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会議室の近代化：3つの大きなトレンド
私たちが職場でかなりの時間を会議に費やしていることは、誰も驚かないだろう。米国だけでも、労働統計局は毎日3,600万から5,600万件の仕事上の会議が開かれていると推定している。つまり、ほとんどの従業員は平均して月に約62の会議に出席していることになる。
一日の大半をミーティングやチームメイトとのコラボレーションに費やすビジネスリーダーは、当然ながらミーティング体験を改善し、簡素化する新しいソリューションを探し始めている。
会議システムの改善は、うまく計画すれば、職場の生産性とIT部門の管理コストの両面で大きな投資効果をもたらす。従業員や組織全体にとって、ミーティング体験の向上は、より迅速で効率的な問題解決、イノベーションの増加、スキル開発の拡大、さらには仕事満足度の向上につながる可能性がある。IT部門にとっては、管理システムやインフラストラクチャーのばらつきを減らし、会議テクノロジーとの一般的な相互作用に関する技術サポートの必要性を最小限に抑え、将来のアップグレードにかかる費用を節約することもできる。
モダンな会議室
会議室やスペースに対する考え方は変わりました。かつて「会議スペース」とは単に大きなテーブルがあり、それを囲むように適度な数の椅子がある場所を指していましたが、今では従業員がミーティングやコラボレーションをするためのインフラやテクノロジーをすべて含む概念となっています。
そして、その "部屋 "は、オンラインでビデオ会議ツールを使って共同作業を行う、完全なバーチャルになる可能性さえますます高まっている。
ここ数年で、会議室の近代化はどこのITチームにとっても最重要課題となっています。今日の従業員のために会議エクスペリエンスを再構築することは、各自のデバイスでリモートワークを行い、インタラクティブなビデオベースのコミュニケーションを好み、テクノロジーに単純に機能することを期待する従業員のために、適応性の高い会議およびコラボレーションソリューションを設計することを意味します。
チームの働き方の変化に大きく影響され、ミーティングスペースやコラボレーシ ョンスペースの近代化に関して多くの共通したトレンドが浮かび上がってきています。独立系アナリスト企業であるGartner社は最近、どこの企 業でもミーティングスペースの最新化に関して同じような 戦略を持っていると報告しています：
- 設備やスペースに対するさまざまな需要に対応するため、より柔軟な会議インフラを設計する。
- 高価で管理が難しい、特注のマルチベンダー・ソリューションの使用を削減する。
- 時間とともに変化するユーザーのニーズに合わせて進化できる、信頼性の高いソリューションとサービスを見つける。
さらに、ミーティングとコラボレーションをサポートするテクノロジーは、その機能の幅を広げ続けており、企業は会議室内と遠隔地の従業員の両方に、より豊かで統合された体験を提供するミーティングソリューションを設計することができます。その結果、最新のミーティングスペースには以下のような特徴があります：
- インテリジェントな設備スケジューリング
- クラウドベースのビデオ会議
- ワイヤレス接続により、どのデバイスからでも簡単に共有可能
- 360°およびPTZカメラ、ホワイトボード、ドキュメントカメラ、リモートスクリーンキャストを含む統合ディスプレイ
- 会議の自動キャプチャ
もちろん、ミーティングスペースやシステムの更新につい ては組織ごとに独自の要件があるだろうが、ミーティングソリュ ーションを近代化し、規模が大きくなるにつれて生産性のハードル に対処するために、同様のソリューションに注目するITリーダーは 増えている。以下は、ミーティングスペースとコラボレーションソリューションの両方を近代化するための3つの主なトレンドと、それらがすべて同期して機能することで生み出されるエクスペリエンスです。
会議室リソースの近代化における3つの大きなトレンド
1.よりスマートな会議室
誰もが会議室のシャッフルを経験したことがあるだろう。多くの会議は前もって計画されているが、時には予定時間をオーバーしたり、予定通りに終わらないこともある。また、参加者が空いているスペースに飛び込む、その場限りの会議もある。企業のカレンダーツールや会議室スケジューリングソリューションを使っても、適切な会議スペースを見つけたり、スケジューリングしたりするのは、やや混沌としているのが現実だ。
かつてはスタンドアロンのシステムであったものが、現在ではよりスマートで統合された会議・コラボレーションシステムになりつつあることは朗報です。よりスマートで統合されたミーティングリソースは、ミーティングスペースを社員と同じように柔軟で効率的なものにし、ミーティングが開催されなかったり、早く終了したりした場合でも、リソースが利用可能であることを自動的に表示します。また、エンドユーザーがミーティングテクノロジーとやり取りする必要性を最小限に抑え、スケジュール通りに自動的にビデオ会議を開始し、録画します。
最近の会議室は、参加者がワイヤレスでテクノロジーに接続できるようになっている。新しいツールは、照明、窓のシェード、空調など、会議室の物理的な側面を会議システムに組み込むこともできます。また、ワークプレイス分析は、新しい会議パフォーマンス分析を提供するだけでなく、チームがリソースの計画を改善するのに役立ちます。
2.ハドルルームとアジャイルミーティングスペース
個室やオフィススペースの数は減少し、オープンなオ フィスプランやホットデスキングのようなコンセプ トは急速に新しい常識になりつつあります。このようなトレンドにより、ビジネスリーダーはミーティングやコラボレーションのためのスペースのデザイン、設備、配置の仕方についてクリエイティブになってきています。
フル装備の会議室の需要は依然として高いが、多くの場合、チームはプレミアムミーティングスペースのようなインフラや機能をすべて必要としているわけではない。現代のミーティング戦略では、最も頻繁に使用される機能を優先し、ハドルルームや従来型のミーティングエリアではないスペースに装備しています。
最新のソリューションの一つは、Zoom Rooms（下の写真）、WebEx Room Kits、Skype Room Systemsのような、合理化されたターンキー会議室キットである。これらのシステムは複雑さを制限し、多くのユーザートレーニングを必要とせず、確実かつ予測通りに機能する傾向がある。また、設置も簡単で、需要の変化に応じて新しいスペースに比較的迅速に導入できる。
3.すべてをクラウド化する
新しいデバイスを導入する際、ローカルでセットアップする必要はないはずだ。その代わりに、ITマネージャーは、デバイスを接続するだけで動作し、更新があればクラウドを通じて複数の部屋やセットアップに一度にプッシュできるクラウド・サービスに注目している。他のミッション・クリティカルなタスクのために、すでに時間とリソースに追われているチームにとっては恩恵だ。
さらに、クラウドベースの会議システムでは、相互運用性の機会がさらに増え、組織固有のニーズに合わせてユーザー体験を向上させるカスタマイズが可能になります。
会議は会議室で終わらない
会議がいつも会議室の中で行われるとは限らないように、今日、会議も会議室で終わる（あるいはビデオ会議が終わる）必要はない。
ミーティングを録画することで、リアルタイムでミーティングに参加できなかった人たちにもミーティングを視聴してもらうことができ、進行中の作業や新たな参加者にも参考資料やコンテキストを提供するなど、ミーティングの枠を超えてコラボレーションを拡大することができます。現在使用しているビデオ会議ツールの録画ボタンを押すだけで、社員は簡単に会議を録画することができます。
そして、彼らはすでにそれを行っている。プロジェクトマネジメント協会（PMI）の会員を対象とした最近の世論調査では、30％以上が、実際にビデオ会議ソフトを使って会議を録画したことがあると回答している。
これは、あなたが気づいていないかもしれない問題を提示している。
従業員がすでに録音している、機密性の高いビジネス情報が詰まった会議が、社内外で悪用されていないと確信できますか？
問題は、他の種類のファイルと違って、mp4をパスワードで保護できないことだ。DropboxやGoogle Driveのようなファイル共有システムでも、適切な人がプライベートな会議の録音をダウンロードし、誰とでも共有することができる。社内会議の録画は、誰もが動画を共有するために利用するサイト、YouTubeで世界中に公開されてしまう可能性さえある。この記事を書いている時点で、YouTubeで「社内会議」と検索すると、88万3,00件という驚くべき結果が返ってくる。そのうちの95％が無害なものだと仮定しても、44,000件もの動画が公開を意図していない可能性がある。
あなたの組織の機密事項が公に共有されていないことを望むだろうが、非常に現実的な可能性は、すべてのビジネスに立ち止まらせるはずだ。
ソリューションセキュアなビデオ管理システムを使用した会議キャプチャの自動化
会議の録画を管理するソリューションは、従業員が社内の動画を保存・共有するためのオプションが不完全である場合に発生する新たなセキュリティリスクへの対策に役立ちます。Panoptoのようなビデオ管理システムは、ビデオ会議テクノロジーと連動して、会議の録画を自動的にキャプチャし、安全なオンラインビデオライブラリにアップロードします。また、重要な点として、Panoptoは管理者にきめ細かな権限管理を可能にするため、会議の録画は適切な人だけが閲覧できるようになります。
さらに、大規模な会議キャプチャーを自動化することは、生産性とコラボレーションをさらにサポートするために、企業がますます導入している会議の近代化戦略である。
ウェインハウス・リサーチの最近の調査によると、「このような調査結果が出ている、 回答者の69％が、過去のビデオ会議を録画し、後で参照資料として利用できるようにすることは有用であると回答した。 メモを取らずに自由に会議に参加したり、出席できなかった人と会議を共有したりと、人々が会議を録音したいと思う理由はたくさんあります。最新のホワイトペーパーをダウンロードして、会議を録画する10の理由をご覧ください。
ダウンロードあなたのビジネスがすべての会議を記録すべき10の理由
しかし、録画を押すだけでは十分ではありません。これらの重要な知識資産をフルに活用するためには、どのようなデバイスでもストリーミングやインタラクションができることは言うまでもない。
ミーティング・インテリジェンス・ソリューションを含むセキュアなビデオ・プラットフォームは、既存のミーティング・テクノロジーと統合することで、社内のビデオ・コンテンツ資産を保護し、ミーティングの生産性を最大限に高めることができます。
Panoptoは、会議録の管理、共有、検索を可能にする最先端のソリューションです。Panoptoをお客様のインテリジェントな会議環境の一部にするために、今すぐお問い合わせください。