Tout est prêt. Vous avez confirmé la logistique. Vous avez fait vos recherches. Vos arguments sont convaincants. Vos diapositives sont claires. Votre présentation se déroule de manière logique, avec le niveau de détail adéquat.

C'est la réunion parfaite. Le résumé parfait. Le dossier parfait. L'argumentaire parfait.

Ou du moins, c'était le cas jusqu'à ce que l'un de vos participants vous interrompe en plein milieu d'une phrase et fasse tout capoter. Soudain, vous avez sauté 7 diapositives, fait un tiers de votre présentation sans en expliquer les raisons et accepté deux nouvelles missions - et vous n'êtes toujours pas revenu à votre présentation initiale.

Les réunions ont une mauvaise réputation dans la plupart des organisations. Elles sont souvent improductives et, dans le pire des cas, elles peuvent être une perte de temps.

Pour aider à redresser la situation, une série d'experts en efficacité ont recommandé des stratégies de gestion des réunions afin de les rendre plus utiles. Aujourd'hui, on nous dit d'établir un ordre du jour et de nous y tenir, de limiter le nombre de participants à 5 (ou 6, ou 7, ou 8, ou 9, selon l'expert auquel vous faites confiance), d'interrompre la réunion au bout de 30 minutes (certaines recommandations affirment qu'elle ne devrait pas durer plus de 10 minutes), et de vous limiter à un seul objectif par réunion.

Mais même si vous faites tout ce qu'il faut, tout peut basculer en un clin d'œil dès qu'une personne décide de vous interrompre.

De nombreuses équipes ont tenté de museler les personnes qui les interrompent en appliquant des techniques strictes, exigeant que personne, quel que soit son niveau hiérarchique ou sa connaissance du sujet, ne prenne la parole de manière impromptue. Dans la plupart des organisations, les gens n'interrompent pas pour être impolis ; lorsqu'ils le font, c'est parce qu'ils sont légitimement intéressés et qu'ils ont des idées, des commentaires et des questions pertinents qu'ils n'ont pas encore vus abordés dans votre présentation.

Alors, comment dépasser la tendance humaine à s'exprimer lorsqu'on est engagé ?

La réponse est peut-être plus simple que vous ne le pensez. Il suffit de modifier le format de votre réunion.

Faites votre présentation avant même de commencer la réunion - Flipped Meetings 101

Des entreprises innovantes telles qu'Amazon et LinkedIn sont les pionnières d'une nouvelle façon de faire. Il s'agit d'un nouveau style de réunion qui privilégie l'action à la présentation, l'engagement à la présence et l'information réelle aux jolies diapositives PowerPoint.

Mieux encore, il s'agit d'un nouveau format que toute organisation peut adopter du jour au lendemain - tout ce qu'il exige, c'est un changement simple et fondamental de deux des attentes que nous avons à l'égard de nos réunions.

Premièrement, ce nouveau style exige que le présentateur partage sa présentation avant le début de la réunion et que l'auditoire l'examine également à l'avance.

Deuxièmement, ce nouveau style insiste sur le fait qu'au lieu de créer des listes de choses à faire plus tard, tous les participants à la réunion doivent utiliser ce temps pour réaliser l'objectif de la réunion.

Que l'objectif soit de prendre une décision, d'élaborer un plan, de réviser un flux de travail ou autre, l'équipe doit utiliser le temps de réunion prévu pour atteindre ces objectifs - à ce moment précis.

Quelle est la valeur ? En un mot, l'action.

 

Un exemple de vidéo de présentation d'une réunion inversée qui peut être partagée avec un public avant que la réunion elle-même n'ait lieu.

 

En examinant les documents de présentation à l'avance, on s'assure que les participants auront le temps d'examiner sérieusement le sujet. Les hypothèses peuvent être vérifiées. Les experts en la matière peuvent être consultés. Des alternatives peuvent être imaginées. Un débat sain peut s'ensuivre. Les membres de l'auditoire ne peuvent pas interrompre le présentateur pendant qu'il expose son point de vue.

Voici comment fonctionne la réunion inversée :

1. Avant la réunion, notez rapidement les informations relatives à la réunion et les actions à entreprendre.
2. Partagez cet enregistrement avec les participants à la réunion un jour ou deux avant la session prévue.
3. Lorsque les participants se réunissent pour la réunion, passez à la discussion : Q et R, brainstorming, prise de décision - quelle que soit la méthode de collecte de données la mieux adaptée à la situation.

 

Lecture connexe : Les attentes en matière de réunions d'affaires évoluent. Changez-vous vos réunions ?

 

Obtenez le guide pour transformer vos réunions

La façon dont nous organisons les réunions aujourd'hui est défectueuse. Dans la plupart des organisations, les réunions se résument à des conférences animées par PowerPoint, structurées de manière à offrir peu d'occasions de réaliser un véritable travail et de prendre de véritables décisions.

Mais il existe une alternative. Notre manuel pratique sur les réunions inversées comprend un guide pour développer une culture de réunion inversée dans votre organisation, y compris :

• Besoins en matière de communication et d'échange d'informations avant la réunion
• Meilleures pratiques de gestion de groupe en réunion
• Idées pour l'utilisation de la vidéo afin de rendre les réunions informelles encore plus efficaces

L'inversion des réunions peut vous aider à récupérer le temps perdu en réunions, à faire en sorte que chaque réunion à laquelle vous assistez soit productive et à donner à vos équipes les moyens de prendre des décisions plus intelligentes et plus rapides.

Prêt à tirer le meilleur parti de vos réunions ? Téléchargez notre guide gratuit, Faites basculer votre réunion : un guide pour les réunions inversées aujourd'hui.