동영상 플랫폼 성공적 전환을 위한 3단계

우리 조직의 학습 목표를 이루려고 동영상 관리 시스템(VMS)을 과감히 교체할 준비가 되셨나요? 저희도 교육 기술(EdTech) 생태계의 한 축으로서 이 전환이 얼마나 까다로운지 잘 알고 있습니다. 지금 이용하는 공급업체가 요구 사항을 충족하지 못할 수 있고, 어떤 VMS를 선택하느냐가 목표 달성의 성패를 가릅니다. 

그럼 이것은 우리 조직에 어떤 의미일까요? 저희 웨비나 성공적인 VMS 전환 방법에서 Panopto의 동영상 학습 전문가 Matt Dennis가 VMS에서 흔히 겪는 문제와 선택 기준, 새 VMS를 찾을 때 자주 나오는 질문을 짚었습니다. 저희가 그 핵심을 정리해 여기에 담았습니다. 전환 과정을 안내하고, 충분한 정보를 바탕으로 결정하도록 돕고, 요구 사항에 맞는 솔루션을 선택할 수 있게 하려는 것입니다.

1. 현재 어떤 문제를 겪고 있는지 파악하기

2023년 고등교육 동영상 트렌드 보고서에 따르면 현재 사용 중인 VMS에 만족하는 고등교육기관은 단 30.2%에 그칩니다. 팬데믹 기간에 ‘이만하면 됐다’고 여겨졌던 솔루션은 이제 다시 꼼꼼히 검토되고 있습니다. 교육 기관은 오래 믿고 사용할 수 있고 다루기 쉽고 상황에 맞게 바뀌는 플랫폼을 찾고 있습니다. VMS를 선택하는 데 시간과 에너지, 자원을 쏟아붓지만 들인 노력이 결과로 다 돌아오지는 않습니다.

이 보고서가 밝힌 또 하나의 흥미로운 사실은 사용 편의성과 고객 지원, 비용이 VMS 만족도를 가장 크게 좌우한다는 점입니다. 그렇다면 지금 어떤 문제를 겪고 있나요? 무엇이 제대로 돌아가지 않는지, 무엇이 필요한지 먼저 정리해 보세요.

2. 전환 시 어떤 점을 확인해야 하는지 파악하기

현재 VMS에서 겪는 문제를 알았다면, 다음은 새 VMS에 어떤 기능이 있어야 하는지 정리할 차례입니다. 

올인원 기능을 갖춘 VMS

이 VMS는 녹화, 실시간 스트리밍, 호스팅, 공유, 검색까지 한 번에 되는 올인원 동영상 솔루션인가요? 다음 질문을 던져 보세요:

• VMS를 운영하려면 어떤 장비가 필요하고, 동영상을 스트리밍하고 관리하고 시청하려면 어떤 하드웨어가 있어야 하나요? 시스템의 모든 기능을 사용하고 요구 사항을 충족하려면 추가 투자가 필요한가요? 예상치 못한 비용이 생길 여지를 미리 없애야 합니다.  
• 이벤트와 발표, 시연을 위해 동영상 입력을 동시에 몇 개까지 받을 수 있나요?  
• 이 VMS가 우리 조직의 구체적인 사용 사례에 맞나요? 조직의 사용 사례를 정확히 알려면 이해관계자의 의견을 모으는 것이 중요합니다. 방대한 정보를 다루는 학생을 위해 동영상 재생 속도를 올리는 기능이 필요한 의과대학일 수도 있고, 모의 재판을 촬영하려고 모바일에 맞는 소프트웨어가 필요한 법과대학일 수도 있습니다.

저희 고등교육 동영상 트렌드 보고서에 따르면 가장 많이 활용하는 두 가지 용도는 강의 녹화와 원격 학습이었습니다. 하지만 활용 방법은 그보다 훨씬 많습니다. 목표는 모든 기능을 한데 모은 솔루션에 그치지 않고, 교수진과 학생이 새로운 시도를 하며 활용 방법을 계속 넓혀 갈 수 있는 알맞은 기능을 갖추는 것입니다.

사용하기 쉬운 VMS

이 VMS는 사용하기 쉬운가요? 다음 질문을 던져 보세요:

• 직접 동영상 포털의 디자인과 사용 경험을 바꿀 수 있나요?
• 동영상을 녹화하고 공유하거나 동영상 프레젠테이션을 실시간 스트리밍하는 단계별 절차를 확인할 수 있나요?
• 동영상을 녹화하려면 몇 번을 클릭해야 하나요? 
• 말과 글로 표현된 모든 단어는 검색을 위해 자동으로 색인화되나요? 
• 이 VMS는 얼마나 모바일에 친화적이고, 동영상 검색과 시청, 관리를 모바일 앱으로도 지원하나요?

투명하고 모든 항목이 포함된 가격 정책을 갖춘 VMS

VMS의 가격 정책이 투명하고 모든 항목을 포함하나요? 핵심 라이선스 가격에 무엇이 들어 있고, 어떤 기능은 애드온으로 따로 구매해야 하나요? 어떤 VMS는 전체 가격을 한 번에 제시하고, 어떤 VMS는 투명하지 않은 개별 항목별 가격 구조를 택합니다. 우리 조직에 가장 잘 맞는 방식을 선택하는 것이 중요합니다.

최고 수준의 고객 지원을 제공하는 VMS

이 VMS에는 최고 수준의 고객 지원이 있나요? 언제 도움이 필요할지 모르기 때문에 고객 지원이 뛰어난 VMS를 선택하는 것이 중요합니다. 지원팀이 문제에 얼마나 빨리 대응하는지도 물어볼 만합니다. 10분 안에 답이 올까요, 세 시간이 걸릴까요? 전화 지원이 있나요, 티켓 지원인가요? 지원 센터에 문의하기 전에 혼자 문제를 풀 수 있도록 설명 동영상이나 문서가 잘 정리돼 있나요? 녹화나 라이브 이벤트 중에 생기는 서비스 중단과 시스템 장애는 이 동영상 플랫폼이 어떻게 막아 주나요?

긴밀한 파트너십을 갖춘 VMS

마지막으로 긴밀한 파트너십입니다. 이 VMS는 기존 교육 기술 환경과 얼마나 잘 연동되나요? 이미 사용하고 있는 기술과 맞물려 일을 덜어 주는 VMS를 찾아야 합니다. 어떤 모바일 앱이 동영상 검색과 시청, 관리를 지원하나요? VMS 제품 전문가는 공급업체 측에서 전환 과정을 얼마나 잘 관리해 주나요? 단계마다 안내해 주나요?

3. 전환 과정에 무엇이 필요한지 이해하기

VMS를 전환할 때 무엇을 확인해야 하는지 알아봤으니, 이제 전환 과정에서 무엇을 해야 하는지 살펴보겠습니다.

• 기존 계약 해지. 지금 VMS 업체와 다년 계약을 맺고 있나요? 계약이 끝나기 전에도 부담 없이 옮길 수 있도록 특별 가격 혜택을 주는 VMS를 눈여겨보세요.
• 콘텐츠 이전. 새 VMS는 기존 미디어 파일과 메타데이터를 새 동영상 라이브러리로 옮겨 주는 마이그레이션 서비스를 제공해야 합니다.
• 현재 사용자와 권한, 폴더 구조를 새 VMS로 이전하세요. 사용자 권한과 폴더 구조는 복잡할 수 있으니, 새 VMS로 문제없이 옮겨지는지 꼭 확인해야 합니다.
• 마이그레이션 일정과 기대치 관리. 새 VMS 쪽에 기대와 요구 사항을 미리 분명히 전달하세요. 6주 안에 옮기고 싶으신가요, 아니면 6개월을 보고 계신가요? 당장 옮겨야 하든 시간을 두고 이전할 계획이든, 원하는 일정을 미리 조율하는 것이 가장 좋습니다.

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새 VMS로 갈아타는 일이 부담스럽게 느껴질 수 있지만, 방법을 제대로 잡으면 매끄럽게 전환하고 학습 목표에 가장 잘 맞는 VMS도 찾을 수 있습니다. 

Panopto는 VMS 플랫폼을 교체할 때 겪는 어려움을 잘 알고 있고, 모든 단계에서 함께하겠습니다. 충분한 정보를 바탕으로 결정을 내리고, 필요에 맞는 솔루션을 선택하고, 조직의 교육 경험을 한 단계 끌어올릴 새 VMS를 충분히 활용하도록 돕겠습니다. 전환 과정을 함께하며 조직이 성공을 거두도록 돕겠습니다.