Es dürfte niemanden überraschen, dass wir alle zusammen sehr viel Zeit in Besprechungen am Arbeitsplatz verbringen. Allein in den USA schätzt das Bureau of Labor Statistics, dass täglich zwischen 36 und 56 Millionen Arbeitsbesprechungen abgehalten werden. Das bedeutet, dass die meisten Arbeitnehmer im Durchschnitt an etwa 62 Besprechungen pro Monat teilnehmen.

Da wir einen Großteil unserer Zeit mit Besprechungen und der Zusammenarbeit mit Kollegen verbringen, suchen Führungskräfte natürlich nach neuen Lösungen, um das Besprechungserlebnis zu verbessern und zu vereinfachen.

Wenn sie gut geplant sind, können sich Verbesserungen von Besprechungssystemen sowohl in Bezug auf die Produktivität am Arbeitsplatz als auch auf die Verwaltungskosten für die IT-Abteilung auszahlen. Für die Mitarbeiter und das Unternehmen als Ganzes können verbesserte Meeting-Erfahrungen zu einer schnelleren und effizienteren Problemlösung, mehr Innovation, einer erweiterten Kompetenzentwicklung und sogar zu einer höheren Arbeitszufriedenheit führen. Für die IT-Abteilung kann dies die Variabilität der verwalteten Systeme und der Infrastruktur verringern, den Bedarf an technischem Support für die üblichen Interaktionen mit Meeting-Technologien minimieren und außerdem Kosten für zukünftige Upgrades einsparen helfen.

Treffen Sie den modernen Konferenzraum

Die Art und Weise, wie wir über Konferenzräume und -räume denken, hat sich geändert. Während früher ein "Besprechungsraum" einfach ein Ort war, an dem man einen großen Tisch mit einer angemessenen Anzahl von Stühlen vorfand, umfasst das Konzept heute die gesamte Infrastruktur und die Technologien, die es den Mitarbeitern ermöglichen, sich zu treffen und zusammenzuarbeiten.

Und mehr und mehr kann dieser "Raum" sogar vollständig virtuell sein, indem die Mitarbeiter über Videokonferenz-Tools online zusammenarbeiten.

In den letzten Jahren ist die Modernisierung von Konferenzräumen für IT-Teams überall zur obersten Priorität geworden. Für die Mitarbeiter von heute bedeutet dies, dass sie anpassungsfähige Besprechungs- und Kollaborationslösungen für Mitarbeiter entwerfen müssen, die zunehmend von unterwegs mit ihren eigenen Geräten arbeiten, interaktive videobasierte Kommunikation bevorzugen und erwarten, dass die Technologie einfach funktioniert.

Unter dem starken Einfluss der sich verändernden Art und Weise, wie Teams zusammenarbeiten, hat sich eine Reihe gemeinsamer Trends bei der Modernisierung von Besprechungs- und Kooperationsräumen herausgebildet. Das unabhängige Analystenunternehmen Gartner berichtete kürzlich, dass Unternehmen überall ähnliche Strategien für die Modernisierung von Besprechungsräumen verfolgen:

• Gestaltung einer flexibleren Sitzungsinfrastruktur, um den unterschiedlichen Anforderungen an Ausstattung und Räumlichkeiten gerecht zu werden
• Verringerung des Einsatzes von maßgeschneiderten Lösungen für Besprechungsräume verschiedener Anbieter, die teuer und schwer zu verwalten sind
• Suche nach zuverlässigen Lösungen und Diensten, die sich im Laufe der Zeit an die sich ändernden Bedürfnisse der Nutzer anpassen lassen

Darüber hinaus erweitern die Technologien zur Unterstützung von Meetings und Zusammenarbeit ständig ihre Möglichkeiten, die es Unternehmen ermöglichen, Meeting-Lösungen zu entwickeln, die sowohl für Mitarbeiter in den Räumen als auch für Mitarbeiter an anderen Standorten ein umfassenderes, integriertes Erlebnis bieten. Infolgedessen haben moderne Meetingräume oft:

• Intelligente Anlagenplanung
• Cloud-basierte Videokonferenzen
• Kabellose Konnektivität für einfache Freigabe von jedem Gerät aus
• Integrierte Displays mit 360°- und PTZ-Kameras, Whiteboards, Dokumentenkameras und Remote Screencasting
• Automatische Meeting-Erfassung

Natürlich hat jedes Unternehmen seine eigenen Anforderungen an die Aktualisierung von Besprechungsräumen und -systemen, aber immer mehr IT-Führungskräfte suchen nach ähnlichen Lösungen, um die Besprechungslösungen zu modernisieren und Produktivitätshürden zu überwinden, die sich im großen Maßstab wirklich summieren. Im Folgenden werden 3 wichtige Trends vorgestellt, die sich bei der Modernisierung von Besprechungsräumen und Lösungen für die Zusammenarbeit abzeichnen, sowie die Erfahrungen, die sie schaffen können, wenn sie zusammenarbeiten.

3 große Trends bei der Modernisierung von Meetingraum-Ressourcen

1. Intelligentere Sitzungsräume

Jeder hat schon einmal die Erfahrung gemacht, dass der Konferenzraum neu besetzt werden muss. Viele Besprechungen werden zwar im Voraus geplant, aber manchmal überziehen sie sich oder dauern nicht immer so lange wie geplant. Und wieder andere Besprechungen finden spontan statt, wenn die Teilnehmer in einen beliebigen Raum gehen, der gerade verfügbar ist. Diese Realität macht die Suche nach geeigneten Besprechungsräumen und deren Planung etwas chaotisch, selbst mit den Kalendertools der Unternehmen und den Lösungen zur Planung von Besprechungsräumen.

Die gute Nachricht ist, dass die ehemals eigenständigen Systeme jetzt zu intelligenteren, integrierten Konferenz- und Zusammenarbeitssystemen werden. Intelligente, integrierte Meeting-Ressourcen machen Meeting-Räume so flexibel und effizient wie Ihre Mitarbeiter - sie zeigen automatisch an, dass Ressourcen verfügbar sind, wenn Meetings nicht stattfinden oder vorzeitig beendet werden - und minimieren die Notwendigkeit für den Endnutzer, mit Meeting-Technologien zu interagieren, indem sie Videokonferenzen automatisch wie geplant starten und aufzeichnen.

Moderne Meeting-Räume ermöglichen es den Teilnehmern zunehmend, sich drahtlos mit Technologien zu verbinden, anstatt sich mit Kabelsalat und dem Umschalten von Eingängen auf den Displays im Raum herumzuschlagen. Neuere Tools können auch die physischen Aspekte des Raums in Ihr Meeting-System einbeziehen, einschließlich Beleuchtung, Jalousien und HLK. Und die Arbeitsplatzanalyse kann Ihrem Team helfen, die Ressourcenplanung zu verbessern und neue Analysen zur Meeting-Performance bereitzustellen, die Ihrem Unternehmen dabei helfen, im Laufe der Zeit mehr aus den Meetings herauszuholen.

2. Huddle Rooms und agile Besprechungsräume

Die Zahl der Privaträume und Büroflächen nimmt ab, während offene Büropläne und Konzepte wie Hot-Desking schnell zur neuen Normalität werden. Diese Trends haben die Führungskräfte dazu veranlasst, kreativ zu werden, wenn es um die Gestaltung, Ausstattung und Zuweisung von Raum für Besprechungen und Zusammenarbeit geht.

Voll ausgestattete Konferenzräume sind nach wie vor sehr gefragt, aber in den meisten Fällen benötigen die Teams nicht die gesamte Infrastruktur und die Funktionen von Premium-Meetingräumen. Moderne Meeting-Strategien legen den Schwerpunkt auf die am häufigsten genutzten Funktionen, um z. B. Huddle-Räume und weniger konventionelle Meeting-Bereiche auszustatten.

Eine der neuesten Lösungen sind schlanke, schlüsselfertige Kits für Besprechungsräume wie Zoom Rooms (siehe Abbildung unten), WebEx Room Kits oder Skype Room Systems. Diese Systeme begrenzen die Komplexität und funktionieren in der Regel zuverlässig und vorhersehbar, ohne dass eine umfangreiche Benutzerschulung erforderlich ist. Sie lassen sich außerdem leicht installieren und sind schnell verfügbar, so dass sie bei veränderter Nachfrage relativ schnell in neuen Räumen eingesetzt werden können.

3. Alles in der Wolke

Für die Bereitstellung eines neuen Geräts sollte keine lokale Einrichtung erforderlich sein. Stattdessen suchen IT-Manager nach Cloud-Diensten, die es ermöglichen, ein Gerät einfach anzuschließen, es zum Laufen zu bringen und alle Updates über die Cloud an mehrere Räume und Einrichtungen gleichzeitig zu übertragen. Das ist ein Segen für Teams, die ohnehin schon wenig Zeit und Ressourcen für andere geschäftskritische Aufgaben haben.

Darüber hinaus bieten Cloud-basierte Konferenzsysteme sogar noch mehr Möglichkeiten zur Interoperabilität, was Anpassungen ermöglicht, die das Benutzererlebnis für die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens verbessern.

Meetings enden nicht im Konferenzraum

So wie Meetings heute nicht mehr immer in einem Konferenzraum stattfinden, müssen sie auch nicht mehr im Konferenzraum enden (oder wenn die Videokonferenz endet).

Aufzeichnungen von Besprechungen können nun die Zusammenarbeit über die Besprechung hinaus verlängern, so dass Personen, die nicht in Echtzeit teilnehmen konnten, später zusehen und sich einbringen können, und sie bieten einen Bezugspunkt und Kontext für die laufende Arbeit und sogar für neue Mitarbeiter und vieles mehr. Durch einfaches Drücken der Aufnahmetaste bei den derzeit verwendeten Videokonferenz-Tools können Mitarbeiter ihre Besprechungen problemlos aufzeichnen.

Und sie tun es bereits. In einer kürzlich durchgeführten Umfrage unter den Mitgliedern des Project Management Institute (PMI) gaben mehr als 30 % an, dass sie ihre Videokonferenzsoftware tatsächlich zur Aufzeichnung von Besprechungen verwendet haben.

Dies stellt ein Problem dar, von dem Sie vielleicht nicht einmal wissen, dass Sie es haben.

Können Sie sicher sein, dass die von Ihren Mitarbeitern bereits aufgezeichneten Besprechungen - voller sensibler Geschäftsinformationen - nicht in die falschen Hände geraten, weder intern noch außerhalb Ihres Unternehmens?

Das Problem ist, dass man mp4-Dateien im Gegensatz zu anderen Dateien nicht mit einem Passwort schützen kann. Sogar Dateifreigabesysteme wie Dropbox und Google Drive können es den richtigen Personen ermöglichen, private Besprechungsaufzeichnungen herunterzuladen und mit so gut wie jedem zu teilen. Die Aufzeichnungen interner Besprechungen könnten sogar für die ganze Welt auf der Website YouTube zugänglich gemacht werden, auf der jeder Videos austauscht. Zum Zeitpunkt der Erstellung dieses Artikels liefert eine kurze Suche auf YouTube nach "internes Meeting" bemerkenswerte 883.00 Ergebnisse. Selbst wenn wir davon ausgehen, dass 95 % davon ziemlich harmlos sind, bleiben immer noch rund 44 000 Videos übrig, die wahrscheinlich nicht für die Öffentlichkeit bestimmt waren.

Man kann nur hoffen, dass nichts Vertrauliches aus Ihrem Unternehmen an die Öffentlichkeit gelangt ist, aber die sehr reale Möglichkeit sollte jedes Unternehmen innehalten lassen.

Die Lösung: Automatisierte Meeting-Aufzeichnung mit einem sicheren Video-Management-System

Eine Lösung für die Verwaltung von Meeting-Aufzeichnungen hilft Unternehmen, neue Sicherheitsrisiken zu bewältigen, die entstehen, wenn Mitarbeiter unvollkommene Optionen für die Speicherung und Freigabe interner Videos haben. Ein Videoverwaltungssystem wie Panopto arbeitet mit Ihrer Videokonferenztechnologie zusammen, um automatisch Meeting-Aufzeichnungen zu erfassen, sie in eine sichere Online-Videobibliothek hochzuladen und alles, was während des Meetings gesagt wurde, zu transkribieren, damit die Inhalte Ihrer Aufzeichnungen auch durchsuchbar sind. Genauso wichtig ist, dass das System eine fein abgestufte Rechteverwaltung für Administratoren ermöglicht, damit die Aufzeichnungen nur von den richtigen Personen eingesehen werden können.

Darüber hinaus ist die Automatisierung der Meeting-Erfassung in großem Umfang eine Strategie zur Modernisierung von Meetings, die Unternehmen zunehmend umsetzen, um die Produktivität und Zusammenarbeit zu fördern.

Dies geht aus einer aktuellen Umfrage von Wainhouse Research hervor, 69 % der Befragten stimmten zu, dass es nützlich ist, Aufzeichnungen vergangener Videobesprechungen für den späteren Zugriff als Referenzquelle zur Verfügung zu haben. Ob es um die Freiheit geht, sich voll einzubringen und keine Notizen zu machen, oder um die Möglichkeit, ein Meeting mit jemandem zu teilen, der nicht teilnehmen konnte - es gibt viele Gründe, warum Menschen ihre Meetings aufzeichnen möchten. Laden Sie unser neuestes Whitepaper herunter und erfahren Sie mehr über 10 Gründe, warum Sie Ihre Meetings aufzeichnen sollten.

DOWNLOAD: 10 Gründe, warum Ihr Unternehmen alle Ihre Meetings aufzeichnen sollte

 

Aber es reicht nicht aus, die Aufnahme zu drücken. Ihre Mitarbeiter müssen in der Lage sein, diese Aufnahmen problemlos zu finden, zu durchsuchen und weiterzugeben, ganz zu schweigen vom Streaming und der Interaktion mit ihnen auf jedem Gerät, um den vollen Nutzen aus diesen wichtigen Wissensbeständen zu ziehen.

Eine sichere Videoplattform mit Meeting Intelligence-Lösungen kann in Ihre bestehenden Meeting-Technologien integriert werden, um Ihre internen Videoinhalte zu sichern und die Produktivität Ihrer Meetings zu maximieren.

Panopto ist die führende Lösung für die Verwaltung, gemeinsame Nutzung und Suche von Meeting-Aufzeichnungen. Kontaktieren Sie uns noch heute, um Panopto in Ihre intelligente Meeting-Umgebung einzubinden.