, de réunions et d'appels qui en résulte et qui empêche les gens de travailler plus en profondeur.

Comment alors les équipes à distance peuvent-elles continuer à travailler ensemble sans sacrifier la productivité individuelle ?

Les équipes à distance hautement productives communiquent davantage mais se parlent moins souvent. Pour ce faire, il faut minimiser les questions et les conversations impromptues et privilégier une communication claire et opportune par le biais des moyens suivants les supports asynchrones. Et lorsque des réunions sont tout de même nécessaires, les dirigeants efficaces tirent le meilleur parti du temps de chacun en établissant un ordre du jour, en préparant les participants à l'avance avec les informations dont ils ont besoin et en enregistrant la réunion pour pouvoir y faire référence ultérieurement. 

Vous trouverez ci-dessous cinq façons de mettre en œuvre ces stratégies pour créer un environnement de travail productif, avec moins d'interruptions et un flux d'informations plus efficace.

5 façons d'optimiser la collaboration et la productivité

1. Se pencher sur la collaboration asynchrone.

Il est facile de succomber à l'attrait de la communication instantanée lorsque vous travaillez à distance - elle offre ce sentiment d'engagement et de connexion que vous ressentez naturellement lorsque vous êtes au bureau et que vous interagissez avec vos collègues en face à face. Et bien souvent, cela peut sembler être le moyen le plus rapide d'obtenir une réponse à une question. 

Votre gain est malheureusement la perte de vos collègues. Communiquez plus souvent par des moyens asynchrones où l'on n'attend pas de réponse immédiate et vos messages ne seront pas aussi perturbants. L'e-mail est, bien sûr, une option éprouvée, mais si vous voulez éviter à votre équipe d'avoir à lire un autre e-mail, pensez à ce qui suit :

• Montrez et racontez avec la vidéo. La vidéo à la demande est l'une des solutions les plus efficaces pour communiquer et partager des informations et des explications riches et détaillées. Avec une plateforme vidéo Avec Panopto, vous pouvez capturer votre écran et une vidéo de votre présentation pour montrer ou apprendre à vos coéquipiers comment faire presque tout. Invitez vos collègues par courrier électronique à visionner votre vidéo et demandez-leur de répondre par des commentaires à l'intérieur de la vidéo. Votre équipe peut également Recherchez à l'intérieur de vos vidéosCe qui signifie que les informations qu'ils contiennent sont aussi faciles à trouver et à consulter ultérieurement qu'elles le seraient dans un courriel.

• Collaborez à l'intérieur de documents et de feuilles de calcul. Des solutions telles que Microsoft 365 et G-suite permettent aux équipes de travailler ensemble à l'intérieur de documents, en collaborant de manière asynchrone à leur propre rythme. Pour de nombreuses personnes, cela leur permet de contribuer de manière plus significative qu'elles ne pourraient le faire dans un environnement de réunion au rythme effréné. En outre, la collaboration au sein du document lui-même permet d'obtenir un produit fini prêt à être expédié.
• Travaillez ensemble dans des applications de gestion de projet. Des applications comme Trello et Asana peuvent éliminer le besoin de réunions sur l'état d'avancement des projets, d'e-mails de suivi ou de vérifications périodiques via Slack. Non seulement les communications de votre équipe sont organisées autour des tâches et des projets en cours, mais chacun a une vision claire de l'avancement des travaux. 

 

2. Envoyez moins de messages, mais de meilleure qualité.

L'envoi d'une réponse rapide peut entraîner d'autres échanges et une frustration supplémentaire lorsque les destinataires n'ont pas toutes les informations dont ils ont besoin ou lorsqu'ils essaient de décoder un message qui manque tout simplement de contexte. Au lieu de cela, attendez d'être en mesure d'envoyer une réponse complète qui ne laisse personne dans l'incertitude, avec la clarté et les détails dont les gens ont besoin pour aller de l'avant en toute confiance.

3. Désactivez les notifications.

Les applications de chat comme Slack peuvent également être traitées de manière asynchrone. Désactivez les notifications et prenez l'habitude de consulter vos messages entre deux tâches ou lorsque vous faites une pause, tout comme vous le feriez pour votre courrier électronique. Vous pouvez toujours répondre en temps voulu à vos collègues tout en minimisant les distractions lorsque vous êtes au cœur de votre travail - vos réponses ne seront simplement pas immédiates. Pour les besoins vraiment urgents, demandez à vos coéquipiers de vous appeler.

4. Retournez vos réunions.

De nombreuses réunions finissent par être plus longues qu'elles ne le devraient. Elles peuvent même déborder sur plusieurs réunions, alors qu'un temps précieux est consacré à la présentation d'informations ou à la mise à niveau de chacun. Retournez votre réunion et assurez-vous que tout le temps que vous avez réservé ensemble peut être utilisé pour travailler vers l'objectif défini. Par renverser la réunionAvant même le début de la réunion, chacun reçoit l'ordre du jour, les notes sur le déroulement de la réunion et les autres informations importantes dont il a besoin pour apporter sa contribution. 

Envoyez les informations préalables à la réunion au moins un jour avant afin que chacun ait le temps de se préparer. Vous pouvez taper le tout dans un e-mail avec des pièces jointes ou, si vous voulez vraiment être efficace, enregistrer un rapide présentation vidéo à partager avec l'équipe - non seulement vous susciterez l'intérêt de votre public, mais vous pourrez partager plus d'informations plus rapidement qu'avec un courrier électronique. Ensuite, lorsque le moment de la réunion est venu, l'équipe peut se mettre au travail.

Regardez une vidéo de pré-réunion d'une réunion flippée :

 

 

5. Enregistrez vos vidéoconférences.

Si une réunion ou un appel vaut la peine d'être tenu, il est souvent utile d'en avoir un enregistrement pour que l'équipe puisse s'y référer ultérieurement. Sans cet enregistrement, une grande partie de la valeur potentielle de vos communications les plus importantes est perdue. L'enregistrement de vos appels vidéo et de vos réunions peut transformer des conversations approfondies en un capital de connaissances permettant d'améliorer la productivité et de saisir chaque détail exactement comme il se produit. En fait, un sondage récent auprès des membres du Project Management Institute (PMI) a montré que plus de 30 % d'entre eux ont utilisé leur logiciel de vidéoconférence pour enregistrer leurs réunions. Voici quelques exemples de la façon dont les enregistrements de réunions peuvent vous faire gagner un temps précieux, à vous et à votre équipe :

• Supprimez l'obligation de prendre des notes pour améliorer la concentration et l'engagement pendant la réunion.
• Partagez l'enregistrement avec les participants ou toute personne ayant manqué la réunion afin de réduire le temps que vous passez à rédiger et à envoyer des courriels de suivi après la fin de la réunion.
• Passez en revue les enregistrements des réunions pour trouver les réponses sans essayer de les retrouver auprès d'autres personnes qui étaient présentes à la réunion et qui ne s'en souviennent peut-être pas non plus.
• Donnez aux gens de meilleures ressources pour se mettre à niveau lorsqu'ils sont nouveaux dans l'équipe ou qu'ils rejoignent un projet déjà en cours.

Avec le nouveau système de Panopto outil de capture vidéo intégré au navigateurvous pouvez facilement enregistrer une vidéoconférence en quelques clics, même si vous n'êtes pas l'hôte de la réunion. Sélectionnez l'écran que vous souhaitez enregistrer ou la fenêtre de votre application de vidéoconférence, ainsi que son son, puis appuyez sur le bouton rouge d'enregistrement. 

La vidéo à la demande à l'ère du travail à distance

Dans le cadre du passage rapide au travail à distance, Les réunions Zoom, Les chats Slack, et d'autres outils de collaboration similaires sont devenus des substituts de facto à la manière dont nous nous connections et conversions avec nos collègues au bureau. Les appels vidéo nous permettent désormais de nous rencontrer en ligne, avec le confort de voir les visages de nos collègues ainsi que leurs signaux non verbaux, tout comme nous le ferions dans une salle de conférence. Quant à la messagerie instantanée, elle nous donne l'impression de nous tourner vers notre collègue de bureau pour une conversation rapide. 

Il est sans aucun doute plus important que jamais de maintenir un semblant de normalité en se connectant personnellement avec nos collègues à distance. Et nous ne pourrions pas le faire sans les outils de collaboration qui permettent un engagement virtuel en temps réel. Pourtant, lorsque les communications virtuelles par le biais de ces médias deviennent constantes, la productivité globale en pâtit car les travailleurs ne disposent plus que d'une petite fraction de leur temps pour se concentrer sur un travail utile. 

En tant que travailleur à distance, le fait de donner la priorité à la communication et à la collaboration asynchrones vous permet de mieux planifier et vous donne plus de contrôle sur votre journée de travail. Le travail en profondeur devient votre défaut au lieu de passer la majorité de votre journée à réagir aux messages et aux notifications. Les communications de meilleure qualité deviennent la norme, avec moins d'ambiguïté et moins de va-et-vient. Et comme tout est documenté, une simple recherche peut faire apparaître des réponses instantanées plus tard si vous ou un coéquipier en avez besoin.

La solution n'est pas de se débarrasser des communications en temps réel, mais d'éliminer l'attente d'une réponse immédiate dans les communications sur le lieu de travail, de réduire la charge des réunions sur le temps des gens et de trouver de nouvelles méthodes pour une collaboration plus efficace et plus souple.

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Vous disposez déjà de la messagerie électronique et d'une solution de partage de fichiers collaboratifs telle que Dropbox ou G-suite. Mais que faire si vous avez besoin d'exprimer rapidement votre message avec plus de détails et de contexte, et qu'une conversation en direct n'est pas nécessaire ?

Avec les vidéos à la demande , vous pouvez montrer et raconter des informations complètes dans le temps qu'il vous faut pour les présenter. À l'aide de votre ordinateur portable, vous pouvez capturer des communications vidéo multi-flux, des démonstrations , des didacticiels , des modes d'emploi, des formations , et bien plus encore, puis les partager avec vos collègues qui peuvent les regarder quand ils sont prêts, et les revoir si nécessaire.

Panopto rend l'enregistrement et le partage de vidéos plus faciles que jamais 

À partir de votre navigateur Web, sans installer de plugin ni télécharger de logiciel, vous pouvez enregistrer une présentation sur votre écran, capturer des diapositives pour renforcer vos points sur un autre écran et même devenir la star de la vidéo en la présentant devant votre webcam. 

Lorsque vous avez fini d'enregistrer, vous pouvez éditer la vidéo et inviter vos coéquipiers par e-mail à la visionner en privé. Le lecteur vidéo interactif de Panopto vous permet, ainsi qu'à votre équipe, de collaborer par le biais de discussions au sein de vos vidéos. Avec Panopto, vous pouvez même effectuer des recherches dans le contenu de vos vidéos lorsque vous avez besoin de trouver quelque chose de spécifique sans avoir à regarder à nouveau toute la vidéo.

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