Cómo TAFE Queensland cambió de MediaSite a Panopto en sólo dos semanas
Logros
256.000 visionados de vídeos entre 2018 y 2022
5.830 vídeos realizados con Panopto
Mejora de la accesibilidad para 1.000 creadores y 7.000 usuarios
El desafío
TAFE Queensland es uno de los mayores proveedores de educación y formación profesional (EFP) de Australia, con una historia que se remonta a más de 140 años. El centro ofrece formación práctica y relevante para la industria en una amplia gama de sectores, desde certificados de nivel básico hasta licenciaturas, en más de 60 centros de Queensland.
Durante más de 10 años, TAFE Queensland ha utilizado una única plataforma de alojamiento de vídeo, MediaSite, para satisfacer sus necesidades de vídeo, principalmente capturando grabaciones de vídeo. Pero con el paso del tiempo y el progreso de la tecnología, el vídeo se convirtió en un componente cada vez más esencial de la enseñanza y el aprendizaje, especialmente en la entrega en línea. Independientemente de esto, un departamento universitario introdujo otra plataforma para un área específica de impartición que consideraban que no estaba cubierta en la actual plataforma de alojamiento de vídeo. Este aumento de la necesidad de vídeo, y ahora la adición de nuevas plataformas de vídeo para resolver casos extremos no era sostenible, y era el momento de profundizar en lo que estaba disponible.
El equipo estudió sus necesidades empresariales y acudió al mercado para ver qué más había disponible. Era lógico consolidar los dos sistemas en una sola plataforma y ver qué posibilidades de integración había con el sistema de gestión del aprendizaje: "Uno que pudiera utilizarse en toda la organización, que fuera también interoperable con nuestro LMS Brightspace y, lo que es más importante, que fuera intuitivo para nuestros profesores", afirma Simon Lewington, Director de Tecnologías Educativas de TAFE Queensland.
¿El reto? No seguir con el statu quo e introducir un cambio real. TAFE Queensland tiene más de 5.000 empleados en 60 centros, por lo que era vital demostrar las ventajas de implantar una solución de vídeo a escala estatal. "Mostramos cómo ayudaría a agilizar la grabación y el intercambio de clases y demostraciones prácticas, ahorrar tiempo a los profesores y ofrecer a los estudiantes una mejor experiencia de aprendizaje", dice Lewington.
El equipo ejecutivo estableció criterios específicos, como la rentabilidad, la relación calidad-precio, la facilidad de uso, la escalabilidad y la seguridad. A continuación, llevaron a cabo una investigación externa para comprender mejor el uso del vídeo en la educación, que incluyó encuestas directas a profesores, administradores y estudiantes. "A través de nuestra investigación y hablando con los profesores, quedó claro que el uso del vídeo no sólo estaba creciendo, sino también que los estudiantes esperaban esa opción", dice Lewington.
La solución
Tras considerar varias plataformas potenciales de primer nivel a nivel mundial, TAFE Queensland decidió cambiar de MediaSite a Panopto en 2022.
"La integración del LMS es la parte que realmente puede afectar a la experiencia del usuario y a su adopción, ya sea negativa o positivamente", afirma Steve Ambrose, Jefe del Equipo de Experiencia Edtech, TAFE Queensland. "A menudo, puede que solo tengas una oportunidad para ganarte a los usuarios".
El siguiente paso fue preparar a los usuarios para el cambio. TAFE Queensland disponía de muy poco tiempo durante las vacaciones semestrales -dos semanas para ser exactos- para realizar el cambio de MediaSite a Panopto, y era fundamental que los centros de la universidad pudieran capturar las clases sin interrupciones.
Para garantizar una transición fluida en un plazo tan breve, la universidad preparó al profesorado ofreciéndole formación y recursos antes de la implantación. Para formar a los profesores que utilizaban la plataforma anterior, TAFE Queensland organizó talleres y sesiones de formación mensuales de 30 minutos, cada una de ellas centrada en un aspecto diferente de Panopto.
"Celebramos talleres y ofrecimos tutoriales en línea para asegurarnos de que todo el mundo entendía cómo utilizar la nueva plataforma", dice Ambrose. "También comunicamos las ventajas de Panopto a los profesores y a quienes les iban a formar, y ofrecimos un medio para responder a cualquier pregunta que tuvieran".
Entre las ventajas que se compartieron estaba cómo Panopto ahorraría tiempo a los profesores, proporcionaría a los alumnos una mejor experiencia de aprendizaje y facilitaría el intercambio de vídeos. "También destacamos funciones específicas que facilitarían su trabajo diario, como la posibilidad de buscar momentos concretos en un vídeo y la facilidad para compartir vídeos con otros profesores", explica Ambrose.
También era importante tranquilizar a los profesores sobre el cambio de plataforma. "Queríamos asegurarles que no perderían ninguna de las funciones en las que confiaban y que íbamos a facilitarles la transición en la medida de lo posible", afirma Daniel Hausin, Jefe de Proyecto de Medios y Sistemas Audiovisuales de TAFE Queensland.
La universidad ya utilizaba muchos vídeos como contenido didáctico, por lo que necesitaba averiguar cómo dirigir los hipervínculos a un sistema diferente. Al final, se mantuvieron todos los enlaces existentes y se creó un servidor de redireccionamiento para volver al contenido migrado en Panopto. "De este modo, pudimos decir a los usuarios que tenían dudas sobre el cambio que no tenían que hacer nada y que sus vídeos seguirían funcionando", explica Ambrose.
"Desde que implantamos Panopto, hemos visto un aumento significativo en el uso del vídeo por parte de los profesores. Hemos facilitado a los profesores la creación y difusión del vídeo, y los alumnos se están beneficiando de ello."
Simon Lewington, Director de Tecnologías Educativas, TAFE Queensland
El impacto
Con la ayuda de Panopto, TAFE Queensland pudo migrar todo su contenido de vídeo de MediaSite para ofrecer una mejor experiencia de aprendizaje a profesores y alumnos.
"Desde que implantamos Panopto, hemos observado un aumento significativo en el uso del vídeo por parte de los profesores", afirma Lewington. "Los profesores que antes no utilizaban vídeo, puede que lo tuvieran incrustado en sus contenidos, pero ahora lo crean. Hemos facilitado a los profesores la creación y el uso compartido del vídeo, y los alumnos se están beneficiando de ello".
Los análisis han cambiado las reglas del juego para la universidad, ya que ahora es posible controlar la participación de los estudiantes cuando ven vídeos. "Tanto si los estudiantes no ven un vídeo como si abandonan porque no están prestando atención a los vídeos", afirma Ambrose, "disponer de análisis y estadísticas en el sistema Panopto ha sido fantástico".
Estos datos han sido útiles para informar a la universidad sobre los contenidos que funcionan y los que no. "Uno de los principales [criterios analíticos] es completar un vídeo y ver si es necesario cambiar el contenido, de modo que podamos seguir mejorándolo para aumentar la participación de nuestros alumnos", afirma Ambrose.
Las funciones interactivas de Panopto también han permitido a la escuela explorar el vídeo más allá de la simple carga de una conferencia estática. Desde cuestionarios hasta comentarios en vídeo, el aprendizaje es mucho más atractivo y fomenta la participación y la colaboración activas de los estudiantes. "Tenemos una serie de formadores en toda la organización que han ayudado a los profesores a explorar nuevas formas de utilizar el vídeo en el aula y en línea, como los cuestionarios interactivos en vídeo y los modelos de aula invertida ", dice Ambrose.
¿Cuál ha sido el resultado más sorprendente desde la implantación? "Algo ligeramente inesperado de esta implantación es el índice de adopción por parte de los usuarios y la aceptación casi universal del cambio. Ha sido extraordinario", afirma Lewington. Eso se debe en parte a la gestión del cambio y en parte a uno de los criterios: que salimos al mercado con un producto fácil e intuitivo de usar".
El futuro
De cara al futuro, TAFE Queensland ha creado un grupo de trabajo de colaboración de vídeo a nivel estatal que se reúne mensualmente para debatir diversas tecnologías de vídeo, centrándose en las funciones de Panopto. "Utilizamos este foro para mejorar y ajustar Panopto y compartir valiosos conocimientos", afirma Hausin.
Actualmente en fase de prueba, la universidad está trabajando para permitir a los estudiantes utilizar Panopto para enviar evaluaciones de vídeo con el apoyo de la integración de D2L Brightspace. "Los resultados han sido muy positivos, ya que esta integración ha eliminado una serie de barreras que impedían a los estudiantes subir vídeos, especialmente con archivos de mayor tamaño y vídeos más largos", afirma Ambrose.
La estructura de carpetas de Panopto también será una parte clave de las futuras evaluaciones, ya que proporciona al instructor una única ubicación para los envíos de los estudiantes. "Nos proporciona una única ubicación para todas las pruebas de evaluación en vídeo", afirma Ambrose.
En el centro del crecimiento tecnológico de TAFE Queensland está seguir comprendiendo las necesidades del profesorado y los estudiantes. "También nos interesa conectar con otros clientes de Panopto a medida que crece la base de usuarios en Australia", afirma Lewington.
Con un fuerte compromiso con la región de Oceanía, Panopto se enorgullece de servir a un creciente número de estimados clientes en Australia y Nueva Zelanda, apoyando sus necesidades de aprendizaje por vídeo y fomentando una vibrante comunidad de innovación en el aprendizaje.
