Siete pronti a fare il grande passo e a cambiare il vostro sistema di gestione video (VMS) per raggiungere gli obiettivi di apprendimento del vostro istituto? In quanto parte integrante del vostro ecosistema EdTech, comprendiamo le sfide che questa transizione comporta. Il vostro attuale fornitore potrebbe non soddisfare le vostre esigenze e la scelta del VMS giusto può essere determinante per il raggiungimento dei vostri obiettivi. 

Cosa significa tutto ciò per la vostra istituzione? Nel nostro webinar su " Come migrare con successo il vostro VMS" , Matt Dennis, esperto di video-learning di Panopto , condivide i problemi più comuni relativi ai VMS, i criteri di selezione e le domande frequenti che possono sorgere durante la ricerca del nuovo sistema. Abbiamo riassunto i punti chiave e li abbiamo condivisi qui per guidarvi nel processo, consentirvi di prendere una decisione informata e scegliere la soluzione perfetta per le vostre esigenze.

1. Individua i problemi che stai affrontando

Secondo il rapporto "Video Trends in Higher Education" del 2023, solo il 30,2% degli istituti di istruzione superiore si dichiara soddisfatto del proprio sistema di gestione video (VMS) attuale. Le soluzioni che sembravano "sufficientemente buone" durante la pandemia sono ora sotto esame, poiché gli istituti sono alla ricerca di piattaforme affidabili, intuitive e adattabili, in grado di supportarli a lungo termine. Nonostante il tempo, l'energia e le risorse investite nella scelta di un VMS, a volte il tempo impiegato non si traduce in un impegno adeguato.

Un altro dato interessante emerso dal report è che la facilità d'uso, l'assistenza clienti e il costo sono i fattori principali che contribuiscono alla soddisfazione nei confronti dei sistemi VMS. Quindi, quali problemi stai riscontrando? Inizia cercando di capire cosa non funziona per te e quali sono le tue esigenze.

2. Sapere cosa cercare quando si effettua il passaggio

Una volta individuati i problemi del vostro attuale sistema VMS, è importante sapere quali funzionalità dovrebbe avere il vostro nuovo sistema VMS. 

Un sistema VMS con funzionalità complete

Il sistema VMS è una soluzione video completa che permette di registrare, trasmettere in diretta, ospitare, condividere e cercare video? Alcune domande da porsi sono:

• Di quali apparecchiature hai bisogno per far funzionare il VMS e quale hardware è necessario per lo streaming, la gestione e la visualizzazione dei video? Devi effettuare ulteriori investimenti affinché il sistema sia pienamente funzionale e soddisfi le tue esigenze? È importante assicurarsi di eliminare la possibilità di costi imprevisti.  
• Quanti input video possono essere acquisiti simultaneamente per eventi, presentazioni e dimostrazioni?  
• Il sistema VMS è adatto alle specifiche esigenze del vostro istituto ? È importante consultare le parti interessate per essere certi di conoscere a fondo le reali necessità del vostro istituto. Potreste essere una facoltà di medicina che necessita della possibilità di velocizzare i video per gli studenti che devono elaborare grandi quantità di informazioni, oppure una facoltà di giurisprudenza che richiede un software compatibile con i dispositivi mobili per le riprese di simulazioni di processi.

Dal nostro report sulle tendenze video nell'istruzione superiore, i due casi d'uso principali sono risultati essere la registrazione delle lezioni e l'apprendimento a distanza, ma sappiamo che ce ne sono molti altri. L'obiettivo non è solo quello di avere una soluzione con tutte le funzionalità integrate, ma anche con le funzionalità giuste che consentano a docenti e studenti di innovare e creare un'infinità di casi d'uso.

Un VMS facile da usare

Il sistema VMS è facile da usare? Alcune domande da porsi sono:

• Avete la possibilità di personalizzare l'aspetto del vostro portale video ?
• Hai a disposizione una procedura dettagliata per registrare e condividere un video o trasmettere in diretta una presentazione video ?
• Quanti clic servono per registrare un video? 
• Tutte le parole pronunciate e scritte vengono indicizzate automaticamente per la ricerca ?
• Quanto è ottimizzato il sistema VMS per dispositivi mobili ? Offre un'app per dispositivi mobili per la ricerca, la visualizzazione e la gestione dei video?

Un VMS con prezzi trasparenti e inclusivi.

Il VMS offre prezzi trasparenti e inclusivi? Quali elementi sono inclusi nel prezzo della licenza base e quali funzionalità devono essere acquistate separatamente? Alcuni VMS offrono prezzi completi, mentre altri hanno strutture tariffarie "à la carte" non sempre trasparenti: è importante scegliere la soluzione più adatta alle proprie esigenze.

Un sistema VMS con un'assistenza clienti di prim'ordine.

Il sistema VMS offre un'assistenza clienti di alto livello ? Non si sa mai quando potrebbe servire aiuto: ecco perché è fondamentale avere un VMS con un'assistenza clienti eccellente. Potreste chiedervi quanto tempo impiega l'assistenza clienti a rispondere ai problemi: ci vorranno 10 minuti o tre ore per risolvere una questione? Offrono supporto telefonico o tramite ticket? Avete accesso a video o articoli esplicativi ben documentati che possano aiutarvi a risolvere un problema prima di contattare il centro assistenza? E come protegge la piattaforma video da interruzioni e guasti di sistema durante un evento registrato o in diretta?

Un VMS con solide partnership

Infine, solide partnership: quanto bene il VMS si integra con la vostra attuale infrastruttura tecnologica didattica? È fondamentale trovare un VMS che si integri con la tecnologia che già utilizzate per semplificarvi la vita. Quali app per dispositivi mobili offrono supporto per la ricerca, la visualizzazione e la gestione dei video? Con quanta efficacia lo specialista del prodotto VMS può gestire il passaggio dal lato della soluzione? Vi guiderà passo dopo passo?

3. Comprendere cosa comporta il processo di cambio fornitore

Ora che abbiamo capito cosa considerare quando si cambia il sistema VMS, analizziamo nel dettaglio le fasi del processo di cambio.

• Uscita dai contratti esistenti . Hai un contratto pluriennale in essere con un VMS? Potresti valutare un VMS che offre incentivi tariffari speciali per rendere il passaggio più conveniente prima della scadenza del contratto attuale.
• Trasferimento dei contenuti. Il nuovo sistema di gestione video (VMS) dovrebbe offrire servizi di migrazione video per trasferire i file multimediali e i metadati esistenti in una nuova libreria video.
• Trasferisci gli utenti, le autorizzazioni e la struttura delle cartelle attuali al tuo nuovo VMS. Le autorizzazioni degli utenti e le strutture delle cartelle possono essere complesse, quindi è importante assicurarsi che possano essere trasferite senza problemi al nuovo VMS.
• Gestire la tempistica e le aspettative relative alla migrazione. Comunica in anticipo le tue aspettative e le tue esigenze al tuo nuovo VMS: prevedi di migrare entro sei settimane o sei mesi? Che tu abbia un'esigenza urgente di migrazione o che tu stia pianificando il passaggio nel tempo, è meglio definire le aspettative in anticipo.

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Il passaggio a un nuovo VMS può sembrare un'impresa ardua, ma con l'approccio giusto è possibile garantire una transizione senza intoppi e trovare il VMS più adatto ai propri obiettivi di apprendimento. 

A Panopto Comprendiamo le sfide che comporta il passaggio a una nuova piattaforma VMS e siamo qui per supportarvi in ​​ogni fase del percorso. Vi aiuteremo a prendere una decisione consapevole, a scegliere la soluzione più adatta alle vostre esigenze e a sfruttare appieno il potenziale di un nuovo VMS che migliorerà l'esperienza formativa del vostro istituto. Insieme, possiamo affrontare questa transizione e indirizzare il vostro istituto verso il successo.

 

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