Con la esperanza de mejorar la comunicación y la formación internas, este líder mundial en tecnología de mercados financieros adoptó Panopto en 2010. En poco tiempo, Panopto Se ha convertido en la plataforma de referencia para vídeos en la empresa. Un pequeño grupo de usuarios pioneros ha crecido hasta alcanzar los 750 usuarios y sigue expandiéndose cada día, llegando incluso a contar con el director ejecutivo entre sus filas.

Hoy, Panopto es una parte estándar de cómo la empresa:

• Graba demostraciones de productos para audiencias internas.
• Desarrolla formación en línea
• Integración de nuevos empleados
• Registra los informes mensuales y trimestrales de los oficiales superiores.
• Registros de reuniones de WebEx
• Integra su plantilla global

 

El problema: Los gerentes de proyecto están desbordados por la demanda de demostraciones.

A finales de 2010, la empresa se enfrentó a un dilema. Como proveedor de tecnología comercial de software complejo para el sector de servicios financieros, sus productos resultaban demasiado difíciles de comprender a nivel técnico, tanto para los clientes como incluso para los miembros del equipo de ventas interno. Esto provocó que los expertos en tecnología de la empresa se vieran desbordados por las solicitudes de demostraciones puntuales, tanto de clientes como de personal interno.

“Nuestro problema era que contábamos con un número limitado de expertos”, comentó un vicepresidente. “Teníamos que aumentar el número de expertos o encontrar un socio tecnológico que pudiera aprovechar su experiencia para nosotros”.

La empresa había experimentado con diferentes métodos para grabar las demostraciones de sus productos, pero el proceso resultaba costoso e ineficiente.

“Teníamos problemas para adjuntar documentos a los vídeos. Perdíamos mucho tiempo intentando combinar distintos tipos de contenido. Simplemente no era eficaz. Necesitábamos una experiencia más integrada.”

En respuesta, la dirección de la empresa encargó a un equipo de analistas de negocio la búsqueda de una mejor alternativa.

 

La solución: Los expertos utilizan Panopto grabar demostraciones multimedia para su visualización bajo demanda

El equipo comenzó a experimentar con Panopto Inmediatamente, comenzaron a colaborar con los gerentes de producto de la compañía para crear grabaciones descriptivas de cada uno de los más de 30 productos de software. Cada video debía durar menos de 30 minutos y ofrecer una visión general del modelo de negocio del producto, incluyendo casos de uso, perfiles de usuario, competidores y una breve demostración. Algunos gerentes combinaron video, audio y captura de pantalla para sus grabaciones, mientras que otros optaron por usar diapositivas de PowerPoint, captura de pantalla y una narración sencilla.

Independientemente de las entradas, Panopto La integración fue automática, sin necesidad de posproducción. Los responsables de producto simplemente entraron en una sala con una cámara, presentaron su material como de costumbre y se marcharon. En cuestión de minutos, una grabación sincronizada y de alta calidad de todas sus aportaciones estuvo disponible en línea.

“Los expertos, que habían sido bombardeados con solicitudes de demostraciones, están ahora encantados con la posibilidad de grabarlo una sola vez”, informó la compañía. Panopto Esto lleva la experiencia de aprendizaje a un nivel más íntimo, lo cual suena extraño ya que en realidad se elimina cierta interacción en vivo, pero a cambio se permite que las personas aprendan a su propio ritmo y se centren solo en el contenido que les sea relevante.

El uso de Panopto para descripciones generales y demostraciones de productos ha tenido un efecto importante más allá del simple ahorro de tiempo y dinero. “Anteriormente, a alguien le podía llevar de tres a cuatro meses sumergirse realmente en un producto. Nuestro proceso es más eficiente ahora, y ahí es donde vemos el mayor beneficio. Usando Panopto Esto nos hace más eficaces internamente, lo que a su vez nos permite comunicarnos de forma más eficaz con nuestros clientes.”

 

Desarrollar nuevos casos de uso para Panopto

La experiencia inicial de la empresa grabando descripciones generales y demostraciones de productos con Panopto era prometedor. Tanto expertos como líderes encontraron Panopto Su implementación y escalabilidad son muy sencillas.

“ Panopto «Fue increíblemente fácil ponerlo en marcha», recuerda un ejecutivo. «Literalmente, puedes enseñarle a alguien a usar la tecnología en minutos. En media hora puedes aprender a hacer un vídeo atractivo. Es así de sencillo».

Como plataforma completamente basada en software, Panopto Puede adaptarse a organizaciones de cualquier tamaño prácticamente de la noche a la mañana. Panopto Funciona automáticamente con prácticamente cualquier configuración de grabación, desde la cámara web integrada de un portátil o la cámara de un smartphone, hasta equipos de última generación en un estudio de grabación diseñado profesionalmente. Panopto Las grabaciones se cargan automáticamente a una biblioteca de vídeo central y segura, y otros vídeos no capturados con Panopto También se pueden agregar simplemente arrastrando y soltando. Los espectadores autorizados acceden al contenido a través de cualquier navegador web o en movimiento a través de Panopto aplicaciones móviles de

Esta facilidad de uso y escalabilidad, junto con el rápido crecimiento de Panopto La popularidad de ha llevado a la empresa a ampliar el alcance de su Panopto implementación en varios proyectos nuevos.

 

Formación profesional en seguridad empresarial

La siguiente prueba de Panopto La flexibilidad de la solución provino del Departamento de Seguridad de la empresa, que buscaba utilizar Panopto grabar una serie de vídeos de formación para la capacitación continua de su personal.

Los responsables del Departamento de Seguridad llevaban tiempo solicitando la posibilidad de ofrecer formación a demanda para solucionar un problema fundamental de su programa de capacitación. El departamento siempre había tenido dificultades para impartir formación presencial de forma generalizada debido a los turnos diarios necesarios para que el servicio funcionara las 24 horas del día, los 7 días de la semana, los 365 días del año.

La primera sesión de capacitación fue sobre preparación para emergencias. "El equipo de seguridad no estaba seguro de lo fácil que sería lograr que todos se conectaran y participaran", admitió la empresa. "Pero todos lo hicieron, y fue fácil. El departamento tiene una verdadera necesidad de educación continua, y Panopto ahora se lo ha puesto increíblemente fácil.”

El Departamento de Seguridad ahora puede administrar capacitación actualizada a voluntad, sin desperdiciar recursos en instrucción en vivo repetitiva y programación complicada. También pueden realizar un seguimiento del progreso de sus empleados a través de los cursos utilizando Panopto Analítica.

 

Incorporación de nuevos empleados

La integración de nuevos empleados en una empresa de servicios técnicos es un proceso que requiere mucha dedicación. Los nuevos empleados deben asimilar los procedimientos de la empresa, los conocimientos básicos sobre los productos y la estrategia empresarial de la forma más rápida y eficiente posible.

Pero como señaló un analista de negocios, “A menudo, puede ser muy difícil para un nuevo empleado programar una hora con el gerente de producto para obtener una descripción general de su producto. Es mucho más fácil iniciar sesión en Panopto Vean un video de 20 minutos y luego formulen algunas preguntas pertinentes para una reunión de 10 a 15 minutos. Esto les ahorra tiempo a todos y hace que todo el proceso sea más productivo.

Existen ventajas evidentes al tener acceso a una biblioteca de grabaciones de productos bien elaboradas y con función de búsqueda, disponibles bajo demanda. Estos vídeos no solo resumen la información del producto para un nuevo empleado, sino que también transmiten mucho sobre la cultura de la empresa y las personas que la dirigen. Los nuevos empleados ven los rostros y escuchan las voces de los empleados clave, y se familiarizan con sus estilos y personalidades.

Al combinar video, audio, PowerPoint, captura de pantalla y más, Panopto ayuda a que el proceso de incorporación sea una experiencia más inmersiva.

 

Informes de la alta dirección

El director ejecutivo de la empresa utiliza personalmente Panopto también.

Con el objetivo de brindar transparencia organizacional, el director ejecutivo se había comunicado previamente con los empleados utilizando métodos tradicionales de comunicación ejecutiva, incluyendo reuniones generales y boletines informativos por correo electrónico.

Sin embargo, esas medidas a menudo resultaban insuficientes. Las reuniones generales eran inconvenientes, ya que obligaban a los empleados de diferentes ubicaciones a conectarse a horas intempestivas de la noche y la madrugada. Además, los boletines informativos por mensaje de texto dificultaban determinar el nivel de interés de los empleados en el contenido y no permitían que Young transmitiera su personalidad ni la cultura empresarial que deseaba inculcar.

Panopto Era la solución perfecta para la comunicación ejecutiva moderna. En primer lugar, proporcionaba un medio atractivo para que el director ejecutivo mejorara la transparencia corporativa y se comunicara con los empleados de todo el mundo. Cada una o dos semanas, grababa una breve actualización ejecutiva, compartiendo información sobre el negocio y las nuevas iniciativas, que los empleados podían ver en cualquier momento y lugar.

Segundo, Panopto No hizo falta un estudio de grabación corporativo ni contratar un costoso equipo audiovisual. En cambio, el director ejecutivo simplemente grabó los vídeos en su oficina, en su escritorio, usando la cámara web de su portátil.

En tercer lugar, los vídeos podrían ponerse a disposición de sus empleados de forma instantánea. Panopto Cada grabación se cargaba automáticamente a la biblioteca de vídeo central y se procesaba para que los empleados pudieran verla en cualquier dispositivo. En cuestión de minutos, el director general podía capturar y compartir mensajes importantes e información relevante con toda su organización.

Finalmente, Panopto proporcionó herramientas integradas para medir el compromiso de los empleados y obtener retroalimentación. Para cualquier video, Panopto Los análisis de datos permitieron a la empresa ver cuántos empleados vieron el vídeo y qué parte del mismo vieron.

El director ejecutivo también confía en Panopto también en la producción de contenido más formal, transmitiendo por internet un informe trimestral oficial con el director financiero de la empresa. Esta presentación suele durar una hora, y la empresa ha descubierto que al grabar la transmisión web con Panopto , sus espectadores pueden ver el programa en cualquier momento que se ajuste a su horario laboral.

“Para los empleados en Asia Pacífico, usar Panopto “Registrar el informe trimestral ha sido enorme”, dice la empresa. “La seguridad de la información es rigurosa aquí. Antes de nuestra adopción Panopto Distribuir un archivo de vídeo de una hora de duración era increíblemente difícil. Teníamos que subir los archivos a un cliente FTP y luego coordinar el acceso seguro a través de múltiples intranets, lo que casi siempre generaba un sinfín de problemas. Era un verdadero obstáculo para la colaboración.

Con Panopto Los empleados de cualquier oficina del mundo pueden iniciar sesión desde sus portátiles o teléfonos móviles y ver las grabaciones al instante, en el momento en que se suben. Panopto La tecnología de transmisión adaptativa de garantiza una reproducción fluida, independientemente de las condiciones de la red del usuario. «Es instantáneo. Está listo para la web. Es simplemente perfecto para nuestros socios en todo el mundo».

 

Grabación de reuniones de WebEx

Una analista de negocios hizo recientemente su primera Panopto Grabación de una reunión de WebEx.

Se trataba de una demostración de un proveedor para un grupo de empleados internos, pero algunas personas clave no pudieron asistir y solicitaron específicamente una Panopto Grabación. «Me complació mucho lo fácil que fue grabar una transmisión de WebEx, y me impresionó la calidad de la grabación», dijo el analista. «Lo mismo les ocurrió a los colegas que hicieron la solicitud».

Al grabar conferencias web de WebEx y GoToMeeting con Panopto Los empleados de la empresa obtienen una grabación de las sesiones, capturada en alta definición y con la posibilidad de realizar búsquedas, disponible con un solo clic para su visualización bajo demanda.

 

Integración de una fuerza laboral global

La empresa tiene oficinas en EE. UU. y la UE, y está consolidando rápidamente una fuerte presencia en Asia. Sin embargo, como ocurre con todas las grandes empresas globales, la colaboración a través de fronteras, culturas y zonas horarias internacionales supone un reto constante.

“Puede ser bastante difícil poner en contacto a un gerente de producto en Nueva York con, por ejemplo, un empleado de soporte en nuestra oficina de Asia”, señala un gerente. “Pero con Panopto Pueden crear o ver grabaciones durante su propio horario laboral, eliminando así las diferencias horarias y geográficas.

Una prueba perfecta de esta capacidad se dio con la reciente adquisición de una empresa. Con varias oficinas en China, Japón y Australia, la empresa adquirida estaba literalmente al otro lado del mundo, y como cualquier empresa que se integra en una organización más grande y compleja, sus empleados tenían mucho terreno que cubrir.

Una vez completada la adquisición, para poder ofrecer eficazmente una gama ampliada de productos y servicios, los empleados necesitaban un curso intensivo sobre las líneas de productos y la estrategia comercial de la empresa.

Los responsables de producto de la empresa contaban con el recurso perfecto en la biblioteca de vídeos de presentación y demostraciones de productos que acababan de crear. Estos vídeos se han convertido en una herramienta de aprendizaje indispensable para los nuevos empleados.

“La integración puede ser difícil”, señaló un gerente. “Hay mucho que asimilar y aprender después de una adquisición, y en este caso, realmente no trabajamos en el mismo horario. No hay coincidencia de horarios”. Panopto Ha sido una herramienta esencial en el proceso de integración.”

 

El futuro: Ampliar su uso en toda la empresa.

La empresa ahora utiliza Panopto Para grabar transmisiones web, impartir formación en línea, crear demostraciones de productos y para la comunicación corporativa. Y con cientos de horas de contenido recién grabado y con función de búsqueda, están en camino de crear una potente videoteca corporativa.

“Esto comenzó como un esfuerzo relativamente pequeño y simplemente ha cobrado vida propia”, reflexiona un analista de negocios. “Recibo correos electrónicos literalmente todos los días de personas cuyos nombres no reconozco de otras áreas de la empresa que piden usar Panopto En su trabajo diario, nadie quiere leer correos electrónicos largos ni políticas complejas. Prefieren que se les diga la información directamente, siempre que sea posible. Y como nuestras grabaciones son fáciles de buscar, les brindamos exactamente la información que necesitan. Está demostrando ser increíblemente eficaz.