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eディスカバリの革命――動画コンテンツ内の検索

2014年5月21日

監査や訴訟に必要な電子的に保存された情報やコンテンツを特定、収集、作成、および検証するプロセス――いわゆる「電子情報開示（eDiscovery）」――は、多くの大規模組織にとって不可欠な法的手続きとなっている。

eディスカバリは決して簡単な課題ではありません。企業は、どのような情報が存在するかを把握するだけでなく、その保存場所や、収集・検討・開示の方法も特定しなければなりません。しかも、多くの場合、罰金や制裁措置が科される可能性のある厳しい期限の中で、これらをこなさなければならないのです。

電子形式で保存された情報は、一般的なeディスカバリー規則に基づき提出を求められる可能性があります。その定義には、従来のオフィス文書や電子メールはもちろん含まれますが、最近では動画も対象となるケースが増えています。

動画：電子証拠開示が直面する次の大きな課題

動画は、今日のビジネス界において最も急速に普及しているコンテンツ形式の一つであり、電話会議やウェビナーから、研修、マーケティング、経営陣や投資家への情報発信、営業開拓、カスタマーサービスに至るまで、あらゆる場面で活用されています。

データを見てください：

EMCの「デジタル・ユニバース」レポートによると、動画などの非構造化データは、すでに生成される全デジタル情報の90％を占めており、その増加ペースは構造化データの2～3倍の速さである。
パロアルト・ネットワークスによると、2012年の上半期において、企業ネットワークを介した動画ストリーミングの量は3倍以上に増加した。
ガートナー・リサーチによると、2016年までに大企業では、従業員1人あたり月間16時間以上の動画をストリーミング配信するようになる見込みです。これは、毎日45分間の動画に相当します。

マイクロソフトが社内向け動画プラットフォームを立ち上げてからわずか3年後、同社では従業員が年間9,000本の新しい動画を撮影していることが判明した。これは、従業員10人あたり年間ほぼ1本のペースで動画が作成されている計算になる。

動画がもたらす3つのeディスカバリの課題

動画の制作が増加するにつれ、動画内の検索はeディスカバリにおいて不可欠なものとなっています。しかし、動画は電子証拠開示の専門家にとって、3つの明確な課題をもたらしています。

1：従来、動画の実際のコンテンツを検索することは非常に困難でした
従来の動画システムでは、タイトル、作成者、いくつかのトピックタグなど、手動で追加されたメタデータに基づいてのみ動画を検索することができました。ビジネス向けの動画は30分から60分、あるいはそれ以上の長さになることが多いため、限られた量のメタデータだけでは、ファイルの全コンテンツを正確に表現することは不可能です。

2：動画の保存場所が分散していると、重要なファイルが見落とされる恐れがある
動画コンテンツ管理システム（ビデオライブラリや「社内YouTube」と呼ばれることが多い）を導入していない組織では、通常、動画ファイルが組織内のSharePointサイト、ファイル共有、従業員のハードドライブ、さらにはDropboxやYouTubeなどの公開サイトに散在しています。これにより、動画ファイルの完全な監査が困難になるだけでなく、機密資料が不適切に保存、共有、または社内の基準外で保持される可能性が高まります。

3：動画ファイルのレビューには多大な時間がかかり、それに伴うコストも膨大になる
動画内の関連コンテンツを検索する手段がなければ、eディスカバリのプロセスにおいて、担当者は必然的に、動画のタイムラインを一つひとつ手作業で探しながら各動画をレビューするか、あるいは各ファイルを最初から最後まで座って視聴するしかなくなります。組織が録画する動画の量が増えるにつれ、このワークフローにかかる法的費用は瞬く間に天文学的な額に達する可能性があります。