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会議室の近代化：3つの大きなトレンド
職場で私たちが総じてかなりの時間を会議に費やしていることは、誰にとっても驚くべきことではないでしょう。米国だけでも、労働統計局の推計によると、毎日3,600万から5,600万件の業務会議が行われています。つまり、平均してほとんどの従業員が月に約62回の会議に出席していることになります。
日々の業務の多くがチームメイトとの会議や協業に費やされているため、経営陣は当然のことながら、会議の質を向上させ、プロセスを簡素化するための新たな解決策を模索し始めています。
会議システムの改善は、綿密に計画されれば、職場の生産性とIT管理コストの両面で大きな投資対効果をもたらす可能性があります。従業員や組織全体にとって、会議体験の向上は、より迅速かつ効率的な問題解決、イノベーションの促進、スキル開発の拡大、さらには職務満足度の向上につながります。IT部門にとっては、管理対象のシステムやインフラの変動を低減し、会議技術に関する一般的な操作に対するテクニカルサポートの必要性を最小限に抑え、将来のアップグレードにかかるコストの削減にも寄与します。
最新の会議室をご紹介
会議室やスペースに対する考え方は変化しました。かつて「ミーティングスペース」といえば、大きなテーブルとそれに見合った数の椅子が置かれた場所を指すだけでしたが、現在では、従業員が会議や共同作業を行えるようにするためのあらゆるインフラや技術もその概念に含まれるようになっています。
さらに、その「部屋」は完全にバーチャルなものとなり、従業員がオンラインのビデオ会議ツールを通じて協働するようになる可能性も高まっています。
ここ数年、会議室の近代化は世界中のITチームにとって最優先課題となっています。現代の従業員にとっての会議体験を再構築するということは、自身のデバイスを使ってリモートワークを行うことが増え、双方向のビデオ通信を好み、テクノロジーが「ただスムーズに機能すること」を当然と期待する従業員のために、柔軟性に富んだ会議・コラボレーションソリューションを設計することを意味しています。
チームの協働方法の変化に大きく影響され、会議やコラボレーションスペースの近代化に関して、いくつかの共通した傾向が見られるようになっています。独立系調査会社ガートナーは最近、世界中の組織が会議スペースの刷新に関して同様の戦略を採用していると報告しており、その内容は以下の通りです：
- 機器やスペースに対する多様なニーズに応えるため、より柔軟な会議インフラを設計する
- 高コストで管理が困難な、特注のマルチベンダー型会議室ソリューションの利用を削減する
- 時間の経過とともに変化するユーザーのニーズに対応できるよう、柔軟に進化できる信頼性の高いソリューションやサービスを見つけること
さらに、会議やコラボレーションを支えるテクノロジーは、その機能の幅を広げ続けており、組織は、会場にいる従業員とリモート勤務の従業員の双方に対して、より豊かで統合された体験を提供する会議ソリューションを設計できるようになっています。その結果、現代の会議スペースには、多くの場合、次のような特徴が見られます：
- インテリジェントな施設予約システム
- クラウド型ビデオ会議
- ワイヤレス接続により、どのデバイスからでも簡単に共有できます
- 360°カメラやPTZカメラ、ホワイトボード、ドキュメントカメラ、リモート画面共有機能を統合したディスプレイ
- 会議の自動記録
もちろん、会議スペースやシステムの更新に関しては、組織ごとに固有の要件が存在しますが、会議ソリューションの近代化を図り、規模の拡大に伴い深刻化する生産性の課題に対処するため、同様のソリューションに注目するITリーダーが増えています。以下に、会議スペースとコラボレーションソリューションの両方を近代化する取り組みにおいて浮上している3つの主要なトレンドと、それらが連携して機能した際に生み出される体験についてご紹介します。
会議室リソースの近代化における3つの大きなトレンド
1. よりスマートな会議室
誰もが一度は、会議室の空き状況を探してあちこち移動した経験があるでしょう。多くの会議は事前に計画されていますが、予定より長引いたり、逆に予定より早く終わったりすることもあります。また、その場になって急きょ開催される会議もあり、参加者は空いているスペースに飛び込むことになります。こうした現実があるため、企業のカレンダーツールや会議室予約システムがあっても、適切な会議スペースを見つけて予約するのは、どうしてもやや混乱しがちなのです。
幸いなことに、かつては独立したシステムだったものが、現在ではよりスマートで統合された会議・コラボレーションシステムへと進化しています。こうしたスマートで統合された会議リソースにより、会議スペースは従業員と同じくらい柔軟かつ効率的になります。会議が中止になったり早めに終了したりした場合は、利用可能なリソースが自動的に表示され、予定通りにビデオ会議を自動開始・録画することで、エンドユーザーが会議システムを操作する必要性を最小限に抑えます。
現代の会議室環境では、参加者がケーブルの絡まりに悩まされたり、室内のディスプレイで入力切替を行ったりする代わりに、ワイヤレスで機器に接続できるようになってきています。最新のツールでは、照明、ブラインド、空調設備など、会議室の物理的な環境を会議システムに統合することも可能です。また、ワークプレイス分析を活用することで、チームはリソースの計画立案を改善できるだけでなく、会議のパフォーマンスに関する新たな分析データを得ることができ、組織全体として長期的に会議の効果を最大化することが可能になります。
2. ハドルルームとアジャイルなミーティングスペース
個室やオフィススペースの数は減少傾向にある一方で、オープンオフィスやホットデスクといった働き方が急速に「新しい常識」となりつつあります。こうしたトレンドを受けて、経営者は会議やコラボレーションのためのスペースの設計、設備、配置について、より創意工夫を凝らすようになっています。
設備の整った会議室への需要は依然として高いものの、多くの場合、チームは高級な会議スペースが備えるすべてのインフラや機能を必要としていません。現代の会議戦略では、ハドルルームや従来とは異なる形式の会議スペースなどを整備する際、最も頻繁に使用される機能を優先しています。
最新のソリューションの一つとして、Zoom Rooms（下図）、WebEx Room Kits、Skype Room Systemsといった、シンプルで使いやすいターンキー型の会議室キットが挙げられます。これらのシステムは複雑さを抑えており、多くのユーザートレーニングを必要とせず、信頼性が高く、安定した動作が期待できます。また、設置も容易で、需要の変化に応じて新しいスペースへ比較的短期間で導入することも可能です。
3. あらゆるものをクラウド化
新しいデバイスの導入に、現地での設定作業は不要であるべきです。その代わりに、IT管理者は、デバイスを接続するだけで動作し、クラウド経由で複数の会議室や環境に一括して更新プログラムを配信できるクラウドサービスに注目しています。これは、他の重要な業務に充てる時間やリソースがすでに不足しているチームにとって、大きな助けとなります。
さらに、クラウドベースの会議システムは相互運用性をさらに高めるため、組織の特定のニーズに合わせてカスタマイズを行い、ユーザーエクスペリエンスを向上させることが可能になります。
会議は会議室で終わるわけではない
会議が必ずしも会議室で行われるわけではないのと同じように、今日では、会議が会議室で終わる必要もありません（あるいは、ビデオ会議が終了した時点で終わる必要もありません）。
会議の録画機能により、コラボレーションの範囲は会議の枠を超えて広がります。これにより、リアルタイムで参加できなかった人も後から視聴して議論に参加できるようになり、進行中の業務や新規メンバーにとっての参考資料や背景情報として活用できるほか、さまざまなメリットが生まれます。従業員は、現在使用しているビデオ会議ツールで録画ボタンを押すだけで、簡単に会議を録画することができます。
そして、彼らはすでにそれを実践しています。プロジェクトマネジメント協会（PMI）の会員を対象とした最近の調査では、30％以上が、実際にビデオ会議ソフトを使って会議を録画したと回答しています。
これは、あなたが気づいてさえいないかもしれない問題を引き起こします。
従業員がすでに録画している会議には機密性の高い業務情報が含まれていますが、その映像が社内外を問わず、悪意のある第三者の手に渡っていないと確信できますか？
問題は、他の種類のファイルとは異なり、MP4ファイルにはパスワード保護をかけられないことです。DropboxやGoogle Driveのようなファイル共有サービスであっても、権限のある人物であれば、非公開の会議の録画をダウンロードし、ほぼ誰とでも共有できてしまう可能性があります。社内会議の録画は、誰もが動画を共有するために利用するあのサイト――YouTube――で、世界中に公開されてしまうことさえあり得ます。 この記事を書いている時点で、YouTubeで「社内会議」と検索すると、実に88万3,000件もの検索結果が表示されます。その95％が比較的無害なものだと仮定したとしても、依然として約4万4,000本の動画が、本来は一般公開されることを意図していなかったものとして残ることになります。
貴組織の機密情報が公に漏洩していないことを願うばかりですが、そのような事態が起きる可能性は極めて現実的なものであり、あらゆる企業が警戒すべきです。
解決策：安全なビデオ管理システムを活用した会議録画の自動化
会議録画を管理するソリューションは、従業員が社内動画を保存・共有する際に不十分な手段しか持たない場合に生じる新たなセキュリティリスクに対処するのに役立ちます。Panopto 動画管理システムは、お客様のビデオ会議システムとPanopto 、会議の録画を自動的にキャプチャし、安全なオンライン動画ライブラリにアップロードします。さらに、会議で交わされた発言をすべて文字起こしすることで、録画コンテンツを検索可能にします。同様に重要な点として、管理者によるきめ細かな権限管理機能も備えており、会議の録画は適切な関係者だけが閲覧できるようになります。
さらに、会議の記録を大規模に自動化することは、生産性とコラボレーションをさらに促進するために、企業がますます導入を進めている会議の近代化戦略です。
Wainhouse Researchの最近の調査によると、 回答者の69％が、過去のビデオ会議の録画を、後で参照できるよう保存しておくことは有用であることに同意した。 会議に集中してメモを取らずに済む自由や、参加できなかった人と会議の内容を共有できる利便性など、会議を録画したいと考える理由は多岐にわたります。最新のホワイトペーパーをダウンロードして、会議を録画すべき10の理由をご確認ください。
ダウンロード：ビジネスにおいてすべての会議を記録すべき10の理由
しかし、単に録画ボタンを押すだけでは不十分です。従業員がこれらの録画を簡単に見つけ、検索し、共有できる必要があります。さらに、あらゆるデバイスでストリーミング再生したり、操作したりできることで、これらの重要なナレッジ資産を最大限に活用できるようになるのです。
会議インテリジェンスソリューションを備えたセキュアなビデオプラットフォームは、既存の会議システムと連携することで、社内のビデオコンテンツ資産を保護するとともに、会議の生産性を最大限に高めることができます。
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