우리가 직장에서 회의에 상당한 시간을 소비한다는 사실은 누구도 놀랄 일이 아닙니다. 미국 노동통계국에서는 미국에서만 매일 3,600만~5,600만 건의 업무 회의가 열리는 것으로 추정하고 있습니다. 즉, 대부분의 직원이 평균적으로 한 달에 약 62회의 회의에 참석한다는 뜻입니다.

하루 중 많은 시간을 팀원들과 회의하고 협업하는 데 할애하는 비즈니스 리더들은 자연스럽게 회의 환경을 개선하고 간소화할 수 있는 새로운 솔루션을 모색하기 시작했습니다.

잘 계획된 미팅 시스템 개선은 업무 생산성 및 IT 관리 비용 측면에서 큰 투자 수익을 가져올 수 있습니다. 직원과 조직 전체에 있어 미팅 경험을 개선하면 더 빠르고 효율적인 문제 해결, 혁신 증대, 기술 개발 확대, 직무 만족도 향상으로 이어질 수 있습니다. IT 부서의 경우 관리되는 시스템과 인프라의 변동성을 줄이고 미팅 기술과의 일반적인 상호 작용에 대한 기술 지원의 필요성을 최소화하며 향후 업그레이드 비용을 절감하는 데 도움이 될 수 있습니다.

현대적인 회의실을 만나보세요

회의실과 공간에 대한 생각이 바뀌었습니다. 과거에는 '회의 공간'이 단순히 적당한 수의 의자로 둘러싸인 큰 테이블이 있는 장소를 의미했다면, 이제는 직원들이 회의하고 협업할 수 있는 모든 인프라와 기술을 포함하는 개념이 되었습니다.

그리고 점점 더 많은 직원들이 온라인 화상 회의 도구를 통해 협업하는 '공간'이 완전히 가상의 공간으로 바뀔 수도 있습니다.

불과 몇 년 사이에 회의실 현대화는 모든 IT 팀의 최우선 과제가 되었습니다. 오늘날 직원들을 위한 회의 환경을 재구상한다는 것은 점점 더 많은 직원들이 자신의 기기를 통해 원격으로 일하고, 대화형 비디오 기반 커뮤니케이션을 선호하며, 기술이 간단하게 작동하기를 기대하는 직원들을 위해 적응 가능한 회의 및 협업 솔루션을 설계하는 것을 의미했습니다.

팀의 협업 방식 변화에 큰 영향을 받아 회의 및 협업 공간 현대화와 관련하여 몇 가지 공통적인 트렌드가 등장했습니다. 독립 분석 기관인 Gartner는 최근 모든 조직이 회의 공간을 업데이트하기 위해 다음과 같은 유사한 전략을 가지고 있다고 보고했습니다:

• 장비와 공간에 대한 다양한 수요를 충족하는 보다 유연한 회의 인프라 설계
• 비용이 많이 들고 관리가 어려운 맞춤형 멀티 벤더 회의실 솔루션 사용 감소
• 시간이 지남에 따라 변화하는 사용자의 요구에 맞춰 진화할 수 있는 안정적인 솔루션과 서비스 찾기

또한, 회의와 협업을 지원하는 기술은 계속해서 그 기능을 확장하여 조직이 회의실 내 직원과 원격 직원 모두에게 더욱 풍부하고 통합된 경험을 제공하는 회의 솔루션을 설계할 수 있도록 지원합니다. 그 결과, 현대의 회의 공간은 종종 다음과 같은 기능을 갖추고 있습니다:

• 지능형 시설 스케줄링
• 클라우드 기반 화상 회의
• 모든 디바이스에서 쉽게 공유할 수 있는 무선 연결
• 360° 및 PTZ 카메라, 화이트보드, 문서용 카메라, 원격 스크린 캐스팅이 포함된 통합 디스플레이
• 자동화된 회의 캡처

물론 조직마다 미팅 공간과 시스템 업데이트에 대한 고유한 요구사항이 있겠지만, 점점 더 많은 IT 리더들이 미팅 솔루션을 현대화하고 규모에 따른 생산성 장애를 해결하기 위해 유사한 솔루션을 찾기 시작했습니다. 다음은 미팅 공간과 협업 솔루션을 모두 현대화하려는 노력에서 떠오르는 3가지 주요 트렌드와 이들이 모두 함께 작동할 때 창출할 수 있는 경험입니다.

회의실 리소스를 현대화하는 3가지 주요 트렌드

1. 더 스마트한 회의실

누구나 한 번쯤은 회의실 순서를 바꿔본 경험이 있을 것입니다. 많은 회의가 미리 계획되어 있지만, 때로는 시간이 초과되거나 예정된 시간만큼 오래 지속되지 않는 경우가 있습니다. 그리고 또 다른 회의는 참가자들이 사용 가능한 공간으로 뛰어들어 즉석에서 진행되기도 합니다. 기업 캘린더 도구와 회의실 예약 솔루션을 사용하더라도 적절한 회의 공간을 찾고 예약하는 것이 다소 혼란스러운 것이 현실입니다.

좋은 소식은 과거에는 독립형 시스템이었던 것이 이제는 더 스마트한 통합 회의 및 협업 시스템으로 진화하고 있다는 점입니다. 더 스마트한 통합 회의 리소스는 회의가 열리지 않거나 일찍 종료되는 경우 사용 가능한 리소스를 자동으로 표시하고, 예정된 대로 화상 회의를 자동으로 시작 및 녹화하여 최종 사용자가 회의 기술과 상호작용할 필요성을 최소화하는 등 회의 공간을 직원만큼 유연하고 효율적으로 만들어 줍니다.

최신 회의실 환경에서는 참가자들이 복잡한 케이블을 더듬거나 회의실 디스플레이의 입력을 전환하는 대신 무선으로 기술에 연결할 수 있는 방법이 점점 더 많아지고 있습니다. 또한 최신 도구는 조명, 창문 가리개, HVAC 등 회의실의 물리적 측면을 회의 시스템에 통합할 수 있습니다. 또한 업무 공간 분석은 팀이 리소스 계획을 개선하는 데 도움이 될 뿐만 아니라 시간이 지남에 따라 조직이 대규모 미팅에서 더 많은 것을 얻을 수 있는 새로운 미팅 성과 분석을 제공할 수 있습니다.

2. 허들룸 및 애자일 회의 공간

개인 회의실과 오피스 공간의 수는 줄어들고 있는 반면, 개방형 오피스 플랜과 핫데스크와 같은 개념은 빠르게 새로운 표준이 되고 있습니다. 이러한 추세로 인해 비즈니스 리더들은 회의와 협업을 위한 공간을 설계하고, 장비를 갖추고, 할당하는 방식에 대해 창의력을 발휘하고 있습니다.

모든 시설이 완비된 회의실에 대한 수요는 여전히 높지만, 프리미엄 회의 공간의 모든 인프라와 기능을 필요로 하는 팀은 많지 않습니다. 최신 회의 전략은 허들룸과 같은 가장 자주 사용되는 기능에 우선순위를 두고 덜 전통적인 회의 공간을 마련합니다.

최신 솔루션 중 하나는 Zoom Rooms(아래 그림), WebEx 룸 키트 또는 Skype 룸 시스템과 같은 간소화된 턴키 회의실 키트입니다. 이러한 시스템은 복잡성을 제한하고 많은 사용자 교육 없이도 안정적이고 예측 가능하게 작동하는 경향이 있습니다. 또한 쉽게 설치할 수 있고 수요 변화에 따라 새로운 공간에 비교적 빠르게 배포할 수 있습니다.

3. 모든 것을 클라우드화

새 디바이스를 배포할 때 로컬 설정이 필요하지 않아야 합니다. 대신, IT 관리자는 디바이스를 연결하기만 하면 작동하고 클라우드를 통해 여러 회의실과 설정에 한 번에 업데이트를 푸시할 수 있는 클라우드 서비스를 찾고 있습니다. 이는 이미 다른 미션 크리티컬한 업무에 시간과 리소스가 부족한 팀에게 큰 도움이 됩니다.

또한 클라우드 기반 미팅 시스템은 상호 운용성을 위한 더 큰 기회를 제공하여 조직의 특정 요구에 맞게 사용자 환경을 개선할 수 있는 사용자 지정이 가능합니다.

회의실에서 끝나지 않는 회의

회의가 항상 회의실 안에서만 이루어지는 것이 아니듯, 오늘날에는 회의가 반드시 회의실에서 끝날 필요도 없습니다(또는 화상 회의가 끝날 때).

이제 회의 녹화를 통해 실시간으로 참석하지 못한 사람들이 나중에 시청하고 참여할 수 있으며, 진행 중인 작업과 새로운 참여자에게도 참고 자료와 맥락을 제공하는 등 협업을 회의 이상으로 확장할 수 있습니다. 직원들은 현재 사용 중인 화상 회의 도구에서 녹화 버튼을 누르기만 하면 손쉽게 회의를 녹화할 수 있습니다.

그리고 이미 그렇게 하고 있습니다. 최근 프로젝트 관리 연구소(PMI) 회원을 대상으로 실시한 설문 조사에서 30% 이상이 실제로 화상 회의 소프트웨어를 사용하여 회의를 녹화한 경험이 있다고 답했습니다.

이로 인해 자신도 몰랐던 문제가 발생할 수 있습니다.

민감한 비즈니스 정보로 가득 찬 직원들이 이미 녹화하고 있는 회의가 회사 내부 또는 외부의 잘못된 손에 들어가지 않는다고 확신할 수 있나요?

문제는 다른 종류의 파일과 달리 MP4는 비밀번호로 보호할 수 없다는 것입니다. Dropbox나 Google Drive와 같은 파일 공유 시스템에서도 적절한 사람들이 비공개 회의 녹화 파일을 다운로드하여 누구와도 공유할 수 있습니다. 심지어 내부 회의 녹화본은 모두가 동영상을 공유하는 사이트인 YouTube에서 전 세계가 볼 수 있도록 공유될 수도 있습니다. 이 글을 쓰는 현재, YouTube에서 '내부 회의'를 검색하면 883,00개의 놀라운 결과가 나옵니다. 이 중 95%가 무해한 동영상이라고 가정하더라도, 여전히 약 44,000개의 동영상이 대중에게 공개되지 않았을 가능성이 높습니다.

조직의 기밀이 공개적으로 공유되지 않기를 바라겠지만, 현실적인 가능성 때문에 모든 비즈니스는 잠시 멈춰야 합니다.

솔루션: 안전한 비디오 관리 시스템을 사용한 회의 캡처 자동화

회의 녹화물을 관리하는 솔루션은 직원들이 내부 비디오를 저장하고 공유하는 데 있어 불완전한 옵션이 있을 때 발생하는 새로운 보안 위험에 대처할 수 있도록 도와줍니다. Panopto와 같은 비디오 관리 시스템은 화상 회의 기술과 함께 작동하여 회의 녹화물을 자동으로 캡처하고, 안전한 온라인 비디오 라이브러리에 업로드하며, 회의에서 말한 모든 내용을 트랜스크립션하여 녹화물의 내용을 검색할 수 있도록 합니다. 또한 관리자를 위한 세분화된 권한 관리 제어 기능을 통해 적절한 사람만 회의 녹화물을 볼 수 있도록 할 수 있습니다.

또한, 대규모 회의 캡처 자동화는 생산성과 협업을 더욱 지원하기 위해 점점 더 많은 기업이 도입하고 있는 회의 현대화 전략입니다.

최근 웨인하우스 리서치 조사에 따르면, 응답자의 69%는 과거 화상 회의를 녹화하여 나중에 참고 자료로 활용할 수 있는 것이 유용하다는 데 동의했습니다. 메모를 하지 않고도 회의에 완전히 참여할 수 있는 자유, 참석하지 못한 사람과 회의를 공유할 수 있는 기능 등, 사람들이 회의를 녹화하려는 이유는 다양합니다. 최신 백서를 다운로드하여 미팅을 녹화해야 하는 10가지 이유를 알아보세요.

다운로드: 비즈니스에서 모든 회의를 기록해야 하는 10가지 이유

 

하지만 녹음을 누르는 것만으로는 충분하지 않습니다. 직원들이 이러한 중요한 지식 자산을 최대한 활용하려면 모든 장치에서 스트리밍하고 상호 작용하는 것은 물론, 이러한 기록물을 쉽게 찾고, 검색하고, 공유할 수 있어야 합니다.

미팅 인텔리전스 솔루션이 포함된 보안 비디오 플랫폼은 기존 미팅 기술과 통합하여 내부 비디오 콘텐츠 자산을 보호하고 미팅 생산성을 완전히 극대화할 수 있도록 도와줍니다.

Panopto는 회의 녹화물을 관리, 공유 및 검색할 수 있는 선도적인 솔루션입니다. 지금 바로 연락하여 지능형 회의 환경의 일부로 Panopto를 도입하세요.