Université de Notre Dame
How Notre Dame Used the Panopto + Zoom Integration to Streamline and Elevate Virtual Learning
Réalisations
150 Fully-Enabled Lecture Capture Spaces
Fully Remote-Controlled Cameras for Lectures
Implemented Rapid Shift of Unified Technology Systems
Intro
Lorsque la pandémie de COVID-19 s'est déclarée en mars 2020, les équipes de l'Office of Information Technologies (OIT), de Notre Dame Learning et du service Teaching & Learning Technologies (TLT) de ND Studios ont dû réagir rapidement et intégrer leurs systèmes et outils technologiques disparates pour permettre un apprentissage virtuel dans tout le campus de l'Université de Notre Dame.
Notre Dame had been a customer of both Zoom and Panopto for several years, using each system independently as needed. Before the pandemic, the university used Panopto for scheduled classroom recordings and lecture capture within its learning management system (LMS), and it used Zoom as a communications platform for video conferencing. Upon learning of the Panopto + Zoom integration, Office of Information Technologies staff decided to integrate and scale the two systems for campus use.
As students returned to campus for the Fall 2020 semester, the university offered dual-mode teaching and learning. To elevate that experience, integrated technology systems were essential. Leveraging Panopto and Zoom together provided key elements that supported the University’s concept of the “classroom as an ecosystem.” Usage of both Panopto and Zoom skyrocketed.
Moving into the 2021-2022 academic year, Notre Dame invited students back to in-person classes, and the Panopto + Zoom integration continued to make an impact. As a result of the integration, the University has now successfully streamlined enhanced face-to-face learning and given professors new tools to improve their learning outcomes. Even with a shift in the mode of teaching and learning, the students and faculty supported this new educational experience.
Preserving the Classroom as an Ecosystem
With its commitment to community and a human-centered approach, the ND Studios TLT team worked toward creating an interconnected ecosystem within each classroom. Each part of the ecosystem works together and supports the other. “The problem-solving that happened that summer [2020] was around enabling that ecosystem for our faculty and students,” says Tom Marentette, IT Solutions Architect and Streaming Program Manager at Notre Dame. “And that led us to focus on ease-of-use, consistency, replicability, and scale.”
To preserve the classroom ecosystem, the Notre Dame IT team needed equipment and systems that would work together seamlessly, allowing instructors and students to remain focused on why they were there – to teach and to learn – despite the circumstances of the time. Additionally, all class recordings must be accessible in the university’s LMS.
“Our Audio Video Technologies (AVT) team, in consultation with the TLT team, ND Learning, and IT architecture colleagues, responded to the urgent task of planning, designing, ordering, and implementing AV systems to enable real-time participation between remote students and their instructors and classmates in the physical classroom,” says Dan Skendzel, Executive Director, ND Studios and Teaching and Learning Technologies at Notre Dame. “The Zoom + Panopto integration was a critical element that facilitated the real-time interaction and the asynchronous access to the instructional material in our LMS.”
The university also knew it was crucial to offer a consistent experience. “We wanted everybody to have the same experience for recording, the same expectations for the control system, and the same playback experience,” says Charles Barbour, Educational Technologist and Panopto administrator at Notre Dame. “[The consistent set-up] allowed us to focus on having an equitable experience for everyone.”
Consistency started with Notre Dame’s physical classroom set-up, which reflects seven tiers of classroom standards. When social distancing was necessary, ballrooms and other large areas were converted into classrooms with the same technology. “All of those rooms still had the same capabilities and standards in place,” says Barbour. “While the classroom might have looked different, the experience was the same.”
Each classroom space was upgraded to offer an identical set-up:
- Full lecture capture expanded from 15-20 classrooms to more than 150 spaces
- New microphones and audio processors
- Pan, tilt, and zoom cameras can be controlled remotely. They support podiums, stages, tables, chalkboards, whiteboards, student-facing views, and more.
“We were fortunate that we were a little bit ahead of the curve,” says Marentette. While Notre Dame did experience some supply chain issues and backlog of items, the installation and set-up ultimately supported a seamless Panopto + Zoom integration.
With this set-up, all faculty members were trained on how to start and record a Zoom meeting with the confidence that every recording will automatically transfer to Panopto, with no sharing of links or back-end work required. All students know how to participate in Zoom and view Panopto recordings for playback. Integration with the LMS gives students and professors quick and easy access to video. This seamless system enables ease-of-use for anyone on campus, from students and faculty to administration and academic groups.
With a wide range of technical competency among faculty, consistency and standardization helps eliminate variability and reduce confusion. “It was a very straightforward and consistent experience across the board by ensuring all recordings go into Panopto,” says Barbour. The university also established a multi-tier technology support system through Help Desk services, classroom support, training, and workshops.
“The consistent playback and recording experience across set-up allowed us to focus on having an equitable experience for everyone.”
Charles Barbour, Educational Technologist and Panopto Administrator, University of Notre Dame
La programmation de Zoom rend l'expérience de l'utilisateur plus fluide
The goal of the Notre Dame IT team is to establish consistency of the user experience and ease-of-use for all instructors, from tech novices to super users. As part of this, Notre Dame’s IT developers wrote a program called Zoom Appointment Provisioner (ZAP) through Zoom APIs to pre-create a unique meeting link with security settings for each course.
This allows a professor to arrive in the classroom and simply start a Zoom meeting without having to worry about multiple control systems. The process is simple: login to the ND network, turn on the projector, open Zoom, click Record to the Cloud, and the recording happens automatically. “They didn’t have to do anything extremely unusual, and from that perspective, it was an overwhelming success,” says Barbour.
Le service informatique de l'Université de Notre Dame s'était préparé
Une fois l'intégration de Panopto + Zoom en place, l'Université de Notre Dame était prête à s'adapter rapidement à tout changement. Même lorsque les cours sont repassés au présentiel, l'intégration a continué à assurer la cohérence. « Voilà où nous en sommes actuellement », explique Charles Marentette. « Bien que nous soyons revenus au présentiel, tout est question de préparation. Si nous devions à nouveau repasser au distanciel, tout est en place. Pour nous, l'important est d'être préparés pour l'avenir. »
L'intégration de Panopto + Zoom a également permis aux professeurs d'incorporer des contenus nouveaux et originaux dans leurs pédagogies. Des enseignants comme Meghan Sullivan, professeure de philosophie et directrice du Notre Dame Institute for Advanced Study, ont creusé l'idée d'utiliser la vidéo pour élargir les discussions en classe. À l'automne 2020, Meghan Sullivan et un collègue de la faculté de droit de Notre Dame avaient prévu d'organiser un cours-séminaire spécialisé sur la façon dont les auteurs aident à imaginer les technologies du futur et les problèmes éthiques que ces technologies pourraient causer. Un auteur de science-fiction renommé résidant à Seattle devait faire deux interventions en personne dans le cours qui devait avoir lieu à South Bend, dans l'Indiana. Mais avec les restrictions de voyage imposées pendant la pandémie, le cours risquait de se voir complètement annulé.
« Si nous n'avions pas eu Zoom et Panopto et si les salles de classe n'avaient pas été modernisées cet été-là, ce cours n'aurait jamais pu avoir lieu », raconte Meghan Sullivan. Grâce à l'intégration de Panopto et de Zoom, l'auteur est intervenu dans la classe à distance chaque semaine et il a pu participer pleinement au cours, ce qui a permis aux étudiants d'avoir accès à un intervenant expert et les a incité à s'impliquer dans le cours.
« Lorsque les gens ont des questions, les conversations tournent généralement autour de la salle de classe elle-même et cela mène inévitablement à l'aspect enseignement et apprentissage », explique Steven Varela, directeur du service Teaching and Learning Technologies à Notre Dame. « Nous voulions optimiser les relations et la collaboration ». Grâce à ce vaste dispositif de soutien, l'université est en mesure de traiter la question de l'équité afin que tous les professeurs disposent des ressources dont ils ont besoin et ne soient jamais livrés à eux-mêmes en cas de problème.
Tirer pleinement parti des atouts du contenu vidéo
Many faculty members have tapped into video to enhance traditional lectures with the addition of live Zoom office hours, remote guest speakers, and other learning opportunities. Some instructors allow students to submit a video assignment as an alternative to writing a paper. Some offer “responsive education” by creating and uploading short videos to address students’ questions as they come up. “What I’ve heard overwhelmingly from both faculty and some of the students who have been able to take advantage of this is that many have become more comfortable with the creation of video content,” says Barbour.
Sullivan says that she has experimented with video assignments, Zoom breakout rooms, and asynchronous videos on specific topics. “Our students love short explainer videos, so we get great feedback on the 2- to 4-minute, well-written explainer videos that we make available to them,” she says. “I don’t know how many of them will listen to a 45-minute lecture that’s taped.”
When it comes to lecture capture, there are some key benefits, primarily that students have the opportunity to listen and process information while in class and use the video recording for playback and review. “So many students have reported to me how valuable [it is to have] the ability to go back and review the content,” says Barbour. “None of that is possible without the two systems converging and the benefits of both of those – the tremendous value of the recording and distribution provided to our students.”
« Panopto est très utile pour revoir du contenu. Si un cours a lieu virtuellement, il est enregistré et téléchargé sur Panopto où les étudiants peuvent y accéder. Supposons que j'ai manqué un cours parce que j'avais un entretien : l'intégralité du cours a été enregistrée dans un endroit auquel je peux accéder pour le visionner au lieu de devoir demander à un ami de me passer ses notes comme on le fait habituellement. »
Regarder vers l'avenir
Si l'Université de Notre Dame est attachée à l'apprentissage en face à face, elle estime que les deux types d'enseignement – en personne et virtuel – sont complémentaires et ne doivent pas être opposés. La technologie change la façon dont les professeurs enseignent et dont les étudiants apprennent. L'intégration permet à l'Université de Notre Dame d'avoir tous les atouts de son côté pour réussir, car les instructeurs peuvent faire évoluer leurs méthodes d'enseignement pour incorporer la vidéo dans leurs cours en personne et ils sont prêts s'ils doivent passer à l'apprentissage virtuel à l'avenir.
L'équipe TLT de ND Studios considère la vidéo comme une opportunité. « Nous avons effectué quelques sondages formels auprès des professeurs et des étudiants et cela nous permet de faire progresser notre développement professionnel », explique Steven Varela. « Au sortir de cette pandémie pendant laquelle ils ont utilisé Panopto et Zoom, les enseignants ont exprimé le souhait d'orienter le développement professionnel autour de la création de courtes vidéos centrées sur des concepts précis, plutôt que sur l'enregistrement de cours de près de deux heures. »
Les formateurs peuvent désormais améliorer l'apprentissage en face à face et renforcer la motivation des étudiants grâce à ces outils numériques. À l'avenir, un certain nombre de professeurs continueront à utiliser Zoom pour assurer leurs heures de bureau, même s'ils ne l'utilisent pas en classe, et ils pourront enregistrer ces sessions de questions-réponses pour les mettre à la disposition de la classe entière.
Les étudiants veulent explorer les nouvelles possibilités offertes par la technologie vidéo. « Puisque la technologie est maintenant en place et qu'elle est devenue la nouvelle norme, nous devrions en tirer pleinement parti pour l'avenir », pense Kevin Wang. « La vidéoconférence présente de nombreux avantages qui ne sont pas près de disparaître tant la technologie augmente la productivité dans nos vies... Avoir la possibilité de passer à la vidéoconférence asynchrone ou en direct est très intéressant pour nous. »
Toujours à l'avant-garde, l'équipe TLT de ND Studios s'intéresse à la réalité virtuelle et à d'autres technologies de pointe pour l'enseignement et l'apprentissage. L'administration a noté une explosion de la demande d'organisation d'événements virtuels tels que des conférences, des tables rondes et des webinaires avec Zoom.
La vidéo synchrone et asynchrone permet également à Notre Dame de disposer de nouveaux moyens de dispenser des cours et de combler les lacunes. L'université, qui met continuellement l'accent sur la diversité, l'équité et l'inclusion, considère la vidéo comme une méthode permettant d'offrir une expérience équitable aux étudiants qui ne peuvent pas assister aux cours pour cause de maladie ou de déplacement.
« L'important, c'est de chercher comment nous pouvons améliorer ce que nous faisons en classe en face à face avec ces outils afin de traiter les problèmes d'équité et de motivation des étudiants », explique Steven Varela. Si l'apprentissage en face à face est au cœur de l'expérience éducative de l'Université de Notre Dame, la solution Panopto + Zoom favorise la continuité des études et permet de maintenir le service à la population.
