監査や訴訟に必要な電子的に保存された情報やコンテンツを特定、収集、作成、確認することは、エレクトロニック・ディスカバリー(eDiscovery)と呼ばれるプロセスで、多くの大企業にとって基本的な法的手続きとなっています。

eDiscoveryは小さな挑戦ではありません。企業は、どのような情報が存在するのかだけでなく、その情報がどこに保管されているのか、また、どのようにして情報を収集し、レビューし、広く消費者に提供することができるのかを見極めなければなりませんが、多くの場合、罰金や罰則を受ける可能性のある厳しい期限の下で行われます。

電子的な形式で保存されている情報は、一般的なeDiscoveryのルールに基づいて提出の対象となる可能性があります。この定義には、従来のオフィス文書や電子メールも含まれますが、最近ではビデオも含まれるようになっています。

ビデオ電子証拠開示の次の大きな課題

ビデオは、今日の企業において最も急速に成長しているコンテンツの一つであり、電話会議やウェビナーから、トレーニング、マーケティング、役員や投資家とのコミュニケーション、販売見込み、カスタマーサービスなど、あらゆる場面で使用されています。

ただ、データを見てください。

  • EMC Digital Universeレポートによると、動画のような非構造化情報は、すでに作成されたすべてのデジタル情報の90%を占めており 、構造化データの2~3倍の速さで増加しています。
  • パロアルトネットワークスの報告によると、企業ネットワークを介したビデオストリーミングの量は、2012年の最初の6ヶ月間で、 、3倍以上に増加しました。
  • Gartner Research社によると、2016年までに大企業では、従業員一人当たり、月に16時間以上のビデオをストリーミングするようになるという。これは、 45分のビデオを毎日配信することになります。

Microsoftは、独自の社内ビデオプラットフォームを構築してからわずか3年で、社員が年間9,000本の新しいビデオを録画していることを発見しました。これは、毎年、社員10人に1本の割合でビデオを録画していることになります。

ビデオが生み出す3つのeディスカバリーの課題

ますます多くの動画が作成される中で、 動画内の検索 は、eディスカバリーにおいて重要になってきています。しかし、動画はeディスカバリーの専門家にとって3つの異なる問題を引き起こします。

1:従来、動画の内容を検索することは非常に困難でした。
従来のビデオシステムでは、タイトルや作者、いくつかのトピックタグなど、手動で付加されたメタデータによってしかビデオを検索できませんでした。しかし、ビジネスビデオが30分から60分以上の長さになると、限られたメタデータではファイルの全内容を正確に表現することができませんでした。

2:ビデオストレージがバラバラだと、重要なファイルが見落とされる可能性がある。
動画コンテンツ管理システム (動画ライブラリや「企業のYouTube」と呼ばれることもあります)を持たない組織では、通常、動画ファイルが組織のSharePointサイト、ファイル共有、従業員のハードディスク、さらにはDropBoxやYouTubeなどの公共サイトに散在しています。このため、ビデオファイルの完全な監査を行うことは難しく、また、機密資料が会社の基準に反して不適切に保存、共有、保持される可能性が高くなります。

3つのポイント映像ファイルの確認には膨大な時間がかかり、大きなコストがかかる
動画を検索して関連するコンテンツを探す手段がなければ、eDiscoveryのプロセスでは、必然的に誰かが動画のタイムラインを探して各動画を確認するか、あるいは各ファイルを最初から最後まで座って見ることになります。企業がますます多くの動画を記録するようになると、そのワークフローにかかる法的コストはすぐに天文学的な数字になってしまいます。

でどれだけ節約できるか?
動画を検索しやすくするには?

節約コストを計算

より良いeDiscoveryのためには、より良いビデオプラットフォームが必要です。Panopto

電子証拠開示において、動画は転換点を迎えています。毎日あまりにも多くの動画が作成されているため、効果的な検索なしでは責任を持って管理することができません。

これこそが、 Smart Search by Panopto をeDiscoveryプログラムに絶対不可欠なものにしています。

スマートサーチは、ライブラリ内のすべての動画の実際のコンテンツを検索するための、業界で最も包括的なツールです。 Panoptoほど動画の検索を支援できるエンタープライズ動画プラットフォームは他にありません。

パノプトのスマートサーチは、文書やウェブサイト、電子メールを検索するのと同じように、誰でも簡単にビデオコンテンツを検索することができます。

スマートサーチでは、新しいものも古いものも、またPanoptoで録画されたものであるかどうかに関わらず、すべての録画を検索することができます。

  • 任意の話者が話す言葉(自動音声認識あり
  • スクリーンキャスト(光学式文字認識)の際に画面に表示されるテキストを含む、映像中のあらゆる場所に現れる単語
  • PowerPointやKeynoteのプレゼンテーションの言葉(スピーカーノートを含む
  • 動画の公開ノートやコメントに含まれる言葉

また、Panoptoでは、動画内でキーワードを見つけたら、そのキーワードが出てくる瞬間に瞬時に早送りすることができるので、探し回っていたワークフローに終止符を打つことができます。

詳細はこちら Smart Searchを実際に体験してみてください。

 

 

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公開日2020年5月4日