知識の共有
優秀な人材が持つ知識を、失われる前に把握しましょう
専門知識を検索可能で再利用可能な動画に変換することで、組織のノウハウをチーム、拠点、人事異動のサイクルを問わず常に利用できるようにしましょう。
課題
組織が頼りにしている専門知識は、往々にしてアクセスしにくいものである。
重要な知識は、その業務に長年携わってきた人々の中にあります。そうした人材が不在のときや退職したとき、チームはすでに解決済みの課題を再び調べ直し、過去に解決した問題で同じ失敗を繰り返すことになります。また、自分で答えを見つける代わりに、詳しい人を探して質問することに時間を費やしてしまいます。たとえ知識が文書化されていたとしても、Wiki、共有ドライブ、古い録音などに分散していることが多く、必要な情報を検索できないのも課題です。
組織がビジネスで知識を活用し続ける方法
組織において最も価値のある知識は、人々の頭の中に蓄積されています。それは長年の経験、課題解決、試行錯誤を通して培われたものです。Panoptoは、そうした知識を一度記録し、必要とするすべての人がいつでも活用できるようにする、実践的な仕組みを提供します。
中小企業の知識の活用
専門知識を記録し、誰でも利用できるようにする
各分野の専門家がPanoptoで業務手順や解説、プロセスの実演を録画することで、通常であれば、OJTで学んだり、何度も説明を受けたり、長年の実務経験を積んだりしなければ身につかない知識やノウハウを記録できます。録画したコンテンツは、適切に管理されたライブラリに整理・保存され、検索も可能です。新入社員から既存の従業員まで、必要な人がいつでも活用できます。
検索可能な知識ベース
誰かに聞かなくても、自分で答えを見つけられる環境を整える
Panoptoは、動画に出てくる言葉や画面上の情報をインデックス化します。これにより、従業員は組織内に蓄積された知識をライブラリ全体から検索し、必要な情報が含まれる箇所に直接アクセス可能です。詳しい人や共有ドライブ内のファイルを探し回る時間を削減し、本来の業務により多くの時間を充てられるようになります。
チーム間の知識共有
重要な知識を、生成された瞬間にチーム間で共有する
あるチーム、拠点、地域で生まれた知識を、Panoptoの一元管理型ライブラリを通じて組織全体で共有できます。適切に整理・管理された動画コンテンツには、必要なチームがアクセス可能です。またバージョン管理機能により、更新されずに残った古い情報ではなく、常に最新の承認済みの手順やガイダンスを従業員が利用できるようにします。
移行期における知識の保持
人材が入れ替わっても、組織の知識を保持する
経験豊富な従業員が退職したり異動したりしても、その人が培ってきた知識やノウハウまで失われることはありません。日常業務の中に知識を記録・蓄積する仕組みを組み込むことで、人材が入れ替わっても業務の継続性を保てます。業務を円滑に進めるために欠かせない専門知識を継承し、すでに解決した課題を再び学び直すためのコストも削減可能です。
Panoptoで組織が達成すること
業界を超えた知識共有
さまざまな業界の組織が、組織内の知識やノウハウを記録・共有するためにPanoptoを活用しています。特定の人材への依存を減らし、業務に不可欠な知識を組織全体でいつでも活用できる環境を実現します。
世界中の組織から信頼され、大規模な学習環境を支えています
導入事例
豊田鉄工は、重要な作業手順を現場ですぐに確認できる環境をどのように実現したのか
豊田鉄工では、重要な業務に携わる熟練者の手を止めたり、紙の資料に頼ったりすることなく、従業員が設備の操作手順を確実に確認できる仕組みが必要でした。Panoptoの導入により、従業員は設備に貼られたQRコードを読み取るだけで、必要な手順を解説した動画にその場でアクセスし、必要なときに何度でも確認できるようになりました。
動画を活用した知識共有の可能性を探ってみましょう
Panoptoの活用事例
よくある質問
Panoptoは、専門知識やノウハウの記録・継承をどのように支援しますか？
Panoptoは、各分野の専門家や熟練社員、リーダーが持つ知識やノウハウを動画で記録し、録画後も組織全体で検索したり、繰り返し利用したりできる環境を提供します。
読まれないままの文書や記録に残らない会議に頼るのではなく、専門知識やノウハウを動画として記録することで、チームの体制が変わっても組織内の知識を継続して活用できます。長年勤務した従業員が退職しても、その人が培ってきた業務手順や背景知識、状況に応じた判断力を組織に残すことが可能です。
従業員が必要な知識をすぐに見つけられるよう、Panoptoはどのように支援しますか？
Panoptoの高度な検索機能は、ライブラリ内の動画に含まれる言葉やスライド、画面上の情報を検索対象にします。用語やトピックを検索するだけで、必要な情報が含まれる箇所に直接アクセスできるため、動画を最初から最後まで視聴したり、同僚に質問したりする手間を省けます。
これにより、決まった研修の場だけでなく、必要なときに知識やノウハウを活用可能です。業務上の問題への対処、顧客との打ち合わせの準備、新しいツールの習得など、さまざまな場面でどのデバイスからでも必要な情報を数秒で見つけられます。
AIを活用した検索機能の詳細については、こちらをご覧ください
Panoptoは、人材の退職に伴う知識やノウハウの喪失をどのように防ぎますか？
専門知識やノウハウを口頭での引き継ぎに頼らず、検索できる動画として記録しておくことで、人材の入れ替わりがあっても、必要なときに活用できます。Panoptoを使えば各分野の専門家が、日常業務の中で、作業手順や組織の背景知識、状況に応じた判断のポイントなどを手軽に記録できます。大規模な文書化プロジェクトを立ち上げる必要はありません。
適切に管理された動画ライブラリは、時間とともに組織の貴重な知識資産へと成長します。新入社員は入社時の研修で活用でき、経験豊富な社員は知識を再確認したいときに参照可能です。また、チームが初めて直面する状況でも、蓄積された知識やノウハウを役立てられます。個人の異動や退職によって知識が失われるのではなく、組織全体で継続的に蓄積・活用できます。
Panoptoは、コンテンツの最新性と正確性をどのように維持しますか？
Panoptoのバージョン管理機能により、常に最新の承認済みコンテンツを利用できるようにします。またフォルダ単位で保存期間のポリシーを設定して、コンテンツの経過年数や利用状況に応じて、自動的にアーカイブや削除することも可能です。コンテンツを更新すれば、その変更は一度の作業で反映され、すぐに利用できるようになります。
時代遅れのガイドラインが業務リスクやコンプライアンスリスクを生み出している組織にとって、こうした管理機能は大きな効果を発揮します。従業員が同じ手順の異なるバージョンを見比べて、どれが最新なのか判断に迷うことはありません。必要な情報にアクセスすれば、常に正しいバージョンを確認できます。
Panoptoは従業員が利用中のツールと連携できますか？
はい。Panoptoは、Microsoft Teams、Zoom、Slackなどのコラボレーションツールと連携できます。日常の会議や会話で得られた知識を、個人のフォルダに埋もれたり、一定期間の経過後に削除されたりすることなく、一元管理された検索可能なライブラリに動画として蓄積し、組織全体で活用できます。
SharePointなどのナレッジ管理ツールを利用している組織では、Panoptoの動画をその環境に直接埋め込むことも可能です。従業員は別のプラットフォームに移動することなく、普段の業務で使用しているツール上で動画に記録された知識やノウハウを確認できます。
当社の連携機能の詳細については、こちらをご覧ください