Il n'est pas surprenant que nous passions collectivement une part importante de notre temps en réunions au travail. Aux États-Unis seulement, le Bureau des statistiques du travail estime qu'entre 36 et 56 millions de réunions de travail ont lieu chaque jour. Cela signifie qu'en moyenne, la plupart des employés assistent à environ 62 réunions par mois .

Avec une grande partie de nos journées consacrées aux réunions et à la collaboration avec nos collègues, les dirigeants d'entreprise ont naturellement commencé à rechercher de nouvelles solutions pour améliorer et simplifier l'expérience des réunions.

Bien planifiées, les améliorations apportées aux systèmes de réunion peuvent générer un retour sur investissement important, tant en termes de productivité au travail que de coûts de gestion informatique. Pour les employés et l'organisation dans son ensemble, l'amélioration de l'expérience de réunion peut se traduire par une résolution de problèmes plus rapide et plus efficace, une innovation accrue, un développement des compétences élargi et même une satisfaction professionnelle accrue. Pour le service informatique, cela permet de réduire la variabilité des systèmes et infrastructures gérés, de minimiser le besoin d'assistance technique pour les interactions courantes avec les technologies de réunion et de réaliser des économies sur les futures mises à niveau.

Découvrez la salle de conférence moderne

Notre conception des salles et espaces de conférence a évolué. Alors qu'autrefois, un « espace de réunion » désignait simplement un lieu où l'on pouvait trouver une grande table entourée d'un nombre raisonnable de chaises, ce concept englobe désormais l'ensemble des infrastructures et technologies permettant aux employés de se réunir et de collaborer.

Et de plus en plus, cette « salle » peut même être entièrement virtuelle, les employés collaborant en ligne via des outils de vidéoconférence.

Ces dernières années, la modernisation des salles de conférence est devenue une priorité absolue pour les équipes informatiques du monde entier. Repenser l'expérience des réunions pour les employés d'aujourd'hui implique de concevoir des solutions de réunion et de collaboration adaptables, adaptées aux travailleurs qui privilégient de plus en plus le télétravail, les communications vidéo interactives et la fiabilité des outils technologiques.

Fortement influencées par l'évolution des modes de collaboration, plusieurs tendances communes se dégagent en matière de modernisation des espaces de réunion et de collaboration. Le cabinet d'analystes indépendant Gartner a récemment indiqué que les organisations du monde entier adoptent des stratégies similaires pour moderniser leurs espaces de réunion, notamment :

• Concevoir des infrastructures de réunion plus flexibles pour répondre aux besoins variés en équipements et espaces.
• Réduire le recours aux solutions de salles de réunion multi-fournisseurs sur mesure, coûteuses et difficiles à gérer.
• Trouver des solutions et des services fiables, capables d'évoluer pour répondre aux besoins changeants des utilisateurs au fil du temps.

De plus, les technologies qui prennent en charge les réunions et la collaboration continuent d'étendre leurs fonctionnalités, permettant ainsi aux organisations de concevoir des solutions de réunion offrant des expériences plus riches et intégrées aux employés, qu'ils soient sur place ou à distance . Par conséquent, les espaces de réunion modernes comprennent souvent :

• Planification intelligente des installations
• Vidéoconférence basée sur le cloud
• Connexion sans fil pour un partage facile depuis n'importe quel appareil
• Écrans intégrés comprenant des caméras à 360° et PTZ, des tableaux blancs, des visualiseurs de documents et la diffusion d'écran à distance.
• Capture automatisée de réunions

Bien entendu, chaque organisation a des besoins spécifiques en matière de modernisation des espaces et systèmes de réunion. Cependant, de plus en plus de responsables informatiques se tournent vers des solutions similaires pour moderniser ces outils et surmonter les obstacles à la productivité qui, à grande échelle, peuvent avoir un impact considérable. Voici trois grandes tendances qui se dégagent des efforts de modernisation des espaces de réunion et des solutions de collaboration, ainsi que les expériences qu'elles peuvent offrir lorsqu'elles fonctionnent de manière harmonieuse.

3 grandes tendances dans la modernisation des ressources des salles de réunion

1. Des salles de réunion plus intelligentes

Il nous est tous arrivé de devoir improviser une salle de réunion. Si de nombreuses réunions sont planifiées à l'avance, il arrive qu'elles débordent ou durent moins longtemps que prévu. D'autres réunions encore se tiennent à l'improviste, les participants s'installant dans le premier espace disponible. Cette réalité rend la recherche et la réservation de salles de réunion appropriées parfois chaotiques, même avec les outils de calendrier d'entreprise et les solutions de réservation de salles de réunion.

La bonne nouvelle, c'est que les systèmes autrefois indépendants se transforment en systèmes de visioconférence et de collaboration plus intelligents et intégrés. Grâce à ces ressources de réunion intégrées et intelligentes, les espaces de réunion sont aussi flexibles et efficaces que vos collaborateurs : les ressources sont automatiquement affichées comme disponibles si les réunions sont annulées ou se terminent prématurément, et l'utilisateur final a moins besoin d'interagir avec les technologies de réunion, les visioconférences démarrant et enregistrant automatiquement selon la planification.

Les salles de réunion modernes permettent de plus en plus aux participants de se connecter sans fil, évitant ainsi les enchevêtrements de câbles et les changements fastidieux de source sur les écrans. Les nouveaux outils intègrent également les aspects physiques de la salle, comme l'éclairage, les stores et la climatisation. Enfin, l'analyse des données de l'espace de travail aide votre équipe à optimiser la planification des ressources et fournit des analyses de performance permettant à votre organisation d'en tirer pleinement profit à grande échelle.

2. Salles de réunion informelles et espaces de réunion flexibles

Le nombre de salles et d'espaces de bureaux privés diminue, tandis que les espaces de travail ouverts et le flex-office s'imposent rapidement comme la nouvelle norme. Ces tendances incitent les dirigeants d'entreprise à faire preuve de créativité dans la conception, l'équipement et l'aménagement de leurs espaces de réunion et de collaboration.

Les salles de conférence entièrement équipées restent très demandées, mais bien souvent, les équipes n'ont pas besoin de toute l'infrastructure et des fonctionnalités des espaces de réunion haut de gamme. Les stratégies de réunion modernes privilégient les équipements les plus fréquemment utilisés pour aménager des espaces tels que les salles de réunion informelles et les zones de réunion moins conventionnelles.

Parmi les solutions les plus récentes, on trouve des kits de salles de réunion clés en main simplifiés, tels que Zoom Rooms (illustré ci-dessous), WebEx Room Kits ou Skype Room Systems. Ces systèmes limitent la complexité et fonctionnent généralement de manière fiable et prévisible, sans nécessiter de formation approfondie des utilisateurs. Ils sont également faciles à installer et rapidement disponibles pour un déploiement rapide dans de nouveaux espaces en fonction de l'évolution de la demande.

3. Tout masquer

Le déploiement d'un nouvel appareil ne devrait pas nécessiter de configuration locale. Les responsables informatiques se tournent donc vers les services cloud qui permettent de brancher un appareil, de le rendre opérationnel et de déployer les mises à jour simultanément via le cloud vers plusieurs salles et configurations. C'est un atout précieux pour les équipes qui manquent déjà de temps et de ressources pour d'autres tâches essentielles.

De plus, les systèmes de réunion basés sur le cloud offrent des possibilités d'interopérabilité encore plus grandes, ce qui permet des personnalisations qui améliorent l'expérience utilisateur en fonction des besoins spécifiques de votre organisation.

Les réunions ne s'arrêtent pas aux portes de la salle de conférence.

De même que les réunions ne se déroulent pas toujours dans une salle de conférence, elles n'ont plus besoin aujourd'hui de se terminer dans une salle de conférence (ou à la fin de la visioconférence).

L'enregistrement des réunions permet désormais de prolonger la collaboration au-delà de la réunion elle-même, offrant ainsi aux personnes absentes en direct la possibilité de la visionner et d'y participer ultérieurement. Il constitue un point de référence et un contexte précieux pour les travaux en cours, voire pour les nouveaux contributeurs, et bien plus encore. En appuyant simplement sur le bouton d'enregistrement de leur outil de visioconférence, les employés peuvent facilement enregistrer leurs réunions.

Et ils le font déjà. Dans un récent sondage auprès des membres du Project Management Institute (PMI), plus de 30 % ont déclaré avoir utilisé leur logiciel de visioconférence pour enregistrer les réunions .

Cela pose un problème dont vous n'avez peut-être même pas conscience.

Pouvez-vous être sûr que les réunions que vos employés enregistrent déjà — et qui contiennent de nombreuses informations commerciales sensibles — ne tombent pas entre de mauvaises mains, que ce soit en interne ou en externe ?

Le problème, c'est que, contrairement à d'autres types de fichiers, il est impossible de protéger un fichier MP4 par un mot de passe. Même les services de partage de fichiers comme Dropbox et Google Drive permettent à des personnes mal intentionnées de télécharger et de diffuser des enregistrements de réunions privées avec quasiment n'importe qui. Ces enregistrements peuvent même se retrouver accessibles au monde entier sur YouTube , la plateforme de partage de vidéos par excellence. À l'heure où j'écris ces lignes, une simple recherche sur YouTube avec les mots-clés « réunion interne » renvoie un nombre impressionnant de 883 000 résultats. Même en supposant que 95 % de ces vidéos soient inoffensives, il en resterait tout de même quelque 44 000 qui n'étaient probablement pas destinées à être diffusées publiquement.

On pourrait espérer qu'aucune information confidentielle de votre organisation n'ait été divulguée publiquement, mais cette possibilité bien réelle devrait donner à réfléchir à toute entreprise.

La solution : automatiser l’enregistrement des réunions à l’aide d’un système de gestion vidéo sécurisé.

Une solution de gestion des enregistrements de réunions aide les organisations à faire face aux nouveaux risques de sécurité qui surviennent lorsque les employés disposent d'options imparfaites pour stocker et partager les vidéos internes. Un système de gestion vidéo comme Panopto Ce logiciel s'intègre à votre système de visioconférence pour enregistrer automatiquement vos réunions, les télécharger dans une vidéothèque en ligne sécurisée et transcrire l'intégralité des échanges, rendant ainsi le contenu des enregistrements consultable. De plus, il offre aux administrateurs une gestion précise des autorisations, garantissant que seules les personnes autorisées puissent visionner les enregistrements.

De plus, l'automatisation de la capture des réunions à grande échelle est une stratégie de modernisation des réunions que les entreprises mettent de plus en plus en œuvre pour soutenir davantage la productivité et la collaboration.

Selon une récente enquête de Wainhouse Research, 69 % des personnes interrogées ont convenu qu'il est utile de disposer des enregistrements des réunions vidéo passées pour y accéder ultérieurement à titre de source de référence. Que ce soit pour profiter pleinement de la réunion sans prendre de notes ou pour pouvoir la partager avec un absent, les raisons d'enregistrer ses réunions sont nombreuses. Téléchargez notre dernier livre blanc pour découvrir 10 bonnes raisons d'enregistrer vos réunions.

TÉLÉCHARGER : 10 raisons pour lesquelles votre entreprise devrait enregistrer toutes ses réunions

 

Mais appuyer sur le bouton d'enregistrement ne suffit pas. Vos collaborateurs doivent pouvoir trouver, rechercher et partager ces enregistrements facilement, sans oublier de les visionner en streaming et d'interagir avec eux sur n'importe quel appareil pour tirer pleinement parti de ces précieuses ressources de connaissances.

Une plateforme vidéo sécurisée, incluant des solutions d'analyse des réunions, peut s'intégrer à vos technologies de réunion existantes pour sécuriser vos contenus vidéo internes et optimiser la productivité de vos réunions.

Panopto Panopto est la solution de référence pour la gestion, le partage et la recherche d'enregistrements de réunions. Contactez-nous dès aujourd'hui pour intégrer Panopto à votre environnement de réunions intelligentes.