La vidéo est un média puissant qui permet d'accroître la portée des messages de l'entreprise et d'offrir des communications plus mémorables et plus attrayantes. Alors que certaines organisations produisent des vidéos de communication interne et externe depuis des décennies, beaucoup d'autres découvrent tout juste comment la diffusion en direct et l'enregistrement de vidéos à la demande peuvent contribuer à la réalisation de leurs objectifs commerciaux.

Les chefs d'entreprise sont de plus en plus nombreux à reconnaître qu'il est très rentable de se doter du bon ensemble d'outils pour soutenir des communications vidéo flexibles et efficaces qui peuvent améliorer l'engagement et la mémorisation de leurs messages tout en augmentant leur portée. Il n'est pas difficile d'imaginer ce que l'on peut accomplir de plus lorsque l'équipe n'a plus à passer du temps à gérer tout ce qui entre dans la production et la distribution des communications vidéo.

Heureusement, les nouvelles technologies vidéo offrent aux équipes de communication une plus grande flexibilité et un meilleur contrôle sur leurs efforts de communication vidéo, sans qu'elles aient besoin de travailler au noir en tant qu'experts en audiovisuel ou en informatique.

 

"Nous utilisons la vidéo pour la communication depuis les années 1980. Qu'est-ce qui a changé ?

 

Il n'y a pas si longtemps, l'utilisation de la vidéo pour la communication d'entreprise représentait un investissement important. La création de vidéos nécessitait du matériel d'enregistrement et de diffusion en continu coûteux, ainsi que des équipes spécialisées qui devaient tout mettre en place, faire fonctionner des équipements compliqués, monter les vidéos finales, puis rendre ces fichiers massifs partageables, soit via un support physique comme un DVD ou une VHS, soit dans le cadre d'un service de partage de fichiers qui avait ses propres coûts et ses propres défis à relever.

Aujourd'hui, la production de vidéos de qualité professionnelle n'est plus un jeu d'enfant. Et comme on pouvait s'y attendre, au lieu de ne produire qu'une poignée de vidéos par an en raison des contraintes de budget et de ressources, les équipes de communication découvrent aujourd'hui qu'elles peuvent en produire beaucoup plus.

Un nouveau type de logiciel - la plateforme vidéo d'entreprise - offre désormais aux entreprises une solution facile à utiliser et tout-en-un pour créer, gérer et partager des vidéos avec des publics spécifiques.

Une plateforme vidéo moderne (parfois appelée système de gestion de contenu vidéo ou CMS) peut vous aider à tirer le meilleur parti de vos investissements vidéo actuels et à réduire le coût total de la création de vidéos, tout en rendant beaucoup plus efficace l'ensemble des opérations, de la distribution et de la gestion sécurisées à la lecture et à la recherche interactives. Voici comment :

Moins d'équipement et une installation plus simple

De nos jours, il n'est plus nécessaire de se ruiner en caméscopes et autres équipements d'enregistrement : presque tout le monde dispose d'outils d'enregistrement HD puissants intégrés aux ordinateurs portables et aux smartphones qu'ils transportent déjà. Pratiquement tous les types de matériel d'enregistrement sont devenus beaucoup plus petits, plus abordables et plus faciles à utiliser.

Une plateforme vidéo moderne vous donne la possibilité de choisir le contenu que vous souhaitez partager et la manière dont ce contenu sera présenté. La vidéo provenant de plusieurs caméras et de plusieurs écrans peut être présentée de manière à ce que les spectateurs en ligne aient l'impression d'être dans la salle, de voir l'orateur, ses diapositives et même des présentations à l'écran côte à côte.

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Temps et coûts de post-production réduits au minimum

Le montage, le traitement et la mise à disposition des vidéos pour que les gens puissent les regarder de n'importe où et sur n'importe quel appareil peuvent facilement nécessiter cinq solutions vidéo différentes et des heures de travail laborieux de la part de personnes dont le temps serait mieux employé ailleurs.

Les plateformes vidéo modernes intègrent généralement un éditeur vidéo qui vous permet d'effectuer des tâches de montage courantes telles que la suppression de séquences inutiles, le passage d'un flux vidéo à l'autre dans le cas d'enregistrements multicaméras, et même l'ajout de séquences vidéo supplémentaires. Cela signifie que pour la plupart des événements en direct et des messages enregistrés, le nettoyage de la vidéo finale sera à la fois facile et rapide. Si vous préférez un éditeur vidéo tiers, nous vous recommandons recommandons Camtasia. Avec Camtasia, vous pouvez exporter des vidéos directement vers votre bibliothèque Panopto en un seul clic.

De même, une plateforme vidéo moderne se charge de tout le travail de production en arrière-plan nécessaire pour rendre les vidéos disponibles pour un partage facile et une lecture à la demande. Dès que votre diffusion en direct se termine ou que vous avez fini d'enregistrer votre vidéo, la plateforme transcode automatiquement l'enregistrement pour qu'il puisse être lu sur n'importe quel appareil, et le télécharge dans votre vidéothèque où n'importe qui dans votre organisation peut le voir.

La nouvelle vidéothèque sécurisée et consultable

Si les informations que vous présentez sont suffisamment importantes pour être partagées avec votre public aujourd'hui, il y a de fortes chances qu'elles soient également suffisamment importantes pour que vous souhaitiez que les gens puissent les trouver demain. Une plate-forme vidéo moderne peut simplifier la recherche du contenu de toutes vos vidéos enregistrées en indexant automatiquement vos vidéos au fur et à mesure qu'elles sont téléchargées dans votre bibliothèque. Et ce qu'elle indexe va bien au-delà des métadonnées de base qui constituaient jusqu'à présent la limite de la recherche vidéo.

Le moteur de recherche vidéo Smart Search de Panopto, par exemple, utilise la reconnaissance automatique de la parole (ASR), la reconnaissance optique de caractères (OCR) et un certain nombre d'autres technologies d'intelligence artificielle pour reconnaître et indexer chaque mot prononcé et chaque mot affiché à l'écran dans chaque vidéo que vous chargez dans votre vidéothèque. De plus, Panopto peut s'intégrer à des CMS comme SharePoint, des systèmes de gestion de l'apprentissage (LMS) comme Cornerstone, des systèmes de gestion de la relation client (CRM) comme Salesforce, et d'autres systèmes d'entreprise pour rendre vos vidéos consultables à partir des portails déjà utilisés par les employés. Et pour les entreprises internationales, Smart Search prend en charge neuf langues différentes : anglais, espagnol, allemand, français, japonais, coréen, portugais, néerlandais et polonais.

Votre solution de visioconférence facilite la communication. Une plate-forme vidéo complète votre système de visioconférence.

 

Aujourd'hui, lorsque la plupart des professionnels pensent aux technologies dont ils auront besoin pour soutenir leurs stratégies de communication vidéo, le logiciel de vidéoconférence est la première chose qui leur vient à l'esprit.

Des solutions telles que Zoom, Skype for Business, GoToMeeting et BlueJeans permettent une communication et une collaboration virtuelles en temps réel entre des personnes situées dans des lieux différents. La plupart d'entre eux permettent même d'enregistrer en un clin d'œil. Dans l'ensemble, ces systèmes sont excellents pour ce qu'ils sont censés faire, et il n'y a donc aucune raison de les remplacer par d'autres.

Mais pour prendre en charge un large éventail de cas d'utilisation et maximiser le retour sur investissement de vos stratégies de communication, votre système de visioconférence a besoin d'un coup de pouce.

Si vous utilisez déjà vos outils de vidéoconférence pour communiquer, une plate-forme vidéo peut être le complément idéal. Examinons dix fonctions d'une plate-forme vidéo qui peuvent étendre les capacités de votre système de vidéoconférence, tout en vous offrant de nouveaux outils pour atteindre et impliquer davantage de personnes.

10 fonctionnalités de la plate-forme vidéo qui améliorent la communication d'entreprise

1. Diffusion en direct HD multicaméras sécurisée à grande échelle

Imaginons que vous souhaitiez diffuser votre prochaine réunion plénière. Vous aurez plusieurs présentateurs, un jeu de diapositives pour chacun d'entre eux et même une vidéo à diffuser pendant l'une des présentations. Et bien sûr, vous partagez des informations sensibles, "réservées à l'interne", qui ne doivent pas tomber entre de mauvaises mains.

Les outils de vidéoconférence d'aujourd'hui ont été conçus principalement pour faciliter les conversations en direct, et la plupart font des compromis techniques en matière de qualité vidéo et de fréquence d'images (en particulier pour les écrans partagés et les diapositives) afin de suivre cet échange en temps réel. En raison de ces compromis, il peut être difficile pour votre équipe de reproduire l'intégralité de l'expérience vécue dans la salle pour les spectateurs en ligne.

Les plateformes vidéo modernes, en revanche, sont conçues pour diffuser en toute sécurité des présentations multimédias haute définition en 1080p à une vitesse maximale de 60 images par seconde (ips). Avec une plateforme vidéo, il vous suffit de connecter toutes vos caméras vidéo à votre ordinateur portable, de sélectionner vos périphériques d'enregistrement, d'ouvrir les diapositives correspondantes, de sélectionner les écrans que vous souhaitez partager et vous êtes prêt à diffuser votre présentation à un public en ligne de n'importe quelle taille.

En ajoutant un délai de quelques secondes dans le flux (similaire au délai de diffusion de la télévision en direct), les plateformes vidéo peuvent fournir une diffusion en direct HD "one-to-many", directement sur l'internet, sans que les téléspectateurs aient besoin de télécharger des applications spécialisées. Cela signifie que vous pouvez partager des vidéos en direct d'une grande clarté avec des dizaines de milliers de personnes à la fois, sur n'importe quel appareil et via n'importe quelle connexion web. De plus, vos spectateurs ont un contrôle total sur leur expérience de visionnage, avec la possibilité de basculer d'un flux vidéo à l'autre en fonction de leurs préférences.

Une plateforme vidéo vous permet également de contrôler finement la sécurité de vos flux en direct. Avec la plateforme vidéo de Panopto, par exemple, votre flux en direct sera automatiquement défini comme privé par défaut. En quelques clics, vous pouvez modifier les autorisations de partage afin qu'un flux soit accessible à certaines personnes de votre organisation, à tous les membres de votre organisation ou au grand public.

2. Permettre aux spectateurs de mettre en pause, de revenir en arrière ou de redémarrer les vidéos en direct

La formule "Il fallait être là" est une politique terrible pour la communication d'entreprise. Le fait est que les gens sont occupés et ont toujours un travail à faire. Même s'ils ont des engagements concurrents ou s'ils doivent s'occuper de quelque chose d'urgent pendant votre diffusion en direct, ils veulent quand même avoir l'occasion de voir ce que les dirigeants ont à dire.

Donnez à vos collaborateurs la possibilité de regarder votre diffusion et de gérer d'autres priorités au fur et à mesure qu'elles se présentent. Étant donné qu'une plateforme vidéo enregistre pendant la diffusion, les spectateurs peuvent se joindre tardivement à la diffusion en direct et la reprendre depuis le début, l'interrompre et la reprendre s'ils doivent prendre un appel inattendu ou la rembobiner pour voir quelque chose qu'ils auraient pu manquer. Les contrôles de l'enregistreur numérique en direct d'une plateforme vidéo permettent à vos spectateurs d'optimiser leur productivité tout en continuant à s'intéresser à l'intégralité de vos messages.

3. Contrôle infaillible de l'"interactivité accidentelle"

Vous voulez que les messages soient reçus avec clarté - et avec un minimum d'interruptions qui peuvent distraire votre public et l'empêcher d'accéder aux informations importantes. Des bips sonores et des claquements de porte lorsque des personnes rejoignent ou quittent une conférence, une musique d'attente accidentelle jouée sur la ligne au milieu d'un discours d'un cadre, ou un chien qui aboie en arrière-plan parce qu'une personne travaillant depuis son bureau à domicile a oublié de mettre la ligne en sourdine - voilà autant d'éléments qui peuvent avoir un impact négatif sur l'expérience lors d'une diffusion en direct à l'aide d'une solution de visioconférence. Bien qu'il existe des contrôles qui permettent de minimiser les distractions indésirables des participants sur une ligne de conférence, des interruptions accidentelles peuvent toujours se produire.

Une plateforme vidéo permet l'interactivité tout en éliminant les éléments involontaires qui perturbent souvent un flux en direct présenté par le biais d'une vidéoconférence. Comme la diffusion se fait dans une seule direction - de l'orateur à l'auditoire - les spectateurs n'ont aucun moyen d'interrompre intentionnellement ou non la présentation, comme ils peuvent le faire (et le font souvent) lorsque vous utilisez des technologies de conférence.

Mais cela ne veut pas dire que les spectateurs ne peuvent pas interagir - avec une plateforme vidéo, les spectateurs peuvent toujours poser des questions par l'intermédiaire d'un panel de discussion à l'intérieur du lecteur vidéo en soumettant des questions dans le lecteur, qu'un modérateur peut ensuite présenter au présentateur pour qu'il y réponde en direct. C'est une façon intelligente d'équilibrer l'engagement des spectateurs et les valeurs de production professionnelles.

4. Rendre les enregistrements disponibles pour un visionnage à la demande immédiatement après un événement en direct

L'enregistrement est devenu une fonctionnalité standard de la plupart des solutions de visioconférence. Ce qui n'est pas encore standardisé, en revanche, c'est la manière dont vous pouvez gérer cette vidéo une fois l'enregistrement terminé. Certaines solutions de visioconférence offrent un stockage à court terme, d'autres peuvent exporter vers des services grand public tels que DropBox ou YouTube, et d'autres encore se contentent de télécharger un fichier MP4 sur votre ordinateur portable. À l'heure où nous écrivons ces lignes, aucune ne propose de dépôt sécurisé et consultable pour vos vidéos, qui permettrait de les partager et de les découvrir facilement.

Avec une plateforme vidéo, dès que vous appuyez sur "stop" et que vous mettez fin à votre diffusion en direct ou à votre enregistrement, la plateforme télécharge presque instantanément votre vidéo dans une bibliothèque sécurisée, la convertit et l'optimise pour qu'elle puisse être lue sur n'importe quel appareil, et indexe l'enregistrement pour la recherche afin qu'elle puisse être facilement trouvée et partagée conformément à vos paramètres de confidentialité. Cela signifie que vos collaborateurs pourront trouver et diffuser vos vidéos de communication presque immédiatement après leur enregistrement, sans avoir à attendre que quelqu'un traite, transcode, compresse, étiquette et télécharge manuellement les fichiers.

5. Modifiez votre vidéo avant de publier un enregistrement

Certains messages peuvent bénéficier de l'authenticité de l'improvisation, mais pour la plupart des événements et des annonces, vous voudrez pouvoir peaufiner ou compléter votre enregistrement avant d'en diffuser la version finale.

La plupart des solutions de vidéoconférence n'intègrent pas d'outils de montage qui vous permettraient de couper le temps d'arrêt avant le début de la conférence, de supprimer une discussion hors sujet, d'insérer d'autres médias ou de basculer entre plusieurs flux vidéo de l'événement. Par conséquent, les entreprises doivent souvent acheter des outils de montage vidéo coûteux qui nécessitent l'aide de spécialistes audiovisuels expérimentés, ce qui retarde encore la diffusion d'enregistrements à la demande de communications importantes et diminue le retour sur investissement.

Une plateforme vidéo moderne comprend généralement des outils de montage vidéo simples pour couper, raccorder et passer d'un flux vidéo à l'autre, de sorte qu'il n'est pas nécessaire de disposer d'un logiciel supplémentaire ou d'un expert en audiovisuel pour peaufiner une vidéo.

Une plateforme vidéo peut même vous sauver de vous-même - l'édition vidéo, par exemple, est généralement "non destructive", de sorte que même si vous coupez un segment de votre vidéo lors de la lecture, vous disposerez toujours du fichier original auquel vous pourrez revenir, juste au cas où.

6. Stockez toutes vos vidéos en toute sécurité, aussi longtemps que vous le souhaitez.

Imaginez un instant que vous ayez accompli un petit miracle : vous avez réussi à créer et à partager un message que tous les membres de votre organisation ont consommé. Cependant, même ce genre de succès éclatant est limité dans le temps. Une organisation moyenne renouvelle 10 à 20 % de ses effectifs chaque année. Même si vous avez réussi à transmettre une information à tout le monde aujourd'hui, demain et tous les jours à venir apporteront de nouveaux visages que vous n'auriez pas pu atteindre.

Idéalement, vous souhaitez enregistrer vos messages afin qu'ils puissent continuer à être consultés à l'avenir (à la fois par les nouveaux employés et par les membres de l'équipe en place qui souhaitent simplement revoir les informations). La plupart des systèmes de visioconférence n'offrent qu'une prise en charge limitée de l'hébergement de vos enregistrements en vue d'une visualisation ultérieure à la demande, et il est courant que les enregistrements soient supprimés après une courte période (généralement de 30 à 60 jours, en fonction de votre plan), que vous deviez acheter davantage d'espace de stockage lorsque vous atteignez vos limites ou que vous supprimiez manuellement des vidéos de votre bibliothèque d'enregistrements.

Une plateforme vidéo vous offre un lieu sécurisé et centralisé dans lequel vous pouvez stocker et diffuser un nombre illimité de vidéos, ce qui vous permet de contrôler totalement votre contenu vidéo sensible tout en facilitant la gestion et le partage des vidéos à l'intérieur et à l'extérieur de votre entreprise. Il s'agit d'une alternative à YouTube qui préserve la confidentialité des vidéos privées et vous permet de contrôler la gestion de l'accès aux vidéos dans l'ensemble de votre entreprise, à grande échelle, grâce à des intégrations de solutions de gestion des identifiants à authentification unique (SSO). Vous pouvez définir des autorisations pour l'ensemble de votre bibliothèque, des dossiers spécifiques et même des vidéos individuelles en direct ou à la demande en quelques clics seulement.

7. Gérer les anciens et les nouveaux contenus vidéo

Pensez au temps que vous passez à gérer vos informations de communication disponibles - en vous assurant que ce qui est disponible est à jour, en supprimant les éléments qui contiennent des informations anciennes et non pertinentes qui pourraient prêter à confusion, et en gérant les approbations pour les communications à venir. Imaginez maintenant que vous deviez faire tout cela pour vos communications vidéo également. Sans un système conçu pour gérer le contenu vidéo, aucune de ces étapes ne peut être automatisée pour faire gagner du temps à votre équipe.

Avec une plateforme vidéo, cependant, la gestion de vos communications vidéo devient encore plus efficace grâce aux outils que vous pouvez utiliser pour notifier aux parties prenantes les approbations pour les nouvelles vidéos. Vous pouvez désigner des dossiers pour avertir automatiquement les responsables lorsqu'un nouveau contenu vidéo est prêt à être approuvé, ce qui simplifie le flux de travail nécessaire à la diffusion des nouvelles vidéos de communication dans les délais impartis.

De même, grâce à la possibilité de définir des fenêtres de disponibilité pour les vidéos publiées, vous pouvez également programmer le moment où vos messages seront disponibles et celui où ils disparaîtront. Réglez votre vidéo de communication sur les avantages sociaux annuels pour qu'elle expire avant la période d'inscription ouverte de l'année prochaine, ou préenregistrez même les communications à venir sur un changement de politique et programmez-la pour qu'elle soit diffusée en plein jour pour les employés ou d'autres publics à un moment précis plus tard. Il s'agit d'une petite fonctionnalité qui simplifiera grandement le calendrier et les flux de travail pour de nombreuses équipes de communication.

8. Permettre aux internautes de rechercher n'importe quel mot prononcé ou montré dans une vidéo

La raison la plus importante pour laquelle les gens continuent à préférer le texte pour communiquer est sans doute que, malgré tous ses défauts, le texte est consultable. Il suffit d'appuyer sur ctrl+f pour trouver instantanément un détail pertinent enfoui dans un document de 400 pages.

Auparavant, pour rendre les vidéos consultables, il fallait passer des heures et des heures à étiqueter manuellement les sujets et les idées importants. Non seulement cela prenait du temps, mais c'était à la personne qui marquait la vidéo de déterminer quelles parties de la vidéo étaient importantes. Et comme nous l'avons déjà appris, si vos vidéos ne sont pas consultables, vos visiteurs iront chercher ailleurs des informations qu'ils peuvent trouver plus facilement.

Aujourd'hui, vos enregistrements vidéo peuvent être aussi faciles à rechercher qu'un texte, à condition d'avoir les bons outils. Une plateforme vidéo moderne peut indexer une grande partie du contenu réel de vos enregistrements - les mots prononcés et affichés à l'écran - ce qui permet à votre public de trouver instantanément et de passer rapidement aux informations pertinentes dont il a besoin, quelle que soit la longueur de votre vidéo.

9. Sous-titrage vidéo automatique et fonctions d'accessibilité

Le sous-titrage de vos communications vidéo n'est pas seulement important pour l'accessibilité (bien que si votre organisation travaille dans le secteur public, cela puisse être une raison suffisante). Le fait est que le sous-titrage est utile à tout le monde de temps en temps.

Les données de l'industrie suggèrent que 99 % des gens ont activé les sous-titres pour une raison ou une autre au moins une fois - et lorsqu'ils l'ont fait, c'était généralement pour faciliter la compréhension des informations partagées dans l'enregistrement, ou pour permettre de regarder une vidéo même s'il n'est pas possible d'en lire le son. Si vous avez déjà activé les sous-titres pour mieux suivre un orateur ayant un fort accent, ou parce qu'il y a quelque chose que vous devez voir maintenant mais que vous avez laissé vos écouteurs à la maison, vous savez que le fait d'avoir des sous-titres disponibles peut vous sauver la vie.

Avec une plateforme vidéo, vous pouvez obtenir automatiquement des sous-titres générés par une machine pour chaque vidéo que vous téléchargez. De nombreuses plateformes vidéo proposent également des options permettant de demander des sous-titres générés par l'homme qui répondent aux exigences fédérales en matière d'accessibilité, ainsi que d'autres fonctions d'accessibilité telles que la lecture à vitesse variable, la prise en charge des lecteurs d'écran et la navigation au clavier.

10. Vous aider à mesurer le succès de vos communications vidéo

Comment quantifiez-vous les résultats de vos efforts de communication ? Quelles sont les données dont vous disposez pour vous aider à informer et à améliorer les messages futurs ? Si vous utilisez principalement votre système de vidéoconférence ou d'autres portails d'entreprise pour diffuser les communications de l'entreprise, il est très probable que vous n'obteniez pas autant de résultats que vous le pourriez.

Une meilleure analyse vidéo pourrait vous aider à comprendre dans quelle mesure vous vous engagez auprès de publics internes spécifiques, à voir quels messages fonctionnent et lesquels ne fonctionnent pas, et à vous donner des idées pour améliorer vos communications futures.

Avec une plateforme vidéo, vous obtenez des données complètes sur l'engagement des spectateurs dans l'ensemble de votre vidéothèque, jusqu'aux statistiques sur les spectateurs au niveau de l'utilisateur. Cela signifie que vous disposerez de meilleures informations sur la fréquence et le moment où vos vidéos de communication d'entreprise sont regardées, sur les vidéos les plus regardées, sur l'endroit où les gens ont été le plus engagés et sur le moment où ils ont arrêté de regarder, ainsi que sur les types de communication les plus efficaces.

Comment la plateforme vidéo de Panopto simplifie la communication d'entreprise

Panopto permet aux organisations de diffuser en direct, d'enregistrer, d'éditer, de partager et de rechercher des vidéos en toute sécurité sur une seule plateforme. Que vous diffusiez à un ou un million de spectateurs, Panopto fournit des vidéos haute définition en direct et à la demande avec une mise en mémoire tampon minimale sur n'importe quel appareil dans un lecteur vidéo HTML5 qui prend en charge les discussions interactives, les questions-réponses en direct et les contrôles de type DVR.

Avec Panopto, n'importe qui dans votre entreprise peut enregistrer et partager des communications exécutives, des annonces de relations publiques et des événements importants avec des publics internes et externes à votre organisation. Il vous suffit de sélectionner vos appareils d'enregistrement, d'appuyer sur enregistrer et Panopto s'occupe du reste.

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