監査や訴訟に必要な電子的に保存された情報やコンテンツ(電子情報開示または電子情報開示と呼ばれるプロセス)を特定、収集、作成、およびレビューすることは、多くの大規模な組織にとって基本的な法的手続きとなっています。

電子情報開示は小さな課題ではありません。企業は、どのような情報が存在するかだけでなく、情報の保存場所や、より広範な消費のためにどのように収集、見直し、生産できるかを識別する必要があります。多くの場合、強制的な期限の下で、罰金や罰則が発生する可能性があります。

電子形式で保存される情報は、一般的な電子情報開示規則の下で本番の対象となる場合があります。その定義には、従来のオフィス文書や電子メールが含まれますが、ビデオの意味も増えています。

ビデオ:電子ディスカバリーの次の大きな課題

ビデオは、今日の企業の世界で最も急速に成長しているタイプのコンテンツの1つであり、電話会議やウェビナーからトレーニング、マーケティング、エグゼクティブと投資家のコミュニケーション、販売の見通し、カスタマーサービスなどに使用されます。

データを見てみて:

  • EMC Digital Universeレポートによると、ビデオなどの非構造化情報は、作成されたすべてのデジタル情報の90%をすでに占めており、構造化データの2〜3倍の速さで成長しています。
  • パロアルトネットワークスは、2012年の最初の6ヶ月間で、企業ネットワーク全体のビデオストリーミング量が3倍以上になったと報告しています
  • Gartner Researchによると、2016年までに、大企業は1人の労働者あたり1か月あたり16時間以上のビデオをストリーミングする予定です。それは毎日45分のビデオです。

マイクロソフトが独自の内部ビデオプラットフォームを作成してからわずか3年後、同社は従業員が毎年9,000本の新しいビデオを録画していることを発見しました。これは毎年10人の従業員ごとにほぼ1本のビデオです。

ビデオは3つのeDiscoveryチャレンジを作成します

ますます多くのビデオが作成される中、電子情報開示にとってビデオ内検索が重要になっています。しかし、ビデオは電子情報開示の専門家にとって3つの異なる問題を生み出しています。

1つ:ビデオの実際のコンテンツを検索することは、伝統的に非常に困難でした
従来のビデオシステムでは、タイトル、作成者、いくつかのトピックタグなど、手動で追加されたメタデータによってのみビデオを検索できます。ビジネスビデオの長さが30〜60分以上になる傾向がある場合、その限られた量のメタデータでファイルのコンテンツ全体を正確に表すことは不可能です。

2:ばらばらのビデオストレージは、重要なファイルが見落とされる可能性があることを意味します
ビデオコンテンツ管理システム(ビデオライブラリまたは「企業YouTube」と呼ばれることが多い)を持たない組織では、通常、組織のSharePointサイト、ファイル共有、従業員のハードドライブ、さらにはDropBoxやYouTubeなどの公開サイトにビデオファイルが散在しています。これにより、ビデオファイルの完全な監査を実行することが難しくなり、機密資料が会社の標準外で不適切に保存、共有、または保持される可能性が高くなります。

3: ビデオファイルのレビューにはかなりの時間がかかり、かなりのコストがかかる
関連するコンテンツを動画で検索する手段がなければ、電子情報開示プロセスでは、必然的に誰かにビデオタイムラインを狩り、各ビデオを確認したり、各ファイルを最初から最後まで座って視聴したりすることを強制します。組織が動画の録画を開始すると、そのワークフローの法的コストがすぐに天文的になる可能性があります。

でどれだけ節約できるか?
動画を検索しやすくするには?

節約コストを計算

より優れた電子情報開示には、より優れたビデオプラットフォームが必要:Panopto

電子情報開示の場合、ビデオは転換点を過ぎています。効果的な検索を行わずに責任を持って管理するには、毎日作成されているものが多すぎます。

これが、Panopto によるスマートサーチを電子情報開示プログラムの絶対不可欠な部分にするものです

スマート検索は、ライブラリ内のすべてのビデオの実際のコンテンツを検索するための業界で最も包括的なツールです。 Panoptoだけでなく、ビデオの検索に役立つエンタープライズビデオプラットフォームは他にありません。

Panoptoによるスマート検索を使用すると、ドキュメント、Webサイト、または電子メールを検索するのと同じくらい簡単に、誰でもビデオコンテンツを検索できます。

スマートサーチでは、新しい録音か古いものか、Panopto で録音されたか否かを問わず、すべての録音を検索できるようになりました。

  • 任意の話者が話す単語(自動音声認識付き)
  • スクリーンキャスト中に画面に表示されるテキスト(光学式文字認識)など、ビデオの任意の場所に表示される単語
  • スピーカーノートを含む、PowerPointおよび基調講演からの言葉
  • 動画の公開メモやコメントの一部である単語

そして、Panoptoはハントアンドペックワークフローに終止符を打ちます—ビデオでキーワードが見つかると、キーワードが表示されるビデオの瞬間に即座に早送りできます。

もっと調べて! スマート検索の実際の動作をご覧ください。

 

 

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公開日2020年5月4日