La vidéo est un moyen puissant d'étendre la portée de vos messages d'entreprise et de diffuser des communications plus mémorables et plus attrayantes. Et, alors que certaines organisations produisent des vidéos de communication interne et externe depuis des décennies, beaucoup d'autres découvrent à peine comment la diffusion en direct et l'enregistrement de vidéos à la demande peuvent soutenir leurs objectifs commerciaux.

De plus en plus, les chefs d'entreprise reconnaissent qu'il est très rentable de se doter du bon ensemble d'outils pour soutenir des communications vidéo souples et efficaces qui peuvent améliorer l'engagement et la mémorisation de leurs messages tout en augmentant leur portée. Il n'est pas difficile d'imaginer tout ce qui peut être accompli lorsque votre équipe n'a plus à passer du temps à gérer tout ce qui entre dans la production et la distribution des communications vidéo.

Heureusement, les nouvelles technologies vidéo offrent aux équipes de communication une plus grande souplesse et un meilleur contrôle de leurs efforts en matière de communication vidéo, sans qu'elles aient à se transformer en experts audiovisuels ou informatiques.

 

"Nous utilisons la vidéo pour communiquer depuis les années 1980. Qu'est-ce qui a changé ?"

 

Il n'y a pas si longtemps, l'utilisation de la vidéo pour les communications d'entreprise représentait un investissement important. La création de vidéos nécessitait du matériel d'enregistrement et de diffusion coûteux, ainsi que des équipes spécialisées chargées de tout installer, de faire fonctionner des équipements compliqués, de monter les vidéos finales, puis de rendre ces énormes fichiers partageables, soit via un support physique réel comme un DVD ou une VHS, soit dans le cadre d'un service de partage de fichiers qui avait ses propres coûts et défis à relever.

Aujourd'hui, la production de vidéos de qualité professionnelle ne nécessite plus autant de travail. Et, comme on pouvait s'y attendre, au lieu de ne produire qu'une poignée de vidéos par an en raison de contraintes budgétaires et de ressources, les équipes de communication constatent aujourd'hui qu'elles peuvent en produire beaucoup plus.

Un nouveau type de logiciel - la plateforme vidéo d'entreprise - offre désormais aux organisations une solution tout-en-un facile à utiliser pour créer, gérer et partager des vidéos avec des publics spécifiques.

Une plate-forme vidéo moderne (parfois appelée système de gestion de contenu vidéo ou CMS vidéo) peut vous aider à tirer le meilleur parti de vos investissements vidéo actuels et à réduire le coût total de la création de vidéos, tout en rendant beaucoup plus efficace tout ce qui va de la distribution et de la gestion sécurisées à la lecture et à la recherche interactives. Voici comment :

Moins d'équipement et une installation plus simple

De nos jours, il n'est plus nécessaire de se ruiner en caméscopes et autres équipements d'enregistrement : presque tout le monde dispose d'outils d'enregistrement HD puissants intégrés aux ordinateurs portables et aux smartphones qu'ils transportent déjà. Pratiquement tous les types d'équipement d'enregistrement sont devenus beaucoup plus petits, plus abordables et plus faciles à utiliser.

Une plateforme vidéo moderne vous donne la possibilité de choisir le contenu que vous souhaitez partager et la manière dont ce contenu sera présenté. Les vidéos provenant de plusieurs caméras et de plusieurs écrans peuvent être présentées de manière à ce que les spectateurs en ligne aient l'impression d'être dans la salle, de voir côte à côte l'orateur, ses diapositives et même des présentations à l'écran.

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Temps et coûts de post-production minimaux

Le montage, le traitement et la mise à disposition de vidéos que les gens peuvent regarder de n'importe où et sur n'importe quel appareil peuvent facilement nécessiter cinq solutions vidéo différentes et des heures de travail laborieux de la part de personnes dont le temps serait mieux employé ailleurs.

Les plates-formes vidéo modernes incluent généralement un éditeur vidéo qui vous permet d'effectuer des tâches de montage courantes, comme couper les séquences inutiles, passer d'un flux vidéo à l'autre dans les enregistrements multicaméras , et même ajouter des séquences vidéo supplémentaires. Cela signifie que pour la plupart des événements en direct et des messages enregistrés, le nettoyage de la vidéo finale sera à la fois facile et rapide. Si vous préférez toutefois un éditeur vidéo tiers, nous vous recommandons Camtasia . Avec Camtasia, vous pouvez exporter des vidéos directement vers votre bibliothèque Panopto en un clic.

De même, une plateforme vidéo moderne effectue tout le travail de production en amont nécessaire pour rendre les vidéos disponibles pour un partage facile et une lecture à la demande. Dès que votre flux en direct se termine ou que vous avez fini d'enregistrer votre vidéo, la plateforme transcende automatiquement l'enregistrement pour qu'il puisse être lu sur n'importe quel appareil, et le charge dans votre vidéothèque où n'importe qui dans votre organisation peut le voir.

La nouvelle vidéothèque sécurisée et consultable

Si les informations que vous présentez sont suffisamment importantes pour être partagées avec votre public aujourd'hui, il y a de fortes chances qu'elles le soient aussi pour que vous souhaitiez que les gens puissent les trouver demain. Une plate-forme vidéo moderne peut simplifier la recherche du contenu de toutes vos vidéos enregistrées en indexant automatiquement vos vidéos au fur et à mesure de leur chargement dans votre bibliothèque. Et ce qu'elles indexent va bien au-delà des métadonnées de base qui constituaient autrefois la limite de la recherche vidéo.

Le moteur de recherche vidéo Smart Search de Panopto, par exemple, utilise la reconnaissance automatique de la parole (ASR), la reconnaissance optique des caractères (OCR) et un certain nombre d'autres technologies d'IA pour reconnaître et indexer chaque mot prononcé et chaque mot affiché à l'écran dans chaque vidéo que vous chargez dans votre vidéothèque. En outre, Panopto peut intégrer à des CMS tels que SharePoint, des systèmes de gestion de l'apprentissage (LMS) tels que Cornerstone, des systèmes de gestion de la relation client (CRM) tels que Salesforce, et d'autres systèmes d'entreprise afin de rendre vos vidéos consultables depuis les portails que les employés utilisent déjà. Et pour les entreprises internationales, Smart Search prend en charge neuf langues différentes : anglais, espagnol, allemand, français, japonais, coréen, portugais, néerlandais et polonais.

Votre solution de visioconférence rend la communication facile. Une plateforme vidéo rend votre système de visioconférence complet.

 

Aujourd'hui, lorsque la plupart des professionnels pensent aux technologies dont ils auront besoin pour soutenir leurs stratégies de communication vidéo, le logiciel de vidéoconférence est la première chose qui leur vient à l'esprit.

Des solutions telles que Zoom, Skype for Business, GoToMeeting, et BlueJeans rendent possible la communication virtuelle en temps réel et la collaboration entre des personnes situées à des endroits différents. La plupart d'entre eux permettent même d'enregistrer en un clin d'œil. Et dans l'ensemble, ces systèmes sont excellents pour ce qu'ils sont censés faire, il n'y a donc aucune raison de chercher à les remplacer.

Mais pour prendre en charge un large éventail de cas d'utilisation et optimiser le retour sur investissement de vos stratégies de communication, votre système de vidéoconférence a besoin d'un coup de pouce.

Si vous utilisez déjà vos outils de vidéoconférence pour communiquer, une plateforme vidéo peut être le complément idéal. Examinons les dix fonctions d'une plate-forme vidéo qui peuvent étendre les capacités de votre système de vidéoconférence, tout en vous donnant de nouveaux outils pour atteindre et impliquer davantage de personnes.

10 fonctionnalités de la plateforme vidéo qui améliorent les communications d'entreprise

1. Diffusion en direct HD multi-caméras sécurisée à grande échelle

Imaginons que vous souhaitiez diffuser à l'adresse votre prochaine réunion générale. Vous aurez plusieurs présentateurs, un jeu de diapositives pour chacun d'entre eux, et même une vidéo à diffuser pendant l'une des présentations. Et bien sûr, vous partagez des informations sensibles, "pour les yeux internes seulement", qui ne doivent pas tomber entre de mauvaises mains.

Les outils de visioconférence actuels ont été conçus principalement pour faciliter les conversations en direct, et la plupart d'entre eux font des compromis techniques en matière de qualité vidéo et de fréquence d'images (notamment pour les écrans partagés et les diapositives) afin de suivre cet échange en temps réel. En raison de ces compromis, il peut être difficile pour votre équipe de reproduire l'expérience complète de la salle pour les spectateurs en ligne.

Les plates-formes vidéo modernes, quant à elles, sont conçues pour diffuser en toute sécurité des présentations multimédias haute définition en 1080p à une vitesse pouvant atteindre 60 images par seconde (ips). Avec une plate-forme vidéo, il vous suffit de connecter toutes vos caméras vidéo à votre ordinateur portable, de sélectionner vos périphériques d'enregistrement, d'ouvrir les diapositives de support, de sélectionner les écrans que vous souhaitez partager et vous êtes prêt à diffuser à un public en ligne de toute taille.

En ajoutant un délai de quelques secondes dans le flux (semblable au délai de diffusion de la télévision en direct), les plates-formes vidéo peuvent fournir un flux en direct "one-to-many" HD , directement sur Internet sans que les spectateurs aient besoin de télécharger des applications spécialisées. Cela signifie que vous pouvez partager des vidéos en direct d'une clarté exceptionnelle avec des dizaines de milliers de personnes à la fois, sur n'importe quel appareil et via n'importe quelle connexion Web. Et vos spectateurs ont un contrôle total sur leur expérience de visionnage, avec la possibilité de basculer entre les flux vidéo en fonction de leurs préférences.

Une plateforme vidéo vous permet également de contrôler avec précision la sécurité de vos flux en direct. Avec la plateforme vidéo de Panopto, par exemple, votre flux en direct sera automatiquement défini comme privé par défaut. En quelques clics, vous pouvez modifier les autorisations de partage pour qu'un flux soit accessible à certaines personnes de votre organisation, à tous les membres de votre organisation ou au grand public.

2. Permettez aux spectateurs de mettre en pause, de revenir en arrière ou de relancer les vidéos en direct.

"Vous deviez juste être là" est une politique terrible pour la communication d'entreprise. Le fait est que les gens sont occupés et ont toujours un travail à faire. Même s'ils ont des engagements concurrents ou s'ils doivent s'occuper de quelque chose d'urgent pendant votre diffusion en direct, ils veulent quand même avoir l'occasion de voir ce que les dirigeants ont à dire.

Donnez à vos collaborateurs la possibilité de regarder votre diffusion et de gérer d'autres priorités au fur et à mesure qu'elles se présentent. Étant donné qu'une plateforme vidéo enregistre pendant la diffusion, les téléspectateurs peuvent se joindre en retard et reprendre le flux en direct depuis le début, faire une pause et reprendre le flux en direct s'ils doivent prendre un appel inattendu, ou revenir en arrière pour voir ce qu'ils ont manqué. Les contrôles de l'enregistreur numérique en direct d'une plateforme vidéo donnent à vos spectateurs la possibilité de maximiser leur productivité tout en continuant à suivre vos messages dans leur intégralité.

3. Contrôle infaillible de l'"interactivité accidentelle".

Vous voulez que les messages soient reçus avec clarté - et avec un minimum d'interruptions qui peuvent détourner votre public des informations importantes. Des bips sonores et des claquements de porte lorsque des personnes rejoignent et quittent une conférence, une musique d'attente accidentelle diffusée sur la ligne au milieu de la conversation d'un cadre, ou un chien qui aboie en arrière-plan parce qu'une personne travaillant depuis son bureau à domicile a oublié de couper la ligne - ce sont tous des éléments qui peuvent avoir un impact négatif sur l'expérience lors d'une diffusion en direct à l'aide d'une solution de vidéoconférence. Bien qu'il existe des contrôles qui permettent de minimiser les distractions indésirables des participants sur une ligne de conférence, des interruptions accidentelles peuvent toujours se produire.

Une plateforme vidéo permet l'interactivité tout en éliminant les éléments involontaires qui perturbent souvent un flux en direct présenté par une vidéoconférence. Parce qu'elle diffuse dans une seule direction - de votre orateur vers votre public plus large - il n'y a aucun moyen pour les spectateurs d'interrompre intentionnellement ou involontairement la présentation comme ils peuvent le faire (et le font souvent) lorsque vous utilisez des technologies de conférence.

Mais cela ne veut pas dire que les téléspectateurs ne peuvent pas interagir - avec une plateforme vidéo, les téléspectateurs peuvent toujours poser des questions par le biais d'un panel de discussion à l'intérieur du lecteur vidéo en soumettant des questions dans le lecteur, qu'un modérateur peut ensuite présenter au présentateur pour une réponse en direct. C'est une façon intelligente d'équilibrer l'engagement des spectateurs avec des valeurs de production professionnelles.

4. Mettre les enregistrements à disposition pour un visionnage à la demande immédiatement après un événement en direct.

L'enregistrement est devenu une fonction assez standard de la plupart des solutions de vidéoconférence. Ce qui n'est pas encore standardisé, en revanche, c'est la manière dont vous pouvez gérer cette vidéo une fois l'enregistrement terminé. Certaines solutions de conférence fournissent un stockage à court terme, d'autres peuvent exporter vers des services grand public comme DropBox ou YouTube, et d'autres encore téléchargent simplement un MP4 sur votre ordinateur portable. À l'heure où nous écrivons ces lignes, aucune n'inclut un dépôt sécurisé et consultable pour vos vidéos, qui permettrait de les partager et de les découvrir facilement.

Avec une plateforme vidéo, dès que vous appuyez sur "stop" et que vous mettez fin à votre diffusion en direct ou à votre enregistrement, la plateforme téléchargera presque instantanément votre vidéo dans une bibliothèque sécurisée, la convertira et l'optimisera pour la lire sur n'importe quel appareil, et indexera l'enregistrement pour la recherche afin qu'il puisse être facilement trouvé et partagé conformément à vos paramètres de confidentialité. Cela signifie que vos collaborateurs pourront trouver et diffuser vos vidéos de communication presque immédiatement après leur enregistrement, sans avoir à attendre que quelqu'un traite, transcende, compresse, étiquette et télécharge les fichiers manuellement.

5. Modifiez votre vidéo avant de publier un enregistrement

Certains messages peuvent bénéficier de l'authenticité d'une présentation "à l'improviste", mais pour la plupart des événements et des annonces, vous voudrez pouvoir peaufiner ou compléter votre enregistrement avant de rendre la version finale disponible.

La plupart des solutions de visioconférence n'incluent pas d'outils de montage qui vous permettraient de couper le temps d'arrêt avant le début de la conférence, de supprimer une discussion hors sujet, d'insérer d'autres médias de soutien ou de basculer entre plusieurs flux vidéo de l'événement. Par conséquent, les entreprises doivent souvent acheter des outils de montage vidéo coûteux qui nécessitent l'aide de spécialistes AV expérimentés, ce qui retarde encore la diffusion d'enregistrements à la demande de communications importantes et réduit le retour sur investissement.

Une plateforme vidéo moderne comprend généralement des outils de montage vidéo simples permettant de couper, de raccorder et de passer d'un flux vidéo à l'autre. Vous n'avez donc pas besoin de logiciels supplémentaires ou d'un expert en audiovisuel pour peaufiner une vidéo.

Une plateforme vidéo peut même vous sauver de vous-même - le montage vidéo, par exemple, est généralement "non destructif", de sorte que même si vous coupez un segment de votre vidéo lors de la lecture, vous aurez toujours le fichier original auquel vous pourrez revenir, au cas où.

6. Stockez toutes vos vidéos en toute sécurité, aussi longtemps que vous le souhaitez.

Imaginez un instant que vous ayez accompli un petit miracle : vous avez réussi à créer et à partager un message que chaque membre de votre organisation a consommé. Cependant, même ce type de succès retentissant est limité dans le temps. Une organisation moyenne renouvelle 10 à 20 % de ses effectifs chaque année. Par conséquent, même si vous avez réussi à transmettre une information à tout le monde aujourd'hui, demain et chaque jour à venir apporteront de nouveaux visages que vous n'auriez jamais pu atteindre.

Idéalement, vous souhaitez enregistrer vos messages afin qu'ils puissent continuer à être référencés à l'avenir (à la fois par les nouveaux employés et par les membres de l'équipe existante qui souhaitent simplement revoir les informations). Mais la plupart des systèmes de visioconférence n'offrent qu'une prise en charge limitée de l'hébergement de vos enregistrements pour une visualisation à la demande ultérieure, et il est courant de purger les enregistrements après une courte période (généralement de 30 à 60 jours, selon votre plan), ou de vous demander d'acheter plus de stockage lorsque vous atteignez vos limites ou de supprimer manuellement les vidéos de votre bibliothèque d'enregistrements.

Une plateforme vidéo vous offre un endroit sécurisé et centralisé dans lequel vous pouvez stocker et diffuser un nombre illimité de vidéos, ce qui vous donne le contrôle total de votre contenu vidéo sensible tout en facilitant la gestion et le partage des vidéos à l'intérieur et à l'extérieur de votre entreprise. Il s'agit d'une alternative à YouTube qui préserve le caractère privé des vidéos et vous offre des contrôles pour gérer l'accès aux vidéos dans toute votre organisation à l'échelle avec des intégrations pour les solutions de gestion des identifiants d'authentification unique (SSO). Vous pouvez définir des autorisations pour l'ensemble de votre bibliothèque, des dossiers spécifiques et même des vidéos individuelles en direct ou à la demande en quelques clics seulement.

7. Gérer le contenu vidéo ancien et nouveau

Pensez au temps que vous passez à gérer les informations disponibles sur vos communications - à vous assurer que ce qui est disponible est à jour, à supprimer les éléments contenant des informations anciennes et non pertinentes qui pourraient prêter à confusion, et à gérer les approbations pour les communications à venir. Imaginez maintenant devoir faire tout cela pour vos communications vidéo également. Sans un système conçu pour gérer le contenu vidéo, aucune de ces étapes ne peut être automatisée pour faire gagner du temps à votre équipe.

Avec une plateforme vidéo, cependant, la gestion de vos communications vidéo devient encore plus efficace grâce aux outils que vous pouvez utiliser pour notifier aux parties prenantes les approbations de nouvelles vidéos. Vous pouvez désigner des dossiers pour avertir automatiquement les responsables lorsqu'un nouveau contenu vidéo est prêt à être approuvé, ce qui simplifie le flux de travail nécessaire à la diffusion des nouvelles vidéos de communication dans les délais.

De même, grâce à la possibilité de définir des fenêtres de disponibilité pour les vidéos publiées, vous pouvez également programmer le moment où vos messages seront disponibles et celui où ils disparaîtront. Réglez la vidéo de votre communication annuelle sur les avantages sociaux pour qu'elle expire avant la période d'inscription ouverte de l'année prochaine, ou même préenregistrez les communications à venir sur un changement de politique et programmez sa mise en ligne pour les employés ou d'autres publics à un moment précis plus tard. Il s'agit d'une petite fonctionnalité qui simplifiera grandement la planification et les flux de travail pour de nombreuses équipes de communication.

8. Permettez aux gens de rechercher n'importe quel mot prononcé ou montré dans une vidéo.

La raison la plus importante pour laquelle les gens continuent à préférer le texte pour communiquer est probablement que, malgré tous ses défauts, le texte est consultable. Il suffit d'appuyer sur ctrl+f, et vous pouvez instantanément trouver un détail pertinent enfoui dans un document de 400 pages.

Auparavant, pour que les vidéos puissent faire l'objet de recherches, il fallait passer des heures et des heures à baliser manuellement les sujets et les idées importants. Non seulement cela prenait du temps, mais c'était à la personne qui marquait la vidéo de déterminer quelles parties de la vidéo étaient importantes. Et comme nous l'avons déjà appris, si vos vidéos ne sont pas consultables, vos collaborateurs iront chercher ailleurs des informations qu'ils pourront trouver plus facilement.

Aujourd'hui, il est possible d'effectuer des recherches dans vos enregistrements vidéo aussi facilement que dans du texte - si vous disposez des bons outils. Une plateforme vidéo moderne peut indexer une grande partie du contenu réel de vos enregistrements - les mots prononcés et affichés à l'écran - ce qui permet à votre public de trouver instantanément les informations pertinentes dont il a besoin, quelle que soit la longueur de votre vidéo.

9. Sous-titrage vidéo automatique et fonctions d'accessibilité

Le sous-titrage de vos communications vidéo n'est pas seulement important pour l'accessibilité (bien que si votre organisation travaille dans le secteur public, cela peut être une raison suffisante). Le fait est que le sous-titrage est utile à tout le monde de temps en temps.

Les données du secteur suggèrent que 99 % des personnes ont activé les sous-titres pour une raison ou une autre au moins une fois - et lorsqu'elles l'ont fait, c'est généralement pour rendre les informations partagées dans cet enregistrement plus faciles à comprendre, ou pour permettre de regarder une vidéo même s'il n'est pas possible de lire l'audio. S'il vous est déjà arrivé d'activer les sous-titres pour mieux suivre un orateur ayant un fort accent, ou parce qu'il y a quelque chose que vous devez voir maintenant mais que vous avez laissé vos écouteurs à la maison, vous savez que la disponibilité des sous-titres peut vous sauver la vie.

Avec une plate-forme vidéo, vous pouvez obtenir automatiquement des sous-titres générés par une machine pour chaque vidéo que vous téléchargez. De nombreuses plates-formes vidéo proposent également des options permettant de demander des sous-titres générés par des humains et conformes aux exigences fédérales en matière d'accessibilité, ainsi que d'autres fonctions d'accessibilité telles que la lecture à vitesse variable, la prise en charge des lecteurs d'écran et la navigation au clavier.

10. Vous aider à mesurer le succès de vos communications vidéo

Comment quantifiez-vous les résultats de vos efforts de communication ? Quelles données sont à votre disposition pour vous aider à informer et à améliorer les messages futurs ? Si vous utilisez principalement votre système de vidéoconférence ou d'autres portails d'entreprise pour diffuser les communications de l'entreprise, il est très probable que vous n'obteniez pas tout ce que vous pourriez.

Une meilleure analyse vidéo pourrait vous aider à comprendre dans quelle mesure vous vous adressez à des publics internes spécifiques, à voir quels sont les messages qui fonctionnent et ceux qui ne fonctionnent pas, et à proposer des idées pour améliorer les communications futures.

Avec une plateforme vidéo, vous obtenez des données complètes sur l'engagement des spectateurs dans l'ensemble de votre vidéothèque, jusqu'aux statistiques des spectateurs au niveau de l'utilisateur. Cela signifie que vous disposerez de meilleures informations sur la fréquence et le moment de visionnage de vos vidéos de communication d'entreprise, sur les vidéos les plus regardées, sur les endroits où les gens se sont le plus engagés et ceux où ils ont arrêté de regarder, et sur les types de communication les plus efficaces.

Comment la plateforme vidéo de Panopto simplifie la communication d'entreprise

Panopto permet aux organisations de diffuser en direct, d'enregistrer, de monter, de partager et de rechercher des vidéos en toute sécurité sur une seule et même plateforme. Que vous diffusiez pour un ou un million de spectateurs, Panopto fournit des vidéos haute définition en direct et à la demande avec une mise en mémoire tampon minimale sur n'importe quel appareil dans un lecteur vidéo HTML5 qui prend en charge les discussions interactives, les questions en direct&A et les contrôles de type DVR.

Avec Panopto, n'importe qui dans votre entreprise peut enregistrer et partager des communications exécutives, des annonces de relations publiques et des événements très médiatisés avec des publics internes et externes à votre organisation. Il suffit de sélectionner vos appareils d'enregistrement, d'appuyer sur le bouton d'enregistrement, et Panopto s'occupe du reste.

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