Personne ne sera surpris d'apprendre que nous passons collectivement beaucoup de temps en réunion au travail. Rien qu'aux États-Unis, le Bureau of Labor Statistics estime qu'il y a entre 36 et 56 millions de réunions de travail par jour. Cela signifie qu'en moyenne, la plupart des employés participent à environ 62 réunions par mois.

Une grande partie de nos journées étant consacrée aux réunions et à la collaboration avec nos coéquipiers, les chefs d'entreprise ont naturellement commencé à chercher de nouvelles solutions pour améliorer et simplifier l'expérience de réunion.

Lorsqu'elles sont bien planifiées, les améliorations apportées aux systèmes de réunion peuvent représenter un retour sur investissement important, tant en termes de productivité sur le lieu de travail que de coûts de gestion pour l'informatique. Pour les employés et l'organisation dans son ensemble, l'amélioration des expériences de réunion peut conduire à une résolution plus rapide et plus efficace des problèmes, à une plus grande innovation, à un développement accru des compétences et même à une plus grande satisfaction au travail. Pour l'informatique, cela peut réduire la variabilité des systèmes et de l'infrastructure gérés, minimiser le besoin d'assistance technique pour les interactions courantes avec les technologies de réunion, et aussi aider à économiser de l'argent sur les futures mises à niveau.

La salle de conférence moderne

La façon dont nous concevons les salles et les espaces de conférence a changé. Alors qu'autrefois, un "espace de réunion" désignait simplement tout endroit où l'on pouvait trouver une grande table entourée d'un nombre raisonnable de chaises, le concept inclut désormais toute l'infrastructure et les technologies qui permettent aux employés de se réunir et de collaborer.

Et de plus en plus, cette "salle" peut même être complètement virtuelle, les travailleurs collaborant par le biais d'outils de vidéoconférence en ligne.

Ces dernières années, la modernisation des salles de conférence est devenue une priorité absolue pour les équipes informatiques du monde entier. Réimaginer l'expérience de réunion pour les employés d'aujourd'hui a signifié concevoir des solutions de réunion et de collaboration adaptables pour les travailleurs qui travaillent de plus en plus à distance sur leurs propres appareils, préfèrent les communications vidéo interactives et attendent de la technologie qu'elle fonctionne tout simplement.

Fortement influencées par l'évolution de la façon dont les équipes travaillent ensemble, un certain nombre de tendances communes ont émergé en ce qui concerne la modernisation des espaces de réunion et de collaboration. Le cabinet d'analystes indépendant Gartner, , a récemment rapporté que les organisations du monde entier ont des stratégies similaires pour moderniser les espaces de réunion, notamment les suivantes :

• Concevoir des infrastructures de réunion plus flexibles pour répondre à des demandes d'équipements et d'espaces variables.
• Réduire l'utilisation de solutions de salles de réunion personnalisées et multifournisseurs, qui sont coûteuses et difficiles à gérer.
• Trouver des solutions et des services fiables, capables d'évoluer pour répondre aux besoins changeants des utilisateurs au fil du temps.

De plus, les technologies qui prennent en charge les réunions et la collaboration continuent d'étendre leurs capacités, ce qui permet aux entreprises de concevoir des solutions de réunion offrant des expériences plus riches et plus intégrées, tant pour les employés présents dans la salle que pour les employés distants ( ).. Par conséquent, les espaces de réunion modernes ont souvent :

• Programmation intelligente des installations
• Vidéo-conférence en nuage
• Connectivité sans fil pour un partage facile depuis n'importe quel appareil
• Des écrans intégrés comprenant des caméras à 360° et PTZ, des tableaux blancs, des caméras documentaires et la diffusion d'écran à distance.
• Saisie automatisée des réunions

Bien sûr, chaque organisation a ses propres exigences en matière de mise à jour des espaces et des systèmes de réunion, mais de plus en plus de responsables informatiques se tournent vers des solutions similaires pour moderniser les solutions de réunion et résoudre les problèmes de productivité qui s'accumulent à grande échelle. Voici trois grandes tendances qui se dégagent des efforts déployés pour moderniser les espaces de réunion et les solutions de collaboration, ainsi que les expériences qu'ils peuvent créer lorsqu'ils fonctionnent de manière synchronisée.

3 grandes tendances dans la modernisation des ressources des salles de réunion

1. Des salles de réunion plus intelligentes

Tout le monde a dû, un jour ou l'autre, changer de salle de conférence. Si de nombreuses réunions sont planifiées à l'avance, il arrive qu'elles débordent ou ne durent pas aussi longtemps que prévu. D'autres réunions se déroulent sur le moment, les participants s'installant dans n'importe quel espace disponible. C'est une réalité qui rend la recherche et la programmation d'espaces de réunion appropriés quelque peu chaotique, même avec les outils de calendrier d'entreprise et les solutions de programmation de salles de réunion.

La bonne nouvelle, c'est que les systèmes autrefois autonomes sont en train de devenir des systèmes de conférence et de collaboration plus intelligents et intégrés. Des ressources de réunion plus intelligentes et intégrées rendent les espaces de réunion aussi flexibles et efficaces que vos collaborateurs - en indiquant automatiquement les ressources disponibles si les réunions n'ont pas lieu ou se terminent plus tôt - et en réduisant au minimum le besoin de l'utilisateur final d'interagir avec les technologies de réunion, en démarrant et en enregistrant automatiquement les vidéoconférences comme prévu.

Les configurations modernes des salles de réunion permettent également de plus en plus aux participants de se connecter aux technologies sans fil, au lieu de s'embrouiller avec des câbles et de changer les entrées sur les écrans de la salle. Les outils les plus récents peuvent également intégrer les aspects physiques de la salle dans votre système de réunion, notamment l'éclairage, les stores et le système de climatisation. Enfin, l'analyse du lieu de travail peut aider votre équipe à améliorer la planification des ressources, en plus de fournir de nouvelles analyses de la performance des réunions qui peuvent aider votre organisation à tirer un meilleur parti des réunions à grande échelle au fil du temps.

2. Salles de réunion et espaces de réunion agiles

Le nombre de salles et d'espaces de bureaux privés diminue, tandis que les plans de bureaux ouverts et les concepts tels que le hot-desking deviennent rapidement la nouvelle norme. Ces tendances ont amené les chefs d'entreprise à faire preuve de créativité dans la conception, l'équipement et la répartition de l'espace pour les réunions et la collaboration.

Les salles de conférence entièrement équipées sont toujours très demandées, mais le plus souvent, les équipes n'ont pas besoin de toute l'infrastructure et des fonctionnalités des espaces de réunion haut de gamme. Les stratégies de réunion modernes donnent la priorité aux fonctions les plus fréquemment utilisées pour équiper les salles de réunion et les espaces de réunion moins conventionnels.

L'une des solutions les plus récentes est le kit de salle de réunion clé en main rationalisé, comme les salles Zoom (photo ci-dessous), les kits de salle WebEx ou les systèmes de salle Skype. Ces systèmes limitent la complexité et ont tendance à fonctionner de manière fiable et prévisible, sans nécessiter une grande formation des utilisateurs. Ils sont également faciles à installer et facilement disponibles pour un déploiement relativement rapide dans de nouveaux espaces en fonction de l'évolution de la demande.

3. Tout dans les nuages

Le déploiement d'un nouveau dispositif ne devrait pas nécessiter de configuration locale. Au lieu de cela, les responsables informatiques se tournent vers les services en nuage qui permettent de brancher simplement un appareil, de le faire fonctionner et d'envoyer les mises à jour via le nuage vers plusieurs salles et configurations à la fois. C'est une aubaine pour les équipes qui sont déjà à court de temps et de ressources pour d'autres tâches essentielles à la mission.

De plus, les systèmes de réunion basés sur le cloud computing offrent des possibilités d'interopérabilité encore plus grandes, ce qui peut permettre des personnalisations qui améliorent l'expérience utilisateur en fonction des besoins spécifiques de votre organisation.

Les réunions ne se terminent pas dans la salle de conférence

Tout comme les réunions ne se déroulent pas toujours dans une salle de conférence, elles ne doivent pas non plus se terminer dans la salle de conférence (ou à la fin de la vidéoconférence).

Les enregistrements de réunions peuvent désormais étendre la collaboration au-delà de la réunion, en permettant aux personnes qui n'ont pas pu y assister en temps réel de les regarder et d'y participer ultérieurement, en fournissant un point de référence et un contexte pour le travail en cours et même pour les nouveaux contributeurs, et plus encore. En appuyant simplement sur le bouton d'enregistrement des outils de vidéoconférence qu'ils utilisent actuellement, les employés peuvent facilement enregistrer leurs réunions.

Et ils le font déjà. Lors d'un récent sondage réalisé auprès des membres du Project Management Institute (PMI), plus de 30 % d'entre eux ont déclaré qu'ils avaient, en fait, utilisé leur logiciel de vidéoconférence pour enregistrer des réunions.

Cela pose un problème dont vous ne soupçonnez peut-être même pas l'existence.

Pouvez-vous être sûr que les réunions que vos employés enregistrent déjà - et qui contiennent des informations commerciales sensibles - ne tombent pas entre de mauvaises mains, que ce soit en interne ou en externe ?

Le problème est que, contrairement à d'autres types de fichiers, vous ne pouvez pas protéger un mp4 par un mot de passe. Même les systèmes de partage de fichiers comme Dropbox et Google Drive peuvent permettre aux personnes concernées de télécharger et de partager des enregistrements de réunions privées avec n'importe qui. Les enregistrements de réunions internes pourraient même être partagés avec le monde entier sur le site où tout le monde va pour partager des vidéos - YouTube. À l'heure où nous écrivons ces lignes, une recherche rapide sur YouTube pour "internal meeting" donne un nombre remarquable de 883 000 résultats. Même si nous supposons que 95 % d'entre eux sont relativement inoffensifs, il reste 44 000 vidéos qui n'étaient probablement pas destinées à être vues par le public.

On pourrait espérer que rien de confidentiel de votre organisation n'a été partagé publiquement, mais cette possibilité bien réelle devrait faire réfléchir toute entreprise.

La solution : Automatiser la capture des réunions à l'aide d'un système de gestion vidéo sécurisé

Une solution de gestion des enregistrements de réunions aide les organisations à faire face aux nouveaux risques de sécurité qui apparaissent lorsque les employés disposent d'options imparfaites pour stocker et partager des vidéos internes. Un système de gestion vidéo tel que Panopto fonctionne avec votre technologie de visioconférence pour capturer automatiquement les enregistrements des réunions, les télécharger vers une vidéothèque en ligne sécurisée, et transcrire tout ce qui a été dit lors de la réunion afin de rendre le contenu de vos enregistrements consultable. Tout aussi important, il permet également des contrôles de gestion des autorisations à grain fin pour les administrateurs afin que les enregistrements des réunions ne puissent être consultés que par les bonnes personnes.

De plus, l'automatisation de la capture des réunions à l'échelle est une stratégie de modernisation des réunions que les entreprises mettent de plus en plus en œuvre pour favoriser la productivité et la collaboration.

Selon une récente enquête de Wainhouse Research, 69 % des personnes interrogées reconnaissent qu'il est utile d'avoir un enregistrement des réunions vidéo passées disponible pour un accès ultérieur en tant que source de référence. Qu'il s'agisse de la liberté de s'engager pleinement et de ne pas prendre de notes ou de la possibilité de partager une réunion avec quelqu'un qui n'a pas pu y assister, il y a de nombreuses raisons pour lesquelles les gens veulent enregistrer leurs réunions. Télécharge notre dernier livre blanc pour découvrir 10 raisons d'enregistrer tes réunions.

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Mais il ne suffit pas d'enregistrer. Vos collaborateurs doivent être en mesure de trouver, de rechercher et de partager ces enregistrements en toute simplicité, sans oublier de les diffuser en continu et d'interagir avec eux sur n'importe quel appareil, afin de tirer pleinement parti de cet important capital de connaissances.

Une plateforme vidéo sécurisée qui inclut les solutions de meeting intelligence peut s'intégrer à vos technologies de réunion existantes pour aider à sécuriser vos actifs de contenu vidéo interne et également vous aider à maximiser pleinement la productivité des réunions.

Panopto est la principale solution pour la gestion, le partage et la recherche d'enregistrements de réunions. Contactez-nous dès aujourd'hui pour que Panopto fasse partie de votre environnement de réunion intelligent.