Es dürfte niemanden überraschen, dass wir alle einen beträchtlichen Teil unserer Zeit in Meetings am Arbeitsplatz verbringen. Allein in den USA schätzt das Bureau of Labor Statistics, dass täglich zwischen 36 und 56 Millionen Arbeitstreffen stattfinden. Das bedeutet, dass die meisten Angestellten im Durchschnitt etwa 62 Meetings pro Monat besuchen .

Da wir einen Großteil unserer Zeit mit Treffen und der Zusammenarbeit mit Teammitgliedern verbringen, haben Führungskräfte natürlich begonnen, nach neuen Lösungen zu suchen, um das Meeting-Erlebnis zu verbessern und zu vereinfachen.

Gut geplante Verbesserungen an Meetingsystemen können sowohl hinsichtlich der Produktivität am Arbeitsplatz als auch der IT-Verwaltungskosten einen hohen Return on Investment (ROI) erzielen. Für Mitarbeitende und das gesamte Unternehmen können optimierte Meeting-Erlebnisse zu schnelleren und effizienteren Problemlösungen, mehr Innovation, erweiterter Kompetenzentwicklung und sogar höherer Arbeitszufriedenheit führen. Für die IT bedeutet dies eine geringere Variabilität der verwalteten Systeme und Infrastruktur, einen geringeren Bedarf an technischem Support für gängige Interaktionen mit Meeting-Technologien und Kosteneinsparungen bei zukünftigen Upgrades.

Lernen Sie den modernen Konferenzraum kennen

Unsere Vorstellung von Konferenzräumen und -flächen hat sich verändert. Während ein „Besprechungsraum“ früher einfach jeden Ort bezeichnete, an dem man einen großen Tisch mit einer angemessenen Anzahl von Stühlen finden konnte, umfasst der Begriff heute die gesamte Infrastruktur und Technologie , die es Mitarbeitern ermöglicht, sich zu treffen und zusammenzuarbeiten.

Und immer häufiger wird dieser „Raum“ sogar vollständig virtuell sein, wobei die Mitarbeiter über Videokonferenztools online zusammenarbeiten.

In den letzten Jahren hat sich die Modernisierung von Konferenzräumen weltweit zu einer Priorität für IT-Teams entwickelt. Die Neugestaltung des Meeting-Erlebnisses für die heutigen Mitarbeiter erfordert flexible Meeting- und Kollaborationslösungen für diejenigen, die zunehmend remote mit ihren eigenen Geräten arbeiten, interaktive Videokommunikation bevorzugen und erwarten, dass die Technologie einfach funktioniert.

Stark beeinflusst von den veränderten Arbeitsweisen in Teams haben sich einige gemeinsame Trends bei der Modernisierung von Besprechungs- und Kollaborationsräumen herausgebildet. Das unabhängige Analystenhaus Gartner berichtete kürzlich , dass Unternehmen weltweit ähnliche Strategien zur Modernisierung ihrer Besprechungsräume verfolgen, darunter die folgenden:

• Entwicklung einer flexibleren Meeting-Infrastruktur, um den unterschiedlichen Anforderungen an Ausstattung und Räumlichkeiten gerecht zu werden.
• Reduzierung des Einsatzes von individuell gefertigten, herstellerübergreifenden Besprechungsraumlösungen, die teuer und schwer zu verwalten sind.
• Zuverlässige Lösungen und Dienstleistungen finden, die sich im Laufe der Zeit weiterentwickeln können, um den sich ändernden Bedürfnissen der Nutzer gerecht zu werden.

Darüber hinaus erweitern die Technologien, die Meetings und Zusammenarbeit unterstützen, kontinuierlich ihren Funktionsumfang. Dies ermöglicht es Unternehmen, Meeting-Lösungen zu entwickeln, die sowohl Mitarbeitern im Meetingraum als auch im Homeoffice ein umfassenderes und integrierteres Erlebnis bieten. Moderne Meetingräume verfügen daher häufig über folgende Merkmale:

• Intelligente Anlagenplanung
• Cloudbasierte Videokonferenzen
• Drahtlose Verbindung für einfaches Teilen von jedem Gerät
• Integrierte Displays mit 360°- und PTZ-Kameras, Whiteboards, Dokumentenkameras und Fernübertragungsfunktion
• Automatisierte Besprechungserfassung

Natürlich hat jede Organisation ihre eigenen, individuellen Anforderungen an die Modernisierung von Besprechungsräumen und -systemen. Dennoch suchen immer mehr IT-Verantwortliche nach ähnlichen Lösungen, um ihre Besprechungslösungen zu modernisieren und Produktivitätshürden zu überwinden, die sich im großen Maßstab summieren. Im Folgenden werden drei wichtige Trends vorgestellt, die sich bei der Modernisierung von Besprechungsräumen und Kollaborationslösungen abzeichnen, sowie die Vorteile, die sich durch deren reibungsloses Zusammenspiel ergeben.

3 große Trends bei der Modernisierung von Besprechungsraumressourcen

1. Intelligentere Besprechungsräume

Jeder kennt das: Man muss schnell den Konferenzraum wechseln. Viele Meetings sind zwar im Voraus geplant, dauern aber manchmal länger als geplant oder sogar kürzer. Und dann gibt es noch die spontanen Treffen, bei denen die Teilnehmer einfach in den erstbesten Raum springen. Diese Realität macht die Suche und Buchung geeigneter Besprechungsräume selbst mit professionellen Kalender-Tools und Buchungslösungen oft chaotisch.

Die gute Nachricht: Aus ehemals eigenständigen Systemen werden intelligentere, integrierte Konferenz- und Kollaborationssysteme. Intelligente, integrierte Meeting-Ressourcen machen Besprechungsräume so flexibel und effizient wie Ihre Mitarbeiter – Ressourcen werden automatisch als verfügbar angezeigt, wenn Besprechungen nicht stattfinden oder vorzeitig beendet werden – und der Interaktionsaufwand für die Endnutzer mit der Meeting-Technologie wird minimiert, indem Videokonferenzen automatisch zum geplanten Zeitpunkt gestartet und aufgezeichnet werden.

Moderne Besprechungsräume ermöglichen es den Teilnehmern zunehmend, sich drahtlos mit Technologien zu verbinden, anstatt sich mit Kabelsalat und dem Umschalten von Eingängen an den Bildschirmen im Raum herumschlagen zu müssen. Neuere Tools können auch die physischen Gegebenheiten des Raumes in das Besprechungssystem integrieren, darunter Beleuchtung, Jalousien und Klimaanlage. Arbeitsplatzanalysen unterstützen Ihr Team zudem bei der optimierten Ressourcenplanung und liefern neue Leistungsdaten für Besprechungen, mit denen Ihr Unternehmen langfristig mehr aus Besprechungen in großem Umfang herausholen kann.

2. Kleine Besprechungsräume und flexible Meetingräume

Die Zahl der Einzelbüros und Büroräume nimmt ab, während offene Bürokonzepte und flexible Arbeitsplätze immer mehr zum Standard werden. Diese Trends haben Führungskräfte dazu veranlasst, bei der Gestaltung, Ausstattung und Aufteilung von Besprechungs- und Kollaborationsräumen kreative Lösungen zu finden.

Voll ausgestattete Konferenzräume sind nach wie vor sehr gefragt, doch benötigen Teams in der Regel nicht die gesamte Infrastruktur und Ausstattung von Premium-Meetingräumen. Moderne Meetingstrategien konzentrieren sich daher auf die am häufigsten genutzten Funktionen, beispielsweise für kleine Besprechungsräume und unkonventionelle Meetingbereiche.

Eine der neuesten Lösungen sind optimierte, schlüsselfertige Meetingraum-Sets wie Zoom Rooms (siehe Abbildung unten), WebEx Room Kits oder Skype Room Systems. Diese Systeme sind unkompliziert und arbeiten zuverlässig und vorhersehbar, ohne dass umfangreiche Schulungen erforderlich sind. Sie lassen sich zudem einfach installieren und sind für den schnellen Einsatz in neuen Räumlichkeiten bei Bedarf sofort verfügbar.

3. Alles in die Cloud bringen

Die Bereitstellung neuer Geräte sollte keine lokale Einrichtung erfordern. IT-Manager setzen stattdessen auf Cloud-Dienste, die es ermöglichen, Geräte einfach anzuschließen, sie sofort in Betrieb zu nehmen und Updates gleichzeitig über die Cloud an mehrere Räume und Systeme zu verteilen. Dies ist ein großer Vorteil für Teams, die ohnehin schon unter Zeit- und Ressourcenmangel leiden und für andere geschäftskritische Aufgaben benötigt werden.

Darüber hinaus bieten cloudbasierte Meeting-Systeme noch größere Möglichkeiten zur Interoperabilität, was Anpassungen ermöglicht, die das Benutzererlebnis für die spezifischen Bedürfnisse Ihrer Organisation verbessern.

Besprechungen enden nicht im Konferenzraum

So wie Besprechungen heutzutage nicht mehr immer in einem Konferenzraum stattfinden, müssen sie auch nicht mehr im Konferenzraum enden (oder wenn die Videokonferenz beendet ist).

Aufzeichnungen von Meetings ermöglichen die Zusammenarbeit über das Meeting hinaus und erlauben es auch Personen, die nicht live teilnehmen konnten, die Aufzeichnung später anzusehen und sich einzubringen. So entsteht ein Bezugspunkt und Kontext für die laufende Arbeit, auch für neue Mitwirkende. Mitarbeiter können ihre Meetings ganz einfach aufzeichnen, indem sie in ihren Videokonferenz-Tools die Aufnahmetaste drücken.

Und das tun sie bereits. In einer kürzlich durchgeführten Umfrage unter Mitgliedern des Project Management Institute (PMI) gaben über 30 % an, dass sie ihre Videokonferenzsoftware tatsächlich zur Aufzeichnung von Besprechungen genutzt haben.

Dies stellt ein Problem dar, dessen Existenz Ihnen vielleicht gar nicht bewusst war.

Können Sie sicher sein, dass die Besprechungen, die Ihre Mitarbeiter bereits aufzeichnen – und die voller sensibler Geschäftsinformationen sind –, nicht in die falschen Hände geraten, weder intern noch extern?

Das Problem ist, dass man MP4-Dateien im Gegensatz zu anderen Dateitypen nicht mit einem Passwort schützen kann. Selbst Dateiaustauschdienste wie Dropbox und Google Drive ermöglichen es, dass berechtigte Personen private Besprechungsaufzeichnungen herunterladen und mit nahezu jedem teilen. Aufzeichnungen interner Besprechungen könnten sogar auf YouTube , der Plattform, auf der jeder Videos teilt, öffentlich zugänglich gemacht werden. Zum Zeitpunkt dieses Artikels liefert eine kurze Suche nach „interne Besprechung“ auf YouTube beachtliche 883.000 Ergebnisse. Selbst wenn wir annehmen, dass 95 % davon harmlos sind, bleiben immer noch etwa 44.000 Videos übrig, die vermutlich nicht für die Öffentlichkeit bestimmt waren.

Man möchte hoffen, dass keine vertraulichen Informationen aus Ihrem Unternehmen an die Öffentlichkeit gelangt sind, aber die durchaus reale Möglichkeit sollte jedes Unternehmen zum Nachdenken anregen.

Die Lösung: Automatisierte Meeting-Aufzeichnung mithilfe eines sicheren Videomanagementsystems

Eine Lösung zur Verwaltung von Besprechungsaufzeichnungen hilft Unternehmen, neue Sicherheitsrisiken zu bewältigen, die entstehen, wenn Mitarbeitern nur unzureichende Möglichkeiten zur Speicherung und Weitergabe interner Videos zur Verfügung stehen. Ein Videomanagementsystem wie Panopto Es arbeitet mit Ihrer Videokonferenztechnologie zusammen, um Besprechungsaufzeichnungen automatisch aufzuzeichnen, in eine sichere Online-Videobibliothek hochzuladen und alles Gesagte zu transkribieren, sodass die Inhalte Ihrer Aufzeichnungen durchsuchbar sind. Ebenso wichtig ist die detaillierte Berechtigungsverwaltung für Administratoren, sodass Besprechungsaufzeichnungen nur von den berechtigten Personen eingesehen werden können.

Darüber hinaus ist die Automatisierung der Meeting-Erfassung im großen Stil eine Strategie zur Modernisierung von Meetings, die Unternehmen zunehmend einsetzen, um Produktivität und Zusammenarbeit weiter zu fördern.

Laut einer aktuellen Umfrage von Wainhouse Research 69 % der Befragten stimmten zu, dass es nützlich sei, Aufzeichnungen vergangener Videokonferenzen als spätere Referenzquelle zur Verfügung zu haben. Ob es nun darum geht, sich voll und ganz einbringen zu können und keine Notizen machen zu müssen, oder die Möglichkeit, ein Meeting mit jemandem zu teilen, der nicht teilnehmen konnte – es gibt viele Gründe, warum Menschen ihre Meetings aufzeichnen möchten. Laden Sie unser aktuelles Whitepaper herunter und erfahren Sie 10 Gründe, warum Sie Ihre Meetings aufzeichnen sollten.

DOWNLOAD: 10 Gründe, warum Ihr Unternehmen alle Meetings aufzeichnen sollte

 

Doch das Drücken der Aufnahmetaste allein genügt nicht. Ihre Mitarbeiter müssen diese Aufnahmen problemlos finden, durchsuchen und teilen können, ganz zu schweigen davon, sie auf jedem Gerät streamen und mit ihnen interagieren zu können, um den vollen Nutzen aus diesen wichtigen Wissensressourcen zu ziehen.

Eine sichere Videoplattform mit integrierten Meeting-Intelligence-Lösungen lässt sich in Ihre bestehenden Meeting-Technologien integrieren und trägt so zur Sicherung Ihrer internen Videoinhalte bei. Gleichzeitig hilft sie Ihnen, die Produktivität Ihrer Meetings optimal zu nutzen.

Panopto Panopto ist die führende Lösung für die Verwaltung, Freigabe und Suche von Meeting-Aufzeichnungen. Kontaktieren Sie uns noch heute , um Panopto in Ihre intelligente Meeting-Umgebung zu integrieren.