ほとんどの人材開発チームは、従業員への投資に多額の資金を投入している。Training誌とPanoptoによる新たな調査によると、400人以上の人材開発専門家を対象としたアンケート調査で、企業は従業員1人あたり年間約874ドルを研修に費やし、年間約40時間のコンテンツを提供していることが明らかになった。
しかし、従業員が必要なものを見つけられないのであれば、投資対効果は得られない。
この問題には「検索性ギャップ」という名前がついています。そして、このギャップを解消することは、今日の人材開発リーダーにとって最も効果的な施策となるかもしれません。
としてPanopto 最高執行責任者（COO）のエイミー・クラークは、最近のウェビナーでこう述べています。「私たちは学習や研修に費用をかけていますが、人々はそれを実際に活用していません。」
検索可能性ギャップの5つの側面
この調査では、互いに影響し合い、組織全体に摩擦を増幅させる5つの構造的な断絶が指摘されている。
投資
組織は投資を行っているが、その投資が必ずしもアクセスを保証するものではない。コンテンツ作成、LMSプラットフォーム、研修時間などに割り当てられた資金は、従業員がオンデマンドでアクセスできる知識に自動的に結びつくわけではない。
採択
動画は今や標準的なツールとなり、調査対象となった組織の80～90%が利用している。しかし、普及が進んだからといって、アクセスに関する問題が解決されたわけではない。
ストレージ
私たちの調査によると、トレーニングコンテンツの74%はLMSに存在します。しかし、Teamsの録画にも存在します。 Zoom 電話、SharePointフォルダ、部門内イントラネットなど、多くの場合、誰も明示的に認識しないまま利用されている。
行動
従業員が情報を必要とする際、最初にLMS（学習管理システム）を利用するのはわずか14%に過ぎません。彼らは社内イントラネット、専門家、Google、またはChatGPTなどを利用します。このように、従業員が常にシステムを迂回して情報を探している場合、投資価値は既に低下していると言えるでしょう。
検索性
従業員がシステムを使おうとしても、しばしば壁にぶつかります。組織の68%が、録画したビデオトレーニングのほとんどが検索できないと報告しています。人材開発リーダーのうち、現在のビデオ検索機能に満足しているのはわずか20%です。半数以上が、コンテンツは事実上検索不可能だと答えています。必要な時に取り出せないコンテンツは、存在しないも同然です。
検索性のギャップがもたらすコスト
ここでの隠れたコストは、回復可能な生産性の低下であり、規模が大きくなると、その数字は相当なものになる。
調査結果に基づく控えめなモデルを用いると、従業員が情報検索に週平均約1時間を費やしていると仮定し、検索性の向上によってその時間の40%を節約できるとすれば、従業員1人あたり年間19.2時間の時間を確保できることになります。1時間あたりのコストを60ドルとすると、従業員1人あたり年間約1,152ドルの節約になります。従業員500人の組織であれば、57万6,000ドルの節約になります。
従業員1,000人あたり、約115万ドルの回収可能な能力がある。
しかもこれは時間だけを考慮した場合の話です。より広範なコストは定量化が難しいものの、同様に深刻な問題です。例えば、時代遅れの手順がチェックされずに流通することでコンプライアンス違反のリスクが高まり、チームが矛盾する指示に基づいて行動することで品質にばらつきが生じ、従業員は答えを探すのをやめて推測に頼るようになり、専門家は本来の業務から引き離されて人間検索エンジンのような役割を担わされ、長年勤めてきた従業員が退職することで組織の知識が永久に失われてしまうといったことが挙げられます。
調査結果は明確に述べている。確実に入手できない研修教材を再作成することは、組織がそもそも投じた多額の投資を無駄にすることになる。
業界別、組織規模別の詳細な内訳については、調査レポートをご覧ください。
検索性のギャップに対処する3つの方法
この研究は、意図的な3つの変化を指摘している。
コンテンツを検索可能にする
タイトルやコース名だけでなく、動画の内容そのもの、さらには従業員が必要とする正確な瞬間まで検索できます。これは、検索がフォルダレベルで止まってしまう現在のほとんどの組織とは根本的に異なる機能です。
単一の記録システムに集中する
一元化されていない検索システムは拡張性に欠けます。コンテンツが6か所に分散している場合、従業員は6か所すべてを検索しなければならず、ほとんどの従業員はそうしないでしょう。信頼できる単一のライブラリがあれば、他の2つの方法も可能になります。
必要な時に届ける
従業員は、答えを探すために自分のワークフローから離れる必要があってはなりません。Teamsにコンテンツを埋め込む、SharePointの検索機能を利用する、プロセス文書から直接リンクするなど、どのような方法であれ、目標は実行時にスムーズにアクセスできるようにすることです。
Panopto どのように役立つPanopto
すべての動画内を検索
Panopto は、ほとんどの動画プラットフォームが見落としている重要な洞察に基づいて構築されています。それは、動画で最も価値のあることは、動画を保存することではなく、動画内のすべてを検索可能にすることです。録画された音声、表示されたスライド、参照されたドキュメントはすべて自動的にインデックス化されます。従業員は、実際に必要な2分間を見つけるために45分間のオンボーディング動画を見る必要はありません。検索して、必要な箇所にジャンプし、次に進むことができます。インテリジェント検索の詳細については、こちらをご覧ください。
チームが既に業務を行っている場所での機能
その検索機能は、チームが既に利用しているツール全体に及びます。 Panopto 統合するMicrosoft Teams SharePoint、および主要なLMSプラットフォームと連携することで、従業員は既に利用しているシステムから離れることなくトレーニングコンテンツを検索できます。SharePointで検索すると、 Panopto 結果は他のすべての情報と並んで表示されます。すべての連携機能をご覧ください。
実際に何が使われているのかを垣間見る
人材育成の面から言えば、 Panopto 管理者は、視聴完了率だけでなく、動画レベルでのエンゲージメント（視聴者がどこで離脱したか、何を繰り返し視聴したか、重要なコンテンツにアクセスした人とアクセスしていない人など）も把握できます。これは、トレーニングへの投資が効果を発揮しているかどうかを測定するために必要なデータです。
既存のコンテンツが検索可能な動画になる
コンテンツライブラリの近代化を目指すチームにとって、 PanoptoのElai統合は、既存の資料、スライドデッキ、PDF、ドキュメントを、AI生成アバターと多言語対応の検索可能なビデオに変換します。これにより、既存のコンテンツを一から再構築することなく、検索可能な一元化されたシステムに取り込むことが可能になります。自動文字起こし、キャプション作成、スキルタグ付け、翻訳などのAI機能はすべて、あらゆる役割、あらゆる言語で、すべての従業員が知識を発見できるようにするという共通の目標に貢献します。
ギャップを埋めるにはPanopto
検索性のギャップが解消されないまま日々が過ぎると、組織は従業員が活用できない研修に費用をかけ、回復可能な生産性を無駄にしていることになる。
既に持っているコンテンツを検索しやすくしましょう。
