今日のユニファイド・コミュニケーション技術は、同僚やチーム間の生産的なリアルタイムのコラボレーションやコミュニケーションを実現するために不可欠なものとなっています。これにより、ほぼどこからでもバーチャルに顔を合わせて会議を行い、業務を遂行できるようになりました。Zoom、WebEx、Skype、GoToMeetingといったビデオ会議ツールの利用は、このニーズに応える形でここ数年で急増しており、従業員には「録画」ボタンを押すだけで、会議からさらに多くの成果を引き出す新たな手段も提供しています。

ビデオ会議ツールを使って、会話や研修、ブレインストーミング、プロジェクト会議、経営陣からの連絡などを録画する人が増えています。これは、会議に出席できたかどうかに関わらず、必要に応じて後で参照できるよう、会議の完全な記録を残すための手軽な方法です。

しかし、社内の機密性の高い議論や情報が頻繁に含まれるビデオ会議の録画データは、一体どうなるのでしょうか？それらはどこに保存されているのでしょうか？また、どのように共有されているのでしょうか？

会議の録画を共有する際の4つの問題点

会議の録画を同僚と安全に共有できるようにすることは、多くの会議ソリューションにはそもそも備わっていない機能です。これらのソリューションは、活動を円滑に進めるために設計されており、その内容を記録・共有するために作られたものではないからです。

つまり、録画した動画をどのように、どこで共有するかという問題は、多くの場合、会議の主催者自身に委ねられていることになります。そして、彼らが通常考え出す解決策は、必ずしも理想的とは言えません。

現在、会議の録画データは、通常、個々のノートパソコンに保存されたり、社内ネットワーク上のフォルダに日付や会議の件名だけを識別子として格納されたり、あるいはクラウド上に一時的にホストされたりするに留まっています。さらに悪いケースでは、会議の主催者がYouTubeやDropboxといった一般向けの共有サイトに動画をアップロードしてしまい、リンクを入手した不特定多数の人々が機密情報にアクセスできてしまう恐れがあります。

大げさに聞こえるでしょうか？この記事を書いている時点で、YouTubeで「社内会議」と検索すると80万本以上の動画がヒットし、「製品ロードマップ」ではさらに24万本、「機密トレーニング」でも17万本が見つかります。

あなたのものじゃないといいのですが。

また、動画ファイルを公開すること自体は、問題の一部に過ぎません。会議の録画を同僚と共有する際、従業員は次のような課題に頻繁に直面します。これらの課題のいずれもが、組織にとってこれらの資産がもたらす価値を損なう結果となりかねません。

問題1：動画ファイルをそのまま送信することはできません。

短い動画ファイルであっても、メールの添付ファイルとして送信するには容量が大きすぎる場合がよくあります。iPhoneで1080pで録画した1分間の動画は、175MBのファイルになります。これは、多くの企業のメールサーバーが許可する添付ファイルの最大サイズよりも1桁も大きい容量であり、しかも再生時間はわずか60秒に過ぎません。 メールでの送信が不可能な場合、人々はGoogle DriveやDropboxなどのファイル共有サイトに録画をアップロードし、リンクを共有しようとしますが、これらのサービスも動画共有には最適化されていません。視聴者は通常、動画を再生する前に動画ファイル全体をデバイスにダウンロードする必要があり、現在のファイル共有サイトでは、動画コンテンツを早送り・巻き戻ししたり、動画内を検索して特定の関連シーンを見つけたりすることはできません。

問題 2：動画がすべてのデバイスで正しく自動再生されない。

動画ファイルはテキスト文書とは異なります。 動画ファイルには数十種類もの形式があり、組織内の全員が使用するすべてのPC、Mac、スマートフォンで確実に再生できる形式はほとんどありません。一部のビデオ会議システムでは、専用のソフトウェアをダウンロードしてインストールしなければ再生できない独自のファイル形式で動画を記録することさえあります。これは、誰かが動画を共有しようとした際に、同僚が「エラー：ファイル形式がサポートされていません」というメッセージを受け取るまで、見過ごされがちな問題です。

問題3：会議の録画から特定の場面を探すことは、ほぼ不可能です。

ほとんどの会議は30分または60分に設定されています。しかし、従業員が会議の録画を振り返る際、セッション全体を視聴しようとすることはほとんどありません。彼らが求めているのは、重要な詳細が議論された「関連する2分間」だけを見直すことなのです。文書であれば、それは簡単です。Ctrl+Fを押すだけで、キーワード検索によって、どんなに長いメモでも必要な部分を見つけ出すことができます。 しかし、動画は従来、視聴者が重要な場面に素早くジャンプする手段がない「ブラックボックス」のようなものでした。そのため、視聴者は再生タイムラインをランダムにクリックするか、あるいは録画全体を最後まで見るしかありませんでした。いずれの場合も、録画された情報に簡単にアクセスできないため、会議を録画することで得たはずの効率性は失われてしまいます。

問題4：会議の録画は、本来あるべきほど安全ではない可能性があります。

ビデオ会議ツールのクラウドストレージを利用する場合でも、前述のGoogle DriveやDropboxのようなファイル共有システムを利用する場合でも、「動画を共有する」ことが「非公開ファイルへのリンクを相手に送るだけ」を意味する場合、機密性の高い社内会議の録画が不適切な第三者の手に渡ってしまうリスクがあります。 ほとんどの会議システムでは、管理レベルで動画コンテンツを保護するためのきめ細かな制御機能を提供していません。そのため、従業員が「このリンクを知っている人なら誰でも」閲覧できるオプションを選択した場合、意図した相手であれそうでない相手であれ、リンクを知っている人なら誰でも実際に閲覧できてしまいます。そして、手遅れになるまで、誤って不適切な相手に共有されていたことに気づかない可能性さえあります。 機密性の高いコンテンツが公に漏洩した場合、このような不適切な共有がもたらす潜在的な影響は明らかですが、たとえ動画が社内の不適切な対象者に誤って公開されただけであっても、その結果は同様に深刻、あるいはそれ以上に悪化する可能性があります。経営陣が組織戦略、予算、人員配置の変更について議論する会議を、従業員が閲覧できてしまった場合に生じる反発を想像するのは難くありません。

 

つまり、会議を記録・共有することで生産性を向上させようという善意はあるものの、そのための適切な手段がなければ、かえって余計な作業や新たな不満を生み出し、セキュリティ上のリスクを招くことになりかねないのです。

ビデオ会議とビデオプラットフォーム：組み合わせることでさらに効果的

会議の録画データを適切に管理することは不可欠です。これにより、録画データを安全に保管し、意図した対象者のみに共有するとともに、対象者が共有された動画の内容に常にアクセスし、素早く検索できるようにすることが保証されます。

だからこそ、社内会議の録画を管理するための包括的なソリューションは、単なる録画機能にとどまりません。録画した動画を安全に保管しつつ、検索や共有、後での視聴を簡単に行えるようにします。

その解決策は、動画プラットフォームです。

ビデオプラットフォームを室内の会議録画システムに接続するか、またはビデオ会議ソリューションと直接連携させることで、組織は会議の録画を大規模かつ安全に記録、管理、共有できるようになります。これにより、これまで利用できなかった豊富な検索可能な組織の知見や洞察を、初めて活用できるようになります。

まるで自分だけの、安全でプライベートなYouTubeを持っているようなもの――いや、それ以上です。

Panopto 最新のビデオプラットフォームは、既存の会議ツールと連携してPanopto 、会議の録画を簡単に再利用可能な情報資産に変えることができます。ビデオプラットフォームがチームの会議を最大限に活用するのに役立つ9つの方法をご紹介します：

1. 安全で柔軟な長期保管。

ビデオプラットフォームを利用すれば、すべての会議録画を検索可能なビデオライブラリに一元管理・保存できます。録画はデフォルトで非公開設定となり、不要と判断するまですべての録画が保存されます。 すべてのビデオ会議や会議室の録画をビデオプラットフォームにアップロードし（既存の会議録画を一括で追加することも可能です）、プラットフォームが自動的に文字起こしを行い、発言や画面に表示されたすべての言葉を検索可能にし、あらゆるデバイスでワンクリックでスムーズにストリーミングできるよう最適化します。

2. 会議の録画を大規模に管理するためのガバナンスツール。

適切な担当者が適切な会議録画にアクセスできるようにするにはどうすればよいでしょうか？また、機密情報を広く共有する準備が整うまで、どのようにしてその情報を厳重に管理すればよいでしょうか？最新のビデオプラットフォームには通常、シングルサインオン（SSO）機能が統合されており、管理者は、会社レベル、チームレベル、あるいは個々の録画単位を問わず、会議録画を誰と共有できるかを完全に制御できます。 また、管理者は通常、動画コンテンツの保存期間や公開設定を管理でき、一定期間経過後に動画を削除するように設定したり、新しいコンテンツを公開または共有する前に特定の承認を必須にしたりするオプションも利用できます。

3. 会議の録画を隅々まで確認してください。

かつては、動画に保存された情報を探し出す作業が非常に非効率的で困難だったため、会議の録画を知識資産として活用しようと考えた人はほとんどいませんでした。何しろ、必要な特定の情報を探すために30分もの録画を最後まで視聴する時間や意欲を、ほとんどの人が持っていなかったからです。 しかし、ここ数年で動画内検索機能は飛躍的に進化し、今日では動画に収録された詳細情報を検索することは、テキスト文書やメール内で単語を検索するのと同じくらい簡単になりました。例えば、Panopto動画プラットフォームPanopto、AIアルゴリズムを用いて録画内の発話や画面に表示されるすべての単語を識別・インデックス化しており、従業員は関連する話題が議論されている正確な瞬間を即座に見つけ、その場面に早送りすることができます。

4. 自動文字起こしと字幕生成。

最新のビデオプラットフォームでは、録画したすべての会議の文字起こしを自動的に作成できます。この文字起こしはダウンロードや編集が可能で、会話の内容をざっと確認したい同僚と共有することもできます。これは小さな機能追加ですが、大きな違いをもたらします。会議の参加者は、議事録やメモを取ることを気にすることなく、あらゆる会議により積極的に参加できるようになるからです。 また、Panopto、すべての録画に対して機械生成のタイムスタンプ付きクローズドキャプションが作成され、視聴者がオン/オフを切り替えることができます。これらのクローズドキャプションは、聴覚に障害のある従業員にとってのアクセシビリティを向上させるだけでなく、情報リソースとしての柔軟性を高めることで、会議録画の価値をさらに高めます。キャプションを有効にしておけば、音声をオフにして視聴している場合でも、従業員は録画の内容を把握し続けることができます。

5. 会議の録画を共有する前に編集してください。

通常30分や60分程度の会議では、その内容が100％業務関連であることは稀です。そのため、会議の冒頭で子供やスポーツ、週末の過ごし方など、チーム間の親睦を深めるカジュアルな会話から始まったり、途中で議論が脱線したりした場合でも、記録やアーカイブに残す必要のない部分を切り取っておきたいものです。 そのため、最新のビデオプラットフォームには、会議の録画から不要な会話や本題から外れた会話を簡単に削除できるように設計された、シンプルな動画編集ツールが搭載されていることがよくあります。また、これらのツールを使用して複数の会議録画をつなぎ合わせることで、昼食休憩を挟んだ会議をシームレスに結合したり、あるプロジェクトに関するすべての会話を1つの録画にまとめたりすることも容易になります。

6. 動画再生の体験を向上させる。

会議は、画面やスライド、ドキュメントを共有したり、ホワイトボードに書き込んだりしながら、複数の参加者が対話を行う、ダイナミックで協働的な場です。多くの場合、参加者は異なる場所から参加しています。ビデオプラットフォームを利用すれば、視聴者はこれらすべてを並べて表示でき、視聴体験を自由にコントロールできるだけでなく、リアルタイムの会議を超えてコラボレーションを広げることができます。 例えば、Panopto、独自のインタラクティブビデオプレーヤーが搭載されています。このプレーヤーは、視聴者に複数のビデオフィードを表示するだけでなく、フィード間の切り替えや、動画の再生速度の変更も可能にします。また、視聴者は、今後の内容をクリック可能なプレビューとして表示する動画サムネイルや、スクロールしてクリックするだけで先へ移動できる録画の文字起こしを活用し、会議録画内のコンテンツを素早くナビゲートすることができます。

7. 動画内でのコラボレーションを続けましょう。

すべての会議を録画し始めれば、チーム間の連携作業から多くの無駄を省くことができます。会議中に明らかになった知識や情報を即座に共有できるため、専門家がすでに発表した内容に加えて、説明資料を作成するために余分な時間を費やす必要がなくなります。 また、もし誰かがさらに詳しい情報を提供する必要がある場合でも、正式な文書を作成するのにかかる時間のほんの一部で、動画プレゼンテーションを素早く作成して共有できます。多くの最新の動画プレーヤーは、動画内コラボレーション機能もサポートしており、会議中のライブチャットを取り込んだり、会議終了後も視聴者が動画内でコメントを追加したり議論を行ったりできるようにしています。

8. 動画分析を通じて、より深い洞察を得る。

ビデオプラットフォームを活用すれば、組織内の会議で何が起きているのかという疑問に、ついに答えを得ることができます。最新のビデオプラットフォームには通常、包括的なビデオ分析機能が搭載されており、すべての会議を録画し始めれば、会議にどれだけの時間が費やされているか、会議後のコンテンツがどれほど活用されているか、どのトピックが最も検索・視聴されているかといった新たな知見を明らかにするのに役立ちます。 さらに、誰がどのコンテンツを視聴しているか、あるいは個人が特定の録画を最後まで視聴したかどうかといった、視聴者ごとの詳細な記録も確認できます。

9. 動画ライブラリを他のシステムと連携させる。

ビデオプラットフォームは、ビデオ会議や会議室内のAVソリューションだけでなく、さらに多くのシステムと連携可能です。最近では、会議の録画を他のビジネスポータルに追加・共有することも可能になってきています。 今日の最新のビデオプラットフォームには、Cornerstoneなどの学習管理システム（LMS）や、Salesforceなどの顧客関係管理システム（CRM）などとの連携機能が一般的に備わっています。また、多くのビデオプラットフォームには開発者向けAPIも用意されており、録画の管理方法をカスタマイズしたり、自社の要件に合わせてビデオを技術エコシステムに統合したりすることが可能です。

その会議がやる価値があるなら、その価値を大切にするべきです。

 

会議の録画は、かつてないほど簡単になりました。しかし、その録画データが、特定の同僚のパソコンに保存されたままだったり、検索不可能なネットワークフォルダに埋もれていたり、あるいは形式が不適切だったり通信速度が低かったりして、一部のデバイスでは再生できないような状態では、誰にとってもあまり役に立ちません。

結局のところ、ビデオプラットフォームは、増え続ける会議録画のアーカイブを管理し、それらの動画に収録された情報をオンデマンドで簡単に検索できるようにするためのツールを提供します。また、ビデオプラットフォームには、マルチカメラ録画ツール、インタラクティブなプレーヤー、視聴者分析、およびビデオベースの知識やコンテンツを他のビジネスシステムに取り込むための連携機能など、コラボレーションと生産性をさらに高める重要な機能が含まれている場合もあります。

大規模な会議を自動的に録画する

組織で会議の録画を自動化すれば、従業員は電話会議に参加したり会議室で打ち合わせをしたりする際、いつでも必要に応じて参照できる検索可能な録画記録を確実に利用できるようになります。つまり、必要が生じたらいつでもオンデマンドで議論の内容を振り返ることができるという安心感から、全員が会議により積極的に参加できるようになるのです。

そして、良いニュースは？すべての会議を自動的に録音する方が、その都度録音することを忘れないようにするよりも、実は簡単だということです。

業界をリードするPanoptoビデオプラットフォームでは、組織内での会議録画を自動化する2つの方法をご用意しています。

まず、会議室で行われる対面会議については、Panopto「リモートレコーダー」機能により、定期的な会議でも単発の会議でも、事前に録画スケジュールを設定することができます。録画が設定されると、指定された時間にすべてのカメラとマイクが自動的に録画を開始するため、参加者は「録画」ボタンを押すことを意識することなく、そのまま会議室に入って会議に参加することができます。

また、ビデオ会議を通じてオンラインで行われるあらゆる会議において、Panopto Zoom、Skype for Business、Bluejeans、GoToMeetingなどのビデオ会議システムとの即座に利用可能な連携機能をPanopto 。Panopto ビデオ会議ソフトウェアPanopto 連携させると、会議の録画はすべて安全な動画ライブラリにアップロードされ、再生品質を最適化するためにトランスコードされ、検索用にインデックスが作成され、設定された権限に従って安全に共有されます。これらすべての処理は自動的に行われます。

Panopto連携機能について詳しくはこちら >>

会議を自動的に録画することは、社員同士が交わす情報やアイデアを保存するための、賢明かつ拡張性の高い方法です。さらに、ビデオプラットフォームを活用して会議の録画を管理し、社内で共有することは、より一層賢明な選択と言えます。

会議を情報資産に変える

今日、ほぼすべての組織が、会議の生産性を向上させ、従業員が会議に費やす時間から得られる価値を高める方法を模索しています。会議から得られる価値の多くは、そこで実際に共有される情報にあると、企業が認識するようになってきています。その結果、こうした重要な会議の瞬間を捉え、組織の専門知識や情報のオンデマンドリソースとして保存する方法を模索する企業が増えています。

手書きのメモよりもはるかに網羅的であり、会議の主催者に事後の要約作成を依頼するよりもはるかに効率的であるため、会議の映像記録は、チームでの議論の全容を記録する理想的な手段であることがすぐに明らかになりました。

さらに、適切なビデオ管理ツールを組み合わせることで、どの組織でもこうした会議を検索可能な情報資産へと変換することができます。これにより、会議中の集中力や参加意欲を高めるだけでなく、会議終了後も有益な知識が失われることなく確実に活用できるようになります。

ビデオプラットフォームを導入すれば、組織は増え続ける会議動画のライブラリを管理・保護できるようになります。また、組織が現在どのような会議ソリューションに投資しているかに関わらず、ビデオプラットフォームは既存のシステムと連携するため、従業員は新しい技術を習得することなく、会議録画のあらゆるメリットを享受できます。

御社の社員はすでに会議を行っています。実際、1人あたり月平均62回にも上ります。そして、多くの場合、そうした会議は、すでにビデオ会議用の設備が整った会場やデバイスを通じて行われています。

もし誰かが「録画」ボタンを押すだけで、会議で交わされた情報や専門知識が自動的に保存され、チームの他のメンバー全員と共有されるようになったら、チームはどれほど多くの成果を上げられるか、想像してみてください。

 

組織のあらゆるレベルでの生産性とコラボレーションを支援する動画管理ソリューションをお探しですか？今すぐPanopto にお問い合わせいただき、無料トライアルをご登録ください。