우리가 직장에서 회의에서 많은 시간을 함께 보내는 것은 누구에게도 놀라운 일이 아닙니다. 미국에서만 노동 통계국 (Bureau of Labor Statistics)은 매일 3,600 만에서 5600 만 회의 회의가 열리는 것으로 추정합니다. 즉, 평균적으로 대부분의 직원이 한 달에 약 62 회의 회의에 참석합니다 .

팀원과의 만남과 협업에 많은 시간을 할애하면서 비즈니스 리더는 자연스럽게 회의 경험을 개선하고 단순화 할 새로운 솔루션을 찾기 시작했습니다.

잘 계획된 경우 회의 시스템 개선은 직장 생산성 및 IT 관리 비용 측면에서 큰 투자 수익을 의미 할 수 있습니다. 직원과 조직 전체의 경우 회의 경험을 향상 시키면 더 빠르고 효율적인 문제 해결, 혁신 증가, 기술 개발 확장, 업무 만족도 향상으로 이어질 수 있습니다. IT의 경우 관리 시스템 및 인프라의 변동성을 줄이고 회의 기술과의 일반적인 상호 작용에 대한 기술 지원의 필요성을 최소화하며 향후 업그레이드 비용을 절약 할 수 있습니다.

현대적인 회의실을 만나보세요

회의실과 공간에 대한 생각이 바뀌 었습니다. 한때 "회의 공간"은 합리적인 수의 의자로 둘러싸인 큰 테이블을 찾을 수있는 모든 위치를 간단히 언급했지만 이제 개념에는 직원들이 만나고 협력 할 수있는 모든 인프라와 기술이 포함됩니다.

그리고 점점 더 많은 사람들이 온라인 화상 회의 도구를 통해 공동 작업하는 직원들과 함께 그 "방"이 완전히 가상이 될 수도 있습니다.

지난 몇 년 동안 회의실 현대화는 모든 IT 팀의 최우선 과제가되었습니다. 오늘날 직원을위한 회의 경험을 재 구상한다는 것은 점점 더 자신의 장치에서 원격으로 작업하고 대화 형 비디오 기반 통신을 선호하며 기술이 단순하게 작동 할 것으로 기대하는 근로자를위한 적응 형 회의 및 공동 작업 솔루션을 설계하는 것을 의미합니다.

팀이 함께 작업하는 방식의 변화에 크게 영향을 받아 회의 및 공동 작업 공간을 현대화하는 것과 관련하여 여러 가지 일반적인 추세가 나타났습니다. 독립 분석 회사 인 Gartner는 최근 모든 조직이 회의 공간 업데이트에 대해 다음과 같은 유사한 전략을 가지고 있다고보고했습니다.

• 장비 및 공간에 대한 다양한 요구 사항을 충족하기 위해보다 유연한 회의 인프라 설계
• 비용이 많이 들고 관리하기 어려운 맞춤형 멀티 벤더 회의실 솔루션 사용 감소
• 시간이 지남에 따라 변화하는 사용자의 요구 사항을 충족하도록 발전 할 수있는 신뢰할 수있는 솔루션 및 서비스 찾기

뿐만 아니라 회의 및 공동 작업을 지원하는 기술은 조직이 회의실 및 원격 직원 모두에게보다 풍부하고 통합 된 경험을 제공하는 회의 솔루션을 설계 할 수 있도록 광범위한 기능을 지속적으로 확장하고 있습니다. 결과적으로 현대적인 회의 공간에는 다음이 포함됩니다.

• 지능형 시설 스케줄링
• 클라우드 기반 화상 회의
• 모든 장치에서 쉽게 공유 할 수있는 무선 연결
• 360 ° 및 PTZ 카메라, 화이트 보드, 문서 카메라 및 원격 스크린 캐스팅을 포함하는 통합 디스플레이
• 자동화 된 회의 캡처

물론 모든 조직은 회의 공간과 시스템을 업데이트하기위한 고유 한 요구 사항을 가지고 있지만 점점 더 많은 IT 리더가 회의 솔루션을 현대화하고 실제로 규모에 따라 추가되는 생산성 장애물을 해결하는 데 도움이되는 유사한 솔루션을 찾기 시작했습니다. 다음은 회의 공간과 협업 솔루션을 현대화하기위한 노력에서 나타나는 3 가지 주요 트렌드와 모두가 동시에 작업 할 때 만들 수있는 경험입니다.

회의실 리소스 현대화의 3 가지 주요 트렌드

1. 더 스마트 한 회의실

모든 사람이 어느 시점에서 회의실 셔플을해야했습니다. 많은 회의가 미리 계획되어 있지만 때때로 일정이 잡히거나 예정된만큼 오래 지속되지는 않습니다. 그럼에도 불구하고 참가자들이 사용 가능한 공간에 뛰어 드는 순간에 다른 회의가 발생합니다. 기업 일정 도구 및 회의실 일정 솔루션을 사용하더라도 적절한 회의 공간을 찾고 일정을 잡는 것은 현실입니다.

좋은 소식은 한때 독립형 시스템이었던 것이 이제는 더 스마트하고 통합 된 회의 및 협업 시스템이되고 있다는 것입니다. 더 스마트하고 통합 된 회의 리소스는 회의 공간을 직원만큼 유연하고 효율적으로 만듭니다. 회의가 일어나지 않거나 일찍 종료되는 경우 자동으로 리소스를 사용 가능한 것으로 표시하고 최종 사용자가 회의 기술과 상호 작용해야하는 필요성을 최소화하고 자동으로 비디오를 시작하고 녹화합니다. 예정된 회의.

또한 최신 회의실 설정을 통해 참가자는 복잡한 케이블과 실내 디스플레이에서 입력을 전환하는 대신 무선으로 기술에 연결할 수 있습니다. 최신 도구는 조명, 창 가리개 및 HVAC를 포함하여 회의실의 물리적 측면을 회의 시스템에 통합 할 수도 있습니다. 그리고 직장 분석은 조직이 시간이 지남에 따라 대규모 회의에서 더 많은 것을 얻을 수 있도록 새로운 회의 성능 분석을 제공하는 것 외에도 팀이 리소스 계획을 개선하는 데 도움이 될 수 있습니다.

2. 허들 룸 및 민첩한 회의 공간

개인 실과 사무실 공간의 수는 줄어들고 있으며 오픈 오피스 계획과 핫 데스 킹과 같은 개념은 빠르게 새로운 표준이되고 있습니다. 이러한 트렌드로 인해 비즈니스 리더는 회의 및 공동 작업을위한 공간을 설계, 장비 및 할당하는 방법에 대해 창의성을 발휘하게되었습니다.

완비 된 회의실은 여전히 수요가 많지만 팀은 프리미엄 회의 공간의 모든 인프라와 기능을 필요로하지 않습니다. 현대적인 회의 전략은 허들 룸 및 덜 전통적인 회의 공간과 같은 것을 갖추기 위해 가장 자주 사용되는 기능에 우선 순위를 둡니다.

최신 솔루션 중 하나는 Zoom Rooms (아래 그림 참조), WebEx Room Kits 또는 Skype Room Systems와 같은 간소화 된 턴키 회의실 키트입니다. 이러한 시스템은 복잡성을 제한하고 많은 사용자 교육 없이도 안정적이고 예측 가능하게 작동하는 경향이 있습니다. 또한 쉽게 설치할 수 있으며 수요 변화에 따라 새로운 공간에 비교적 빠르게 배포 할 수 있습니다.

3. 클라우드 모두

새 장치를 배포 할 때 로컬 설정이 필요하지 않습니다. 대신 IT 관리자는 단순히 장치를 연결하고 작동하게하고 클라우드를 통해 한 번에 여러 회의실 및 설정으로 업데이트를 푸시 할 수있는 클라우드 서비스를 찾고 있습니다. 다른 미션 크리티컬 작업을 위해 이미 시간과 리소스에 갇혀있는 팀에게는 큰 도움이됩니다.

또한 클라우드 기반 회의 시스템은 상호 운용성에 대한 더 큰 기회를 제공하므로 조직의 특정 요구 사항에 대한 사용자 경험을 개선하는 사용자 지정이 가능합니다.

회의는 회의실에서 끝나지 않습니다

회의가 항상 회의실 내에서 이루어지는 것은 아니지만 오늘날에도 회의실에서 (또는 화상 회의가 종료 될 때) 끝날 필요가 없습니다.

이제 회의 녹화를 통해 회의를 넘어서 협업을 확장 할 수 있으므로 실시간으로 참석할 수 없었던 사람들이 나중에보고 참여할 수 있으며, 진행중인 작업은 물론 새로운 기여자 등에 게도 참조 지점과 컨텍스트를 제공 할 수 있습니다. 현재 사용중인 화상 회의 도구에서 녹화를 누르기 만하면 직원이 회의를 쉽게 녹화 할 수 있습니다.

그리고 그들은 이미 그것을하고 있습니다. 최근 PMI (Project Management Institute) 회원을 대상으로 한 설문 조사에서 30 % 이상이 실제로 화상 회의 소프트웨어를 사용하여 회의를 녹화 했다고보고했습니다.

이것은 당신이 가지고 있는지조차 모르는 문제를 제시합니다.

직원들이 이미 기록하고있는 회의 (민감한 비즈니스 정보로 가득 차 있음)가 회사 내부 또는 외부에서 잘못된 손에 들어 가지 않는다고 확신 할 수 있습니까?

문제는 다른 종류의 파일과 달리 mp4를 암호로 보호 할 수 없다는 것입니다. Dropbox 및 Google Drive와 같은 파일 공유 시스템조차도 적임자가 거의 모든 사람과 비공개 회의 녹음 파일을 다운로드하고 공유 할 수 있습니다. 내부 회의 녹화는 모두가 비디오를 공유하는 사이트 인 YouTube 에서 볼 수 있도록 전 세계에 공유 될 수도 있습니다. 이 글을 쓰는 시점에서 YouTube에서 "내부 회의"를 빠르게 검색하면 놀라운 883,00 개의 결과가 반환됩니다. 이들 중 95 %가 상당히 무해하다고 가정하더라도 공개용으로 의도되지 않은 약 44,000 개의 동영상이 남습니다.

조직의 기밀 정보가 공개적으로 공유되지 않았 으면하는 바램이 있지만 실제 가능성으로 인해 모든 비즈니스가 중단 될 것입니다.

솔루션 : 보안 비디오 관리 시스템을 사용하여 회의 캡처 자동화

회의 녹화 관리 솔루션은 직원이 내부 비디오를 저장하고 공유하는 데 불완전한 옵션이있을 때 발생하는 새로운 보안 위험을 조직이 해결하는 데 도움이됩니다. Panopto와 같은 비디오 관리 시스템 은 화상 회의 기술과 함께 작동하여 회의 녹화를 자동으로 캡처하고 안전한 온라인 비디오 라이브러리에 업로드하고 회의에서 말한 모든 내용을 기록하여 녹화 내용을 검색 가능하게 만듭니다. 마찬가지로 중요한 것은 관리자를위한 세분화 된 권한 관리 제어를 가능하게하므로 회의 기록은 적합한 사람 만 볼 수 있습니다.

또한 대규모 회의 캡처 자동화는 생산성과 공동 작업을 더욱 지원하기 위해 기업에서 점점 더 많이 구현하는 회의 현대화 전략입니다.

최근 Wainhouse Research의 설문조사에 따르면 응답자의 69%가 과거 화상 회의를 녹화하여 나중에 참조 자료로 사용할 수 있는 것이 유용하다는 데 동의했습니다. 메모를 하지 않고도 회의에 완전히 참여할 수 있는 자유, 참석하지 못한 사람과 회의를 공유할 수 있는 기능 등 사람들이 회의를 녹화하고 싶어 하는 이유는 다양합니다. 최신 백서를 다운로드하여 회의를 녹화해야 하는 10가지 이유를 알아보세요.

다운로드 : 비즈니스에서 모든 회의를 녹화해야하는 10 가지 이유

 

그러나 기록을 누르는 것만으로는 충분하지 않습니다. 사람들은 이러한 중요한 지식 자산을 최대한 활용하기 위해 스트리밍은 말할 것도없고 모든 장치에서 녹화물과 상호 작용할뿐만 아니라 녹화물을 쉽게 찾고, 검색하고, 공유 할 수 있어야합니다.

회의 인텔리전스 솔루션 이 포함 된 보안 비디오 플랫폼은 기존 회의 기술과 통합하여 내부 비디오 콘텐츠 자산을 보호하고 회의 생산성을 극대화하는 데 도움이됩니다.

Panopto는 회의 녹화물 관리, 공유 및 검색을위한 선도적 인 솔루션입니다. Panopto를 지능형 회의 환경의 일부로 만들려면 지금 문의하십시오.