人事の世界では、大不況がまだ終わっていないかのように感じられることがある。

ハケット・グループの調査によると、売上高が前年比7％増と予測されているにもかかわらず、企業の人事予算は横ばい、あるいは減少傾向にある。人事部門の運営予算は1％減少し、部門の人員配置も3％近く減少している。ハケット・グループによれば、人員配置と予算の両方で削減が行われたのは、人事部門が唯一の業務部門であった。

人事部門のリーダーたちが将来を見据える中、効率性を高める方策を見出すことが、今年の最重要課題となるでしょう。

しかし、部署の生産性を向上させることは、決して容易な目標ではないことが明らかになりつつある。収益が再び増加傾向にある中、各組織は新規採用を進め、新たなプログラムや計画を打ち出し、新しいオフィスやパートナーシップ、買収への投資を行っている。理想的な状況であれば、人事予算もこうした人材関連の活動を管理するために増額されるべきであり、景気後退期の水準で据え置かれたままにしてはならない。

未来に向けた人事業務の再構築の好機

どの組織のどの部署であれ、予算が据え置かれた状況では、来年度の増額が必要だと説得できるまで、あと12ヶ月をどう乗り切るかを計画し始めたいという誘惑に駆られるものだ。

しかし、ただ待つことには代償が伴う。資金に余裕のある部署は、将来を見据えた再構築の正当性を説明するのが難しいと感じることが多い。何しろ、現状を維持し、部分的な投資を行うだけの余裕があるのだから。

「少ないリソースでより多くの成果を上げる」ことがモットーとなるような時こそ、リーダーにとって新たな道筋を打ち出す好機となります。チームメンバーの生産性向上は短期的な目標かもしれませんが、目指すべきは部門全体の規模拡大です。現在の生産拡大への投資は、財政上の必要性として容易に正当化できます。そして、それがうまくいけば、将来的により潤沢な予算を戦略的に活用するためにチームが必要とする基盤を、明日のために築くことにつながるのです。

さあ、今こそ、事業拡大を見据えて人事体制を見直す時です。

拡張性のある人材育成・コミュニケーションのアイデア4選

人事部門が限られたリソースでより多くの成果を上げるための鍵は、既存のスタッフを補完・支援し、彼らのあらゆる活動を最大限に活かすことができるツールを見つけることです。適切なテクノロジーへの投資は、チームの業務をこれまで以上に効果的かつやりがいのあるものにし、その価値を高めることにつながります。

現在、人事部門向けに提供されている技術の多くは高度に専門化されており、特定のニーズに対応するよう設計されていますが、その中でも「ビデオ」は、馴染み深く、柔軟で、シンプルな手段として際立っており、ほぼあらゆる環境において人事部門の業務効率化を支援します。

動画は、人事部門の業務効率化に貢献しています。アイデアや情報の共有に有効であることが実証されているこのメディアを活用することで、成果を拡大し、時間や距離を超えて容易にコミュニケーションを図ることが可能になります。ここでは、他の人事リーダーたちが現在、動画をどのように活用しているか、その一例を簡単にご紹介します：

1. 動画研修コンテンツを活用した新入社員のオンボーディングの自動化

組織は急速に、その重要性を認識しつつある オンボーディングこれは、新入社員だけでなく、社内で新しい役職に異動する社員にも当てはまります。効果的なオンボーディングは、社員が職務に慣れるまでの時間を短縮し、新入社員の離職率（およびそれに伴うコスト）の低減につながります。しかし、多くの人事部門や人材開発チームにとって、オンボーディングは単なる「雑用」――誰かが新しい職務に就くたびに、同じ情報を繰り返し伝えるだけの定型的な作業――となっています。 多くの場合、オンボーディングは他のチームの優先事項に押されて見落とされたり、採用担当マネージャーに丸投げされたりしがちです。これは、社内のオンボーディング体験がすぐに不均一になってしまうことを意味するため、大きな問題となります。

より良い解決策は、その画一的で反復的なオンボーディングプロセスを、新入社員が入社する時期や場所を問わず共有できるオンデマンド動画シリーズとして体系化することです。動画を活用すれば、新入社員の入社直後の数日間にもオンボーディングをスムーズに組み込むことが可能になります。人事部門や他の担当者との面談のために時間を確保する必要がなく、新入社員は自分のスケジュールに合わせていつでも動画を視聴できるからです。

当社のホワイトペーパーでは、動画を活用して新入社員のオンボーディングプログラムを充実させる15の方法をご紹介しています。新入社員研修のアイデアをさらに得るために、今すぐ無料のホワイトペーパーをダウンロードしてください。

2. 経営陣の連携を強化し、透明性を高める

組織の内部透明性を高めるべきだという声に耳を傾ける企業が増えています。従業員は、事業がどのように運営されているのか、最新の戦略とその背景にある要因は何か、そして自らが会社のミッションに最大限貢献できるよう、どのように業務を調整すべきかを知りたがっています。

これに対し、企業では経営陣からのメッセージ、すなわち従業員が求めている情報を的確に伝えることを目的とした「エグゼクティブ・コミュニケーション」をこれまで以上に提供しています。 そして、経営陣によるコミュニケーションを通じてこうした透明性を生み出そうとする戦略のうち、2つは、既存の人事活動を動画で補完する方法の完璧な好例となっています。「タウンホールミーティング」と「経営陣による円卓会議」は、いずれも従業員と経営幹部を一堂に集め、事業の現状について議論し、質問を受け付け、真の洞察を提供する場です。どちらも対面形式で行われますが、タウンホールミーティングは通常、講堂のような広い会場で行われるのに対し、円卓会議は会議室のようなより小規模なスペースで行われることが一般的です。

何よりも重要なのは、タウンホールミーティングも従業員との懇談会も、対面で行われることで真価を発揮するという点です。つまり、参加できない従業員にとっては、その価値のすべてが失われてしまうことになります。もちろん、それらを録画して自社の動画ライブラリで公開すれば話は別ですが。動画は、多額の追加費用をかけたり、延々と繰り返される経営陣からのメッセージセッションをスケジュールしたりすることなく、経営陣からのメッセージの価値を広げるための優れた手段です。

Panoptoを使用して制作された経営陣向けコミュニケーション動画をご覧ください

 

3. いつでも、どこでも受講できる企業向け研修

今日、多くの人事部門や人材開発部門が抱える運営予算の大部分は、単に研修会場の手配や運営に費やされている。 研修、イベント、ディスカッションのための会場を借り、講師の手配を行い、旅費や食事代を支払う――これらすべてが費用として積み重なります。例えばIBMは、対面式研修費用の40%以上が旅費と宿泊費に充てられていたと報告しています。同社が研修プログラムのわずか半分をeラーニング形式に移行してからわずか2年間で、5億7900万ドルのコスト削減を実現しました。

動画を活用すれば、複数のオフィスで複数の研修やイベントをスケジュールする必要がなくなります。あらゆるメッセージや情報をリモートで効率的かつ効果的に共有できるため、人事担当者は、そうでなければ年間予算を圧迫していたであろう運営コストを削減することができます。 何より、ビデオには対面セッションの有用性を支える重要な要素が維持されています。録画されたプレゼンテーションにより、イベントの主催者は言葉や非言語的な表現技法を用いて重要なポイントを強調することができ、またビデオ分析機能により、視聴者が録画を最後まで視聴したかどうかを確認することも可能です。

動画には付加価値もあります。視聴者は重要な部分を巻き戻して再生したり、動画内で話された内容や映し出された画像を検索したり、後日改めてその内容を復習したりすることができ、プレゼンターに改めてスケジュールを調整してもらう必要がありません。

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4. 同じことを繰り返さない — より効率的にコミュニケーションをとる

フォレスター・リサーチによると、従業員は文書、メール、ウェブ記事などのテキストを読むよりも、動画を視聴する方が75％高い傾向にある。人事担当者の誰もが、新しいプログラムや方針に関する詳細なメッセージを共有したにもかかわらず、文書を最後まで読まずに急いで返信した従業員から、すでに回答済みの質問が次々と寄せられ、困惑した経験があるはずだ。 現代のスリムな組織では、誰もが多忙を極めています。時には、受け取ったメッセージの一行一行をじっくり読み解く時間さえ、誰にもないこともあるのです。

動画はこうした課題の解決に役立ちます。画像、テキスト、動き、人物の顔、アニメーションなどを組み合わせることで、印刷物だけでは得られない、はるかに魅力的なメディアを作り出すことができるからです。動画プレゼンテーションは記憶定着率を高めることが実証されており、つまりメッセージをより印象深く残すことができます。また、フォレスター社が指摘するように、動画はメールやメモに比べて視聴される可能性がはるかに高いため、そもそもより多くの人々にメッセージが届くことになります。

動画は、より多くの人の関心を引くだけでなく、メッセージをより記憶に残りやすくする媒体でもあるため、社内の他のメンバーから寄せられる質問の数を減らし、チームの時間を節約するのに役立ちます。

Panoptoで作成された企業研修動画をご覧ください

 

 

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Panopto 人事業務の拡大、イベントや研修の実施コストの削減、社内コミュニケーションの強化、ソーシャルラーニングや創造的なソリューションの支援を可能にする動画プラットフォームです。これにより、人事部門は、今日の効率性を重視するニーズに応えるとともに、明日の新たな拡大する機会を捉えるべく、組織体制の再構築を進めることができます。

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