L'identificazione, la raccolta, la produzione e la revisione di informazioni e contenuti archiviati elettronicamente, necessari per audit e controversie legali (un processo noto come eDiscovery o scoperta elettronica), è diventata una procedura legale fondamentale per molte grandi organizzazioni.

L'eDiscovery rappresenta una sfida non indifferente. Le aziende devono non solo individuare quali informazioni esistono, ma anche dove sono archiviate e come possono essere raccolte, esaminate e rese disponibili a un pubblico più ampio, spesso entro scadenze stringenti e con la possibilità di incorrere in multe e sanzioni.

Qualsiasi informazione memorizzata in formato elettronico può essere soggetta a divulgazione ai sensi delle norme comuni in materia di eDiscovery; e sebbene tale definizione includa certamente i documenti d'ufficio tradizionali e le e-mail, sempre più spesso comprende anche i video.

Video: La prossima grande sfida per la scoperta elettronica

Oggi i video rappresentano una delle tipologie di contenuto in più rapida crescita nel mondo aziendale, utilizzati per svariate applicazioni, dalle teleconferenze e webinar alla formazione, al marketing, alle comunicazioni con dirigenti e investitori, alla ricerca di nuovi clienti, al servizio clienti e molto altro ancora.

Basta guardare i dati:

• Secondo il report EMC Digital Universe, le informazioni non strutturate, come i video, rappresentano già il 90% di tutte le informazioni digitali create e la loro crescita è da 2 a 3 volte più rapida rispetto ai dati strutturati.
• Palo Alto Networks riferisce che la quantità di video in streaming sulle reti aziendali è più che triplicata nei primi sei mesi del 2012.
• Secondo Gartner Research, entro il 2016 le grandi aziende trasmetteranno in streaming più di 16 ore di video per dipendente al mese. Ovvero 45 minuti di video al giorno.

A soli 3 anni dalla creazione della propria piattaforma video interna, Microsoft ha scoperto che i suoi dipendenti registravano 9.000 nuovi video all'anno, quasi un video ogni 10 dipendenti, ogni anno.

Il video evidenzia 3 sfide in materia di eDiscovery.

Con la crescente produzione di video, la ricerca al loro interno sta diventando fondamentale per l'eDiscovery. Tuttavia, i video presentano tre problemi distinti per i professionisti dell'eDiscovery.

Uno: la ricerca del contenuto effettivo di un video è stata tradizionalmente molto difficile
I sistemi di ricerca video tradizionali possono indicizzare i video solo tramite metadati aggiunti manualmente, come titolo, autore e alcuni tag tematici. Tuttavia, quando i video aziendali hanno una durata di 30-60 minuti o più, è impossibile che una quantità così limitata di metadati rappresenti accuratamente l'intero contenuto del file.

Due: l'archiviazione frammentata dei video significa che i file importanti potrebbero essere trascurati
Le organizzazioni che non dispongono di un sistema di gestione dei contenuti video (spesso chiamato videoteca o "YouTube aziendale") in genere hanno i file video sparsi tra i siti SharePoint aziendali, le condivisioni di file, gli hard disk dei dipendenti e persino su siti pubblici come Dropbox e YouTube. Ciò rende più difficile eseguire un audit completo dei file video e aumenta la probabilità che materiale riservato venga archiviato, condiviso o conservato in modo improprio, al di fuori degli standard aziendali.

Terzo: la revisione dei file video richiede molto tempo, con un costo considerevole.
Senza un sistema per cercare contenuti pertinenti nei video, il processo di eDiscovery costringerà inevitabilmente qualcuno a scorrere manualmente la timeline di ogni video per esaminarlo, o addirittura a guardarlo dall'inizio alla fine. Con l'aumentare della quantità di video registrati dalle organizzazioni, i costi legali di questo flusso di lavoro possono rapidamente raggiungere cifre astronomiche.

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• Parole che compaiono in qualsiasi punto di un video, incluso il testo visualizzato sullo schermo durante le registrazioni dello schermo (tramite riconoscimento ottico dei caratteri).
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