Tout est prêt. La logistique est réglée. Les recherches sont terminées. Vos arguments sont convaincants. Vos diapositives sont impeccables. Votre présentation est fluide et logique, avec le niveau de détail idéal.

C'est la réunion parfaite. Le résumé parfait. L'argumentaire parfait. La présentation parfaite.

Du moins, c'était le cas jusqu'à ce qu'un participant vous coupe la parole en plein milieu d'une phrase et sabote toute votre présentation. Vous voilà maintenant à avoir sauté sept diapositives, présenté un tiers de votre argumentaire sans en avoir expliqué la raison, et, on ne sait comment, chargé de deux nouvelles tâches — et vous n'êtes toujours pas revenu à votre présentation initiale.

Les réunions ont mauvaise réputation dans la plupart des organisations. Elles sont souvent improductives et, au pire, elles peuvent constituer une perte de temps.

Pour y remédier, de nombreux experts en efficacité ont formulé des recommandations sur la gestion des réunions afin de les rendre plus productives. Aujourd'hui, on nous conseille d'établir un ordre du jour et de nous y tenir, de limiter le nombre de participants à 5 (ou 6, 7, 8, voire 9, selon les experts), d'écourter la réunion à 30 minutes (certains préconisent même 10 minutes !), et de se concentrer sur un seul objectif par réunion.

Mais même si vous faites tout correctement, tout peut basculer en un instant dès qu'une personne décide d'interrompre.

De nombreuses équipes ont tenté de museler les interruptions par des méthodes strictes, interdisant à quiconque, quel que soit son niveau hiérarchique ou son expertise, de prendre la parole sans y être invité. Or, ces mesures reposent sur une mauvaise compréhension du problème : dans la plupart des organisations, les interruptions ne sont pas motivées par l’impolitesse ; elles témoignent d’un intérêt légitime et de réflexions, commentaires et questions pertinents qui n’ont pas encore été abordés lors de la présentation.

Comment surmonter la tendance humaine à prendre la parole lorsqu'on est impliqué ?

La solution est peut-être plus simple que vous ne le pensez. Il suffit de modifier le format de vos réunions.

Préparez votre présentation avant même de commencer la réunion — Les bases des réunions inversées

Des entreprises innovantes comme Amazon et LinkedIn ouvrent la voie à une nouvelle approche. Leur style de réunion novateur privilégie l'action à la présentation, l'engagement à la présence et l'information concrète aux belles diapositives PowerPoint .

Mieux encore, il s'agit d'un nouveau format que toute organisation peut adopter du jour au lendemain ; il suffit d'un changement simple et fondamental dans deux des attentes que nous avons concernant nos réunions.

Premièrement : ce nouveau style exige que le présentateur partage sa présentation avant le début de la réunion et que le public la consulte également à l’avance.

Deuxièmement : ce nouveau style insiste sur le fait qu’au lieu de dresser des listes de choses à faire plus tard, tous les participants à la réunion doivent utiliser ce temps pour atteindre l’objectif de la réunion.

Que l'objectif soit de prendre une décision, d'établir un plan, de revoir un flux de travail ou autre, l'équipe doit utiliser le temps de réunion prévu pour atteindre ces objectifs – sur le champ.

Quelle est sa valeur ? En un mot, l'action.

 

Un exemple de vidéo de présentation de réunion inversée qui peut être partagée avec un public avant la réunion elle-même.

 

L'examen préalable des supports de présentation permet aux participants de prendre le temps d'étudier le sujet en profondeur. Les hypothèses peuvent être vérifiées, des experts peuvent être consultés, des alternatives peuvent être envisagées, et un débat constructif peut s'instaurer. Enfin, les membres du public ne peuvent pas interrompre l'orateur pendant son exposé.

Voici comment fonctionne la réunion inversée :

1. Avant votre réunion, notez un bref résumé des informations relatives à la réunion et des actions à entreprendre.
2. Partagez cet enregistrement avec les participants à votre réunion un jour ou deux avant la séance prévue.
3. Lorsque les participants se réunissent, oubliez les présentations et passez directement à la discussion : questions-réponses, brainstorming, prise de décision – choisissez la méthode de collecte d’informations la plus adaptée à la situation.

 

Lecture complémentaire : Les attentes en matière de réunions d’affaires évoluent. Adaptez-vous vos réunions ?

 

Téléchargez le guide pour dynamiser vos réunions

La façon dont nous organisons les réunions aujourd'hui est défaillante. Dans la plupart des organisations, les réunions se résument à des exposés PowerPoint, structurés de manière à offrir peu d'opportunités de travail concret et de prise de décisions réelles.

Mais il existe une alternative. Notre guide pratique sur les réunions inversées comprend un guide pour développer une culture des réunions inversées au sein de votre organisation, incluant :

• Besoins en communication et en partage d'informations avant la réunion
• Meilleures pratiques de gestion de groupe en réunion
• Idées pour utiliser la vidéo afin de rendre les réunions inversées encore plus efficaces

Inverser le déroulement des réunions peut vous aider à récupérer le temps perdu en réunions, à garantir la productivité de chaque réunion à laquelle vous participez et à donner à vos équipes les moyens de prendre ensemble des décisions plus intelligentes et plus opportunes.

Envie de tirer le meilleur parti de vos réunions ? Téléchargez gratuitement notre guide « Transformez vos réunions : le guide des réunions inversées » dès aujourd’hui.