No debería sorprender a nadie que pasemos colectivamente una cantidad sustancial de tiempo en reuniones de trabajo. Sólo en Estados Unidos, la Oficina de Estadísticas Laborales calcula que cada día se celebran entre 36 y 56 millones de reuniones de trabajo. Lo que significa que, de media, la mayoría de los empleados asisten a unas 62 reuniones al mes.

Dado que dedicamos gran parte de nuestros días a reunirnos y colaborar con nuestros compañeros de equipo, los líderes empresariales han empezado a buscar nuevas soluciones para mejorar y simplificar la experiencia de las reuniones.

Cuando están bien planificadas, las mejoras de los sistemas de reuniones pueden suponer grandes retornos de la inversión, tanto en términos de productividad en el lugar de trabajo como de costes de gestión para TI. Para los empleados y la organización en su conjunto, la mejora de las experiencias en las reuniones puede dar lugar a una resolución de problemas más rápida y eficaz, un aumento de la innovación, un mayor desarrollo de habilidades e incluso una mejora de la satisfacción laboral. Para el departamento de TI, puede reducir la variabilidad de los sistemas e infraestructuras gestionados, minimizar la necesidad de asistencia técnica para las interacciones habituales con las tecnologías de reuniones y, además, ayudar a ahorrar dinero en futuras actualizaciones.

Conozca la moderna sala de conferencias

La forma de concebir las salas y espacios de conferencias ha cambiado. Si antes un "espacio de reunión" se refería simplemente a cualquier lugar en el que se pudiera encontrar una mesa grande rodeada de un número razonable de sillas, ahora el concepto incluye toda la infraestructura y las tecnologías que permiten a los empleados reunirse y colaborar.

Y cada vez más, esa "sala" puede ser incluso completamente virtual, con trabajadores que colaboran a través de herramientas de videoconferencia en línea.

En los últimos años, la modernización de las salas de conferencias se ha convertido en una prioridad para los equipos de TI de todo el mundo. Reimaginar la experiencia de reunión para los empleados de hoy en día ha supuesto diseñar soluciones de reunión y colaboración adaptables para trabajadores que cada vez trabajan más a distancia en sus propios dispositivos, prefieren las comunicaciones interactivas basadas en vídeo y esperan que la tecnología simplemente funcione.

Influenciadas en gran medida por los cambios en la forma en que los equipos trabajan juntos, han surgido una serie de tendencias comunes con respecto a la modernización de los espacios de reunión y colaboración. La empresa analista independiente Gartner informó recientemente de que las organizaciones de todo el mundo tienen estrategias similares para actualizar los espacios de reunión, entre las que se incluyen las siguientes:

• Diseñar infraestructuras de reuniones más flexibles para satisfacer las distintas demandas de equipos y espacios.
• Reducir el uso de soluciones personalizadas de múltiples proveedores para salas de reuniones, que son caras y difíciles de gestionar.
• Encontrar soluciones y servicios fiables que puedan evolucionar para satisfacer las necesidades cambiantes de los usuarios a lo largo del tiempo.

Es más, las tecnologías que soportan las reuniones y la colaboración siguen ampliando sus capacidades, lo que permite a las organizaciones diseñar soluciones para reuniones que ofrezcan experiencias más ricas e integradas tanto a los empleados que trabajan en la sala como a los que lo hacen a distancia. Como resultado, los espacios de reunión modernos suelen tener:

• Programación inteligente de instalaciones
• Videoconferencias en la nube
• Conectividad inalámbrica para compartir fácilmente desde cualquier dispositivo
• Pantallas integradas que incluyen cámaras PTZ y de 360°, pizarras, cámaras de documentos y screencasting remoto
• Captura automática de reuniones

Por supuesto, aunque cada organización tendrá sus propios requisitos para actualizar los espacios y sistemas de reuniones, cada vez más líderes de TI han empezado a buscar soluciones similares para ayudar a modernizar las soluciones de reuniones y abordar los obstáculos de productividad que realmente se acumulan a escala. A continuación se exponen 3 tendencias principales que están surgiendo en los esfuerzos por modernizar tanto los espacios de reuniones como las soluciones de colaboración, y las experiencias que pueden crear cuando todos trabajan en sincronía.

3 grandes tendencias en la modernización de los recursos de las salas de reuniones

1. Salas de reuniones más inteligentes

Todo el mundo ha tenido que barajar alguna vez la posibilidad de reunirse en una sala de conferencias. Aunque muchas reuniones se planifican con antelación, a veces se alargan o no siempre duran lo previsto. Y otras reuniones se producen en el momento, cuando los participantes se instalan en cualquier espacio disponible. Es una realidad que hace que encontrar y programar espacios de reunión apropiados resulte un tanto caótico, incluso con herramientas corporativas de calendario y soluciones de programación de salas de reuniones.

La buena noticia es que lo que antes eran sistemas independientes ahora se están convirtiendo en sistemas de colaboración y conferencias más inteligentes e integrados. Los recursos para reuniones más inteligentes e integrados hacen que los espacios para reuniones sean tan flexibles y eficientes como su personal, mostrando automáticamente los recursos como disponibles si las reuniones no se celebran o finalizan antes de tiempo, y minimizando la necesidad del usuario final de interactuar con las tecnologías para reuniones, iniciando y grabando automáticamente las videoconferencias según lo programado.

Las salas de reuniones modernas permiten cada vez más a los participantes conectarse a las tecnologías de forma inalámbrica, en lugar de tener que andar con líos de cables y cambiar de entrada en las pantallas de la sala. Las herramientas más recientes también pueden incorporar los aspectos físicos de la sala al sistema de reuniones, como la iluminación, las persianas y la calefacción, ventilación y aire acondicionado. Y los análisis del lugar de trabajo pueden ayudar a su equipo a mejorar la planificación de los recursos, además de proporcionar nuevos análisis del rendimiento de las reuniones que pueden ayudar a su organización a obtener más de las reuniones a escala con el tiempo.

2. Huddle rooms y espacios de reunión ágiles

El número de salas privadas y espacios de oficina se está reduciendo, mientras que los planes de oficinas abiertas y conceptos como el hot-desking se están convirtiendo rápidamente en la nueva normalidad. Estas tendencias han llevado a los directivos a ser creativos a la hora de diseñar, equipar y asignar espacios para reuniones y colaboración.

Las salas de conferencias totalmente equipadas siguen teniendo una gran demanda, pero lo más frecuente es que los equipos no necesiten toda la infraestructura y las características de los espacios de reuniones de primera categoría. Las estrategias de reuniones modernas dan prioridad a las características que se utilizan con más frecuencia para equipar salas de reuniones y zonas de reunión menos convencionales.

Una de las soluciones más recientes son los kits de salas de reuniones llave en mano, como Zoom Rooms (imagen inferior), WebEx Room Kits o Skype Room Systems. Estos sistemas limitan la complejidad y tienden a funcionar de forma fiable y predecible, sin necesidad de mucha formación de los usuarios. También son fáciles de instalar y están disponibles para su despliegue relativamente rápido en nuevos espacios a medida que cambia la demanda.

3. Todo en la nube

El despliegue de un nuevo dispositivo no debería requerir una configuración local. En su lugar, los responsables de TI buscan servicios en la nube que permitan conectar un dispositivo, hacerlo funcionar y enviar las actualizaciones a través de la nube a varias salas y configuraciones a la vez. Es una gran ayuda para los equipos que ya disponen de poco tiempo y recursos para otras tareas críticas.

Además, los sistemas de reuniones basados en la nube ofrecen aún más oportunidades de interoperabilidad, lo que puede permitir personalizaciones que mejoren la experiencia del usuario para las necesidades específicas de su organización.

Las reuniones no acaban en la sala de conferencias

Al igual que las reuniones no siempre tienen lugar dentro de una sala de conferencias, hoy en día tampoco tienen por qué terminar en la sala de conferencias (o cuando finaliza la videoconferencia).

Las grabaciones de las reuniones pueden ahora extender la colaboración más allá de la reunión, permitiendo que las personas que no pudieron asistir en tiempo real las vean y participen más tarde, proporcionando un punto de referencia y contexto para el trabajo en curso e incluso para nuevos colaboradores, y mucho más. Con sólo pulsar el botón de grabación de las herramientas de videoconferencia que utilizan actualmente, los empleados pueden grabar fácilmente sus reuniones.

Y ya lo están haciendo. En una encuesta reciente entre los miembros del Project Management Institute (PMI), más del 30% afirmaron que, de hecho, han utilizado su software de videoconferencia para grabar reuniones.

Esto plantea un problema que quizá ni siquiera sabías que tenías.

¿Puede estar seguro de que las reuniones que sus empleados ya están grabando -llenas de información empresarial sensible- no están cayendo en las manos equivocadas, ya sea internamente o fuera de su empresa?

El problema es que, a diferencia de otros tipos de archivos, no se puede proteger un mp4 con contraseña. Incluso los sistemas de compartición de archivos como Dropbox y Google Drive pueden permitir que las personas adecuadas descarguen y compartan grabaciones de reuniones privadas con casi todo el mundo. Las grabaciones de reuniones internas podrían incluso acabar compartiéndose para que las viera todo el mundo en ese sitio al que todo el mundo acude para compartir vídeos: YouTube. En el momento de escribir estas líneas, una búsqueda rápida en YouTube de "reunión interna" arroja la friolera de 883.000 resultados. Incluso si asumimos que el 95% de ellos son bastante inofensivos, aún quedarían unos 44.000 vídeos que probablemente no estaban destinados a ser vistos por el público.

Uno esperaría que nada confidencial de su organización se haya compartido públicamente, pero la posibilidad muy real debería hacer reflexionar a todas las empresas.

La solución: Automatizar la captura de reuniones mediante un sistema de gestión de vídeo seguro

Una solución para gestionar las grabaciones de reuniones ayuda a las organizaciones a hacer frente a los nuevos riesgos de seguridad que surgen cuando los empleados tienen opciones imperfectas para almacenar y compartir vídeos internos. Un sistema de gestión de vídeo como Panopto funciona con su tecnología de videoconferencia para capturar automáticamente las grabaciones de las reuniones, subirlas a una videoteca segura en línea y transcribir todo lo que se dice en la reunión para que también se pueda buscar en el contenido de las grabaciones . Y lo que es igual de importante, también permite a los administradores gestionar los permisos de forma precisa para que las grabaciones de las reuniones sólo puedan verlas las personas adecuadas.

Es más, la automatización de la captura de reuniones a escala es una estrategia de modernización de reuniones que las empresas están implementando cada vez más para apoyar aún más la productividad y la colaboración.

Según una reciente encuesta de Wainhouse Research, El 69% de los encuestados está de acuerdo en que es útil disponer de grabaciones de reuniones anteriores en vídeo para acceder a ellas más tarde como fuente de referencia. Ya sea por la libertad de participar plenamente y no tomar notas o por la posibilidad de compartir una reunión con alguien que no pudo asistir, hay muchas razones por las que la gente quiere grabar sus reuniones. Descarga nuestro último libro blanco y descubre 10 razones para grabar tus reuniones.

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Pero no basta con pulsar grabar. Su personal necesita poder encontrar, buscar y compartir esas grabaciones con facilidad, por no hablar de transmitirlas e interactuar con ellas en cualquier dispositivo para sacar el máximo partido de estos importantes activos de conocimiento.

Una plataforma de vídeo segura que incluya soluciones de inteligencia de reuniones puede integrarse con sus tecnologías de reuniones existentes para ayudarle a proteger sus activos de contenido de vídeo internos y también a maximizar plenamente la productividad de las reuniones.

Panopto es la solución líder para gestionar, compartir y buscar grabaciones de reuniones. Póngase en contacto con nosotros hoy mismo para que Panopto forme parte de su entorno de reuniones inteligente.