In der Energie- und Industriebranche ist die Schulung ein Mechanismus zur Risikokontrolle und nicht nur eine Personalinitiative.
Ein Außendiensttechniker hält sich an ein veraltetes Lockout/Tagout-Verfahren, weil ihm niemand mitgeteilt hat, dass es geändert wurde. Ein Auftragnehmer beginnt mit Arbeiten an einer Gasleitung und stützt sich dabei auf eine gedruckte Arbeitsanweisung, die drei Monate alt ist. Ein Team eines Versorgungsunternehmens rückt zu einem Stromausfall aus und verlässt sich dabei auf sein Gedächtnis, da die genehmigte Vorgehensweise in einem Ordner im Depot vergraben ist.
Keiner dieser Mitarbeiter war ungeschult. Sie waren entweder in den falschen Bereichen geschult oder zwar richtig geschult, aber es gab keine Möglichkeit, dies zu überprüfen, nachzuweisen oder bei Änderungen der Abläufe schnell genug anzupassen.
Das ist die eigentliche Lücke. Und in Umgebungen, in denen ein einziger Verfahrensfehler zu einem Sicherheitsvorfall, einer Bußgeldstrafe, einem längeren Betriebsausfall oder sogar zu allem zusammen führen kann, ist diese Lücke inakzeptabel.
Dieser Beitrag richtet sich an Führungskräfte aus den Bereichen Betrieb, Arbeitssicherheit, Umwelt und Compliance bei Versorgungsunternehmen, Öl- und Gasunternehmen, Anbietern erneuerbarer Energien sowie Industriedienstleistern, die für die Schulung der Mitarbeiter an vorderster Front, die einheitliche Einhaltung von Verfahren und die Auditbereitschaft in verteilten Teams verantwortlich sind.
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Das Problem ist nicht, dass die Mitarbeiter nicht geschult sind. Das Problem ist, dass man nicht nachweisen kann, ob sie geschult wurden und für welche Version.
Die meisten Energieunternehmen verfügen über ein LMS, führen Toolbox-Gespräche durch, haben schriftliche Standardarbeitsanweisungen (SOPs) erstellt und halten persönliche Sicherheitsunterweisungen ab.
Doch sobald ein Prüfer hereinkommt oder sich ein Vorfall ereignet, werden die Fragen schnell kniffliger:
- Wer wurde in der aktuellen Version dieses Verfahrens geschult?
- Wann haben sie es fertiggestellt?
- Können Sie nachweisen, dass die veraltete Version bereits vor dem Vorfall außer Betrieb genommen wurde?
- Haben die Mitarbeiter das wirklich verstanden oder haben sie sich das nur bis zum Ende angehört?
Diese Nachweise manuell wiederherzustellen, ist zeitaufwendig und riskant. Und währenddessen wird irgendwo in Ihrem Netzwerk immer noch auf eine alte PDF-Datei zugegriffen – von jemandem, der keine Ahnung hat, dass sie bereits ersetzt wurde.
Das Problem liegt nicht in der Schulung. Es geht um strukturierte, nachprüfbare und versionskontrollierte Videoschulungen, die so bereitgestellt werden, dass sie die Mitarbeiter an vorderster Front tatsächlich dort erreichen, wo sie arbeiten.
Warum dokumentenbasierte Schulungen, die ausschließlich im Klassenzimmer stattfinden, bei großem Umfang scheitern
Schriftliche Standardarbeitsanweisungen (SOPs) und persönliche Einweisungen haben durchaus ihre Berechtigung. In dezentralen Energieversorgungs- und Industrieumgebungen führen sie jedoch zu strukturellen Problemen, die sich mit der Zeit verschärfen.
Uneinheitlichkeit zwischen Standorten und Schichten. Dasselbe Sicherheitsverfahren wird unterschiedlich erklärt, je nachdem, wer die Einweisung durchführt, an welchem Standort sich der Mitarbeiter befindet und welche Version des Dokuments zufällig zuletzt ausgedruckt wurde.
Kein Nachweis des Verständnisses. Eine Unterschrift auf einer Anwesenheitsliste belegt die Anwesenheit, nicht das Verständnis. Bei einer Nachbetrachtung nach einem Vorfall oder einer behördlichen Inspektion macht dieser Unterschied einen enormen Unterschied.
Langsame Umsetzung von Änderungen. Wenn ein Verfahren aktualisiert wird, kann es Tage oder Wochen dauern, bis diese Änderung konsistent an jeden Standort, jede Schicht und jeden Auftragnehmer kommuniziert wird. Während dieser Zeit arbeiten die Mitarbeiter unwissentlich nach veralteten Anweisungen.
Wissen, das aus dem Haus geht. Erfahrene Anlagenführer, Techniker und Sicherheitsexperten verfügen über jahrzehntelanges institutionelles Wissen. Wenn sie in den Ruhestand gehen oder das Unternehmen verlassen, geht dieses Wissen mit ihnen, es sei denn, es wird zuvor festgehalten.
Kein Zugriff am Arbeitsplatz. Viele Energiearbeiter an vorderster Front haben keinen regelmäßigen Zugang zu Laptops. Wenn vor Ort ein Problem auftritt, verlassen sie sich auf ihr Gedächtnis, Aktenordner oder einen Anruf bei einem Vorgesetzten. Das verlangsamt die Problemlösung und erhöht das Fehlerrisiko.
Was regulierte Videotrainings ermöglichen
Videos spiegeln wider, wie Menschen komplexe körperliche Tätigkeiten tatsächlich erlernen. Zu sehen, wie ein Vorgang korrekt, in der richtigen Reihenfolge und unter Einhaltung der richtigen Sicherheitsmaßnahmen ausgeführt wird, ist effektiver, als darüber zu lesen. Und wenn diese Videoinhalte verwaltet, durchsuchbar, versionskontrolliert und direkt am Arbeitsplatz zugänglich sind, werden sie zu einer operativen Kontrollinstanz.
So sieht das in der Praxis für Energie- und Industrieunternehmen aus:
Eine einzige, genehmigte Vorgehensweise, die stets auf dem neuesten Stand ist. Wenn sich ein Verfahren ändert, ersetzt ein einziges Update alle früheren Videoversionen auf allen Websites und Geräten. Die Mitarbeiter haben nur Zugriff auf die aktuellste, genehmigte Videoanleitung. Ältere Versionen werden automatisch deaktiviert und sind nicht mehr abrufbar.
Ein Schulungsnachweis, der jeder Überprüfung standhält. Jeder Zugriff auf ein Video wird protokolliert, einschließlich der Angaben, wer welche Version wann angesehen hat und ob die dazugehörige Wissensüberprüfung bestanden wurde. Wenn ein Prüfer Nachweise anfordert, liegen diese innerhalb von Sekunden vor und müssen nicht erst tagelang zusammengestellt werden.
Das Wissen von KMU wird einmal erfasst und überall genutzt. Anstatt dass ein erfahrener Techniker jedem neuen Mitarbeiter oder Auftragnehmer dieselbe Erklärung wiederholt, wird diese einmal aufgezeichnet. Dieses Wissen wird Teil der Standard-Schulungs- und Fehlerbehebungsbibliothek und steht auf Abruf an jedem Standort und in jeder Schicht zur Verfügung.
Mobiler Zugriff direkt am Arbeitsplatz. Die Mitarbeiter suchen nach Maschine, Aufgabe oder Stichwort und springen direkt zum relevanten Moment in einem Video – egal ob auf dem Smartphone, einem gemeinsam genutzten Tablet, einem Kiosk oder einem Arbeitsplatz im Pausenraum. Kein Laptop erforderlich. Kein Vorgesetzter nötig. Keine Ausfallzeiten, während sie auf eine Antwort warten.
Schnelle Einführung von Sicherheits- und Verfahrensänderungen. Aktualisierte Videoanleitungen können innerhalb von Stunden statt Wochen veröffentlicht und unternehmensweit verbreitet werden. Die KI-gestützte Videoerstellung beschleunigt Aktualisierungen zusätzlich, wenn sich Prozesse häufig ändern.
Die Auswirkungen auf den Betrieb: Was ändert sich, wenn die Schulung so abläuft?
Unternehmen, die in der Energie- und Industriebranche auf geregelte Videotrainings umgestellt haben, bezeichnen dies nicht als Verbesserung des Schulungsangebots. Sie bezeichnen es als betriebliche Veränderung.
Ausfallzeiten sinken. Wenn Bediener vor Ort genau die Anleitung finden, die sie gerade benötigen, verkürzt sich die Zeit bis zur Fehlerbehebung. Weniger Anrufe bei Vorgesetzten. Weniger Versuche nach dem Prinzip „Versuch und Irrtum“. Weniger vermeidbare Stillstände. In Umgebungen, in denen eine Stunde ungeplanter Ausfallzeit Zehntausende von Dollar kosten kann, ist das entscheidend.
Der Prüfungsaufwand sinkt. Die Möglichkeit, auf Abruf zeitgestempelte, versionsspezifische Aufzeichnungen von Schulungsvideos zu erstellen, verändert die Situation bei Prüfungen grundlegend. Anstatt sich mühsam um die Rekonstruktion von Belegen bemühen zu müssen, sind die Teams bestens vorbereitet.
Die Zahl der Sicherheitsvorfälle geht zurück. Wenn alle Mitarbeiter – unabhängig vom Standort, der Schicht oder ihrem Status als Auftragnehmer – in denselben aktuellen Verfahren geschult werden, werden Abweichungen bei der Vorgehensweise, die zu Vorfällen beitragen, systematisch reduziert.
Die Einarbeitung wird beschleunigt. Neue Mitarbeiter und Auftragnehmer erreichen schneller die erforderliche Kompetenz, wenn sie Zugang zu anschaulichen Videoanleitungen auf Abruf haben, die genau zeigen, wie die Arbeit vor Ort ausgeführt wird. Der Betreuungsaufwand sinkt. Die Zeit bis zum Erreichen der erforderlichen Kompetenz verkürzt sich. Die betriebliche Flexibilität steigt.
KMU gewinnen Zeit zurück. Wenn Fachwissen in Videos festgehalten und weitergereicht wird, müssen Führungskräfte nicht mehr jede Frage beantworten. Sie können sich auf die Aufgaben konzentrieren, die nur sie erledigen können.
Sind Sie bereit, Ausfallzeiten zu reduzieren, Ihre Audit-Bereitschaft zu verbessern und die Sicherheitsschulungen an allen Standorten zu vereinheitlichen? Erfahren Sie, wie andere Unternehmen aus der Energie- und Industriebranche dies bereits umsetzen: Sprechen Sie mit einem Experten.
Das ist kein weiteres Tool, das die IT verwalten muss. Es ist eine Ebene, die mit dem zusammenarbeitet, was Sie bereits haben.
Eines der häufigsten Probleme von Energie- und Industrieunternehmen ist die zunehmende Systemvielfalt. Jede neue Plattform bedeutet einen weiteren Genehmigungszyklus, ein weiteres Integrationsprojekt und eine weitere Aufgabe für die IT-Abteilung.
Panopto so konzipiert, dass es sich in die bestehende Technologieumgebung einfügt, ohne diese zu verdrängen.
Es arbeitet mit Ihrem LMS zusammen, das weiterhin Kursaufgaben und den Fortschritt der Teilnehmer verwaltet. Es lässt sich in Identitätsmanagementsysteme integrieren, sodass der Zugriff auf Videoinhalte je nach Rolle, Standort und Zertifizierungsstufe geregelt wird. Es lässt sich mit den Kollaborationstools verbinden, die Ihre Teams bereits nutzen.
Was damit ersetzt wird, ist kein System. Es ersetzt die unkontrollierte, ungeregelte und nicht nachprüfbare Art und Weise, wie Betriebsvideos derzeit gespeichert sind – verstreut über gemeinsam genutzte Laufwerke, E-Mail-Verläufe, private Geräte und Tools ohne Nachverfolgbarkeit.
IT-Teams befürworten Panopto es die Systemvielfalt und Risiken verringert. Der Betrieb befürwortet es, weil es Ausfallzeiten reduziert. Der Bereich Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz befürwortet es, weil es die Sicherheit und die Einhaltung von Vorschriften verbessert.
Sind Sie bereit zu sehen, wie das in Ihrem Betrieb aussehen würde?
Ganz gleich, ob Sie die Infrastruktur von Versorgungsunternehmen, den Betrieb von Öl- und Gasfeldern, Anlagen für erneuerbare Energien oder Teams im Industriebereich leiten – die Herausforderung ist dieselbe: dem richtigen Mitarbeiter zum richtigen Zeitpunkt die richtige Videoanleitung zur Verfügung zu stellen und dies nachzuweisen.
Panopto Unternehmen aus der Energie- und Industriebranche dabei, die Schulung sicherheitskritischer Arbeitsabläufe zu standardisieren, die Umsetzung von Verfahrensänderungen zu beschleunigen und die von Aufsichtsbehörden und der Unternehmensleitung erwarteten, auditfähigen Nachweise zu erstellen.
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