Die meisten Personalentwicklungsabteilungen investieren beträchtlich in ihre Mitarbeiter. Laut einer neuen Studie des Magazins „Training“ und Panopto ergab eine Umfrage unter mehr als 400 Personalentwicklungsexperten, dass Unternehmen pro Mitarbeiter und Jahr rund 874 US-Dollar für Schulungen ausgeben und jedem Mitarbeiter jährlich etwa 40 Stunden Schulungsinhalte vermitteln.
Wenn die Mitarbeiter aber nicht finden, was sie brauchen, gibt es keinen ROI.
Dieses Problem hat einen Namen: die Auffindbarkeitslücke. Und deren Schließung ist möglicherweise der wirkungsvollste Schritt, der L&D-Verantwortlichen heute zur Verfügung steht.
Als Panopto COO Amy Clark brachte es in einem kürzlich abgehaltenen Webinar auf den Punkt: „Wir geben Geld für Weiterbildung und Schulung aus, aber die Leute nutzen es nicht wirklich.“
Die fünf Aspekte der Auffindbarkeitslücke
Die Studie identifiziert fünf strukturelle Brüche, die sich gegenseitig verstärken und so zu immer größeren Reibungsverlusten innerhalb der Organisation führen.
Investition
Unternehmen investieren, doch diese Investitionen garantieren keinen Zugriff. Gelder, die für die Erstellung von Inhalten, Lernmanagementsysteme und Schulungsstunden bereitgestellt werden, führen nicht automatisch zu Wissen, auf das Mitarbeiter jederzeit zugreifen können.
Annahme
Video ist mittlerweile Standard und wird von 80 bis 90 % der befragten Organisationen genutzt. Doch die weitverbreitete Nutzung hat das Zugangsproblem nicht gelöst.
Lagerung
Unsere Untersuchungen zeigen, dass 74 % der Schulungsinhalte im LMS gespeichert sind. Sie sind aber auch in Teams-Aufzeichnungen vorhanden. Zoom Anrufe, SharePoint-Ordner und Abteilungs-Intranets, oft ohne dass jemand explizit davon weiß.
Verhalten
Wenn Mitarbeiter Informationen benötigen, nutzen nur 14 % zuerst das Lernmanagementsystem (LMS). Sie greifen stattdessen auf das Firmenintranet, einen Fachexperten, Google oder ChatGPT zurück. Wenn Nutzer Ihr System ständig umgehen, verliert Ihre Investition bereits an Wert.
Suchbarkeit
Selbst wenn Mitarbeiter versuchen, das System zu nutzen, stoßen sie oft auf Schwierigkeiten. 68 % der Unternehmen berichten, dass der Großteil ihrer aufgezeichneten Videotrainings nicht durchsuchbar ist. Nur 20 % der Personalentwicklungsverantwortlichen sind mit ihren aktuellen Videosuchfunktionen zufrieden. Mehr als die Hälfte gibt an, dass ihre Inhalte praktisch nicht durchsuchbar sind. Inhalte, die im Bedarfsfall nicht abrufbar sind, sind praktisch nicht vorhanden.
Die Kosten der Auffindbarkeitslücke
Die versteckten Kosten bestehen hier in der entgangenen Produktivität, und in großem Maßstab sind die Zahlen beträchtlich.
Ausgehend von einem konservativen Modell aus der Studie: Wenn Mitarbeiter etwa eine Stunde pro Woche mit der Informationssuche verbringen und eine verbesserte Auffindbarkeit nur 40 % dieser Zeit einspart, entspricht das einer Zeitersparnis von 19,2 Stunden pro Mitarbeiter und Jahr. Bei einem Stundensatz von 60 US-Dollar ergibt das jährlich etwa 1.152 US-Dollar pro Mitarbeiter. Für ein Unternehmen mit 500 Mitarbeitern sind das 576.000 US-Dollar.
Für je 1.000 Beschäftigte beträgt das rückgewinnbare Potenzial rund 1,15 Millionen Dollar.
Und dabei wird nur der Zeitaufwand berücksichtigt. Die weitergehenden Kosten sind schwieriger zu beziffern, aber genauso real: Compliance-Risiken, wenn veraltete Verfahren unkontrolliert zirkulieren, Qualitätsinkonsistenzen, wenn Teams nach widersprüchlichen Anweisungen handeln, demotivierte Mitarbeiter, die aufhören, nach Antworten zu suchen und anfangen zu raten, Fachexperten, die von ihrer eigentlichen Arbeit abgezogen werden, um als menschliche Suchmaschinen zu fungieren, und institutionelles Wissen, das unwiederbringlich verloren geht, wenn langjährige Mitarbeiter das Unternehmen verlassen.
Die Studie bringt es auf den Punkt: Die Neuerstellung von Schulungsmaterialien, die nicht zuverlässig gefunden werden können, verspielt die beträchtlichen Investitionen, die Unternehmen überhaupt erst getätigt haben.
Sichern Sie sich Ihr Exemplar der Studie mit detaillierten Aufschlüsselungen nach Branche und Unternehmensgröße.
Drei Wege, um die Auffindbarkeitslücke zu schließen
Die Forschungsergebnisse deuten auf drei bewusste Veränderungen hin.
Inhalte durchsuchbar machen
Nicht nur anhand des Titels oder Kursnamens, sondern direkt im Video, bis hin zu dem exakten Zeitpunkt, den ein Mitarbeiter benötigt. Dies ist eine grundlegend andere Funktionalität als die, die die meisten Unternehmen heute bieten, wo die Suche auf Ordnerebene endet.
Zentralisierung in einem einzigen Datensystem
Eine Suche ohne Zentralisierung ist nicht skalierbar. Wenn Inhalte an sechs verschiedenen Orten gespeichert sind, müssen Mitarbeiter an sechs verschiedenen Orten suchen, was die meisten nicht tun werden. Eine zentrale, vertrauenswürdige Bibliothek ist die Voraussetzung für die beiden anderen Suchwege.
Im Moment des Bedarfs liefern
Mitarbeiter sollten ihren Arbeitsablauf nicht unterbrechen müssen, um eine Antwort zu finden. Ob dies nun durch Einbetten von Inhalten in Teams, Auffinden über die SharePoint-Suche oder direktes Verlinken aus einem Prozessdokument geschieht – das Ziel ist ein reibungsloser Zugriff direkt am Ausführungsort.
Wie Panopto kann helfen
Durchsuchen Sie jedes Video
Panopto Die Plattform basiert auf einer zentralen Erkenntnis, die den meisten Videoplattformen fehlt: Der größte Nutzen eines Videos liegt nicht in der Speicherung, sondern in der Durchsuchbarkeit seiner Inhalte. Jedes gesprochene Wort, jede angezeigte Folie und jedes referenzierte Dokument werden automatisch indexiert. Mitarbeiter müssen sich nicht mehr 45 Minuten eines Onboarding-Videos ansehen, um die benötigten zwei Minuten zu finden. Sie suchen, springen direkt zum gewünschten Abschnitt und können sofort fortfahren. Erfahren Sie mehr über intelligente Suche .
Funktionalitäten, in denen Ihre Teams bereits arbeiten
Diese Suchfunktion erstreckt sich auf alle Tools, die Ihre Teams bereits verwenden. Panopto integriert sich mit Microsoft Teams SharePoint und führende LMS-Plattformen ermöglichen es Mitarbeitern, Schulungsinhalte zu finden, ohne die Systeme verlassen zu müssen, die sie bereits nutzen. Wenn jemand in SharePoint sucht, Panopto Die Ergebnisse werden zusammen mit allen anderen angezeigt. Alle Integrationen ansehen.
Ein Einblick in das, was tatsächlich verwendet wird
Aus Sicht der Personalentwicklung Panopto Administratoren erhalten Einblick in die tatsächlichen Videoinhalte – nicht nur in die Abschlussraten, sondern auch in die Interaktion auf Videoebene: Wo Nutzer abbrechen, welche Videos erneut ansehen und wer auf wichtige Inhalte zugegriffen hat. Diese Daten sind notwendig, um den Erfolg Ihrer Schulungsinvestition zu messen.
Vorhandene Inhalte werden zu durchsuchbaren Videos
Für Teams, die ihre Content-Bibliothek modernisieren möchten, wandelt Elai Integration von Panopto bestehende Materialien, Präsentationen, PDFs und Dokumente in durchsuchbare Videos mit KI-generierten Avataren und mehrsprachiger Unterstützung um. So lassen sich ältere Inhalte einfach in ein zentrales, leicht auffindbares System integrieren, ohne sie von Grund auf neu erstellen zu müssen. KI-Funktionen wie automatische Transkription, Untertitelung, Kompetenzkennzeichnung und Übersetzung dienen alle demselben Ziel: Wissen für jeden Mitarbeiter, in jeder Rolle und in jeder Sprache auffindbar zu machen.
Schließe die Lücke mit Panopto
Jeden Tag bleibt die Auffindbarkeitslücke bestehen, Unternehmen zahlen für Schulungen, die die Mitarbeiter nicht nutzen können, und lassen so potenziell erzielbare Produktivitätseinbußen ungenutzt.
Sorgen Sie dafür, dass Ihre bereits vorhandenen Inhalte auffindbar sind.
