Les entreprises prospèrent lorsque leurs employés peuvent collaborer efficacement pour résoudre des problèmes complexes, mettre en œuvre de nouvelles initiatives et partager leurs connaissances. Avec de nombreuses équipes travaillant désormais à distance à temps plein, il est plus important que jamais de veiller à ce que ces équipes aient accès à des outils de visioconférence permettant une collaboration efficace.

Grâce à des outils collaboratifs comme Slack et Zoom , les télétravailleurs peuvent obtenir rapidement des réponses de leurs collègues et échanger en temps réel, où qu'ils soient. Cependant, même lorsque les détails sont essentiels et qu'une discussion en direct n'est pas nécessaire, la plupart d'entre nous passons encore des heures à rédiger de longs courriels, des présentations et des documents – avec explications, captures d'écran, instructions étape par étape, etc. – pour nous assurer que tout le monde comprenne.

Il est temps d'arrêter de taper et de commencer à enregistrer.

Une collaboration vidéo vaut 1,8 million de mots

Vous connaissez l'adage : « Une image vaut mille mots. » Eh bien, selon Forrester Research, une vidéo d'une minute équivaut à 1,8 million de mots . Imaginez la quantité d'informations supplémentaires que vous pouvez transmettre dans une vidéo de deux minutes par rapport à un courriel de deux minutes de lecture. Pensez également au temps considérable que vous consacrez à la rédaction d'un courriel détaillé comparé à une simple démonstration. Chaque image d'une vidéo regorge de données qui, ensemble, facilitent la compréhension et la mémorisation des informations présentées.

La vidéo peut facilement améliorer l'efficacité, la clarté et la cohérence de nombreux aspects des opérations commerciales à distance, notamment :

• Enregistrement et documentation des réunions
• Former les employés à grande échelle
• Intégration des nouveaux employés
• Engager le public dans la communication d'entreprise
• Autonomiser les équipes de vente
• Éduquer les clients

De plus, enregistrer des vidéos est aujourd'hui plus simple et bien plus rapide que d'écrire. La plupart des solutions de visioconférence permettent d'enregistrer des réunions, des formations et bien plus encore en un seul clic. Les enregistreurs d'écran en ligne permettent de capturer rapidement une présentation, une démonstration ou un message dans une vidéo à la demande, partageable à tout moment.

Pour améliorer la collaboration et le partage des connaissances entre les équipes distantes, envisagez les tactiques suivantes qui tirent parti des solutions de communication vidéo facilement disponibles aujourd'hui.

Quatre conseils efficaces pour la collaboration vidéo

Grâce à une suite complète d'outils de collaboration vidéo prenant en charge les communications vidéo en direct et à la demande, les équipes distantes peuvent non seulement optimiser leur temps passé en réunions virtuelles, mais aussi collaborer de manière asynchrone , réduisant ainsi la fréquence des appels et réunions en direct qui, souvent, empêchent les participants de se consacrer à des tâches plus approfondies et productives. Voici comment :

1. Optimisez vos réunions en ligne en les enregistrant.

Qu'on les aime ou qu'on les déteste, les réunions restent l'un des moyens les plus efficaces pour les employés de collaborer et de partager des idées. C'est pourquoi les entreprises continuent d'investir dans des outils pour les optimiser : équipements de salles de conférence, calendriers intelligents et systèmes de communication unifiée. Nous avons levé bon nombre des obstacles qui nous empêchaient autrefois d'échanger en temps réel avec nos collègues.

Mais que se passe-t-il une fois la réunion commencée ? Notre collaboration reste loin d’être optimale. Pendant la discussion, nous prenons des notes manuscrites et rédigeons des comptes rendus pour consigner les décisions. Ensuite, nous passons des heures à rédiger des synthèses et à définir les prochaines étapes. Le moindre détail, omis pendant ou après la réunion, est perdu.

Il n'est pas nécessaire que les choses se passent ainsi. Enregistrer vos réunions peut améliorer la productivité des équipes à distance en leur permettant de revoir les moments clés ou de visionner les conversations auxquelles elles n'ont pas pu assister en direct. Cela peut également protéger votre entreprise en conservant une trace écrite de chaque interaction.

L'enregistrement intelligent des réunions simplifié

Zoom, Cisco Webex Meetings, GoToMeeting, BlueJeans et autres solutions de visioconférence facilitent l'enregistrement des réunions. Mais ensuite ? L'intégration Panopto Votre système de visioconférence vous permet non seulement d'automatiser l'enregistrement des réunions au sein de votre organisation, mais vous offre également des outils pour simplifier le partage et la collaboration après la fin de la réunion :

• Stockage cloud sécurisé, illimité et à long terme
• Intégration SSO et gestion vidéo pour un partage simplifié
• Transcription et sous-titrage automatiques
• Rechercher du contenu dans les vidéos
• Discussions et notes intégrées à la vidéo
• Outils de montage vidéo simples
• Analyse et renseignement

Apprenez-en davantage sur l'automatisation et la simplification de l'enregistrement des réunions avec Panopto >

2. Réduisez la surcharge de collaboration grâce aux communications vidéo asynchrones.

Slack a révolutionné la communication au travail, permettant d'obtenir instantanément des avis de collègues grâce à une messagerie instantanée avec fonction de recherche. Cependant, les interruptions constantes nuisent à la productivité des équipes à distance , les empêchant de se consacrer à des tâches plus complexes. De plus, toutes les questions ne peuvent pas trouver de réponse en quelques lignes de texte. Lorsque les détails sont essentiels, lorsqu'une démonstration est plus efficace qu'une explication, ou lorsque le contenu est trop dense, Slack et d'autres outils collaboratifs comme Microsoft Teams ne sont tout simplement pas les canaux les plus performants.

Avec Panopto Grâce aux outils de collaboration vidéo de [Nom de l'entreprise], plus besoin d'attendre de réunir tout le monde en réunion ni de s'enliser dans de longs échanges d'e-mails. Il vous suffit d'enregistrer les informations à partager, en les commentant audio en temps réel. Panopto Il est facile de capturer chaque détail dans une courte vidéo avec diapositives ou un enregistrement d'écran, permettant ainsi à vos collègues de suivre la présentation comme s'ils étaient à vos côtés. Grâce aux messages et présentations vidéo à la demande, vos collègues peuvent les visionner dès qu'ils ont quelques minutes, accélérer ou ralentir la lecture, effectuer des recherches dans la vidéo et même laisser des commentaires et des questions horodatés.

Le meilleur de tous ? Panopto Les vidéos peuvent être recherchées et partagées directement dans Slack , ce qui vous permet de partager des informations complètes et détaillées avec vos coéquipiers sans avoir à renoncer à votre outil de communication préféré.

3. Inversez le déroulement de vos réunions pour améliorer la collaboration.

Dans la plupart des organisations, trop de réunions se résument à des exposés PowerPoint, structurés de manière à offrir peu d'opportunités de collaboration en temps réel, ce qui entrave l'avancement des projets et, souvent, la prise de décisions stratégiques.

Il existe une alternative : la réunion inversée . Initiée par des entreprises innovantes comme Amazon et LinkedIn, et s’appuyant sur le modèle de la classe inversée déployé dans les universités du monde entier, l’inversion de vos réunions peut vous aider à :

• Récupérer le temps perdu en réunions
• Veillez à ce que chaque réunion à laquelle vous participez soit productive.
• Donnez à vos équipes les moyens de prendre collectivement des décisions plus intelligentes et plus rapides

Lors d'une réunion inversée, l'organisateur enregistre une présentation détaillant les informations dont les participants ont besoin pour contribuer pleinement, la partage avec eux avant la réunion et conserve l'intégralité de la réunion prévue pour une collaboration en temps réel.

Pour en savoir plus , téléchargez le guide complet sur la transformation de vos réunions >

4. Privilégiez la documentation vidéo pour un partage rapide des connaissances

Chaque employé est expert dans un domaine. Rendre ce savoir-faire accessible à tous — que ce soit pour former un nouvel employé, collaborer sur des projets d'équipe ou simplement créer de la documentation — pourrait considérablement améliorer la productivité de vos équipes, si seulement c'était plus simple. Or, la création de documents de partage de connaissances textuels est trop chronophage, et les réunions en présentiel ne sont pas adaptées à grande échelle (surtout pour les informations qui doivent être partagées fréquemment).

La vidéo, c'est différent. Grâce à une base de connaissances vidéo consultable à la demande, vous pouvez documenter et partager des informations détaillées beaucoup plus rapidement qu'en créant un document texte. Panopto permet de réaliser facilement les visites guidées, démonstrations, vidéos explicatives, procédures opérationnelles standard, meilleures pratiques et bien plus encore, même les plus complexes, en utilisant les ordinateurs portables et les webcams dont ils disposent déjà.

Après l'enregistrement, Panopto télécharge automatiquement chaque vidéo dans votre vidéothèque centrale et sécurisée, où elle est optimisée pour la lecture sur tous les appareils et indexée pour la recherche. Ainsi, l'expertise de votre équipe est non seulement facile à documenter, mais aussi facilement accessible et disponible à la demande pour les autres membres de votre organisation .

Développez la collaboration vidéo au-delà de la simple visioconférence.

Optimisez la collaboration et la productivité grâce à un ensemble plus large d'outils de collaboration vidéo. Panopto propose des solutions gratuites et payantes qui prennent le relais là où votre logiciel de visioconférence s'arrête, afin que les équipes distantes puissent collaborer plus efficacement.

Inscrivez-vous dès aujourd'hui et essayez Panopto gratuitement , ou demandez une démonstration de Panopto Enterprise pour votre organisation.