Les entreprises réussissent lorsque les employés sont en mesure de collaborer efficacement pour résoudre des problèmes complexes, mettre en œuvre de nouvelles initiatives et partager leurs connaissances. De nombreuses équipes travaillant désormais à distance à plein temps, il est plus important que jamais de s'assurer que les équipes qui travaillent à domicile ont accès à des outils de collaboration vidéo qui permettent une collaboration efficace et efficiente.

Grâce à des outils de collaboration tels que Slack et Zoom, les employés à distance peuvent obtenir des réponses rapides de leurs collègues et tenir des conversations en temps réel, où qu'ils se trouvent. Mais lorsqu'il est essentiel de couvrir les détails et qu'une discussion en direct n'est pas nécessaire, la plupart d'entre nous passent encore des heures à taper de longs courriels, des diapositives et des documents - avec des explications, des captures d'écran, des instructions étape par étape, et plus encore - pour s'assurer que les autres comprennent.

Il est temps d'arrêter de taper et de commencer à enregistrer.

Une collaboration vidéo vaut 1,8 million de mots

Vous avez déjà entendu l'expression "une image vaut mille mots". Selon Forrester Research, une vidéo d'une minute vaut 1,8 million de mots. Pensez à la quantité d'informations supplémentaires que vous pouvez partager dans une vidéo de 2 minutes par rapport à un courriel qui prend 2 minutes à lire. Pensez également au temps qu'il vous faut pour rédiger un courriel détaillé plutôt que de vous contenter de montrer et de raconter. La vidéo contient de nombreuses données dans chaque image, qui contribuent toutes à améliorer la capacité du spectateur à comprendre et à mémoriser les détails présentés.

La vidéo peut facilement ajouter de l'efficacité, de la clarté et de la cohérence à de nombreux aspects des opérations commerciales à distance, notamment :

• Enregistrement et documentation des réunions
• Former les employés à grande échelle
• L'intégration des nouveaux employés
• Faire participer le public à la communication de l'entreprise
• Permettre aux équipes de vente
• Sensibiliser les clients

De plus, l'enregistrement de vidéos est aujourd'hui plus facile que jamais et beaucoup plus rapide que l'écriture. La plupart des solutions de vidéoconférence permettent d'enregistrer des réunions, des sessions de formation, etc. en un seul clic. Les enregistreurs d'écran permettent de capturer rapidement une présentation, une séance de travail ou un message dans une vidéo partageable à la demande.

Pour améliorer la collaboration et le partage des connaissances au sein des équipes distantes, envisagez les tactiques suivantes qui tirent parti des solutions de communication vidéo facilement disponibles aujourd'hui.

Quatre conseils pour une collaboration vidéo efficace

Grâce à une gamme complète d'outils de collaboration vidéo prenant en charge les communications vidéo en direct et à la demande, les équipes distantes peuvent non seulement mieux utiliser le temps passé en réunions virtuelles, mais aussi collaborer de manière asynchrone, réduisant ainsi la fréquence des appels et des réunions en direct qui empêchent souvent les personnes de se consacrer à un travail plus approfondi et plus productif. Voici comment procéder :

1. Tirez le meilleur parti de vos réunions en ligne en les enregistrant

Qu'on les aime ou qu'on les déteste, les réunions restent l'un des moyens les plus efficaces pour les employés de collaborer et d'échanger des idées. C'est pourquoi les entreprises continuent d'investir dans des outils permettant d'optimiser les réunions, qu'il s'agisse de matériel pour salles de conférence, de calendriers intelligents ou de toutes sortes de systèmes de communications unifiées. Nous avons supprimé bon nombre des obstacles qui nous empêchaient autrefois de nous connecter avec nos collègues en temps réel.

Mais que se passe-t-il une fois la réunion commencée ? Nous ne collaborons toujours pas aussi efficacement que nous le pourrions. Pendant la discussion, nous nous appuyons sur des notes manuelles et des procès-verbaux pour documenter les décisions. Ensuite, nous passons des heures à rédiger des résumés et les prochaines étapes. Tous les détails oubliés, que ce soit pendant ou après la réunion, sont perdus.

Il n'est pas nécessaire d'en arriver là. L'enregistrement de vos réunions peut contribuer à rendre les équipes distantes plus productives en leur permettant de revenir sur des moments clés de la réunion ou d'assister à des conversations auxquelles elles n'ont pas pu participer en direct. Il peut également protéger votre entreprise en fournissant une trace de ce qui s'est passé au cours de chaque interaction.

L'enregistrement de réunions plus intelligentes en toute simplicité

Zoom, Cisco Webex Meetings, GoToMeeting, BlueJeans et d'autres solutions de vidéoconférence facilitent l'enregistrement d'une réunion. Mais ensuite ? L'intégration de Panopto à votre système de visioconférence vous permet non seulement d'automatiser l'enregistrement des réunions au sein de votre organisation, mais vous offre également les outils nécessaires pour simplifier le partage et la collaboration après la fin de la réunion :

• Stockage sécurisé, illimité et à long terme dans le nuage
• Intégration SSO et gestion des vidéos pour un partage facile
• Transcription et sous-titrage automatiques
• Recherche de contenu dans les vidéos
• Discussions et notes en vidéo
• Outils d'édition vidéo simples
• Analyse et intelligence

En savoir plus sur l'automatisation et la simplification de l'enregistrement des réunions avec Panopto >

2. Minimiser la surcharge de collaboration grâce aux communications vidéo asynchrones

Slack a contribué à révolutionner la façon dont nous communiquons au travail, en permettant aux gens d'obtenir instantanément des contributions rapides de la part de leurs coéquipiers par le biais d'un chat consultable. Mais les interruptions constantes rendent en fait les équipes à distance moins productives, en les empêchant d'effectuer un travail cognitif plus approfondi. De plus, il ne suffit pas de quelques lignes de texte pour répondre à toutes les questions. Lorsque les détails sont essentiels, qu'il est plus facile de montrer que de dire, ou qu'il y a tout simplement trop de choses à taper, Slack et d'autres outils de collaboration comme Microsoft Teams ne sont tout simplement pas les canaux les plus efficaces.

Avec les outils de collaboration vidéo de Panopto, vous n'avez pas besoin d'attendre que tout le monde participe à une réunion ou de vous embrouiller dans une longue chaîne de courriels. Il vous suffit d'enregistrer les informations que vous souhaitez partager, en fournissant une explication audio au fur et à mesure. Panopto facilite la capture de chaque détail dans une vidéo rapide avec des diapositives ou un enregistrement d'écran pour que les autres puissent suivre comme s'ils regardaient par-dessus votre épaule. Avec les messages vidéo et les présentations à la demande, les collègues peuvent regarder dès qu'ils ont quelques minutes, accélérer ou ralentir la vitesse de lecture, faire des recherches dans le contenu de la vidéo et même laisser des commentaires et des questions horodatés dans la vidéo.

Et le meilleur ? Les vidéos Panopto peuvent être recherchées et partagées directement dans Slack, ce qui vous permet de partager des informations complètes et détaillées avec vos coéquipiers sans avoir à renoncer à votre outil de communication préféré.

3. Retournez vos réunions pour améliorer la collaboration

Dans la plupart des organisations, trop de réunions se résument à des présentations PowerPoint, structurées de manière à n'offrir que peu d'occasions de collaborer en temps réel, de faire avancer les projets de manière efficace et de prendre des décisions stratégiques.

Il existe une alternative : la réunion inversée. Lancée par des entreprises innovantes telles qu'Amazon et LinkedIn, et fondée sur le modèle de la classe inversée qui a été mis en place dans les universités du monde entier, l'inversion de vos réunions peut vous aider :

• Récupérer le temps perdu dans les réunions
• Veillez à ce que chaque réunion à laquelle vous participez soit productive
• Permettez à vos équipes de prendre des décisions plus intelligentes et plus rapides en collaboration.

Lors d'une réunion inversée, l'organisateur de la réunion enregistre une présentation détaillant les informations dont les participants ont besoin pour contribuer pleinement, la partage avec les participants avant la réunion et préserve l'intégralité de la réunion programmée pour une collaboration en temps réel.

Pour en savoir plus, téléchargez le guide complet pour transformer vos réunions >

4. Adopter la documentation vidéo pour un partage rapide des connaissances

Chaque employé est un expert en quelque chose. Rendre tout ce savoir-faire partageable - que ce soit pour former un nouveau collaborateur, collaborer à des projets d'équipe ou simplement créer de la documentation pour référence future - pourrait contribuer à rendre vos équipes beaucoup plus productives, si seulement c'était plus facile. Mais les documents textuels de partage des connaissances sont tout simplement trop longs à produire, et les réunions en personne ne sont tout simplement pas suffisantes (en particulier pour les informations qui doivent être partagées fréquemment).

La vidéo est différente. Grâce à une base de connaissances vidéo consultable à la demande, vous pouvez documenter et partager des informations détaillées en beaucoup moins de temps qu'il n'en faut pour créer un document texte. Panopto permet de capturer facilement les présentations multi-caméras les plus complexes, les démonstrations, les explications, les procédures opérationnelles standard, les meilleures pratiques, et plus encore, en utilisant les ordinateurs portables et les webcams dont ils disposent déjà.

Après l'enregistrement, Panopto télécharge automatiquement chaque vidéo dans votre vidéothèque centrale sécurisée, où elle est optimisée pour être lue sur n'importe quel appareil et indexée pour la recherche. Ainsi, l'expertise de votre équipe est non seulement facile à documenter, mais aussi facile à trouver et à apprendre à la demande pour les autres membres de votre organisation.

La collaboration vidéo va au-delà de la vidéoconférence

Optimisez la collaboration et la productivité avec un ensemble plus large d'outils de collaboration vidéo. Panopto propose des solutions gratuites et payantes qui prennent le relais de votre logiciel de visioconférence afin que les équipes distantes puissent collaborer plus efficacement.

Inscrivez-vous dès aujourd'hui et essayez Panopto gratuitement, ou demandez une démonstration de Panopto Enterprise pour votre organisation.