Vous est-il déjà arrivé de vivre une de ces journées où vous vous sentiez débordé(e), mais où, au final, vous avez accompli bien moins que prévu ? Ou peut-être travaillez-vous souvent tard car il vous est difficile de vous mettre au travail avant 17 h la plupart du temps ? Il y a une raison à cela.

La collaboration occupe une place prépondérante dans la journée de travail. Des données publiées dans la Harvard Business Review (HBR) en 2016 ont révélé que le temps consacré par les managers et les employés aux activités collaboratives, telles que les réunions, les appels téléphoniques et les échanges par courriel, avait augmenté de 50 % au cours des 20 dernières années. Aujourd'hui, avec l'essor des applications de messagerie instantanée professionnelles comme Slack et Microsoft Teams, cette « surcharge collaborative » continue de détourner l'attention des individus. On estime désormais que les employés consacrent jusqu'à 80 % de leur temps à communiquer et à collaborer , ne laissant que 20 % de leur journée pour un travail productif et sans interruption.

Les employés les plus performants sont encore plus susceptibles de subir la surcharge de travail liée à la collaboration. Selon une étude de la Harvard Business Review, 20 à 35 % des efforts de collaboration les plus fructueux proviennent de seulement 3 à 5 % des employés. Ces « joueurs d'élite », reconnus pour leur grande compétence et leur disponibilité, sont plus fréquemment sollicités pour des projets et contribuent souvent au-delà de leurs fonctions. Cependant, la perte de temps productif de qualité pour ces employés, conjuguée à la multiplication des demandes et des projets, peut engendrer des blocages lorsqu'ils prennent du retard. Pire encore, ces membres clés de l'équipe finissent par travailler de longues heures pour rattraper leur retard une fois les interruptions terminées, et se retrouvent souvent tellement surchargés qu'ils ne contribuent plus efficacement.

La collaboration est bien sûr essentielle à la réussite et à la productivité des équipes et des organisations dans leur ensemble, mais les inconvénients peuvent facilement dépasser les avantages lorsque la productivité individuelle est fortement réduite. Le problème ne réside pas dans la collaboration en elle-même, mais dans les méthodes inefficaces de travail et de partage d'informations au sein des équipes.

La valeur temporelle de la communication

En finance, la « valeur temporelle de l'argent » désigne le concept selon lequel l'argent dont vous disposez aujourd'hui vaut plus que la même somme dans le futur, en raison de son potentiel de rendement. De même, les communications pouvant être échangées dans le temps via des supports plus flexibles offrent une valeur ajoutée bien supérieure aux communications en temps réel. Pour mieux comprendre ce concept, examinons deux des principaux inconvénients des communications synchrones en temps réel.

1. Le recours excessif aux communications en temps réel engendre des interruptions fréquentes, empêchant les employés de se consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Obtenir des réponses et prendre des décisions rapidement peut stimuler la productivité et accélérer le rendement, notamment pour une personne ou une équipe bloquée. Cependant, il y a un revers à la médaille : la distraction causée par une notification Slack ou l’interruption d’une réunion virtuelle détournent l’attention de tous les participants de leurs tâches en profondeur. Les sciences cognitives nous apprennent qu’il faut parfois jusqu’à une demi-heure pour se recentrer et reprendre son rythme de travail optimal après une réunion ou un appel téléphonique. Même de petites distractions peuvent être contre-productives, car elles interrompent la concentration sur la tâche en cours et nous obligent ensuite à nous replonger dans le flux de travail. 

2. La valeur de la communication diminue lorsque les informations échangées ne peuvent être conservées ou consultées ultérieurement. 

Les réunions et les appels en direct, par exemple, sont éphémères. Une heure seulement après la fin d'une réunion, on ne se souvient que de 40 % des informations partagées, et après deux jours, ce chiffre tombe à 28 %. Ni les notes ni la mémoire ne constituent des comptes rendus complets et fiables des propos tenus ou des supports visuels présentés. Ainsi, lorsqu'une question surgit après la réunion, il n'est pas rare de perdre un temps précieux à chercher des réponses qui n'existent plus. De plus, les absents n'obtiennent généralement que des informations partielles de la part de leurs collègues qui acceptent de partager un résumé ou leurs notes personnelles.

Le dilemme du télétravailleur

Avec la généralisation du télétravail face à la pandémie, les plateformes collaboratives comme Slack, Teams et Zoom constatent une explosion de leur utilisation . Ces outils sont rapidement devenus essentiels au fonctionnement des équipes distantes et facilitent la communication entre les collaborateurs dispersés. Le revers de la médaille ? Un flux incessant de notifications, d’invitations à des réunions, de rappels d’agenda et d’appels qui empêche de se concentrer sur un travail de fond.

Comment les équipes travaillant à distance peuvent-elles continuer à collaborer sans sacrifier la productivité individuelle ?

Les équipes distantes très productives communiquent davantage, mais échangent moins souvent. Elles y parviennent en minimisant les questions et conversations improvisées et en privilégiant une communication claire et opportune via des outils asynchrones . Lorsque des réunions sont indispensables, les responsables efficaces optimisent le temps de chacun en établissant un ordre du jour, en fournissant aux participants les informations nécessaires à l'avance et en enregistrant la réunion pour pouvoir la consulter ultérieurement.

Voici cinq façons de mettre ces stratégies en œuvre pour créer un environnement de travail productif, avec moins d'interruptions et une circulation de l'information plus efficace.

5 façons d'optimiser la collaboration et la productivité

1. Misez sur la collaboration asynchrone.

Il est facile de succomber à l'attrait de la communication instantanée lorsqu'on travaille à distance : elle offre ce sentiment d'engagement et de connexion que l'on ressent naturellement au bureau, en interaction directe avec ses collègues. Et bien souvent, elle semble être le moyen le plus rapide d'obtenir une réponse à une question. 

Ce que vous gagnez, vos collègues le perdent, malheureusement. Communiquez plus souvent via des canaux asynchrones où une réponse immédiate n'est pas attendue et où vos messages seront moins perturbateurs. L'e-mail reste bien sûr une option éprouvée, mais si vous voulez épargner à votre équipe la lecture d'un énième e-mail, voici quelques suggestions :

• Présentez et expliquez en vidéo. La vidéo à la demande est l'une des solutions les plus efficaces pour communiquer et partager des informations riches et détaillées, ainsi que des tutoriels. Avec une plateforme vidéo comme Panopto , vous pouvez enregistrer votre écran et réaliser une présentation pour montrer ou enseigner à vos collègues comment faire presque n'importe quoi. Invitez vos collègues par e-mail à visionner votre vidéo et invitez-les à commenter directement dans la vidéo. Votre équipe peut également effectuer des recherches dans vos vidéos , ce qui signifie que les informations qu'elles contiennent sont aussi faciles à retrouver et à consulter ultérieurement que dans un e-mail.

• Collaborez directement dans vos documents et feuilles de calcul. Des solutions comme Microsoft 365 et G Suite permettent aux équipes de travailler ensemble au sein de documents, en collaborant de manière asynchrone et à leur propre rythme. Pour beaucoup, cela leur permet de contribuer plus efficacement que dans le cadre de réunions dynamiques. De plus, la collaboration au sein même du document permet d'obtenir un livrable impeccable, prêt à être diffusé.
• Collaborez efficacement grâce aux applications de gestion de projet. Des applications comme Trello et Asana permettent de se passer des réunions de suivi, des e-mails de relance et des échanges réguliers via Slack. Non seulement la communication de votre équipe est organisée autour des tâches et des projets en cours, mais chacun bénéficie également d'une visibilité claire sur l'avancement des travaux.

 

 

2. Envoyez moins de messages, mais de meilleure qualité.

Répondre à la hâte peut engendrer des échanges interminables et une frustration accrue lorsque le destinataire ne dispose pas de toutes les informations nécessaires ou lorsqu'il tente de décrypter un message dénué de contexte. Il est donc préférable d'attendre d'être en mesure d'envoyer une réponse complète, claire et détaillée, qui permette à chacun d'avancer sereinement.

3. Désactivez les notifications.

Les applications de messagerie instantanée comme Slack peuvent également être utilisées de manière asynchrone. Désactivez les notifications et prenez l'habitude de consulter vos messages entre deux tâches ou pendant vos pauses, comme vous le feriez pour vos e-mails. Vous pourrez ainsi répondre rapidement à vos collègues tout en minimisant les distractions lorsque vous êtes pleinement concentré sur votre travail ; vos réponses ne seront simplement pas immédiates. Pour les urgences, demandez à vos collègues de vous appeler.

4. Inversez le cours de vos réunions.

De nombreuses réunions s'éternisent. Elles peuvent même déborder sur plusieurs réunions lorsque l'on consacre un temps précieux à présenter des informations ou à mettre tout le monde au courant. Organisez vos réunions de manière à ce que chaque minute prévue soit utilisée pour atteindre l'objectif défini. Grâce à cette méthode , chacun reçoit l'ordre du jour, le récapitulatif des points abordés et les autres informations essentielles pour contribuer pleinement avant même le début de la réunion.

Envoyez les informations préalables à la réunion au moins un jour à l'avance afin que chacun ait le temps de se préparer. Vous pouvez tout rédiger dans un courriel avec des pièces jointes ou, pour plus d'efficacité, enregistrer une courte présentation vidéo à partager avec l'équipe. Vous capterez ainsi l'attention de votre public et partagerez plus d'informations plus rapidement qu'avec un courriel. Ainsi, le jour de la réunion, l'équipe pourra se concentrer immédiatement sur les sujets à traiter.

Visionnez une vidéo de présentation avant une réunion inversée :

 

 

5. Enregistrez vos vidéoconférences.

Si une réunion ou un appel est pertinent, il est souvent judicieux d'en conserver une trace écrite pour que l'équipe puisse s'y référer ultérieurement. Sans cet enregistrement, une grande partie de la valeur potentielle de vos communications les plus importantes est perdue. Enregistrer vos appels vidéo et vos réunions permet de transformer des conversations approfondies en ressources de connaissances précieuses pour la productivité, qui capturent chaque détail avec exactitude. D'ailleurs, un récent sondage auprès des membres du Project Management Institute (PMI) a révélé que plus de 30 % d'entre eux utilisent leur logiciel de visioconférence pour enregistrer leurs réunions. Voici quelques exemples de la façon dont l'enregistrement des réunions peut vous faire gagner, à vous et à votre équipe, un temps précieux :

• Supprimer l'obligation de prendre des notes permet d'améliorer la concentration et l'engagement pendant la réunion.
• Partagez l'enregistrement avec les participants ou toute personne qui l'a manqué afin de réduire le temps que vous consacrez à la rédaction et à l'envoi d'e-mails de suivi après la réunion.
• Consultez les enregistrements des réunions pour trouver les réponses sans avoir à les rechercher auprès d'autres personnes présentes à la réunion qui pourraient ne pas s'en souvenir non plus.
• Fournir aux nouveaux membres de l'équipe ou rejoignant un projet déjà en cours de meilleures ressources pour leur permettre de se familiariser rapidement avec le sujet.

Avec le nouvel outil de capture vidéo intégré au navigateur de Panopto , enregistrez facilement une visioconférence en quelques clics, même si vous n'en êtes pas l'organisateur. Sélectionnez l'écran à enregistrer ou la fenêtre de votre application de visioconférence, ainsi que le son, puis appuyez sur le bouton d'enregistrement rouge.

La vidéo à la demande à l'ère du télétravail

Avec le passage rapide au télétravail, les réunions Zoom , les discussions Slack et autres outils de collaboration similaires sont devenus de facto les moyens de communication habituels avec nos collègues au bureau. Les appels vidéo nous permettent désormais de nous retrouver en ligne, avec le confort de voir le visage et les expressions non verbales de nos collègues, comme si nous étions dans une salle de réunion. Quant aux messages instantanés, ils donnent l'impression de discuter rapidement avec son collègue de bureau. 

Maintenir un semblant de normalité en restant en contact avec nos collègues à distance est sans aucun doute plus important que jamais. Et nous ne pourrions y parvenir sans les outils de collaboration qui permettent des échanges virtuels en temps réel. Cependant, lorsque les communications virtuelles via ces plateformes deviennent constantes, la productivité globale en pâtit, car les employés ne disposent plus que d'une infime partie de leur temps pour se concentrer sur des tâches importantes. 

En tant que télétravailleur, privilégier la communication et la collaboration asynchrones vous permet de mieux planifier et de mieux maîtriser votre journée de travail. Le travail en profondeur devient votre mode de fonctionnement par défaut, vous évitant ainsi de passer la majeure partie de votre temps à réagir aux messages et notifications. Des communications de meilleure qualité deviennent la norme, avec moins d'ambiguïté et moins d'échanges. Et grâce à la documentation complète, une simple recherche permet de trouver instantanément les réponses dont vous ou un collègue avez besoin.

La solution ne consiste pas à supprimer les communications en temps réel, mais à lever l'attente d'une réponse immédiate dans les communications sur le lieu de travail, à réduire le temps que les réunions imposent aux employés et à trouver de nouvelles méthodes pour une collaboration plus efficace et plus flexible.

Lectures complémentaires : Vos outils de communication et de collaboration vidéo sont-ils prêts à prendre en charge une main-d'œuvre entièrement à distance ?

 

Vous disposez déjà d'une messagerie électronique et d'une solution de partage de fichiers collaboratif comme Dropbox ou G Suite. Mais que faire si vous devez transmettre votre message rapidement, avec plus de détails et de contexte, sans qu'une conversation en direct soit nécessaire ?

Grâce aux vidéos à la demande , vous pouvez présenter des informations complètes en un temps record. Avec votre ordinateur portable, enregistrez des communications vidéo multi-flux, des démonstrations , des tutoriels , des guides pratiques, des formations et bien plus encore, puis partagez-les avec vos collègues qui pourront les visionner à leur convenance et les revoir autant de fois que nécessaire.

Panopto simplifie plus que jamais l'enregistrement et le partage de vidéos 

Directement depuis votre navigateur web — sans installer de plugins ni télécharger de logiciel —, vous pouvez enregistrer une démonstration sur votre écran, capturer des diapositives pour appuyer vos propos sur un autre écran, et même devenir la vedette de la vidéo en présentant le tout devant votre webcam. 

Une fois l'enregistrement terminé, vous pouvez monter la vidéo et inviter vos coéquipiers par e-mail à la visionner en privé. Panopto Le lecteur vidéo interactif de permet à votre équipe et à vous-même de collaborer grâce à des discussions intégrées à vos vidéos. Panopto Vous pouvez même effectuer une recherche dans le contenu de vos vidéos lorsque vous avez besoin de trouver quelque chose de précis, sans avoir à regarder la vidéo en entier à nouveau.

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