¿Está listo para dar el salto y cambiar su sistema de gestión de vídeo (VMS) para alcanzar los objetivos de aprendizaje de su institución? Como parte fundamental de su ecosistema de tecnología educativa, comprendemos los desafíos que conlleva esta transición. Es posible que su proveedor actual no satisfaga sus necesidades, y elegir el VMS adecuado puede ser clave para lograr sus objetivos. 

¿Qué significa esto para su institución? En nuestro seminario web sobre cómo migrar con éxito su VMS , Matt Dennis, experto en aprendizaje por vídeo de Panopto , comparte los problemas más comunes, los criterios de selección y las preguntas frecuentes que pueden surgir al buscar un nuevo VMS. Hemos recopilado los puntos clave y los compartimos aquí para guiarle durante el proceso, ayudarle a tomar una decisión informada y elegir la solución perfecta para sus necesidades.

1. Determina qué problemas estás enfrentando

Según el Informe de Tendencias de Video en la Educación Superior de 2023, apenas el 30,2 % de las instituciones de educación superior están satisfechas con su sistema de gestión de video (VMS) actual. Las soluciones que parecían "suficientemente buenas" durante la pandemia ahora están bajo escrutinio, ya que las instituciones buscan plataformas confiables, fáciles de usar y adaptables que les brinden soporte a largo plazo. A pesar del tiempo, la energía y los recursos invertidos en la elección de un VMS, a veces el tiempo no siempre se corresponde con el esfuerzo.

Otro dato interesante que revela el informe es que la facilidad de uso, la atención al cliente y el costo son los factores principales que contribuyen a la satisfacción con los sistemas de gestión de proveedores (VMS). Entonces, ¿qué problemas enfrentas? Empieza por identificar qué no funciona y cuáles son tus necesidades.

2. Sepa qué buscar al hacer el cambio

Una vez que conozca los problemas que tiene con su VMS actual, es importante saber qué características debería tener su nuevo VMS. 

Un VMS con funciones todo en uno

¿Es el VMS una solución de vídeo todo en uno que permite grabar, transmitir en directo, alojar, compartir y buscar vídeos? Algunas preguntas a considerar son:

• ¿Qué tipo de equipo necesita para que el VMS funcione y qué hardware se requiere para transmitir, administrar y visualizar videos? ¿Debe realizar inversiones adicionales para que el sistema sea completamente funcional y satisfaga sus necesidades? Es importante asegurarse de eliminar cualquier posible costo inesperado.  
• ¿Cuántas entradas de vídeo se pueden capturar simultáneamente para eventos, presentaciones y demostraciones?  
• ¿El sistema de gestión de vídeo (VMS) se adapta a las necesidades específicas de su institución ? Es importante consultar con las partes interesadas para asegurarse de conocer las necesidades exactas de su institución. Puede que sea una facultad de medicina que requiera la capacidad de acelerar los vídeos para los estudiantes que procesan grandes cantidades de información, o una facultad de derecho que necesite un software compatible con dispositivos móviles para grabar simulacros de juicios.

Según nuestro informe sobre tendencias de vídeo en la educación superior, los dos casos de uso más frecuentes fueron la grabación de clases y el aprendizaje a distancia, pero sabemos que existen muchos más. El objetivo no es solo ofrecer una solución integral, sino también las funcionalidades adecuadas que permitan a profesores y estudiantes innovar y crear un sinfín de casos de uso.

Un VMS fácil de usar

¿Es fácil de usar el VMS? Algunas preguntas a considerar son:

• ¿Tiene la posibilidad de personalizar el aspecto de su portal de vídeo ?
• ¿Tienes acceso a un proceso paso a paso para grabar y compartir un vídeo o transmitir en directo una presentación en vídeo ?
• ¿Cuántos clics se necesitan para grabar un vídeo? 
• ¿Todas las palabras habladas y escritas se indexan automáticamente para su búsqueda ?
• ¿Qué tan compatible es el VMS con dispositivos móviles y ofrece soporte para aplicaciones móviles para la búsqueda, visualización y gestión de vídeos?

Un VMS con precios transparentes e inclusivos.

¿Ofrece el sistema de gestión de vídeo (VMS) precios transparentes e inclusivos? ¿Qué elementos están incluidos en el precio de la licencia básica y qué funciones deben adquirirse como complementos? Algunos VMS ofrecen precios completos, mientras que otros tienen estructuras de precios a la carta que no siempre son transparentes; es importante elegir la opción que mejor se adapte a sus necesidades.

Un VMS con soporte al cliente de primer nivel.

¿El VMS cuenta con un excelente servicio de atención al cliente ? Nunca se sabe cuándo se necesitará ayuda, por eso es fundamental contar con un VMS con un soporte al cliente excepcional. Quizás se pregunte qué tan rápido responden a los problemas: ¿tardan 10 minutos o tres horas en responder? ¿Ofrecen soporte telefónico o mediante tickets? ¿Tiene acceso a videos o artículos explicativos con documentación clara que le ayuden a resolver un problema antes de contactar al centro de ayuda? ¿Y cómo protege la plataforma de video contra interrupciones y fallas del sistema durante un evento grabado o en vivo?

Un VMS con sólidas alianzas

Por último, la importancia de las alianzas sólidas: ¿qué tan bien se integra el VMS con su infraestructura tecnológica educativa actual? Lo ideal es encontrar un VMS que se integre con la tecnología que ya utiliza para simplificar su trabajo. ¿Qué aplicaciones móviles ofrecen soporte para la búsqueda, visualización y gestión de videos? ¿Qué tan bien puede el especialista en productos VMS gestionar la transición desde la perspectiva de la solución? ¿Lo guiarán paso a paso?

3. Entender qué implica el proceso de cambio.

Ahora que ya sabemos qué debemos tener en cuenta al cambiar de sistema de gestión de máquinas virtuales (VMS), veamos qué implica el proceso de cambio en sí.

• Finalización de contratos vigentes . ¿Tiene un contrato plurianual vigente con un proveedor de gestión de proveedores (VMS)? Quizás le interese considerar un VMS que ofrezca incentivos de precios especiales para que el cambio sea asequible antes de que finalice su contrato actual.
• Trasladando tu contenido. Tu nuevo sistema de gestión de vídeo (VMS) debería ofrecer servicios de migración de vídeo para transferir tus archivos multimedia y metadatos existentes a una nueva biblioteca de vídeo.
• Transfiera su usuario actual, permisos y estructura de carpetas a su nuevo VMS. Los permisos de usuario y las estructuras de carpetas pueden ser complejos, por lo que es importante asegurarse de que se puedan transferir sin problemas a su nuevo VMS.
• Gestionar el cronograma y las expectativas de la migración. Comunica tus expectativas y necesidades con antelación a tu nuevo proveedor de VMS: ¿prefieres migrar en seis semanas o en seis meses? Tanto si necesitas migrar con urgencia como si planeas hacerlo gradualmente, es mejor gestionar estas expectativas con anticipación.

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Cambiar a un nuevo sistema de gestión de vídeo (VMS) puede parecer una tarea desalentadora, pero con el enfoque adecuado puedes garantizar una transición sin problemas y encontrar el mejor VMS que se adapte a tus objetivos de aprendizaje. 

En Panopto Comprendemos los desafíos que implica el cambio de plataforma VMS y estamos aquí para brindarle apoyo en cada paso del proceso. Permítanos ayudarle a tomar una decisión informada, elegir la solución adecuada para sus necesidades y aprovechar al máximo el potencial de un nuevo VMS que mejorará la experiencia educativa de su institución. Juntos, podemos afrontar esta transición y encaminar a su institución hacia el éxito.

 

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