No hace mucho, en el Simposio de Gartner en Estados Unidos, los líderes de TI de diez empresas se reunieron para hacer una lluvia de ideas sobre los casos de uso de la tecnología de vídeo.

"Los asistentes primero imaginaron más de treinta ideas básicas, y luego las clasificaron utilizando una escala simple en la que midieron el costo-beneficio, el impacto en los ingresos, el riesgo y el valor emocional de cada propuesta", informó Gartner. "De ese taller, y de las frecuentes conversaciones con clientes de Gartner sobre temas similares, surgieron también algunas buenas prácticas".

El principal caso de uso descubierto por Gartner: vídeos de instrucciones para empleados y clientes. En otras palabras, vídeos de formación.

¿Cómo están usando el video las organizaciones modernas para respaldar y escalar sus actividades corporativas de aprendizaje y desarrollo? Echemos un vistazo a algunas de las últimas tendencias y estrategias en evolución de hoy.

1: Mejorar el proceso de incorporación

No importa quién sea o cuánta experiencia tenga, todos los nuevos empleados necesitarán tiempo para ponerse al día. Aunque no hay dos puestos que requieran exactamente el mismo proceso de incorporación, la formación en vídeo puede ayudar a que la curva de aprendizaje sea más manejable para todos.

Para sus nuevos empleados, ese valor no es trivial. Según una encuesta de BambooHR de los empleados que habían dejado un trabajo a los seis meses de empezar:

• El 23% considera que no ha recibido directrices claras sobre sus nuevas responsabilidades
• El 21% dijo que quería "una formación más eficaz"

Una biblioteca de vídeos de incorporación bien planificada puede ayudarle a compartir con los nuevos miembros de su equipo mucha más información de la que sería posible cara a cara. Hoy en día, las organizaciones modernas utilizan los vídeos de incorporación para proporcionar:

• Presentaciones de la cultura, la visión y la misión. Con el vídeo, los mensajes más sutiles y matizados de una empresa pueden transmitirse con mayor eficacia. Las declaraciones de la misión y la visión son guías sobre quién es tu empresa, a dónde vas y cómo llegarás. Compartirlas en vídeo ayuda a que esos principios tan importantes sean más fáciles de encontrar, ver, compartir y, lo que es más importante, recordar para tu equipo. Los analistas están de acuerdo: Gartner Research ha identificado el vídeo de incorporación de la visión y la misión como una de las cinco formas de mayor oportunidad y menor riesgo en que las organizaciones deberían utilizar el vídeo.
• Visitas a la empresa. A veces, una visita en persona a todo el campus, incluidos los lugares relacionados con la seguridad, no es práctica. Las visitas en vídeo al lugar de trabajo ayudan a los empleados a adaptarse más rápidamente. Y, en contra de lo que pueda haber oído, las visitas de seguridad no tienen por qué ser escuetas, aburridas o anticuadas. Hoy en día, las empresas han aportado creatividad y una nueva perspectiva a la visita virtual, presentando a los miembros del equipo, ofreciendo indicaciones para llegar a los lugares esenciales y compartiendo un poco de información privilegiada que los nuevos compañeros de equipo apreciarán.
• Perspectivas de la organización. El proceso de incorporación de los empleados no tiene por qué centrarse únicamente en el departamento en el que trabajará el nuevo empleado. Muchos expertos creen que la formación interdepartamental es clave para el éxito de cada empleado, independientemente del tipo de trabajo que realice. Las organizaciones más grandes, en particular, hacen bien en asegurarse de que todos los empleados comprendan y se sientan parte del panorama general. Los mensajes de bienvenida de los directivos y los vídeos informativos interdepartamentales ayudan a construir una base sólida para esa comprensión.

2: Hacer que la formación en competencias básicas sea universal

Cada organización tiene su propia manera de hacer las cosas:

• Programación de reuniones
• Reservar salas de conferencias
• Firmar correos electrónicos
• Realización de conferencias telefónicas
• Entender los acrónimos
• Y docenas - tal vez incluso cientos más

A los pocos meses de su primer día, estas son las habilidades que todo empleado conoce como una segunda naturaleza.

Sin embargo, esos fundamentos no siempre son obvios para el nuevo empleado; lo más probable es que esté acostumbrado a la forma de hacer las cosas de otra persona, y a menudo no sabrá los pasos correctos que debe dar en su organización hasta que se desvíe accidentalmente del camino. En este caso, el vídeo puede ser un salvavidas, ya que ayuda a la persona recién contratada a encontrar la información que necesita para hacer las cosas bien.

Lo mejor de todo es que estas grabaciones son de las más fáciles de producir. Basta con utilizar una herramienta de grabación de pantalla y pedir a un miembro del equipo que recorra el proceso de la forma correcta. Los vídeos instructivos sencillos -cómo reservar una reunión o rellenar un formulario de impuestos- pueden necesitar sólo un vídeo de 3 a 5 minutos. Incluso los sistemas que pueden ser más complejos -por ejemplo, la reserva de viajes a través de la agencia corporativa, o la comprensión del proceso de revisión anual y sus requisitos- a menudo pueden enseñarse con un repaso de 10 a 20 minutos, o con una serie de vídeos de 3 a 5 minutos, cada uno de los cuales aborda elementos específicos del sistema general.

Además de asegurarse de que los empleados entienden cómo utilizar sus sistemas, los vídeos de formación en habilidades básicas de también pueden ayudar a aumentar la eficiencia de su equipo de L&D. Liberados de las preguntas rutinarias sobre cómo hacer las cosas, sus formadores pueden centrarse en trabajos nuevos o más estratégicos.

3: Muestre realmente cómo funciona su producto o servicio

Hay un pequeño y sucio secreto que la mayoría de las organizaciones odian admitir: muchos de sus empleados sólo tienen, en el mejor de los casos, un conocimiento superficial de cómo funcionan realmente sus productos. Y es probable que sean aún menos los que puedan describir con precisión cómo utilizan sus clientes su oferta, o en qué se diferencia de la de la competencia.

Especialmente para aquellas organizaciones con ofertas técnica o mecánicamente complejas, o aquellas que se dirigen a un mercado del que sus empleados no son parte natural -incluyendo prácticamente todas las empresas B2B que existen- es demasiado difícil que una persona aprenda hasta el último detalle sobre lo que usted hace. A menos que se lo muestre.

Grabar y compartir la información sobre los productos y los vídeos de demostración puede proporcionar ese nivel extra de conocimiento que ayuda a una organización a desarrollar el mejor equipo, el más informado. Hoy en día, las organizaciones se esfuerzan por mostrar todo sobre el funcionamiento de sus productos y servicios:

• Vídeos de campo grabados con un smartphone que muestran un nuevo producto en acción,
• Grabaciones de pantalla del equipo informático que ilustran los efectos de una nueva línea de código,
• Recorridos de principio a fin de la planta de producción y de cómo se utiliza cada una de las máquinas,
• Vídeos de posicionamiento de productos que ilustran las ventajas frente a un producto de la competencia,
• Y cualquier otra forma de mostrar lo que hace la empresa, en acción.

Estos vídeos ayudan a su equipo a ver y comprender realmente los productos y servicios que ofrece su empresa, incluyendo lo que los hace diferentes, lo que los hace valiosos y lo que hace que valga la pena comprarlos.

Vea un ejemplo de vídeo de formación sobre el producto a continuación:

 

 

4: Romper los silos organizativos

Pocas empresas pueden afirmar con credibilidad que no tienen silos en su estructura corporativa. La mayoría de nosotros sabemos bien dónde se solapa el organigrama y dónde no, y cuando los equipos no se cruzan de forma natural de vez en cuando, a menudo hay pocas oportunidades para que los empleados sepan en qué están trabajando sus colegas de esos equipos.

El efecto es aún peor en la práctica: cuando los equipos no entienden el trabajo de los demás, tienden a colaborar mal (si es que lo hacen). El potencial de retrasos en los programas, los malentendidos presupuestarios y las consecuencias interpersonales son enormes.

La formación interdepartamental ha surgido como solución a este problema: ayudar a los empleados a entender mejor cómo funciona cada parte de la empresa formándolos en los aspectos básicos de cada grupo. El reto: implantar un sistema de formación cruzada que sea eficiente y rentable.

Y esa es la función que cumple el vídeo. Los equipos pueden discutir los fundamentos de lo que hacen y por qué es esencial para que otros puedan revisar en cualquier momento, a la carta. La dirección local puede compartir fácilmente estos vídeos en los procesos de incorporación de nuevos empleados o como parte de la puesta en marcha de proyectos interdepartamentales, lo que ayuda a garantizar que todo el mundo entienda el punto de vista de los demás.

5: Proporcionar formación a los nuevos directivos

Invertir tiempo, energía y recursos financieros en la formación de directivos repercute en el éxito de una empresa en más de un sentido.

La primera: reducir la rotación de personal. Las organizaciones que hacen de la formación y el desarrollo de los directivos de una prioridad presupuestaria suelen perder menos empleados -tanto directivos como colaboradores individuales- cada año.

¿Y los empleados que se quedan? Con directivos bien formados, su rendimiento laboral mejora. De hecho, las investigaciones demuestran que la formación y la educación son medidas más precisas del éxito de una organización que muchas otras estadísticas muy apreciadas, como los ratios precio-ganancias, las estadísticas de precios y las medidas de riesgo y volatilidad.

Cada vez son más las empresas que reconocen el impacto de una formación directiva adecuada, añadiendo cada año nuevos programas, oportunidades de tutoría y procesos de entrenamiento. Pero en una época en la que los directivos están más presionados por el tiempo que nunca, muchas organizaciones están descubriendo que el vídeo puede ayudar a garantizar que los nuevos directivos tengan la oportunidad de experimentar plenamente la formación en gestión de una organización.

El apoyo a la formación de directivos con vídeo permite a los nuevos directivos ver cada curso de formación cuando se ajusta a sus horarios, lo que les ayuda a dedicar tiempo a los contenidos y a comprenderlos mejor. Además, con el vídeo, los directivos pueden volver a ver los segmentos al instante si quieren repasar un punto para aclararlo.

El vídeo también puede ser una herramienta valiosa para los esfuerzos tradicionales de formación de directivos. Los entrenadores de directivos pueden descubrir que grabar las interacciones de un directivo con su equipo -por ejemplo, durante una revisión anual o en una reunión semanal sobre el rendimiento- puede ayudarles a proporcionar comentarios específicos al directivo y mejores consejos para mejorar su propio rendimiento.

Vea un ejemplo de vídeo de coaching para empleados a continuación:

 

 

6: Proporcionar formación en cualquier momento y lugar a los empleados de primera línea

Para muchas empresas, su personal de primera línea, como los empleados de las tiendas y el servicio de atención al cliente, son la cara de su organización. Los compradores ven a estos miembros del equipo como extensiones directas de la empresa, y esperan que tengan respuestas para casi cualquier pregunta.

Esto crea un obstáculo importante para esas empresas, ya que las primeras líneas pueden ser a menudo donde la rotación es mayor. Los directores locales de muchos sectores siempre están contratando, y para el equipo de L&D, eso significa que los nuevos empleados pueden empezar en cualquier momento y en cualquier lugar, a menudo sin que nadie más veterano que el director local les enseñe lo que tienen que hacer.

En su mayor parte, la brecha que esto crea en el acceso del nuevo empleado a la capacitación no es trascendental, pero con el tiempo, la falta de un programa de capacitación constante puede llevar fácilmente a que las oficinas y el personal remotos sigan sus propios procesos, lo que hace que sus clientes 'experimenta una ubicación menos consistente y posiblemente dificulta que otras partes de su organización trabajen con la oficina inconformista.

Para ayudar a estos empleados, a menudo descentralizados, los equipos de aprendizaje y desarrollo están recurriendo al vídeo para ofrecer una experiencia de formación coherente a todos los empleados, y que esté disponible en cualquier momento y lugar, incluso en las tabletas y los teléfonos inteligentes de los empleados, si es necesario. La formación de los asociados del cliente puede incluir hoy en día:

• Instrucciones básicas sobre sistemas de punto de venta u otras tecnologías
• Estrategia de ventas en la empresa, incluyendo consejos para abrir y cerrar conversaciones de venta
• Consejos para producir o mostrar mejor el producto en el lugar
• Y docenas de otros puntos que pueden ayudar a la primera línea a ejecutar de manera eficiente

Vea un ejemplo de vídeo de aprendizaje social a continuación:

 

 

7: Mejore su práctica de capacitación de ventas

Su equipo de ventas es a menudo la conexión más importante que su empresa tiene con sus prospectos y clientes. La mayoría de las organizaciones trabajan diligentemente para proporcionar a sus equipos de ventas todas las herramientas, información y otros recursos que necesitan para garantizar que el proceso de ventas funcione de la mejor manera, solo para descubrir que el equipo no lo está utilizando todo. Según Accenture:

• El 90% de los materiales de venta no son utilizados por los vendedores;
• El 80 por ciento de la formación no se retiene después de 60 días;
• Los vendedores pasan el 71% del tiempo sin vender; y
• Las tasas de adopción de herramientas CRM por parte de los vendedores son inferiores al 50%;
• La metodología de venta adecuada se utiliza menos de la mitad de las veces

A menudo, la comunicación es la causa de estas oportunidades perdidas. El personal de ventas es uno de los más ocupados en casi cualquier organización, y toda la información, salvo la más interesante, puede perderse en la confusión de las visitas a los clientes, las llamadas para nuevos negocios, etc. Para complicar aún más los problemas, la mayoría de los equipos de ventas están repartidos por todo el mercado, incluso por todo el mundo, lo que dificulta la capacidad de la empresa para reunir al equipo para una rápida actualización o demostración.

El vídeo, por supuesto, puede ayudar a ello. Las organizaciones modernas están encontrando la oportunidad de vídeo en toda la práctica de habilitación de ventas, con un éxito demostrado en:

• Compartir noticias, actualizaciones y demostraciones de productos
• Proporcionar actualizaciones de la estrategia corporativa o de ventas
• Aprendizaje social entre iguales e intercambio de buenas prácticas
• Mejora de las comunicaciones con los clientes y posibles clientes

Para muchos equipos de habilitación de ventas, el vídeo es más que una ayuda bienvenida, está creando una ventaja competitiva, impulsando la incorporación y la formación, mejorando las comunicaciones y atrayendo y conectando con los clientes potenciales.

8: Asegurarse de que todo el mundo ha recibido formación sobre el cumplimiento de la normativa

Su capacidad para educar a los empleados en las leyes, reglamentos y políticas de la empresa que se aplican a sus responsabilidades laborales diarias es fundamental. Y un programa eficaz de formación para el cumplimiento de la normativa hace algo más que reducir el riesgo normativo y legal. También ayuda a fomentar una cultura corporativa positiva basada en la responsabilidad, la integridad y la interacción respetuosa.

Según Forrester Research, "Los empleados necesitan un acceso fácil al aprendizaje formal, como la formación requerida en materia de cumplimiento o normativa." Utilizando el vídeo, los empleados pueden acceder a esta información cuando se incorporan a la empresa, durante las actualizaciones anuales de la política de cumplimiento o en cualquier momento desde cualquier dispositivo. Una serie de temas de cumplimiento que abarcan las industrias pueden ser cubiertos de una manera ilustrativa utilizando el vídeo, incluyendo:

• Políticas de condiciones de trabajo justas y respetuosas;
• Visitas virtuales de seguridad;
• Normas de competencia leal;
• Cumplimiento de la ley de comercio exterior;
• Protección de la propiedad intelectual;
• Transparencia en la información financiera; y
• Integridad en las interacciones comerciales.

La formación en vídeo puede ser una forma especialmente eficaz de cubrir cuestiones delicadas e importantes de cumplimiento, como los procedimientos de emergencia, las leyes de acoso sexual, etc.

Y el vídeo no sólo proporciona un medio ideal para estos temas, sino que la tecnología también puede ayudarle a asegurarse de que sus empleados están realmente completando estos cursos esenciales. Los análisis de vídeo incluidos en muchas plataformas de vídeo modernas ofrecen detalles a nivel de usuario, lo que permite a su equipo saber si un empleado ha visto un vídeo y si lo ha visto hasta el final.

9: Amplíe el alcance de sus conferencias

Aunque la formación a distancia a través de se está convirtiendo en algo habitual, a menudo no hay nada que pueda sustituir a un evento en directo. Cada vez son más las organizaciones que descubren que los eventos de gran envergadura, ya sean convenciones internas o conferencias públicas centradas en el sector, son herramientas muy valiosas para compartir información, conectar a los empleados entre sí o con el sector, y educar a una gran audiencia de una sola vez.

Asistir a estos eventos puede elevar la moral y el compromiso de los empleados de una manera que es casi imposible de replicar durante los momentos habituales de trabajo. Sin embargo, por razones de tiempo y presupuesto, rara vez es posible asistir a todos los eventos y a todos los miembros del equipo.

Cuando la asistencia no es posible, una grabación en vídeo del evento puede ser la mejor opción. Grabar los eventos, o incluso transmitirlos en directo, puede ser una forma estupenda de compartir la emoción y los conocimientos adquiridos en todas las ponencias y sesiones de trabajo, con cualquier persona, en cualquier momento y en cualquier lugar.

El vídeo de eventos solía ser una producción cara y complicada, limitada al dominio de los expertos técnicos en AV equipados con hardware caro. Hoy en día, sin embargo, todo lo que se necesita son simples cámaras web y software para capturar, compartir e incluso transmitir en directo vídeo HD de eventos de cualquier tamaño a audiencias de todo el mundo. En la actualidad, Siemens PLM ha hecho precisamente eso, simplificando la producción de vídeo en los eventos de la empresa en todo el mundo, al tiempo que ha reducido los costes y el tiempo necesario para producir y compartir vídeos de conferencias en .

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