사람들이 이미하는 것보다 더 이상 회의를 싫어하는 것이 불가능하다고 생각할 수 있습니다. 

하지만 당신은 틀렸을 것입니다. 

공정하게 말하면 사람들은 싫어하지 않습니다 모두 회의 — 그들은 싫어 나쁜 회의. 우리 모두는 비효율적 인 회의로 인해 다른 일을 수행하는 데 방해가되거나 업무 흐름이 방해되어 하루 종일 생산성이 떨어질 때 피할 수없는 좌절감을 경험했습니다. 하루 종일 여러 회의에서 발생하는 경우 더욱 악화됩니다.

물론 직원에게 물어 보면 실제로 회의에서 이메일이나 메시징 앱을 통해 할 수있는 것보다 더 효율적으로 세부 정보를 공동 작업, 생성 및 전달하는 데 막대한 가치가 있다고 말할 것입니다. 그렇지 않다면 당연히 달력에 회의가 더 적을 것입니다. 

하지만 집회는 기껏해야 필요한 악이라는 평판을 얻었습니다. 그렇다면 그 이유는 무엇입니까? 

문제를 파헤 치기 시작하면 추세가 나타나기 시작합니다. 종종 문제는 회의가 진행되는 방식에 있습니다. 불명확 한 목표, 구불 구불 한 프레젠테이션, 주제에서 벗어난 토론,주의 산만 한 참가자, 그리고 우리 모두가 한꺼번에 모두를 좌절시키기 위해 공동으로 경쟁하는 다른 작업이 있다는 사실 포인트 또는 다른. 

그렇게해야합니까? 한마디로, 아닙니다. 

하지만 더 나은 회의를 운영하는 것에 대한 대부분의 조언이 실제로 회의를 더 좋게 만들까요? 또한 아닙니다. 

나쁜 회의 행동이 사람들의 일정, 업무 만족도 및 회사의 수익에 계속해서 혼란을 초래하는 대신, 모든 조직의 리더는보다 효과적인 회의를 운영하기 위해 새롭고 종종 모호한 규칙을 제정하고 있습니다. 

회의 길이 또는 참석자 수에 대한 임의의 제한에서 모든 사람이 회의 기간 동안 일어서게하거나 심지어 메모를하기 위해 회의에 참석할 한 사람을 지정하는 것까지 널리 인용되는이 "모범 사례"는 나쁜 영향을 거의주지 않습니다. 회의 행동.

또한이 모든 의심스러운 조언은 회의를 실제로 개선하는 데 거의 도움이되지 않으며 직원에게 회의를 미워할 새로운 이유를 제공합니다.

피해야 할 10 가지 회의 생산성 팁

최악의 조언에 뛰어 들기 전에 좀 더 생산적인 회의를 위해 정직하게 도움이되는 몇 가지 팁이 있다는 점을 지적하지 않는 것이 좋습니다. 명확한 의제를 설정하고, 정시에 회의를 시작하고 종료하고, 자료를 미리 보내고, 마지막에 작업 항목을 할당하면 회의를 더 유용하고 덜 실망스럽게 만드는 데 도움이 될 수 있습니다. 

그러나 그 외에도 회의를 개선하기 위해 기업이 정기적으로 채택하려는 "효과적인 회의"전략이 훨씬 더 의심 스럽습니다. 

다음은 피해야 할보다 생산적인 회의를위한 좋은 솔루션으로 일반적으로 선전되는 10 가지 최악의 아이디어 목록입니다. 

1. 이상한 시간에 시작하는 회의 예약

(추천하는 나쁜 아이디어 CBS 뉴스)

팀원들이 회의에 참여하고 싶지 않습니까? 어쩌면 그들은 이상한 시간에 그들을 더 좋아할 것입니다! 이 권장 사항에는 회의를 정말 일찍 또는 정말 늦게 예약하거나 예상치 못한 시간 (예 : 1 시간 7 분)에 회의를 시작하는 등 다양한 변형이 있습니다. 

물론, 불규칙한 일정이 직원들의 눈에 왠지 회의의 가치를 높여 준다는 생각은 논리에 어긋난다. 참석자들은이 전략의 이상 함을 알아 차릴 가능성이 더 높지만 대부분 근무일에 야기되는 추가 중단에 짜증을냅니다. 아무도 회의에 참석하기 위해 일찍 도착하거나 사무실에 늦게 머물기를 원하지 않으며, 일관성이 부족하여 사람들이 이미 바쁜 일정을 관리하기 위해 더 열심히 일해야합니다.

2. 수요일에만 회의 예약

(추천하는 나쁜 아이디어 포브스)

모든 심부름을 매주 하루 만 할 수 있다고 상상해보십시오. 은행, 식료품 점, 청소부, 건강 검진 및 기타 모든 것-이 모든 일은 하루 만에 할 수 있고 그렇지 않으면 다음 주까지 기다려야합니다. 공정하게 말하면 회의 관리 전략으로서 처음에는 훌륭하게 들립니다. 나머지 한 주 동안 개인 생산성을 위해 열려 있습니다! 

그러나 몇 주 안에 팀 회의를 일주일에 한 번으로 제한하면 비 효율성이 증가한다는 사실을 알게 될 것입니다. 실제로 두 번 수행합니다. 첫째, 공식적인 토론과 결정이 지정된 날까지 미루고 잠재적으로 한 번에 최대 일주일 동안 작업을 유휴 상태로 남겨 둘 수있는 환경을 만들고 있습니다. 둘째, 모든 회의가 동일한 8 시간 동안 진행될 것으로 예상되기 때문에 매주 모든 사람의 일정이 단단하게 예약되는 악몽을 꾸며 즉석 회의를 몇 주 또는 몇 달 동안 예약해야합니다. 일정 충돌을 해결하기위한 미래. 생산성이라는 이름으로 회의를 피하는 것이 CEO라면 설득력있는 논쟁이 될 수 있지만, 모든 직원이이를 따를 경우 혁신을 억제하고 중요한 이니셔티브의 진행을 지연시킬 위험이 있습니다.

3. 7 명 이상 초대하지 마십시오.

(추천하는 나쁜 아이디어 월 스트리트 저널)

물론 자신과 관련이없는 회의에 참석하고 싶어하는 사람은 없습니다. 그리고 객관적으로 소규모 그룹은 종종 합의에 도달하기가 더 쉽습니다. 그러나 임의의 인원 수를 기준으로 회의 참석을 제한하면 삭감하지 않은 사람들의 귀중한 통찰력과 아이디어를 잃을 위험이 있습니다. 더 나쁜 경우에는 초대받지 않은 사람들과 더 많은 회의를 예약해야합니다. 나중. 사람들은 회의에 참석해야하는 사람을 신중하게 고려해야하며 의미가없고 종종 비생산적인 좌석 규칙의 범위 내에서 일하지 않고 올바른 사람을 초대해야합니다.

4. 모두 일어서

(추천하는 나쁜 아이디어 Lifehack.com) 

문자 그대로의 "서있는 회의"개념에 익숙하지 않은 사람들은 사람들이 서있을 때 불편 해하므로 회의가 더 빨리 진행되어 더 빨리 끝납니다. 그리고 실제로 빠른 공동 작업 세션을위한 시간과 장소가 있지만 (특히 이러한 방식으로 공동 작업하도록 특별히 설계된 "민첩한"개발 환경에서) 시간 절약 전략은 근시안적이므로 직원을 불편하게 만듭니다. 상설 회의가 더 빨리 진행되고 아직 토론이 필요하다면 직원들이 세부 사항을 덜 공유하고 질문을 적게하도록 장려했기 때문일 수 있습니다. 

또한 상설 회의는 서로 다른 유형의 사람들 간의 물리적 회의 역학에 도달하면 유능한 사람, 나이 주의자, 성 차별이 될 수 있으며, 일부 사람들은 회의에서 완전히 벗어나 불안감을 느끼게됩니다. Harvard Business Review에서 스탠드 업 회의가 모든 회의에 적합한 솔루션이 아닌 이유를 설명합니다. 여기.

5. 15 분 회의 만 예약

(추천하는 나쁜 아이디어 빠른 회사)

우리 모두는 "작업이 완료 될 수있는 시간을 채우기 위해 확장된다"고 가정하는 파킨슨 법칙을 들어 보았습니다. 따라서이 권장 사항은 회의를 15 분 이하로 짜는 데 문제가 없을 것입니다. 결국 사용 시간을 더 많이 예약했기 때문에 이제 회의 시간 만 더 많이 사용하고 있습니다. Fast Company의 추천은이 규칙 뒤에있는 "과학"을 설명하기 위해 TED 강연을 인용합니다. TED 우주에 따르면 아무리 복잡한 아이디어라도 18 분 이내에 발표 할 수 있어야합니다. 당신이 할 수 없다면, 그들은 당신이 당신의 주제를 간단하게 표현할만큼 충분히 잘 모른다고 말할 것입니다. 

그러나 회의는 프레젠테이션이 아닙니다., 또는 그렇게해서는 안됩니다. 팀 구성원이 협력하여 어려운 문제를 해결할 수있는 기회입니다. 회의 주최자가 회의 의제와 일치하는 데 필요한 최소 시간을 예약하는 것은 절대적으로 공정합니다. 그러나 임의의 (객관적으로 짧은) 시간 제한을 고수하면 더 많은 회의를하게 될 가능성이 높습니다.이 모든 것은 한 번 더 긴 회의를 다룰 수 있었던 더 큰 작업을 수행하는 데 필요합니다. 또한 중요한 것은 이러한 모든 짧은 회의는 직원들이 근무 시간 내내 지속적으로 작업을 시작하고 중단한다는 것을 의미하며 이러한 중단은 종종 생산성에 훨씬 더 큰 재앙을 초래합니다. 

슬랙 (slack) 회의 길이에 대해 훨씬 더 합리적인 가이드 역할을하는이 차트를 작성합니다.

6. 사전 회의 개최

(Trumpet, Inc.에서 권장하는 나쁜 아이디어)

다가오는 회의에 대한 회의가 언제 가치가 있습니까? 거의 없다. 거의 없습니다 상황 "계획"회의 또는 여러 번의 "사전 회의"가 사전에 도움이 될 수 있으며, 여기에는 주요 회사 뉴스가 전달되는 일부 유형의 주요 조직 회의에 대한 준비가 거의 균일하게 포함됩니다. 여기에서 우리는 주요 변경 이니셔티브 를위한 시작 계획, 눈에 잘 띄는 소프트웨어 데모 준비 또는 다가오는 작업 전에 연습을 개최하는 등의 미래 활동을 준비하기 위해 협력하는 가치를 무시하지 않습니다. 외부 비즈니스 파트너와의 만남. 이들 모두는 리더와 참가자가 정보를 수집하고, 스트레스 테스트를하고, 논쟁을 구체화하고, 다가오는 회의 또는 이벤트를위한 목표와 실행 항목을 집합 적으로 준비해야합니다.

그러나 대부분의 회의에서, 그리고 실제로 위에 나열된 몇 가지 예외의 경우에도 팀이 이미 효과적으로 협력하고 있다면 사전 회의를 개최 할 이유가 없습니다. 정기 회의를 열고 모든 사람이 전문가로서 기꺼이 기여할 것이라는 기대를 설정 한 다음 다시 일하십시오. 

7. 지정된 발언 토큰 사용

(추천하는 나쁜 아이디어 Boston.com) 

테니스 공, 펜, 메모장, 소라 껍질 등 많은 조직에서 개체를 "발언 토큰"으로 지정하고 현재 그 물건을 들고 있지 않은 사람이 말하는 것을 금지하여 회의 중단을 제한하려고 노력했습니다. 

회의실이 유치원 이었다면 경청하고 번갈아 가며 가르치는 현명한 방법 일 수 있습니다. 그러나 현실을 직시하자. 직원이나 팀원이 회의실에서 서로의 아이디어와 의견을 존중할 수 있도록 말하기 펜이 필요하다면 조직 내에 더 큰 문화적 문제가있을 수 있습니다. 게다가이 의식은 회의 속도를 늦추고 시간을 더 길게 만들 수 있습니다. 아무도 원하지 않습니다.

8. PowerPoint 피하기

(추천하는 또 다른 나쁜 아이디어 포브스) 

“Amazon 금지 PowerPoint 그래서 당신도 그렇게해야합니다. 그리고 거기에는 지혜의 핵심이 있습니다. 결국 아무도 회의실에서 누군가가 전체 슬라이드 데크를 그대로 읽는 것을 듣는 데 시간을 보낼 필요가 없습니다. 그러나 슬라이드 및 기타 지원 비주얼을 금지하는 것은 너무 멀리 가고 있습니다. 이러한 요소를 잘 사용하면 회의를 추적하고 대화에 대한 컨텍스트를 제공하며 결정을 내리는 데 필요한 모든 세부 정보를 제공 할 수 있습니다. 

회의를 더 효율적으로 만들고 싶습니까? 당신은 금지해야 실제 발표 행위 회의 중에는 슬라이드 자체가 아닙니다. 우리 모두는 주최자가 전자 메일을 통해 미리 보낼 수있는 정보를 제시하면서 처음 45 분 동안 시간을 소모하는 회의를 통해 고통을 겪었습니다. 그것은 PowerPoint의 잘못이 아니라 주최자의 잘못입니다. 여기에 유용한 팁이 있습니다. 참석자가 다가오는 회의를 준비하는 데 도움이되는 정보 나 프레젠테이션이있는 경우 해당 정보 (이메일, 메모, 비디오 프리젠테이션) 전날! 이렇게하면 모든 사람이 자유 시간이있을 때마다 속도를 낼 수 있고, 필요한 토론과 결정에만 집중할 수 있기 때문에 회의를 더 빨리 마칠 수 있습니다.

9. 참석에 대한 인센티브 제공

(추천하는 나쁜 아이디어 CIO 매거진) 

음식, 선불 직불 카드, 기프트 카드. 예, 많은 직원들이이 특정 전략에 신경 쓰지 않습니다. 하지만 회의에 참석하기 위해 사람들에게 뇌물을 주어야한다면 그 회의를 가져야할까요? 

인센티브가 제공 되더라도 대부분의 사람들은 시간 낭비라고 생각하는 회의에 참석하지 않을 것입니다. 참석할 경우 참여를 기대하지 않습니다. 대부분의 경우 재정적 비용은 식량이나 돈 밖에없는 소수의 직원이 참석할 가치가 없습니다. 궁극적으로 의제를 설정하고 사람들에게 참석해야 할 설득력있는 이유를 제공하는 것은 사람들이 기여할 무언가를 회의에 참석하도록하는 최고의 전략입니다. 

10. 전담 메모 작성자 지정

(추천하는 나쁜 아이디어 아사나) 

회의에 대해 메모 나 의사록을 작성할 사람을 지정하면 회의 후에 사람들이 참조 할 수있는 토론, 결정 및 다음 단계에 대한 서면 기록을 얻을 수 있습니다. 지금 그 좋은 생각입니다. 

하지만 실제 직원 중 한 명을 고용하는 이유는 무엇입니까? 고용하기 위해 실제 돈을 지불하는 사람이고 의심 할 여지없이 자신의 속기보다 더 나은 일을 할 수있는 사람입니다. 회의에 참석하여 대신 간단하게 메모를 할 수 있습니다. 버튼 클릭으로 모든 것을 기록 하시겠습니까? 아무도 회의 메모 작성자가되고 싶어하지 않으며, 그 책임이 할당된다는 것은 거의 항상 너무 바빠서 토론에 적극적으로 참여할 수 없음을 의미합니다.

실제로 회의를 더 효과적으로 만들려면이 한 가지만 수행하십시오.

지난 1 ~ 2 년 동안 새로운 아이디어가 혁신적인 비즈니스 리더들 사이에서 빠르게 인기를 얻기 시작했습니다. 그 이유는 주로 모든 회의에서 간단하게 수행 할 수 있고 놀랍게도 더 우수하고 생산적인 회의 행동을 장려하는 데 효과적이기 때문입니다.

비밀은 무엇입니까? 모든 회의를 기록하십시오.

 

에 의해 회의 기록 중앙에 보관하고 검색 가능한 비디오 라이브러리, 발생한 정확한 대화에 대한 완벽한 기록을 생성합니다. 나중에 참석 한 사람, 참석하지 못한 사람 및 회의에서 논의 된 정보를 검색 할 수있는 조직 내 다른 사람이 참조 할 수 있습니다. 그들은 일부가 아니 었습니다. 

기본적으로 모든 회의를 기록한다는 것은 직원들에게 더 많은 유연성과 일일 일정 제어 권한을 부여하여 모든 적임자가 직접 참석할 수없는 경우에도 회의에 참여할 수 있음을 의미합니다. 또한 비디오 녹화로 자세한 메모 작성이 필요하지 않으므로 모든 참석자가 토론에 적극적으로 참여할 수 있습니다. 특히 Panopto의 비디오 플랫폼 은 모든 비디오를 자동으로 텍스트로 변환 하므로 아무도 손으로 할 필요가 없으며 회의 녹음 내용의 모든 대화를 쉽게 검색 할 수 있습니다.

추천 자료 : Zoom 회의를 안전하게 기록 및 공유하는 방법

 

회의를 녹화하면 사람들이 필요에 따라 참조 할 수있는 자세한 정보로 가득 찬 귀중한 리소스를 얻을 수 있으며 추가 노력없이 그렇게 할 수 있습니다. "녹화"를 클릭하고 항상 그랬듯이 회의를 개최하면 더 이상 긴 요약 이메일이나 "다음 단계"메모를 입력 할 필요가 없습니다. 

이는 회의 중과 회의 종료 후 모두 직원을 참여시키고, 집중하고, 궁극적으로 협업을 개선 할 수있는 가장 쉽고 현명한 방법입니다.

Panopto로 모든 회사 회의 캡처 시작

Panopto는 조직이 안전하고 검색 가능한 내부 비디오 라이브러리에 모든 회사 회의를 자동으로 캡처, 기록 및 보관할 수있는 올인원 비디오 플랫폼입니다. 또한 오늘날의 선도적 인 화상 회의 시스템과 통합되어 회의 방식을 변경하지 않고도 회의 녹화를 쉽게 시작할 수 있습니다. 

Forester에서 "비디오 검색에 대한 최고의 지원"을 인정받은 Panopto를 사용하면 라이브러리의 모든 비디오에서 말하고 표시되는 단어를 검색 한 다음 주제가 논의되는 정확한 순간으로 이동할 수 있습니다. 즉, 동영상이 유용한 기록이 될뿐만 아니라 회사 지식 기반의 귀중하고 참조 가능한 부분이 될 수도 있습니다. 

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