Als Führungskraft ist es wichtig, stets über Möglichkeiten zur Optimierung Ihres Onboarding-Prozesses informiert zu sein. Ob es um fachspezifische Schulungen, die Anmeldung zu Sozialleistungen oder die Weiterbildung zur Anpassung an Branchenveränderungen geht – ein erfolgreiches Onboarding kann über den Erfolg oder Misserfolg Ihres Unternehmens entscheiden.

Hier sind einige Tipps zur Optimierung und Verbesserung Ihres Onboarding-Prozesses.

Zwei Dinge, die Sie wissen sollten, um Ihren Onboarding-Prozess zu verbessern

Das Onboarding neuer Mitarbeiter umfasst Schulungsaufgaben, um sie im Unternehmen willkommen zu heißen und sicherzustellen, dass sie optimal auf ihre Aufgaben vorbereitet sind. Der Onboarding-Prozess ist darauf ausgelegt, neue Talente schnellstmöglich einzuarbeiten, damit sie von Anfang an produktiv zum Unternehmenserfolg beitragen können. Ein gutes Onboarding führt zu höherer Arbeitszufriedenheit, besserer Arbeitsleistung und einer stärkeren Bindung der Mitarbeiter an ihr Unternehmen. Um wettbewerbsfähig zu bleiben, müssen Personalverantwortliche das Onboarding und die Schulungen optimieren und beschleunigen.

Ein wirkungsvolles Einarbeitungsprogramm für Mitarbeiter erreicht zwei Dinge:

• Es hilft dem neuen Mitarbeiter, sich mit der Unternehmenskultur vertraut zu machen und ermöglicht ihm, Kontakte zu knüpfen, die ihn engagiert und produktiv halten.
• Sie bieten die Schulungen und das Coaching, die sie benötigen, um Leistungen zu erbringen und zu den Unternehmenszielen beizutragen.

Onboarding-Programme können Präsenzschulungen zur Besprechung der täglichen Aufgaben, Informationsmaterialien zur Unternehmenskultur und gegebenenfalls allgemeine Videos zu Themen wie Sicherheitsvorkehrungen umfassen. Mit der Weiterentwicklung von Unternehmen und Unternehmenskulturen verändern sich jedoch auch die Mitarbeiterschulungsprogramme und beinhalten zunehmend neue Technologien und Prozesse, um Effizienz und Skalierbarkeit zu steigern, beispielsweise durch asynchrones Onboarding.

Was ist asynchrones Mitarbeiter-Onboarding?

Angesichts der Zunahme von Remote- und Hybridarbeitsmodellen haben sich die Personalentwicklungsabteilungen weiterentwickelt, um die Kommunikation mit neuen Mitarbeitern aufrechtzuerhalten. Viele Unternehmen setzen auf asynchrones Onboarding – also Onboarding, das bedarfsorientiert und nicht in Live-Sitzungen verfügbar ist.

Asynchrone Kommunikation bezeichnet den wechselseitigen Austausch von Nachrichten mit einer Verzögerung zwischen den einzelnen Nachrichten oder die einseitige Kommunikation, die von den Teilnehmenden zeitunabhängig empfangen werden kann. Der Einsatz asynchroner Kommunikation in Onboarding-Programmen bedeutet, dass neue Mitarbeitende primär über bereits vorhandene Medien geschult werden, sei es per E-Mail, in aufgezeichneten Meetings oder per Video-on-Demand. Anstatt einmaliger Live-Meetings oder Videokonferenzen ermöglicht asynchrones Onboarding den Mitarbeitenden, sich die Inhalte dann, wann, wo und wie es ihnen am besten passt, anzueignen – und das mit hoher Effektivität.

Wie kann Video den Onboarding-Prozess verbessern?

Eine sichere, interne Videobibliothek ermöglicht zukunftsorientierten Unternehmen, ansprechende und effektive Onboarding-Programme in großem Umfang anzubieten. Video-Onboarding kann:

• Senken Sie die Schulungskosten: Die Einarbeitung neuer Mitarbeiter ist kostspielig. Laut den Unternehmensberatern Mark Stein und Lilith Christiansen in ihrem Buch „Successful Onboarding“ geben Unternehmen bis zu 30 % des Jahresgehalts eines neuen Mitarbeiters für den Einarbeitungsprozess aus. Asynchrone Videoschulungen können die Schulungskosten jedoch drastisch senken, da teure Präsenzschulungen entfallen.
• Bessere Wissensspeicherung: Wussten Sie, dass Videos nachweislich die Merkfähigkeit von Konzepten und Details verbessern? Durch den Einsatz von Videos im Onboarding-Prozess behalten Mitarbeitende die Informationen besser. Ein leistungsstarkes Videomanagementsystem bietet zudem Suchfunktionen, mit denen Nutzende nach dem Onboarding bei Fragen die Videos nach gesprochenen und geschriebenen Wörtern durchsuchen können.
• Inhalte aktuell halten: Videos gewährleisten, dass die L&D-Teams die Einheitlichkeit aller Schulungseinheiten wahren und die Schulungsvideos bei Bedarf problemlos aktualisieren können.
• Fördern Sie das Engagement und die Vernetzung der Mitarbeiter: Video ist persönlich. Es kann Teammitglieder vorstellen, Botschaften mit einer menschlichen Note vermitteln und Teams verbinden, egal ob sie nur 1,5 Meter oder 8.000 Kilometer voneinander entfernt sind.
• Messbare Ergebnisse erfassen: Analysen auf Videomanagement-Plattformen ermöglichen es Personalentwicklungsteams, die Nutzung von On-Demand-Onboarding-Videos durch die Mitarbeitenden besser zu verstehen. Diese Kennzahlen zeigen, welche Schulungsvideos am häufigsten genutzt werden, wo neue Mitarbeitende möglicherweise zusätzlichen Schulungsbedarf haben und ob die Mitarbeitenden die für die Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen erforderlichen Schulungen absolvieren.

Unverzichtbare Tools für das virtuelle Onboarding von Mitarbeitern

Video hat sich bereits als Grundlage für den Wissensaustausch in einer verteilten Welt etabliert, und viele Personalentwickler nutzen asynchrones Video für Einarbeitung und Schulungen. On-Demand-Videos zur Einarbeitung bieten ein flexibles und detailliertes Kommunikationsmedium. Die Zuschauer können die Videos jederzeit und von überall aus ansehen und später erneut abrufen.

Für ein effektives Video-Onboarding-Programm stehen drei zentrale Tools in einem Kommunikationsökosystem zur Verfügung, die Personalentwicklern helfen, wertvolles Wissen zu erfassen, zu teilen und jederzeit und überall darauf zuzugreifen. Dies führt zu höherem Engagement und gesteigerter Produktivität neuer Mitarbeiter.

• Videokonferenzsoftware. Videokonferenzlösungen wie Zoom, WebEx und Microsoft Teams bieten die Möglichkeit für Schulungen in Echtzeit.
• Lernmanagementsystem. Viele Personalentwicklungsteams nutzen ein Lernmanagementsystem wie Cornerstone, Docebo oder SAP SuccessFactors, um Schulungsinhalte zentral zu speichern, bereitzustellen und zu verfolgen.
• Videomanagementsystem. Ein Videomanagementsystem wie Panopto ist ein zentraler, sicherer und durchsuchbarer Kanal für die Onboarding-Ressourcen eines Unternehmens. Man kann ihn sich wie ein unternehmensweites YouTube vorstellen, das Ihre Onboarding-Materialien in jederzeit abrufbares Wissen verwandelt.

„ Panopto Es ist ein effizientes und nützliches Werkzeug, weil wir damit jeden überall mit denselben Informationen erreichen können. Es hat uns wirklich geholfen, Schulungen zu beschleunigen und Hunderte von Stunden einzusparen.“

Jayme Bicknell, Marketing Managerin, American 1 Credit Union

Wie Sie Ihren Onboarding-Prozess mit Video verbessern können

Asynchrones Video-Onboarding bietet eine optimierte und skalierbare Lösung zur Verbesserung der Einarbeitungserfahrung neuer Mitarbeiter. Video-Onboarding ist für jedes Unternehmen realisierbar – und muss nicht kompliziert sein. Sieben Kernschritte sind erforderlich, um ein effektives Video-Onboarding-Programm für neue Mitarbeiter zu planen und durchzuführen. 

7 Möglichkeiten, Onboarding mit Video zu gestalten

1. Ermitteln Sie einen Satz von Kernaktivitäten für die Einarbeitung jedes neuen Mitarbeiters.
2. Ermitteln Sie, welche der Einarbeitungsaktivitäten durch On-Demand-Videotraining optimiert werden können.
3. Erstellen Sie einen wöchentlichen Einarbeitungsplan für die ersten 60 oder 90 Tage jedes neuen Mitarbeiters.
4. Wiederholen Sie die obigen Schritte mit rollen-, abteilungs- und standortspezifischen Videos.
5. Dokumentieren Sie den Prozess und teilen Sie ihn mit anderen Abteilungen, damit diese weitere Inhalte hinzufügen können.
6. Sorgen Sie für ein einheitliches Onboarding-Erlebnis mit automatisierten Nachrichten.
7. Nutzen Sie Videoanalysen, um die Wiedergabeaktivität zu überwachen.