Personne ne sera surpris d'apprendre que nous passons collectivement beaucoup de temps en réunion au travail. Rien qu'aux États-Unis, le Bureau des statistiques du travail estime qu'il y a entre 36 et 56 millions de réunions de travail par jour. Cela signifie qu'en moyenne, la plupart des employés assistent à environ 62 réunions par mois.

Comme nous consacrons une grande partie de nos journées à nous réunir et à collaborer avec nos coéquipiers, les chefs d'entreprise ont naturellement commencé à chercher de nouvelles solutions pour améliorer et simplifier l'expérience des réunions.

Lorsqu'elles sont bien planifiées, les améliorations apportées aux systèmes de réunion peuvent se traduire par des retours sur investissement importants, tant en termes de productivité sur le lieu de travail qu'en termes de coûts de gestion pour les technologies de l'information. Pour les employés et l'organisation dans son ensemble, l'amélioration de l'expérience des réunions peut conduire à une résolution plus rapide et plus efficace des problèmes, à une plus grande innovation, à un développement accru des compétences et même à une plus grande satisfaction au travail. Pour les services informatiques, cela peut réduire la variabilité des systèmes et de l'infrastructure gérés, minimiser le besoin d'assistance technique pour les interactions courantes avec les technologies de réunion et aider à économiser de l'argent sur les mises à niveau futures.

La salle de conférence moderne

La façon dont nous concevons les salles et les espaces de conférence a changé. Alors qu'autrefois, un "espace de réunion" désignait simplement tout endroit où l'on pouvait trouver une grande table entourée d'un nombre raisonnable de chaises, le concept englobe désormais toute l'infrastructure et les technologies qui permettent aux employés de se réunir et de collaborer.

De plus en plus, cette "salle" peut même être entièrement virtuelle, les travailleurs collaborant par le biais d'outils de vidéoconférence en ligne.

Au cours des dernières années, la modernisation des salles de conférence est devenue une priorité absolue pour les équipes informatiques du monde entier. Réimaginer l'expérience de la réunion pour les employés d'aujourd'hui signifie concevoir des solutions de réunion et de collaboration adaptables pour les travailleurs qui travaillent de plus en plus à distance sur leurs propres appareils, préfèrent les communications vidéo interactives et attendent de la technologie qu'elle fonctionne tout simplement.

Fortement influencées par l'évolution des méthodes de travail des équipes, un certain nombre de tendances communes ont émergé en ce qui concerne la modernisation des espaces de réunion et de collaboration. Le cabinet d'analyse indépendant Gartner a récemment indiqué que les organisations ont partout des stratégies similaires pour moderniser les espaces de réunion :

• Concevoir des infrastructures de réunion plus flexibles pour répondre aux demandes variables d'équipements et d'espaces
• Réduire l'utilisation de solutions de salles de réunion multifournisseurs sur mesure, coûteuses et difficiles à gérer.
• Trouver des solutions et des services fiables qui peuvent évoluer pour répondre aux besoins changeants des utilisateurs au fil du temps

De plus, les technologies qui soutiennent les réunions et la collaboration continuent d'élargir leurs capacités, ce qui permet aux organisations de concevoir des solutions de réunion qui offrent des expériences plus riches et plus intégrées aux employés présents dans la salle et à ceux qui sont à distance. En conséquence, les espaces de réunion modernes ont souvent :

• Programmation intelligente des installations
• Vidéoconférence en nuage
• Connectivité sans fil pour un partage facile à partir de n'importe quel appareil
• Affichages intégrés comprenant des caméras 360° et PTZ, des tableaux blancs, des caméras documentaires et la diffusion d'images à distance.
• Capture automatisée des réunions

Bien entendu, chaque organisation a ses propres exigences en matière de modernisation des espaces de réunion et des systèmes, mais de plus en plus de responsables informatiques se tournent vers des solutions similaires pour moderniser les solutions de réunion et s'attaquer aux obstacles à la productivité qui s'accumulent vraiment à grande échelle. Voici trois grandes tendances qui se dessinent dans les efforts de modernisation des espaces de réunion et des solutions de collaboration, ainsi que les expériences qu'elles peuvent créer lorsqu'elles fonctionnent toutes de manière synchronisée.

3 grandes tendances dans la modernisation des ressources des salles de réunion

1. Des salles de réunion plus intelligentes

Tout le monde a dû, un jour ou l'autre, procéder à un remaniement de la salle de conférence. Bien que de nombreuses réunions soient planifiées à l'avance, il arrive qu'elles débordent ou qu'elles ne durent pas aussi longtemps que prévu. D'autres réunions encore se déroulent dans l'instant et les participants s'installent dans n'importe quel espace disponible. C'est une réalité qui rend la recherche et la programmation d'espaces de réunion appropriés quelque peu chaotiques, même avec des outils d'agenda d'entreprise et des solutions de programmation de salles de réunion.

La bonne nouvelle, c'est que les systèmes autrefois autonomes deviennent aujourd'hui des systèmes de conférence et de collaboration plus intelligents et intégrés. Les ressources de réunion intelligentes et intégrées rendent les espaces de réunion aussi flexibles et efficaces que le sont vos collaborateurs - en affichant automatiquement les ressources disponibles si les réunions n'ont pas lieu ou se terminent plus tôt que prévu - et en minimisant le besoin de l'utilisateur final d'interagir avec les technologies de réunion, en démarrant et en enregistrant automatiquement les vidéoconférences selon le calendrier prévu.

Les salles de réunion modernes permettent de plus en plus aux participants de se connecter aux technologies sans fil, au lieu d'avoir à se débattre avec des câbles en pagaille et à changer d'entrée sur les écrans de la salle. Les outils les plus récents peuvent également intégrer les aspects physiques de la salle dans votre système de réunion, notamment l'éclairage, les stores et le chauffage, la ventilation et la climatisation. L'analyse du lieu de travail peut aider votre équipe à améliorer la planification des ressources, en plus de fournir de nouvelles analyses des performances des réunions qui peuvent aider votre organisation à tirer un meilleur parti des réunions à l'échelle au fil du temps.

2. Salles de réunion et espaces de rencontre agiles

Le nombre de salles et d'espaces de bureaux privés diminue, tandis que les plans de bureaux ouverts et les concepts tels que le hot-desking deviennent rapidement la nouvelle norme. Ces tendances ont poussé les chefs d'entreprise à faire preuve de créativité dans la manière de concevoir, d'équiper et d'allouer l'espace pour les réunions et la collaboration.

Les salles de conférence entièrement équipées sont toujours très demandées, mais le plus souvent, les équipes n'ont pas besoin de toute l'infrastructure et de toutes les caractéristiques des espaces de réunion haut de gamme. Les stratégies de réunion modernes donnent la priorité aux fonctions les plus fréquemment utilisées pour équiper des salles de réunion et des espaces de réunion moins conventionnels.

L'une des solutions les plus récentes est celle des kits de salles de réunion clé en main et rationalisés, tels que Zoom Rooms (photo ci-dessous), WebEx Room Kits ou Skype Room Systems. Ces systèmes limitent la complexité et tendent à fonctionner de manière fiable et prévisible, sans nécessiter une formation poussée des utilisateurs. Ils sont également faciles à installer et facilement disponibles pour un déploiement relativement rapide dans de nouveaux espaces en fonction de l'évolution de la demande.

3. Tout dans le nuage

Le déploiement d'un nouvel appareil ne devrait pas nécessiter une installation locale. Les responsables informatiques se tournent plutôt vers les services en nuage qui permettent de brancher simplement un appareil, de le faire fonctionner et d'envoyer les mises à jour via le nuage à plusieurs salles et configurations à la fois. C'est une aubaine pour les équipes qui manquent déjà de temps et de ressources pour d'autres tâches essentielles.

De plus, les systèmes de réunion basés sur le cloud offrent encore plus de possibilités d'interopérabilité, ce qui peut permettre des personnalisations qui améliorent l'expérience de l'utilisateur en fonction des besoins spécifiques de votre organisation.

Les réunions ne se terminent pas dans la salle de conférence

De même que les réunions ne se déroulent pas toujours dans une salle de conférence, aujourd'hui, elles ne doivent pas nécessairement se terminer dans la salle de conférence (ou à la fin de la vidéoconférence).

Les enregistrements de réunions peuvent désormais étendre la collaboration au-delà de la réunion, en permettant aux personnes qui n'ont pas pu participer en temps réel de regarder et de participer plus tard, en fournissant un point de référence et un contexte pour le travail en cours et même pour les nouveaux contributeurs, et bien d'autres choses encore. En appuyant simplement sur la touche d'enregistrement des outils de vidéoconférence qu'ils utilisent actuellement, les employés peuvent facilement enregistrer leurs réunions.

Et ils le font déjà. Lors d'un récent sondage auprès des membres du Project Management Institute (PMI), plus de 30 % d'entre eux ont déclaré avoir utilisé leur logiciel de vidéoconférence pour enregistrer des réunions.

Cela pose un problème dont vous ne soupçonnez peut-être même pas l'existence.

Pouvez-vous être sûr que les réunions que vos employés enregistrent déjà - et qui contiennent des informations commerciales sensibles - ne tombent pas entre de mauvaises mains, que ce soit à l'intérieur ou à l'extérieur de votre entreprise ?

Le problème est que, contrairement à d'autres types de fichiers, il n'est pas possible de protéger un mp4 par un mot de passe. Même les systèmes de partage de fichiers tels que Dropbox et Google Drive permettent aux personnes concernées de télécharger et de partager des enregistrements de réunions privées avec n'importe qui. Les enregistrements de réunions internes pourraient même se retrouver partagés avec le monde entier sur le site où tout le monde va pour partager des vidéos : YouTube. À l'heure où nous écrivons ces lignes, une recherche rapide sur YouTube pour "réunion interne" donne un nombre remarquable de 883 00 résultats. Même si nous supposons que 95 % d'entre eux sont relativement inoffensifs, il resterait encore quelque 44 000 vidéos qui n'étaient probablement pas destinées à être visionnées par le public.

On peut espérer que rien de confidentiel de votre organisation n'a été partagé publiquement, mais cette possibilité très réelle devrait faire réfléchir toutes les entreprises.

La solution : Automatiser la capture des réunions à l'aide d'un système de gestion vidéo sécurisé

Une solution de gestion des enregistrements de réunions aide les organisations à faire face aux nouveaux risques de sécurité qui surviennent lorsque les employés disposent d'options imparfaites pour stocker et partager des vidéos internes. Un système de gestion vidéo tel que Panopto fonctionne avec votre technologie de visioconférence pour capturer automatiquement les enregistrements de réunions, les télécharger vers une vidéothèque en ligne sécurisée et transcrire tout ce qui a été dit pendant la réunion afin de rendre le contenu de vos enregistrements consultable. Tout aussi important, il permet également aux administrateurs de gérer finement les autorisations afin que les enregistrements des réunions ne puissent être visionnés que par les personnes concernées.

De plus, l'automatisation de la capture des réunions à grande échelle est une stratégie de modernisation des réunions que les entreprises mettent de plus en plus en œuvre pour favoriser la productivité et la collaboration.

Selon une récente enquête de Wainhouse Research, 69 % des personnes interrogées estiment qu'il est utile de disposer d'enregistrements de réunions vidéo antérieures pour y accéder ultérieurement en tant que source de référence. Qu'il s'agisse de la liberté de s'engager pleinement sans prendre de notes ou de la possibilité de partager une réunion avec quelqu'un qui n'a pas pu y assister, il y a de nombreuses raisons pour lesquelles les gens veulent enregistrer leurs réunions. Téléchargez notre dernier livre blanc pour découvrir 10 raisons d'enregistrer vos réunions.

TÉLÉCHARGER : 10 raisons pour lesquelles votre entreprise devrait enregistrer toutes ses réunions

 

Mais il ne suffit pas d'enregistrer. Vos collaborateurs doivent pouvoir trouver, rechercher et partager facilement ces enregistrements, sans oublier de les diffuser et d'interagir avec eux sur n'importe quel appareil, afin de tirer pleinement parti de ces importantes ressources de connaissances.

Une plateforme vidéo sécurisée qui comprend des solutions d'intelligence de réunion peut s'intégrer à vos technologies de réunion existantes pour sécuriser vos contenus vidéo internes et vous aider à maximiser la productivité de vos réunions.

Panopto est la solution leader pour la gestion, le partage et la recherche d'enregistrements de réunions. Contactez-nous dès aujourd'hui pour que Panopto fasse partie de votre environnement de réunion intelligent.