No debería sorprender a nadie que, en conjunto, dediquemos una cantidad considerable de tiempo a reuniones de trabajo. Solo en Estados Unidos, la Oficina de Estadísticas Laborales estima que se celebran entre 36 y 56 millones de reuniones de trabajo al día. Esto significa que, en promedio, la mayoría de los empleados asisten a unas 62 reuniones al mes .

Dado que dedicamos gran parte de nuestro tiempo a reunirnos y colaborar con nuestros compañeros de equipo, es natural que los líderes empresariales hayan comenzado a buscar nuevas soluciones para mejorar y simplificar la experiencia de las reuniones.

Cuando se planifican adecuadamente, las mejoras en los sistemas de reuniones pueden generar un gran retorno de la inversión, tanto en términos de productividad laboral como de costes de gestión de TI. Para los empleados y la organización en su conjunto, optimizar la experiencia de las reuniones puede conducir a una resolución de problemas más rápida y eficiente, una mayor innovación, un mayor desarrollo de habilidades e incluso una mayor satisfacción laboral. Para el departamento de TI, puede reducir la variabilidad en los sistemas e infraestructuras gestionados, minimizar la necesidad de soporte técnico para las interacciones habituales con las tecnologías de reuniones y, además, ayudar a ahorrar dinero en futuras actualizaciones.

Conozca la sala de conferencias moderna.

Nuestra concepción de las salas y espacios de conferencias ha cambiado. Si bien antes un "espacio para reuniones" se refería simplemente a cualquier lugar donde se pudiera encontrar una mesa grande rodeada de un número razonable de sillas, ahora el concepto incluye toda la infraestructura y las tecnologías que permiten a los empleados reunirse y colaborar.

Y cada vez más, esa "sala" puede ser incluso completamente virtual, con trabajadores que colaboran a través de herramientas de videoconferencia en línea.

En los últimos años, la modernización de las salas de conferencias se ha convertido en una prioridad para los equipos de TI de todo el mundo. Reimaginar la experiencia de las reuniones para los empleados actuales ha implicado diseñar soluciones adaptables de reuniones y colaboración para trabajadores que cada vez más trabajan de forma remota con sus propios dispositivos, prefieren las comunicaciones interactivas por vídeo y esperan que la tecnología simplemente funcione.

Influenciadas en gran medida por la evolución de las formas en que los equipos trabajan juntos, han surgido varias tendencias comunes con respecto a la modernización de los espacios de reuniones y colaboración. La firma de análisis independiente Gartner informó recientemente que las organizaciones de todo el mundo tienen estrategias similares para actualizar los espacios de reuniones, que incluyen las siguientes:

• Diseñar una infraestructura de reuniones más flexible para satisfacer las diversas demandas de equipos y espacios.
• Reducir el uso de soluciones personalizadas para salas de reuniones de múltiples proveedores, que son costosas y difíciles de gestionar.
• Encontrar soluciones y servicios fiables que puedan evolucionar para satisfacer las necesidades cambiantes de los usuarios a lo largo del tiempo.

Además, las tecnologías que facilitan las reuniones y la colaboración siguen ampliando su gama de capacidades, lo que permite a las organizaciones diseñar soluciones para reuniones que ofrecen experiencias más enriquecedoras e integradas tanto para los empleados presentes en la sala como para los que trabajan de forma remota . Como resultado, los espacios de reuniones modernos suelen contar con:

• Programación inteligente de instalaciones
• Videoconferencias basadas en la nube
• Conectividad inalámbrica para compartir fácilmente desde cualquier dispositivo.
• Pantallas integradas que incluyen cámaras de 360° y PTZ, pizarras blancas, cámaras de documentos y transmisión remota de pantalla.
• Captura automatizada de reuniones

Si bien cada organización tendrá sus propios requisitos para actualizar los espacios y sistemas de reuniones, cada vez más líderes de TI buscan soluciones similares para modernizar las soluciones de reuniones y superar los obstáculos de productividad que se acumulan a gran escala. A continuación, se presentan tres tendencias principales que surgen en los esfuerzos por modernizar tanto los espacios de reuniones como las soluciones de colaboración, y las experiencias que pueden generar cuando funcionan de forma sincronizada.

Tres grandes tendencias en la modernización de los recursos de las salas de reuniones.

1. Salas de reuniones más inteligentes

Todos hemos tenido que improvisar alguna vez con la búsqueda de un espacio adecuado para reuniones. Si bien muchas reuniones se planifican con antelación, a veces se prolongan o no duran lo previsto. Y otras, en cambio, se celebran de forma espontánea, cuando los participantes se acomodan en cualquier espacio disponible. Esta realidad hace que encontrar y programar espacios de reunión apropiados resulte algo caótico, incluso con herramientas de calendario corporativo y soluciones para la reserva de salas de reuniones.

La buena noticia es que lo que antes eran sistemas independientes ahora se están convirtiendo en sistemas de colaboración y conferencias más inteligentes e integrados. Estos recursos para reuniones, más inteligentes e integrados, hacen que los espacios de reunión sean tan flexibles y eficientes como sus participantes, mostrando automáticamente los recursos disponibles si las reuniones no se llevan a cabo o terminan antes de tiempo, y minimizando la necesidad del usuario final de interactuar con las tecnologías de reuniones, iniciando y grabando automáticamente las videoconferencias según lo programado.

Las salas de reuniones modernas permiten cada vez más que los participantes se conecten de forma inalámbrica, evitando así enredos de cables y la necesidad de cambiar las entradas en las pantallas. Las herramientas más recientes también integran aspectos físicos de la sala en el sistema de reuniones, como la iluminación, las persianas y la climatización. Además, el análisis de datos del entorno laboral ayuda al equipo a optimizar la planificación de recursos y proporciona nuevos datos sobre el rendimiento de las reuniones, lo que permite a la organización sacar el máximo provecho de ellas a gran escala con el tiempo.

2. Salas de reuniones informales y espacios de reuniones ágiles

El número de despachos privados y espacios de oficina está disminuyendo, mientras que los espacios abiertos y conceptos como el trabajo compartido se están convirtiendo rápidamente en la nueva normalidad. Estas tendencias han llevado a los líderes empresariales a ser creativos en el diseño, equipamiento y distribución de espacios para reuniones y colaboración.

Las salas de conferencias totalmente equipadas siguen teniendo mucha demanda, pero, por lo general, los equipos no necesitan toda la infraestructura y las características de los espacios de reuniones de alta gama. Las estrategias modernas para reuniones priorizan las características más utilizadas para equipar espacios como salas de reuniones pequeñas y áreas de reunión menos convencionales.

Una de las soluciones más novedosas son los kits de salas de reuniones llave en mano, como Zoom Rooms (en la imagen inferior), WebEx Room Kits o Skype Room Systems. Estos sistemas simplifican su uso y suelen funcionar de forma fiable y predecible, sin necesidad de mucha formación para el usuario. Además, son fáciles de instalar y están disponibles para su rápida implementación en nuevos espacios según cambie la demanda.

3. Todo en la nube

Implementar un nuevo dispositivo no debería requerir configuración local. En cambio, los administradores de TI están recurriendo a servicios en la nube que permiten simplemente conectar un dispositivo, ponerlo en funcionamiento y distribuir las actualizaciones a través de la nube a múltiples salas y configuraciones simultáneamente. Esto representa una gran ventaja para los equipos que ya tienen poco tiempo y recursos para otras tareas críticas.

Además, los sistemas de reuniones basados ​​en la nube ofrecen aún mayores oportunidades de interoperabilidad, lo que permite personalizaciones que mejoran la experiencia del usuario según las necesidades específicas de su organización.

Las reuniones no terminan en la sala de conferencias.

Así como las reuniones no siempre tienen lugar dentro de una sala de conferencias, hoy en día tampoco tienen por qué terminar en la sala de conferencias (o cuando finaliza la videoconferencia).

Las grabaciones de reuniones ahora permiten extender la colaboración más allá de la propia reunión, posibilitando que quienes no pudieron asistir en directo las vean y participen posteriormente, proporcionando un punto de referencia y contexto para el trabajo en curso e incluso para nuevos colaboradores, entre otras ventajas. Con tan solo pulsar el botón de grabar en las herramientas de videoconferencia que utilizan habitualmente, los empleados pueden grabar fácilmente sus reuniones.

Y ya lo están haciendo. En una encuesta reciente realizada entre miembros del Project Management Institute (PMI), más del 30% informó que, de hecho, habían utilizado su software de videoconferencia para grabar reuniones .

Esto plantea un problema que quizás ni siquiera sabías que tenías.

¿Puede tener la certeza de que las reuniones que sus empleados ya están grabando, repletas de información empresarial confidencial, no están cayendo en manos equivocadas, ni dentro ni fuera de su empresa?

El problema es que, a diferencia de otros tipos de archivos, no se puede proteger con contraseña un archivo MP4. Incluso los sistemas para compartir archivos como Dropbox y Google Drive permiten que las personas autorizadas descarguen y compartan grabaciones de reuniones privadas con prácticamente cualquiera. Las grabaciones de reuniones internas podrían incluso terminar siendo vistas por todo el mundo en ese sitio donde todos comparten videos: YouTube . Al momento de escribir esto, una búsqueda rápida en YouTube de "reunión interna" arroja la asombrosa cantidad de 883.000 resultados. Incluso si asumimos que el 95% de ellos son bastante inofensivos, aún quedarían unos 44.000 videos que probablemente no estaban destinados a ser vistos públicamente.

Cabría esperar que no se haya compartido públicamente ninguna información confidencial de su organización, pero la posibilidad, muy real, debería hacer reflexionar a todas las empresas.

La solución: Automatice la grabación de reuniones mediante un sistema seguro de gestión de vídeo.

Una solución para gestionar las grabaciones de reuniones ayuda a las organizaciones a abordar los nuevos riesgos de seguridad que surgen cuando los empleados tienen opciones imperfectas para almacenar y compartir vídeos internos. Un sistema de gestión de vídeo como Panopto Funciona con tu tecnología de videoconferencia para capturar automáticamente las grabaciones de las reuniones, subirlas a una biblioteca de vídeo segura en línea y transcribir todo lo dicho, facilitando así la búsqueda del contenido de las grabaciones. Además, permite a los administradores gestionar los permisos de forma precisa, garantizando que las grabaciones solo sean accesibles para las personas autorizadas.

Además, la automatización de la grabación de reuniones a gran escala es una estrategia de modernización de reuniones que las empresas están implementando cada vez más para mejorar la productividad y la colaboración.

Según una encuesta reciente de Wainhouse Research, El 69% de los encuestados coincidió en que es útil tener disponibles las grabaciones de reuniones de vídeo anteriores para consultarlas posteriormente como fuente de referencia. Ya sea por la libertad de participar plenamente sin tomar notas o por la posibilidad de compartir una reunión con alguien que no pudo asistir, existen muchas razones por las que la gente quiere grabar sus reuniones. Descarga nuestro último informe técnico para descubrir 10 razones para grabar tus reuniones.

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Pero grabar no es suficiente. Tus empleados deben poder encontrar, buscar y compartir esas grabaciones con facilidad, además de poder reproducirlas e interactuar con ellas en cualquier dispositivo para aprovechar al máximo estos valiosos recursos de conocimiento.

Una plataforma de vídeo segura que incluya soluciones de inteligencia para reuniones puede integrarse con sus tecnologías de reuniones existentes para ayudar a proteger sus activos de contenido de vídeo internos y también para ayudarle a maximizar por completo la productividad de las reuniones.

Panopto Panopto es la solución líder para gestionar, compartir y buscar grabaciones de reuniones. Contáctenos hoy mismo para integrar Panopto a su entorno de reuniones inteligente.