Cómo TAFE Queensland cambió de MediaSite a Panopto solo dos semanas
Logros
256.000 visionados de vídeos entre 2018 y 2022
5.830 vídeos creados con Panopto
Mejora de la accesibilidad para 1.000 creadores y 7.000 usuarios
El desafío
TAFE Queensland es uno de los mayores proveedores de educación y formación profesional (EFP) de Australia, con una historia que se remonta a más de 140 años. El centro ofrece formación práctica y relevante para la industria en una amplia gama de sectores, desde certificados de nivel básico hasta licenciaturas, en más de 60 centros de Queensland.
Durante más de 10 años, TAFE Queensland ha utilizado una única plataforma de alojamiento de vídeo, MediaSite, para satisfacer sus necesidades de vídeo, principalmente capturando grabaciones de vídeo. Pero con el paso del tiempo y el progreso de la tecnología, el vídeo se convirtió en un componente cada vez más esencial de la enseñanza y el aprendizaje, especialmente en la entrega en línea. Independientemente de esto, un departamento universitario introdujo otra plataforma para un área específica de impartición que consideraban que no estaba cubierta en la actual plataforma de alojamiento de vídeo. Este aumento de la necesidad de vídeo, y ahora la adición de nuevas plataformas de vídeo para resolver casos extremos no era sostenible, y era el momento de profundizar en lo que estaba disponible.
El equipo estudió sus necesidades empresariales y acudió al mercado para ver qué más había disponible. Era lógico consolidar los dos sistemas en una sola plataforma y ver qué posibilidades de integración había con el sistema de gestión del aprendizaje: "Uno que pudiera utilizarse en toda la organización, que fuera también interoperable con nuestro LMS Brightspace y, lo que es más importante, que fuera intuitivo para nuestros profesores", afirma Simon Lewington, Director de Tecnologías Educativas de TAFE Queensland.
¿El reto? No seguir con el statu quo e introducir un cambio real. TAFE Queensland tiene más de 5.000 empleados en 60 centros, por lo que era vital demostrar las ventajas de implantar una solución de vídeo a escala estatal. "Mostramos cómo ayudaría a agilizar la grabación y el intercambio de clases y demostraciones prácticas, ahorrar tiempo a los profesores y ofrecer a los estudiantes una mejor experiencia de aprendizaje", dice Lewington.
El equipo ejecutivo estableció criterios específicos, como la rentabilidad, la relación calidad-precio, la facilidad de uso, la escalabilidad y la seguridad. A continuación, llevaron a cabo una investigación externa para comprender mejor el uso del vídeo en la educación, que incluyó encuestas directas a profesores, administradores y estudiantes. "A través de nuestra investigación y hablando con los profesores, quedó claro que el uso del vídeo no sólo estaba creciendo, sino también que los estudiantes esperaban esa opción", dice Lewington.
La solución
Tras evaluar varias plataformas de primer nivel a nivel mundial, TAFE Queensland decidió cambiar de MediaSite a Panopto 2022.
"La integración del LMS es la parte que realmente puede afectar a la experiencia del usuario y a su adopción, ya sea negativa o positivamente", afirma Steve Ambrose, Jefe del Equipo de Experiencia Edtech, TAFE Queensland. "A menudo, puede que solo tengas una oportunidad para ganarte a los usuarios".
El siguiente paso fue preparar a los usuarios para el cambio que se avecinaba. TAFE Queensland solo disponía de un margen de tiempo muy reducido durante las vacaciones semestrales —dos semanas, para ser exactos— para realizar el cambio de MediaSite a Panopto, y era fundamental que las sedes de la universidad pudieran grabar las clases sin interrupciones.
Para garantizar una transición fluida en tan poco tiempo, la universidad preparó al profesorado proporcionándoles formación y recursos antes de la implementación. Para formar a los profesores que anteriormente utilizaban la plataforma antigua, TAFE Queensland organizó talleres y sesiones formativas mensuales de 30 minutos durante la pausa para el almuerzo, en las que se destacaba un aspecto diferente de Panopto.
«Organizamos talleres y ofrecimos tutoriales en línea para asegurarnos de que todo el mundo entendiera cómo utilizar la nueva plataforma», afirma Ambrose. «También comunicamos las ventajas de Panopto los profesores y Panopto quienes les iban a formar, y les ofrecimos una vía para responder a cualquier pregunta que tuvieran».
Entre las ventajas compartidas se incluían el ahorro de tiempo Panopto los profesores, la mejora de la experiencia de aprendizaje de los alumnos y la facilidad para compartir vídeos. «También destacamos funciones específicas que facilitarían su trabajo diario, como la posibilidad de buscar momentos concretos en un vídeo y la facilidad para compartir vídeos con otros profesores», afirma Ambrose.
También era importante tranquilizar a los profesores sobre el cambio de plataforma. "Queríamos asegurarles que no perderían ninguna de las funciones en las que confiaban y que íbamos a facilitarles la transición en la medida de lo posible", afirma Daniel Hausin, Jefe de Proyecto de Medios y Sistemas Audiovisuales de TAFE Queensland.
La universidad ya utilizaba muchos vídeos para el contenido didáctico, por lo que necesitaba averiguar cómo dirigir los hipervínculos a un sistema diferente. Al final, se mantuvieron todos los enlaces existentes y se configuró un servidor de redireccionamiento para que apuntara al contenido migrado en Panopto. «Esto significaba que podíamos decir a los usuarios que pudieran estar preocupados por el cambio que no tenían que hacer nada y que sus vídeos seguirían funcionando», afirma Ambrose.
«Desde que implementamos Panopto, hemos observado un aumento significativo en el uso del vídeo por parte de los profesores. Hemos facilitado a los profesores la creación y el intercambio de vídeos, y los alumnos se están beneficiando de ello».
Simon Lewington, Director de Tecnologías Educativas, TAFE Queensland
El impacto
Con la ayuda de Panopto, TAFE Queensland pudo migrar todo su contenido de vídeo desde MediaSite para ofrecer una mejor experiencia de aprendizaje a profesores y alumnos.
«Desde que implementamos Panopto, hemos observado un aumento significativo en el uso del vídeo por parte de los profesores», afirma Lewington. «Los profesores que antes no utilizaban el vídeo, quizá tenían vídeos incrustados en su contenido, pero ahora están creando vídeos. Hemos facilitado a los profesores la creación y el intercambio de vídeos, y los alumnos se están beneficiando de ello».
Los análisis han supuesto un gran cambio para la universidad, ya que ahora es posible supervisar la participación de los estudiantes cuando ven vídeos. «Tanto si los estudiantes no ven un vídeo como si lo abandonan porque en realidad no prestan atención a estos vídeos», afirma Ambrose, «poder disponer de los análisis y las estadísticas del Panopto ha sido fantástico».
Estos datos han sido útiles para informar a la universidad sobre los contenidos que funcionan y los que no. "Uno de los principales [criterios analíticos] es completar un vídeo y ver si es necesario cambiar el contenido, de modo que podamos seguir mejorándolo para aumentar la participación de nuestros alumnos", afirma Ambrose.
Las funciones interactivas Panoptotambién han permitido a la escuela explorar el vídeo más allá de la simple subida de una clase estática. Desde cuestionarios hasta comentarios en vídeo, el aprendizaje es mucho más atractivo, lo que fomenta la participación activa y la colaboración de los alumnos. «Contamos con una serie de formadores en toda la organización que han estado ayudando a los profesores a explorar nuevas formas de utilizar el vídeo en el aula y en línea, como cuestionarios interactivos en vídeo y modelos de aula invertida », afirma Ambrose.
¿Cuál ha sido el resultado más sorprendente desde la implantación? "Algo ligeramente inesperado de esta implantación es el índice de adopción por parte de los usuarios y la aceptación casi universal del cambio. Ha sido extraordinario", afirma Lewington. Eso se debe en parte a la gestión del cambio y en parte a uno de los criterios: que salimos al mercado con un producto fácil e intuitivo de usar".
El futuro
De cara al futuro, TAFE Queensland ha creado un grupo de trabajo estatal sobre colaboración por vídeo que se reúne mensualmente para debatir diversas tecnologías de vídeo, centrándose en Panopto . «Utilizamos este foro para mejorar y ajustar Panopto compartir conocimientos valiosos», afirma Hausin.
Actualmente en fase de pruebas, la universidad está trabajando para que los estudiantes puedan utilizar Panopto enviar evaluaciones en vídeo con el apoyo de la integración D2L Brightspace. «Los resultados han sido muy positivos, ya que esta integración ha eliminado una serie de barreras que impedían a los estudiantes subir archivos, concretamente los de mayor tamaño y los vídeos más largos», afirma Ambrose.
La estructura de carpetasPanopto también será una parte fundamental de las evaluaciones futuras, ya que proporciona al profesor un único lugar donde guardar los trabajos entregados por los alumnos. «Nos ofrece un único lugar donde guardar todas las pruebas de evaluación en vídeo», afirma Ambrose.
La clave del crecimiento tecnológico en TAFE Queensland sigue siendo comprender las necesidades del profesorado y los estudiantes. «También nos interesa conectar con otros Panopto a medida que crece la base de usuarios en Australia», afirma Lewington.
Con un fuerte compromiso con la región de Oceanía, Panopto prestar servicio a un número cada vez mayor de prestigiosos clientes en Australia y Nueva Zelanda, satisfaciendo sus necesidades de aprendizaje por vídeo y fomentando una comunidad dinámica de innovación en el ámbito educativo.
