La identificación, recopilación, producción y revisión de la información y el contenido almacenados electrónicamente necesarios para auditorías y demandas judiciales —un proceso conocido como descubrimiento electrónico o eDiscovery— se ha convertido en un procedimiento legal fundamental para muchas organizaciones de gran tamaño.

El descubrimiento electrónico de pruebas (eDiscovery) no es tarea fácil. Las empresas deben discernir no solo qué información existe, sino también dónde está almacenada y cómo se puede recopilar, revisar y presentar para un público más amplio, a menudo con plazos estrictos que pueden acarrear multas y sanciones.

Cualquier información almacenada en formato electrónico puede estar sujeta a presentación bajo las reglas comunes de eDiscovery; y si bien esa definición ciertamente incluye documentos de oficina y correos electrónicos tradicionales, cada vez más también incluye videos.

Vídeo: El próximo gran desafío para el descubrimiento electrónico

El vídeo es uno de los tipos de contenido de más rápido crecimiento en el mundo empresarial actual, y se utiliza para todo, desde teleconferencias y seminarios web hasta formación, marketing, comunicaciones con ejecutivos e inversores, prospección de ventas, atención al cliente y mucho más.

Basta con mirar los datos:

• Según el informe EMC Digital Universe, la información no estructurada, como el vídeo, ya representa el 90 % de toda la información digital creada , y crece entre dos y tres veces más rápido que los datos estructurados.
• Palo Alto Networks informa que la cantidad de transmisión de video a través de redes corporativas se triplicó con creces en los primeros seis meses de 2012.
• Según Gartner Research, para 2016 las grandes empresas transmitirán más de 16 horas de vídeo por trabajador al mes. Eso equivale a 45 minutos de vídeo al día.

Tan solo 3 años después de que Microsoft creara su propia plataforma de vídeo interna, la empresa descubrió que sus empleados grababan 9.000 vídeos nuevos al año, casi un vídeo por cada 10 empleados, cada año.

Un vídeo plantea 3 retos para el descubrimiento electrónico de pruebas.

Con la creciente cantidad de vídeos que se crean, la búsqueda dentro de ellos se está volviendo fundamental para el descubrimiento electrónico de pruebas (eDiscovery). Sin embargo, el vídeo plantea tres problemas distintos para los profesionales del descubrimiento electrónico de pruebas.

Primero: Buscar el contenido real de un video tradicionalmente ha sido muy difícil.
Los sistemas de vídeo tradicionales solo permiten buscar vídeos mediante metadatos añadidos manualmente, como el título, el autor y algunas etiquetas temáticas. Cuando los vídeos empresariales suelen durar entre 30 y 60 minutos o más, resulta imposible que esa cantidad limitada de metadatos represente con precisión el contenido completo del archivo.

Dos: El almacenamiento de vídeo desorganizado puede provocar que se pasen por alto archivos importantes.
Las organizaciones que no cuentan con un sistema de gestión de contenido de video (a menudo denominado videoteca o "YouTube corporativo") suelen tener archivos de video dispersos en sitios de SharePoint, carpetas compartidas, discos duros de empleados e incluso en sitios públicos como Dropbox y YouTube. Esto dificulta la realización de una auditoría completa de los archivos de video y aumenta la probabilidad de que el material confidencial se almacene, comparta o conserve de forma indebida, fuera de los estándares de la empresa.

Tres: Revisar archivos de vídeo requiere mucho tiempo y tiene un coste considerable.
Sin un sistema para buscar contenido relevante en los vídeos, el proceso de eDiscovery inevitablemente obligará a alguien a revisar manualmente la cronología de cada vídeo o, incluso, a ver cada archivo de principio a fin. A medida que las organizaciones graban más y más vídeos, los costes legales de este flujo de trabajo pueden dispararse rápidamente.

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Un mejor sistema de descubrimiento electrónico de pruebas exige una mejor plataforma de vídeo: Panopto

En lo que respecta al descubrimiento electrónico, el vídeo ha superado el punto de inflexión: sencillamente, se crea demasiado contenido a diario como para gestionarlo de forma responsable sin una búsqueda eficaz.

Eso es lo que convierte a Smart Search de Panopto en una parte absolutamente esencial de su programa de eDiscovery.

La Búsqueda Inteligente es la herramienta más completa del sector para buscar el contenido real de cada vídeo de tu biblioteca. Ninguna otra plataforma de vídeo empresarial te permite buscar tus vídeos tan bien como Panopto .

Búsqueda inteligente por Panopto Permite a cualquier persona buscar contenido de vídeo con la misma facilidad con la que buscaría un documento, un sitio web o un correo electrónico.

Con Búsqueda inteligente, cada grabación, nueva o antigua, y si fue grabada o no con Panopto – ahora se puede buscar:

• Palabras pronunciadas por cualquier hablante (con reconocimiento automático de voz)
• Palabras que aparecen en cualquier parte de un vídeo, incluido el texto que se muestra en pantalla durante las grabaciones de pantalla (con reconocimiento óptico de caracteres).
• Textos extraídos de presentaciones de PowerPoint y Keynote, incluyendo las notas del orador.
• Palabras que forman parte de las notas o comentarios públicos de un video.

Y Panopto Esto pone fin al proceso de búsqueda manual: una vez que se encuentra una palabra clave en el vídeo, se puede avanzar rápidamente hasta el momento en que aparece dicha palabra clave.

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