Siete pronti a fare il salto di qualità e a cambiare il vostro sistema di gestione video (VMS) per raggiungere gli obiettivi di apprendimento della vostra istituzione? In quanto parte vitale del vostro ecosistema EdTech, comprendiamo le sfide che comporta questa transizione. Il vostro attuale fornitore potrebbe non soddisfare le vostre esigenze e la scelta del VMS giusto può essere il fattore decisivo per il raggiungimento dei vostri obiettivi. 

Cosa significa questo per la vostra istituzione? Nel nostro webinar su Come cambiare con successo il VMSMatt Dennis, esperto di video learning di Panopto, condivide i punti dolenti comuni dei VMS, i criteri di selezione e le domande più frequenti che possono emergere durante la ricerca di un nuovo VMS. Abbiamo preso i punti chiave e li abbiamo condivisi qui per guidarvi attraverso il processo, mettervi in grado di prendere una decisione informata e scegliere la soluzione perfetta per le vostre esigenze.

1. Determinare quali sono i problemi da affrontare

Secondo il 2023 Video Trends in Higher Education Report, solo il 30,2% degli istituti di istruzione superiore è soddisfatto del proprio VMS attuale. Le soluzioni che sembravano "abbastanza buone" durante la pandemia sono ora sotto esame, in quanto le istituzioni sono alla ricerca di piattaforme affidabili, facili da usare e adattabili che possano supportarle a lungo termine. Nonostante il tempo, l'energia e le risorse che si impiegano nella scelta di un VMS, a volte il tempo non riflette sempre lo sforzo.

Un altro dato interessante emerso dal rapporto è che la facilità d'uso, l'assistenza clienti e il costo sono i principali fattori che contribuiscono alla soddisfazione dei VMS. Quindi, quali problemi state affrontando? Iniziate a capire cosa non funziona e quali sono le vostre esigenze.

2. Sapere cosa cercare quando si effettua il passaggio

Una volta che si è consapevoli dei problemi che si incontrano con il VMS attuale, è importante sapere quali caratteristiche deve avere il nuovo VMS. 

Un VMS con funzionalità all-in-one

Il VMS è una soluzione video all-in-one che consente di registrare, trasmettere in diretta, ospitare, condividere e cercare video? Alcune domande da considerare sono:

• Di quali apparecchiature avete bisogno per far funzionare il VMS e quale hardware è necessario per trasmettere, gestire e visualizzare i video? Dovete fare investimenti aggiuntivi perché il sistema sia pienamente funzionale e soddisfi le vostre esigenze? Dovete assicurarvi di aver eliminato il rischio di costi a sorpresa.  
• Quanti ingressi video possono essere acquisiti simultaneamente per eventi, presentazioni e dimostrazioni?  
• Il VMS funziona con i casi d'uso casi d'uso specifici della vostra istituzione? È importante interpellare le parti interessate per assicurarsi di essere a conoscenza degli esatti casi d'uso del vostro istituto. Potreste essere una scuola di medicina che richiede la capacità di velocizzare i video per gli studenti che elaborano masse di informazioni, o una scuola di legge che necessita di un software mobile-friendly per le riprese dei processi simulate.

Dal nostro Rapporto sulle tendenze video nell'istruzione superiore, i due casi d'uso principali sono stati l'acquisizione di lezioni e l'apprendimento a distanza, ma sappiamo che ce ne sono molti altri. L'obiettivo è quello di avere non solo una soluzione con funzioni complete, ma anche le giuste funzioni che permettano a docenti e studenti di innovare e creare una quantità infinita di casi d'uso.

Un VMS facile da usare

Il VMS è facile da usare? Alcune domande da considerare sono:

• Avete la possibilità di di personalizzare l'aspetto e l'atmosfera del vostro portale video?
• Avete accesso a un processo processo passo-passo per registrare e condividere un video o trasmettere in diretta streaming una presentazione video?
• Quanti clic ci vogliono per registrare un video? 
• Tutte le parole pronunciate e scritte sono sono automaticamente indicizzate per la ricerca?
• Come mobile-friendly è il VMS e se fornisce app mobile per la ricerca, la visualizzazione e la gestione dei video?

Un VMS con prezzi trasparenti e inclusivi

Il VMS offre prezzi trasparenti e comprensivi? Quali elementi sono inclusi nel prezzo della licenza principale e quali funzioni devono essere acquistate come componenti aggiuntivi? Alcuni VMS possono offrire prezzi completi, mentre altri hanno strutture di prezzo a-la-carte che non sono sempre trasparenti: è importante scegliere ciò che funziona meglio per voi.

Un VMS con un'assistenza clienti di alto livello

Il VMS ha un un'assistenza clienti di alto livello? Non si sa mai quando si avrà bisogno di aiuto: ecco perché è fondamentale avere un VMS con un'assistenza clienti eccellente. Potreste chiedervi quanto sia disponibile l'assistenza clienti nel rispondere ai problemi: impiegheranno 10 minuti o tre ore per rispondere a un problema? Hanno un'assistenza telefonica o tramite ticket? Avete accesso a video esplicativi o articoli chiaramente documentati che possono aiutarvi a risolvere un problema prima di contattare l'help center? E come protegge la piattaforma video da interruzioni e guasti di sistema durante un evento registrato o dal vivo?

Un VMS con forti partnership

Infine, le partnership forti: quanto bene il VMS si integra con il vostro set di tecnologie didattiche esistenti? Dovete trovare un VMS che si affianchi alla tecnologia che già utilizzate per semplificarvi la vita. Quali applicazioni mobili supportano la ricerca, la visualizzazione e la gestione dei video? In che misura lo specialista del prodotto VMS è in grado di gestire il passaggio dal lato della soluzione - vi guiderà attraverso i passaggi?

3. Capire cosa comporta il processo di cambio di fornitore

Ora che abbiamo capito cosa cercare quando si cambia il VMS, diamo un'occhiata a ciò che è coinvolto nel processo di cambiamento stesso.

• Uscita dai contratti esistenti. Avete un contratto pluriennale con un VMS? Potreste prendere in considerazione un VMS che offre incentivi speciali sui prezzi per rendere conveniente il passaggio prima della scadenza del contratto attuale.
• Spostamento dei contenuti. Il nuovo VMS dovrebbe offrire servizi di migrazione video per trasferire i file multimediali e i metadati esistenti in una nuova libreria video.
• Trasferire l'attuale struttura di utenti, permessi e cartelle al nuovo VMS. Le autorizzazioni degli utenti e le strutture delle cartelle possono essere complicate, quindi è importante assicurarsi che possano essere trasferite senza problemi al nuovo VMS.
• Gestire la tempistica e le aspettative di migrazione. Comunicate le vostre aspettative ed esigenze in anticipo con il vostro nuovo VMS: volete migrare entro sei settimane o sei mesi? Sia che abbiate una necessità urgente di migrare o che vogliate spostarvi nel tempo, è meglio gestire le aspettative in anticipo.

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Il passaggio a un nuovo VMS può sembrare un compito scoraggiante, ma con il giusto approccio è possibile garantire una transizione senza problemi e trovare il VMS più adatto ai propri obiettivi di apprendimento. 

Noi di Panopto comprendiamo le sfide che comporta il cambio di piattaforma VMS e siamo qui per supportarvi in ogni fase del processo. Vi aiutiamo a prendere una decisione informata, a scegliere la soluzione giusta per le vostre esigenze e a liberare il potenziale di un nuovo VMS che eleverà le esperienze educative del vostro istituto. Insieme, possiamo affrontare questa transizione e portare la vostra istituzione sulla strada del successo.

 

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