직장에서 우리가 회의에 상당한 시간을 할애하고 있다는 사실은 누구에게도 놀라운 일이 아닐 것입니다. 미국 노동통계국(Bureau of Labor Statistics)의 추산에 따르면, 미국에서만 매일 3,600만 건에서 5,600만 건의 업무 회의가 열리는 것으로 나타났습니다. 이는 평균적으로 대부분의 직원이 한 달에 약 62회의 회의에 참석한다는 것을 의미합니다.

하루 중 상당 부분을 팀원들과의 회의와 협업에 할애하고 있는 만큼, 기업 리더들은 회의 경험을 개선하고 간소화할 새로운 방안을 모색하기 시작했습니다.

철저히 계획된 회의 시스템 개선은 업무 생산성과 IT 관리 비용 측면에서 모두 상당한 투자 수익을 가져올 수 있습니다. 직원과 조직 전체의 관점에서 볼 때, 회의 경험을 향상시키는 것은 더 빠르고 효율적인 문제 해결, 혁신 증대, 역량 개발 확대는 물론 직무 만족도 향상으로 이어질 수 있습니다. IT 부서 입장에서는 관리 대상 시스템 및 인프라의 변동성을 줄이고, 회의 기술 사용 시 발생하는 일반적인 문의에 대한 기술 지원 수요를 최소화하며, 향후 업그레이드 비용을 절감하는 데도 도움이 됩니다.

현대적인 회의실을 만나보세요

회의실과 공간에 대한 우리의 인식이 바뀌었습니다. 예전에는 ‘회의 공간’이라 하면 단순히 큰 테이블과 적당한 수의 의자가 놓인 장소를 의미했지만, 이제는 직원들이 만나고 협업할 수 있도록 지원하는 모든 인프라와 기술이 이 개념에 포함됩니다.

게다가 점점 더 많은 경우, 그 “공간”은 완전히 가상화되어 직원들이 온라인 화상 회의 도구를 통해 협업하게 될 수도 있습니다.

지난 몇 년 사이, 회의실 현대화는 전 세계 IT 팀들의 최우선 과제가 되었습니다. 오늘날 직원들을 위한 회의 경험을 재구상한다는 것은, 점점 더 자신의 기기를 사용해 원격으로 근무하고, 상호작용이 가능한 영상 기반 커뮤니케이션을 선호하며, 기술이 단순히 원활하게 작동하기를 기대하는 직원들을 위해 유연하게 적용 가능한 회의 및 협업 솔루션을 설계하는 것을 의미합니다.

팀의 협업 방식이 변화함에 따라, 회의 및 협업 공간의 현대화와 관련하여 몇 가지 공통된 트렌드가 나타나고 있습니다. 독립 분석 기관인 가트너(Gartner)는 최근 전 세계 조직들이 회의 공간을 개선하기 위해 다음과 같은 유사한 전략을 채택하고 있다고 보고했습니다:

• 다양한 장비 및 공간 수요에 부응하기 위해 보다 유연한 회의 인프라를 구축
• 비용이 많이 들고 관리가 어려운 맞춤형 다중 공급업체 회의실 솔루션의 사용을 줄이는 것
• 시간이 지남에 따라 변화하는 사용자의 요구를 충족할 수 있도록 지속적으로 발전해 나가는 신뢰할 수 있는 솔루션과 서비스를 찾는 것

게다가, 회의 및 협업을 지원하는 기술들은 그 기능의 범위를 지속적으로 확장하고 있어, 조직이 현장 직원과 원격 근무자 모두에게 더욱 풍부하고 통합된 경험을 제공하는 회의 솔루션을 설계할 수 있게 해줍니다. 그 결과, 현대적인 회의 공간에는 대개 다음과 같은 특징이 있습니다:

• 지능형 시설 일정 관리
• 클라우드 기반 화상 회의
• 무선 연결을 통해 어떤 기기에서든 간편하게 공유할 수 있습니다
• 360° 및 PTZ 카메라, 화이트보드, 문서 카메라, 원격 화면 공유 기능을 갖춘 통합 디스플레이
• 회의 자동 녹화

물론, 각 조직마다 회의 공간과 시스템을 업데이트하는 데 있어 고유한 요구 사항이 있겠지만, 점점 더 많은 IT 리더들이 회의 솔루션을 현대화하고 대규모 환경에서 누적되는 생산성 문제를 해결하기 위해 유사한 솔루션을 모색하기 시작했습니다. 다음은 회의 공간과 협업 솔루션을 모두 현대화하려는 노력 속에서 나타나고 있는 3가지 주요 트렌드와, 이 모든 요소가 유기적으로 조화를 이룰 때 창출할 수 있는 경험에 대한 내용입니다.

회의실 자원 현대화의 3대 주요 트렌드

1. 더 스마트한 회의실

누구나 한 번쯤은 회의실 자리를 옮겨 다녀야 했던 경험이 있을 것입니다. 많은 회의가 사전에 계획되지만, 때로는 시간이 초과되거나 예정된 시간만큼 진행되지 않는 경우도 있습니다. 게다가 즉흥적으로 열리는 회의의 경우, 참석자들이 빈 공간이 보이면 그곳으로 바로 모여들기도 합니다. 이러한 현실 때문에, 기업의 일정 관리 도구나 회의실 예약 솔루션이 있더라도 적절한 회의 공간을 찾고 예약하는 일은 다소 혼란스러울 수밖에 없습니다.

다행히도, 과거에는 독립적으로 운영되던 시스템들이 이제는 더욱 스마트하고 통합된 회의 및 협업 시스템으로 진화하고 있습니다. 이러한 스마트하고 통합된 회의 리소스는 회의가 취소되거나 일찍 종료될 경우 해당 리소스를 자동으로 사용 가능 상태로 표시함으로써, 회의 공간을 직원들만큼이나 유연하고 효율적으로 만들어 줍니다. 또한 예정된 일정에 따라 화상 회의를 자동으로 시작하고 녹화함으로써, 사용자가 회의 기술과 직접 상호작용해야 하는 부담을 최소화합니다.

현대적인 회의실 환경은 참가자들이 뒤엉킨 케이블을 헤매거나 회의실 내 디스플레이의 입력 소스를 일일이 전환하는 대신, 무선으로 기술 기기에 연결할 수 있도록 점점 더 지원합니다. 최신 도구들은 조명, 블라인드, 냉난방 시스템 등 회의실의 물리적 요소를 회의 시스템에 통합할 수도 있습니다. 또한 업무 공간 분석 도구는 팀이 자원 계획을 개선하는 데 도움을 줄 뿐만 아니라, 조직이 시간이 지남에 따라 대규모 회의에서 더 큰 성과를 거둘 수 있도록 지원하는 새로운 회의 성과 분석 기능을 제공합니다.

2. 소규모 회의실 및 애자일 회의 공간

개인실과 사무 공간의 수는 줄어들고 있는 반면, 오픈 오피스 구조와 핫데스킹 같은 개념이 빠르게 새로운 표준으로 자리 잡고 있습니다. 이러한 추세로 인해 기업 경영진들은 회의 및 협업을 위한 공간을 어떻게 설계하고, 비품을 갖추며, 배분할지에 대해 창의적인 방안을 모색하고 있습니다.

시설이 완비된 회의실에 대한 수요는 여전히 높지만, 대부분의 경우 팀들은 고급 회의 공간이 제공하는 모든 인프라와 기능을 필요로 하지 않습니다. 현대적인 회의 전략은 가장 자주 사용되는 기능에 중점을 두어, 허들 룸이나 일반적인 회의 공간과는 다른 형태의 회의 공간을 구성합니다.

가장 최신 솔루션 중 하나는 Zoom Rooms(아래 사진 참조), WebEx Room Kits, Skype Room Systems와 같은 간소화된 턴키 방식의 회의실 키트입니다. 이러한 시스템은 복잡성을 최소화하여 별도의 사용자 교육 없이도 안정적이고 예측 가능한 성능을 발휘합니다. 또한 설치가 간편하여 수요 변화에 따라 새로운 공간에 비교적 신속하게 구축할 수 있습니다.

3. 모든 것을 클라우드화하다

새로운 장치를 도입할 때 별도의 현지 설정이 필요해서는 안 됩니다. 대신 IT 관리자들은 장치를 연결하기만 하면 바로 사용할 수 있고, 업데이트를 클라우드를 통해 여러 회의실과 환경에 동시에 배포할 수 있는 클라우드 서비스를 찾고 있습니다. 이는 이미 다른 핵심 업무로 인해 시간과 자원이 부족한 팀들에게 큰 도움이 됩니다.

게다가 클라우드 기반 회의 시스템은 상호 운용성을 한층 더 높여주며, 이를 통해 조직의 특정 요구 사항에 맞춰 사용자 경험을 개선할 수 있는 맞춤형 설정이 가능해집니다.

회의는 회의실에서 끝나지 않는다

회의가 항상 회의실에서만 열리는 것은 아니듯이, 오늘날 회의가 반드시 회의실에서 끝나야 하는 것도 아닙니다(또는 화상 회의가 종료된다고 해서 끝나야 하는 것도 아닙니다).

이제 회의 녹화 기능을 통해 회의 시간 외에도 협업을 이어갈 수 있게 되었습니다. 이를 통해 실시간으로 참석하지 못한 사람들도 나중에 영상을 시청하고 참여할 수 있으며, 진행 중인 업무나 신규 참여자들에게 참고 자료와 맥락을 제공하는 등 다양한 이점을 얻을 수 있습니다. 직원들은 현재 사용 중인 화상 회의 도구에서 녹화 버튼을 누르기만 하면 간편하게 회의를 녹화할 수 있습니다.

그리고 이미 그렇게 하고 있습니다. 최근 프로젝트 관리 협회(PMI) 회원들을 대상으로 실시한 설문조사에서 30% 이상이 실제로 화상 회의 소프트웨어를 이용해 회의를 녹화한 적이 있다고 답했습니다.

이는 여러분이 미처 깨닫지 못했던 문제를 야기합니다.

직원들이 이미 녹화하고 있는 회의 내용—민감한 비즈니스 정보로 가득 찬—이 회사 내부나 외부에서 잘못된 사람의 손에 들어가지 않을 것이라고 확신할 수 있습니까?

문제는 다른 종류의 파일과 달리 MP4 파일에는 비밀번호 보호 기능을 적용할 수 없다는 점입니다. 드롭박스(Dropbox)나 구글 드라이브(Google Drive) 같은 파일 공유 서비스조차도 권한이 있는 사람이 사적인 회의 녹화 파일을 다운로드하여 거의 누구와든 공유할 수 있게 허용할 수 있습니다. 내부 회의 녹화 영상은 심지어 누구나 동영상을 공유하러 가는 그 사이트, 즉 유튜브(YouTube)에 올라와 전 세계가 볼 수 있게 될 수도 있습니다. 이 글을 쓰는 시점에서 유튜브에서 '내부 회의'를 검색해 보면 무려 883,000개의 결과가 나옵니다. 그중 95%가 비교적 무해한 내용이라고 가정하더라도, 여전히 약 44,000개의 동영상은 공개될 의도가 없었을 가능성이 높습니다.

귀사의 기밀 정보가 공개되지 않았기를 바랄 뿐이지만, 그러한 가능성이 매우 현실적이라는 점은 모든 기업이 경각심을 가져야 할 이유입니다.

해결책: 안전한 비디오 관리 시스템을 활용한 회의 녹화 자동화

회의 녹화물 관리 솔루션은 직원들이 내부 동영상을 저장하고 공유할 때 부적절한 방법을 사용할 경우 발생하는 새로운 보안 위험에 조직이 대처할 수 있도록 돕습니다. Panopto 같은 동영상 관리 시스템은귀사의 화상 회의 기술과 Panopto 회의 녹화물을 자동으로 캡처하고, 이를 안전한 온라인 동영상 라이브러리에 업로드하며, 회의에서 오간 모든 대화를 텍스트로 변환하여 녹화물의 내용을 검색할 수 있게 합니다 . 또한, 관리자가 세밀한 권한 관리 기능을 통해 회의 녹화물을 권한이 있는 사람만 볼 수 있도록 제어할 수 있게 해주는 점도 마찬가지로 중요합니다.

게다가, 대규모 회의 녹화 자동화는 생산성과 협업을 더욱 강화하기 위해 기업들이 점점 더 많이 도입하고 있는 회의 현대화 전략입니다.

최근 웨인하우스 리서치(Wainhouse Research)의 설문조사에 따르면, 응답자의 69%는 과거 화상 회의 녹화본을 나중에 참고 자료로 활용할 수 있도록 보관해 두는 것이 유용하다는 데 동의했다. 회의에 온전히 집중하며 메모를 하지 않아도 되는 자유로움부터, 참석하지 못한 사람과 회의 내용을 공유할 수 있는 기능에 이르기까지, 사람들이 회의를 녹화하려는 이유는 다양합니다. 최신 백서를 다운로드하여 회의를 녹화해야 하는 10가지 이유를 확인해 보세요.

다운로드: 기업에서 모든 회의를 녹음해야 하는 10가지 이유

 

하지만 단순히 녹화 버튼을 누르는 것만으로는 부족합니다. 직원들이 이러한 녹화물을 손쉽게 찾아보고, 검색하고, 공유할 수 있어야 하며, 무엇보다도 어떤 기기에서든 스트리밍하고 상호작용할 수 있어야만 이 중요한 지식 자산을 최대한 활용할 수 있습니다.

회의 인텔리전스 솔루션을 갖춘 보안 비디오 플랫폼은 기존 회의 기술과 연동되어 내부 비디오 콘텐츠 자산을 안전하게 보호할 뿐만 아니라 회의 생산성을 극대화하는 데 도움을 줍니다.

Panopto 회의 녹화본을 관리, 공유 및 검색할 수 있는 최고의 Panopto . 지금 바로 문의하셔서 Panopto 귀사의 스마트 회의 환경에 Panopto .