So unglaublich es heute auch klingen mag, E-Mails waren einst ein Segen für die Produktivität am Arbeitsplatz. Dank der Möglichkeit, eine Nachricht zu tippen, auf „Senden“ zu klicken und (meist) ebenso schnell eine Antwort zu erhalten, konnten die Menschen viel effizienter als zuvor Antworten finden und Informationen austauschen. 

E-Mail stellte die erste wirklich praktische Form der asynchronen Kommunikation dar – ein Mittel zum Informationsaustausch, der zwar nicht in Echtzeit erfolgte, aber auch nicht stunden- oder tagelang dauerte. Dank E-Mail entfiel das Warten auf die interne Post. Es gab weniger tagelange Telefonate und endlose Sprachnachrichten. Weniger Zeit wurde mit der Suche nach Kollegen verschwendet, die nicht an ihrem Arbeitsplatz waren, wenn sie gebraucht wurden. Und es bedeutete deutlich weniger Zeit- und Ressourcenaufwand für Präsenztreffen (insbesondere solche, die zuvor Reisezeit erfordert hätten).

Innerhalb kürzester Zeit nutzten Fachleute überall die Gelegenheit, effizienter zu arbeiten, und begannen, einen erheblichen Teil der Interaktionen, die früher persönlich oder telefonisch stattfanden, durch E-Mails zu ersetzen.

Es dauerte jedoch nicht lange, bis die E-Mail-Kommunikation selbst für den Durchschnittsarbeiter chaotisch und überfordernd wurde. 

Mit E-Mails gab es keine Möglichkeit vorherzusagen, wann eine Nachricht eintreffen würde oder wo sie in einer langen Liste anderer Prioritäten landen würde. Infolgedessen sind Arbeitnehmer von ihren Posteingängen abhängig geworden – sie prüfen ständig neue Nachrichten, schätzen deren Dringlichkeit ein, lesen Nachrichtenketten durch und antworten oder verschieben die Nachricht auf später. Dieses System lenkt die Menschen oft von ihrer eigentlichen Arbeit ab und verlangsamt die Produktivität, indem es die Aufmerksamkeit von anderen wichtigen Aufgaben ablenkt, die ihre volle Aufmerksamkeit erfordern.

Und fast genauso schnell, wie E-Mail als Produktivitätsbooster gefeiert wurde, wurde sie bald wieder als Produktivitätskiller umgedeutet. 

Das Problem mit E-Mails

Das Problem mit E-Mails liegt im Wesentlichen in ihrer Vielseitigkeit. E-Mails sind praktisch kostenlos und lassen sich mühelos versenden, weshalb die Menschen begannen, E-Mails für fast jede Art der Kommunikation zu nutzen. 

Schon bald wurde ein Tool, das eigentlich für die Kommunikation und Zusammenarbeit im Arbeitsalltag gedacht war, immer dann eingesetzt, wenn jemand einen Gedanken teilen wollte. Es gab E-Mails, die eigentlich Besprechungen hätten ankündigen sollen, E-Mails, die nur eine kurze Antwort erforderten, E-Mails, die eine Präsentation hätten sein sollen, E-Mails mit nur einer Betreffzeile („EOM“) und sogar E-Mails an das gesamte Büro mit dem Inhalt „Donuts in der Küche!“, gefolgt von einer Flut nutzloser „Allen antworten“-Nachrichten.

Und so ist jeder von uns heute irgendwann einmal damit konfrontiert worden:

• Zu viele E-Mails
• E-Mails, die zu lang sind
• Zu viele Antworten in einem E-Mail-Verlauf ohne jegliche Handlung oder Lösung 
• zu lange auf eine Antwort auf eine E-Mail warten
• Und viel zu viele E-Mails, die einfach nicht wichtig oder relevant sind.

Angesichts der wachsenden Frustration über die Flut von E-Mails dauerte es nicht lange, bis neue Kommunikationsmittel aufkamen, die das Problem möglicherweise lindern konnten.

E-Mail durch neue Kommunikationskanäle ersetzen

In den letzten Jahren haben diverse neue, synchrone digitale Kommunikationstools rasant an Popularität gewonnen. Diese Lösungen ermöglichen es Mitarbeitern, in Echtzeit zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten, ohne ihren Arbeitsplatz verlassen zu müssen – und die Nachfrage nach diesen Systemen rührt größtenteils von überlasteten Angestellten her, die dringend eine Alternative zu E-Mails suchen. Sie haben wahrscheinlich schon von vielen dieser vermeintlichen E-Mail-Killer gehört. 

Chat-Apps für den Arbeitsplatz

Slack hat sich zu einer der bekanntesten Chat-Apps für Berufstätige entwickelt und ermöglicht es Nutzern, über die Suchfunktion im Chat schnell und unkompliziert Feedback von Teammitgliedern einzuholen. Der rasante Anstieg der Nutzung von Slack hat auch Konkurrenz von anderen Tech-Giganten wie Microsoft Teams, Facebook Workplace und Googles G Suite Hangouts für Teams hervorgerufen und diese Technologie in den IT-Ökosystemen von Unternehmen weltweit etabliert.

Diese Tools verstärken die Schnelligkeit von E-Mails, wenn jemand eine schnelle Antwort benötigt. Hast du eine Frage? Kontaktiere einfach einen Kollegen direkt über Slack oder schreibe eine Nachricht in einem Kanal mit hilfsbereiten Personen. Kannst du dich nicht mehr an die Projektdetails erinnern, über die du und dein Teamkollege vor zwei Wochen gesprochen habt? Gib einfach eine Suchfunktion in Slack ein, um sie wiederzufinden. 

Wenn es sich bei den benötigten Informationen um etwas handelt, das Sie von einem Kollegen in ein, zwei Textzeilen erwarten könnten, sind diese Apps die nächstbeste Alternative zu einem kurzen Gespräch im realen Leben. 

Echtzeit-Videokonferenzen

Zoom , GoToMeeting, Skype for Business (das in Microsoft Teams integriert wird), BlueJeans und WebEx bieten verschiedene Lösungen für Videokommunikation und -zusammenarbeit in Echtzeit. So können Teams mit wenigen Klicks per Videoanruf und Bildschirmfreigabe ortsunabhängig zusammenarbeiten. Der Markt für Videokonferenzen zählt aktuell zu den am schnellsten wachsenden Technologiesegmenten: Global Market Insights prognostiziert ein Marktvolumen von 20 Milliarden US-Dollar bis 2024, was einem jährlichen Wachstum von 14 Prozent entspricht.

Dank dieser Systeme gehören unzählige E-Mails, die eigentlich ein Telefonat hätten sein sollen, der Vergangenheit an. Stattdessen können Sie sofort und überall live mit Kollegen sprechen und alles, was auf Ihrem Bildschirm angezeigt wird, teilen, indem Sie einfach einen Link versenden. 

Ebenso gehören die unübersichtlichen E-Mail-Wechsel mit 20 verschiedenen Empfängern, die sich gegenseitig übertönten, der Vergangenheit an. Sie können nun durch virtuelle Meetings ersetzt werden, die es einer Gruppe ermöglichen, einen Konsens zu erzielen und Entscheidungen wesentlich effizienter zu treffen. 

Aber ist direktere Kommunikation wirklich besser? 

Nun ja, manchmal ja, und manchmal nein. 

Die Möglichkeit, digital und in Echtzeit über Chat- und Videokonferenz-Apps zu kommunizieren, bietet Nutzern eine bessere Möglichkeit, schnell Antworten zu erhalten und produktive, spontane Gespräche zu führen. Infolgedessen sinkt die Anzahl der E-Mails in Unternehmen, die diese Tools eingeführt haben, stetig. Echtzeit-Messaging-Apps halten Nutzer nicht nur davon ab, unnötige oder ineffektive E-Mails zu versenden, sondern die unmittelbare Kommunikation und der bessere Zugriff auf internes Wissen können die Produktivität der Mitarbeiter zusätzlich steigern.

Bedeutet das, dass das Ende der E-Mail bald bevorsteht? Wohl kaum.

E-Mails haben nach wie vor ihre Vorteile. Wenn es um formellere, differenziertere, komplexere und/oder detailliertere Mitteilungen geht, um Nachrichten, die keine sofortige Antwort erfordern, um den Informationsaustausch mit entfernten Teammitgliedern oder um die Kontaktaufnahme mit Personen außerhalb des eigenen Unternehmens, ist E-Mail in der Regel das bessere Medium. 

Wo E-Mail, Chat-Apps und Videokonferenzen immer noch versagen

Trotz aller Produktivitätssteigerungen, die diese neue Kommunikationsarchitektur bietet, könnte die interne Kommunikation im Unternehmen noch effizienter und effektiver gestaltet werden. Manche Informationen werden mangels geeigneterer Kanäle in Kommunikationskanäle hineingezwängt, die dafür nicht optimal sind.

Heutige Wissensarbeiter müssen ihren Kollegen häufig komplexe Prozesse und Konzepte detailliert erklären. Im Idealfall würden diese Themen persönlich präsentiert – ein Kollege würde einen anderen antippen und um eine kurze Erläuterung des Problems oder Prozesses bitten.

Die heutigen überfüllten Terminkalender und die Arbeit im Homeoffice machen einen derartigen umfassenden Informationsaustausch jedoch oft unmöglich. Um das zu bewerkstelligen, versuchen wir daher, so viel wie möglich von dem, was wir sonst gerne persönlich und in Echtzeit präsentiert hätten, stattdessen in einer formal dokumentierten, asynchronen Nachricht festzuhalten. 

Detaillierte E-Mails oder Dokumente – mit Screenshots, Diagrammen und anderen Daten – sind nicht nur zeitaufwendig zu erstellen, sondern niemand liest wirklich gern eine 500 Wörter lange E-Mail oder das sechsseitige Dokument im Anhang. Solche Informationen sind oft überwältigend und kaum nachvollziehbar, und selbst wenn sich ein Kollege durchwühlt, werden die Informationen meist schnell wieder vergessen. 

Chat-Apps sind keine bessere Alternative – man teilt immer noch ein langes Dokument, das sich nicht effizient für die Vermittlung detaillierter Informationen eignet. Und es ist einfach nicht nötig, einen weiteren Termin in die Kalender der Teilnehmer einzutragen, um die Informationen in einer Live-Videokonferenz zu präsentieren – wo die Informationen, sofern sie nicht aufgezeichnet werden, größtenteils verloren gehen, oder man doppelt so viel Arbeit hat, um zusätzlich ein schriftliches Dokument zu erstellen, auf das die Teilnehmer später zurückgreifen können.

Was eignet sich also besser als E-Mail, Chat und Videokonferenzen für eine umfassende Kommunikation und den detaillierten Informationsaustausch? 

Video auf Abruf, durchsuchbar.

In Videos sagt jedes Bild mehr als tausend Worte. Informationen oder Ideen in einer Videopräsentation zu vermitteln, ist weitaus effizienter, als stundenlang eine E-Mail oder ein Dokument in Textform zu verfassen. Und mehr noch: Im Zeitalter von YouTube bevorzugt die Mehrheit der Menschen heutzutage Videos zum Lernen und zur Informationsbeschaffung gegenüber Texten.

Der Aufstieg der Videoplattform

Heutzutage setzen immer mehr Unternehmen auf ein weiteres Kommunikations- und Kollaborationstool . 

Eine moderne Videoplattform bietet eine effizientere Möglichkeit, umfassende Informationen durch einfach aufzunehmende, jederzeit abrufbare und durchsuchbare Videos mit mehreren Kameras zu vermitteln. Tatsächlich lässt sich ein durchsuchbares Videomaterial in der gleichen Zeit erstellen, die man für eine Präsentation benötigt. Anstatt also stundenlang alle wichtigen Details abzutippen und Screenshots anzufertigen, schalten Sie einfach Ihre Webcam ein, teilen Ihren Bildschirm, starten die Aufnahme und beginnen mit Ihrer Präsentation.

Sehen Sie sich ein Beispiel für ein Erklärvideo an, das von einem unserer Ingenieure erstellt wurde. Panopto Videoplattform:

 

 

Tatsächlich zeichnen immer mehr Unternehmen sogar alle Mitarbeiterbesprechungen auf und archivieren sie. Dank digitaler Aufzeichnungsdateien können sich die Mitarbeiter voll und ganz auf die Besprechung konzentrieren, ohne Notizen machen zu müssen. Die Besprechungsleitung spart sich das Schreiben und Versenden detaillierter E-Mail-Zusammenfassungen im Anschluss, und alle, die nicht dabei waren, können sich die Aufzeichnung ansehen und jedes Detail genau nachvollziehen.

Weiterführende Lektüre: Warum Ihr Unternehmen alle seine Meetings aufzeichnen sollte

 

Am wichtigsten ist vielleicht, dass eine Videoplattform es ermöglicht, On-Demand-Videos sicher zu teilen und den gesamten Inhalt dieser Videos zu durchsuchen – genau wie bei E-Mails oder Slack. 

Die Videoplattform von Panopto bietet beispielsweise Integrationen für Single Sign-On (SSO)-Systeme und Videokonferenzsysteme. Dadurch können Sie den Zugriff auf Ihre Videos einschränken und Freigabeberechtigungen festlegen, sodass Ihre Mitarbeiter sie genauso einfach mit Kollegen teilen können wie YouTube-Videos. Panopto intelligente Suche von Panopto indexiert zudem jedes gesprochene und jedes im Video gezeigte Wort. So finden Nutzer mit einer schnellen Suche sofort die in Ihrer Videobibliothek gespeicherten Informationen und springen direkt zu der Stelle, an der das jeweilige Thema besprochen wird.

Optimierung der Arbeitsplatzkommunikation mit dem richtigen Toolset

Es geht nicht um die eine Lösung gegen die andere.

Weg vom Einheitsansatz bei internen Kommunikationsinstrumenten drängen die Beschäftigten ihre Organisationen dazu, die digitale Kommunikation besser zu unterstützen, und zwar über verschiedene Medien, die es ihnen ermöglichen, über den Kanal zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten, der die besten Ergebnisse liefert. 

Die gesamte Kommunikationsinfrastruktur eines Unternehmens sollte Optionen für synchrone und asynchrone Gespräche und den Informationsaustausch bieten. Das bedeutet, dass Unternehmen einen Mix aus integrierten Tools unterstützen, darunter:

• E-Mail- und Dokumentenaustausch für die formelle Kommunikation.
• Suchbare Chat-Apps , die eine schnelle textbasierte Kommunikation ermöglichen.
• Videokonferenzsoftware zur Ermöglichung schneller persönlicher Gespräche.
• Eine Videoplattform , die das Teilen von durchsuchbaren, bedarfsgesteuerten Videokommunikationen, Demonstrationen und Tutorials ermöglicht.

 

Stirbt E-Mail aus? 

Nicht so bald. Neue Kommunikationslösungen erleichtern heutzutage einfach all jene E-Mail-Kommunikation, die eigentlich gar nicht per E-Mail hätte erfolgen sollen. Und das macht Mitarbeiter überall zufriedener und produktiver.

Letztendlich könnte E-Mail, wenn neue Optionen die schlimmsten unserer E-Mail-Gewohnheiten beseitigen und somit weniger E-Mails für alle erzeugen, möglicherweise wieder ihren Platz als produktives Kommunikationsmedium einnehmen.

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Panopto Enterprise-Videoplattform hilft Ihnen, Meetings, Schulungen und Präsentationen aufzuzeichnen und die On-Demand-Videoinhalte zu archivieren, sodass sie später durchsucht, gefunden und wiederverwendet werden können. Möchten Sie Panopto in Aktion erleben? Kontaktieren Sie uns für eine kostenlose Testversion .