La collaboration se faisant de plus en plus par le biais de Zoom, vous vous demandez peut-être comment enregistrer vos réunions Zoom afin de pouvoir revenir facilement sur les conversations importantes, les décisions, les actions à entreprendre, etc.

Si vous êtes l'hôte de la réunion, vous pouvez simplement appuyer sur pour enregistrer dans Zoom. Si vous n'êtes pas l'hôte de la réunion, vous pouvez toujours enregistrer les réunions Zoom avec un enregistreur d'écran gratuit .

Après avoir enregistré une réunion Zoom, vous souhaitez peut-être la partager avec vos collègues qui y ont participé, ou peut-être avec ceux qui n'ont pas pu y assister. Et vous vous posez probablement quelques questions, telles que :

• Comment localiser mon enregistrement Zoom ?
• Puis-je envoyer par e-mail un enregistrement Zoom à des personnes ?
• Dois-je le importer ailleurs pour le partager ?
• Devront-ils télécharger l'enregistrement ?
• Comment m'assurer qu'il est partagé en toute sécurité ?

Les réponses diffèrent selon que vous partagez un enregistrement local ou un enregistrement dans un cloud. Les comptes Zoom gratuits n'ont la possibilité d'enregistrer que sur un ordinateur local, tandis que les abonnements Zoom payants permettent d'activer automatiquement l'enregistrement dans le cloud.

Nous vous présentons ci-dessous les deux façons de partager des enregistrements de réunions Zoom, puis nous vous montrons une autre solution de partage d'enregistrements Zoom qui automatise de nombreuses étapes nécessaires au partage de vidéos, facilitant ainsi le partage efficace d'informations importantes par tous les membres de votre entreprise simplement en cliquant sur enregistrer au début d'une réunion Zoom.

Comment partager un enregistrement Zoom local

Avec l'enregistrement local de Zoom, vous devez localiser le fichier vidéo qui a été enregistré sur votre ordinateur et l'importer pour le partager. Voici à quoi ressemble votre flux de travail :

• Étape 1 : Trouvez les enregistrements de vos réunions via votre client Zoom. Allez sur Réunions, puis cliquez sur l'onglet Enregistrements.
• Étape 2 : Sélectionnez la réunion que vous souhaitez partager et cliquez sur Ouvrir, pour ouvrir le dossier où votre fichier vidéo (mp4) est enregistré sur votre ordinateur.
• Étape 3 : Téléchargez le fichier mp4 sur un site de stockage en cloud ou de streaming vidéo, tel que Dropbox, Google Drive ou YouTube.
• Étape 4 : Assurez-vous que votre vidéo n'est pas partagée ou qu'elle est stockée dans un dossier privé, pensez à ajouter une protection par mot de passe, et partagez le lien avec vos collègues, qui téléchargeront le fichier mp4 ou diffuseront la vidéo en streaming en fonction du service que vous avez utilisé pour l'héberger.

 

Comment partager un enregistrement Zoom Cloud

Si vous ou votre organisation avez un abonnement Zoom qui inclut l'enregistrement sur un Cloud , vous pouvez sauter l'étape du téléchargement et partager directement à partir du cloud Zoom  — mais vous devrez toujours vérifier vos paramètres de confidentialité.

• Étape 1 : Connectez-vous à votre compte Zoom et sélectionnez Enregistrements sur le côté droit de l'écran.
• Étape 2 : Cliquez Partagez ... à côté de l'enregistrement que vous voulez partager, puis cliquez sur le bouton à côté de "Internally" (comme indiqué dans l'image ci-contre) afin que la vidéo ne soit pas accessible au public. Pour une protection supplémentaire, vous pouvez également ajouter un mot de passe.
• Étape 3 : Copiez le lien de l'enregistrement dans le cloud Zoom et collez-le dans un e-mail ou dans l'application de messagerie de votre entreprise pour le partager avec votre/vos collègue(s).

 

Il doit y avoir un moyen plus facile, non ?

 

Ces deux processus sont assez intuitifs si vous enregistrez et partagez occasionnellement des sessions Zoom. Cependant, ces flux de travail commencent à consommer beaucoup de temps productif lorsqu'ils sont effectués plus fréquemment, ou lorsqu'ils se produisent plus souvent dans une organisation entière.

Une enquête récente menée par Panopto et le Project Management Institute a montré que 30 % des personnes enregistrent déjà leurs réunions. Cela représente un nombre assez important de vidéos de réunions produites —dans une entreprise de 1 000 employés, 30 % des personnes enregistrant une seule de leurs réunions par semaine généreront 300 enregistrements de réunions chaque semaine. Avec un nombre beaucoup plus important d'équipes travaillant entièrement à distance et des personnes travaillant également à domicile pour faire face à d'autres perturbations liées à la pandémie, encore plus de réunions sont enregistrées et partagées pour soutenir la continuité du travail dans ce nouvel environnement.

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Le problème est que Zoom, à lui seul, n'inclut pas les outils qui aident les organisations, les équipes et les contributeurs individuels à tirer le maximum de valeur de leurs réunions enregistrées.

L'enregistrement de la réunion est la partie facile ! Trouver et extraire les informations contenues dans les enregistrements antérieurs, ainsi que partager les enregistrements, reste extrêmement difficile. Le temps et les ressources consacrés à ces tâches peuvent facilement annuler les avantages commerciaux potentiels que représente le simple fait de disposer d'un enregistrement exact de la réunion.

Après la fin de la réunion

Tout comme la visioconférence en direct favorise la productivité et la collaboration en temps réel, l'enregistrement et le partage de ces réunions virtuelles favorisent également la productivité et la collaboration après la fin de la réunion —bien mieux que ne le feraient des notes ou le souvenir de la réunion.

Mais les enregistrements de réunions doivent être faciles à trouver, faciles à partager, faciles à regarder et faciles à rechercher afin que les personnes au sein de votre organisation puissent accéder aux informations archivées de la manière la plus efficace possible. Avec Zoom, seul, les flux de travail post-réunion les plus efficaces qui soutiennent la productivité et la collaboration ne peuvent pas être entièrement automatisés. De plus, ses fonctions de recherche vous permettent uniquement d'effectuer des recherches dans votre bibliothèque personnelle d'enregistrements de réunions.

Toutes les informations professionnelles sensibles contenues dans les enregistrements de vos réunions doivent également être sécurisées. Zoom vous permet de restreindre le partage aux seuls utilisateurs de votre organisation, mais il se peut que vous ne souhaitiez pas que tout le monde ait des autorisations de visualisation pour certains enregistrements de réunion. De plus, l'hébergement et le partage d'enregistrements dans le cloud par le biais de Zoom présentent un certain risque et peuvent ne pas répondre aux exigences de sécurité de toutes les organisations. 

Zoom Videos Exposed : quand la "sécurité" n'est pas suffisante

The Washington Post a récemment rapporté que plus de 15 000 appels vidéo enregistrés par des clients de Zoom se trouvaientdans des espaces de stockage en cloud ouverts, YouTube et Vimeo. Bien que Zoom offre aux abonnés payants des fonctions d'hébergement dans un cloud privé et de partage protégé par mot de passe, les contrôles de l'administrateur sur les enregistrements dans le cloud sont limités, ce qui laisse suffisamment de place à l'erreur de l'utilisateur pour compromettre la sécurité de vos fichiers lorsqu'il s'agit d'enregistrements de réunions sensibles.

Voici 3 façons dont vos vidéos Zoom pourraient se retrouver exposées en ligne : 

• Lorsque les enregistrements arrivent à expiration ou qu'un compte approche de sa capacité de stockage en cloud, les utilisateurs individuels peuvent télécharger et partager les enregistrements de leurs réunions par d'autres moyens, moins sûrs.
• Si les utilisateurs individuels n'activent pas les bons paramètres pour sécuriser leurs enregistrements Zoom dans le cloud, ils ouvrent la porte à des vues, des téléchargements et des partages non autorisés dont vous n'avez peut-être jamais eu connaissance.
• Toute personne qui télécharge un enregistrement Zoom cloud sur son disque local peut ensuite le partager comme elle le souhaite, avec qui elle le souhaite.

Zoom est un outil formidable pour organiser et enregistrer des réunions. Mais la plupart des organisations ont besoin d'une aide supplémentaire pour gérer et partager les enregistrements vidéo à la demande.

Une solution plus fiable pour partager les enregistrements Zoom en toute sécurité

Le système de gestion vidéo de Panopto est comme un YouTube interne privé pour votre entreprise, mais en mieux . Et lorsqu'il est intégré à Zoom, vous bénéficiez d'une solution complète, sécurisée et évolutive pour la collaboration et la productivité vidéo.

Grâce à Panopto, chaque enregistrement Zoom peut être importé automatiquement dans la vidéothèque sécurisée de votre organisation, où vous disposez de puissants contrôles d'administrateur qui vous permettent de faire ce qui suit :

• Gérer les autorisations des utilisateurs et les restrictions de partage des enregistrements de réunions entre les équipes et l'ensemble de l'organisation
• Définir vos propres politiques de conservation du contenu et vos fenêtres de disponibilité pour les enregistrements de réunions
• Savoir exactement qui a regardé tel ou tel contenu grâce aux analyses vidéo détaillées jusqu'au niveau de l'utilisateur
• Partage automatique des enregistrements de réunion avec les participants immédiatement après la réunion sans aucune action de la part des employés ou de l'hôte de la réunion

Voici ce que votre organisation peut faire d'autre lorsque vous intégrez Panopto à Zoom :

Hébergement de vidéos sécurisé et évolutif avec stockage en cloud illimité et à long terme

De plus, avec Panopto, il n'y a pas de limite de durée de stockage de vos vidéos ou du nombre de vidéos que vous pouvez télécharger dans votre bibliothèque. Que vous enregistriez quelques réunions ou toutes les réunions, Panopto vous offre de l'espace pour toutes les vidéos, sans frais supplémentaires. De plus, tous les enregistrements Zoom téléchargés sur Panopto sont privés par défaut. Vous n'avez donc pas à vous soucier de la divulgation d'informations sensibles.

Modifier, transcrire et rechercher des enregistrements Zoom

Panopto comprend un éditeur vidéo en ligne qui vous permet de couper les sections hors sujet au milieu, de supprimer les temps morts à la fin et même de regrouper plusieurs enregistrements de réunions Zoom.

Panopto transcrit également automatiquement chaque mot prononcé à haute voix et indexe chaque mot affiché à l'écran dans les réunions Zoom importées dans votre bibliothèque grâce à notre moteur de recherche vidéo d'intelligence artificielle AI-powered appelé Smart Search. Cela signifie que vous et vos collègues pouvez trouver n'importe quel enregistrement Zoom auquel vous avez accès dans toute la bibliothèque de votre organisation et sauter au moment exact où un sujet spécifique est abordé — sans avoir à chercher et à fouiller dans l'ensemble de la vidéo.

Vos équipes peuvent également rechercher et partager vos enregistrements Zoom de manière sécurisée entre elles, facilement via Slack en utilisant la nouvelle application Slack de Panopto.

 

Collaborer au sein des enregistrements de réunions Zoom

Panopto capture chaque détail de la réunion originale en full HD et offre une expérience unique de visualisation multi-flux qui montre plus qu'une simple image dans l'image. Les spectateurs peuvent voir la vue de l'intervenant à côté des partages d'écran du présentateur, ainsi que la vue de la galerie et les messages de chat de la réunion, ce qui signifie qu'ils peuvent voir la réunion exactement comme elle s'est déroulée, même s'ils n'ont pas pu y assister. Le lecteur vidéo interactif de Panopto permet également aux équipes de collaborer à l'intérieur du lecteur vidéo grâce à des commentaires et des discussions horodatés, de sorte que personne n'a besoin de créer un nouveau document ou d'envoyer un autre e-mail.

Regardez ci-dessous une réunion enregistrée et partagée avec l'intégration Zoom de Panopto. Cliquez ici pour regarder en plein écran.

 

 

Zoomer sans limites !

Grâce à un stockage centralisé illimité et à une gestion des autorisations à grande échelle, les enregistrements Zoom peuvent être partagés en toute sécurité via Panopto en quelques clics (ou aucun) et regardé partout sur n'importe quel dispositif — sans téléchargement.

En résumé, Panopto aide votre organisation à tirer davantage profit de vos réunions en direct et des enregistrements qui les documentent en facilitant l'accès de vos employés aux informations stockées dans les enregistrements Zoom et leur utilisation en cas de besoin.

Vous voulez en savoir plus sur la façon dont Panopto et Zoom fonctionnent ensemble pour rendre l'enregistrement et le partage des réunions plus efficaces et vos équipes plus productives ?

 

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