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Comment Diffuser en toute Sécurité Votre Prochaine Réunion Générale du Personnel sur le Web
De nos jours, il peut être difficile de réunir tous les membres de votre équipe dans la même pièce pour une réunion générale. Entre les calendriers surchargés, les arrangements de travail à distance , les rendez-vous hors site et les horaires de travail variés, trouver un moment où tous les membres de votre équipe sont au bureau peut s'avérer une véritable corvée. Le fait d'avoir des équipes multinationales complique encore le problème, car les managers doivent se battre avec des fuseaux horaires différents.
Chez Panopto, nous pouvons certainement comprendre. Avec des bureaux aux États-Unis, en Europe et en Asie, nous utilisons notre logiciel de vidéo d'entreprise pour nous assurer que toute notre équipe est dans la boucle. La fonctionnalité de diffusion sur le Web de Panopto permet à nos collaborateurs du monde entier de se connecter en direct à nos réunions de travail.
Étape 1 : créez l'URL de votre réunion et partagez-la avec les participants.
Tout d'abord, vous devrez créer à l'avance une URL pour votre webcast afin de pouvoir partager le lien avec vos plateformes de réunion.
Pour générer le lien, connectez-vous à votre site Panopto. Ensuite, cliquez sur le bouton Créer et choisissez l'option Webcast.
Ensuite, ajoutez le nom de votre session, sélectionnez un dossier et cliquez sur Créer.
La page affichera alors les informations de votre nouvelle session. Dans la section Viewer Link se trouve une URL que vous pouvez ensuite partager avec vos téléspectateurs potentiels. Copiez et collez ce lien pour le partager avec vos employés si nécessaire.
Étape 2 : Préparez une salle d'attente pour votre webcast.
Vous pouvez créer le lien pour votre webcast aussi longtemps à l'avance que vous le souhaitez. Le jour de la réunion, vos collègues n'auront qu'à cliquer sur le lien et à entrer leurs informations d'identification Active Directory pour se joindre au webcast sécurisé. Lorsqu'une personne clique sur le lien vers votre webcast à tout moment avant la diffusion en direct, Panopto lui montre une salle d'attente virtuelle pour l'événement en direct. Nous vous recommandons de choisir une image de prévisualisation pour la présentation en direct et d'ajouter une courte description comme indiqué ci-dessous.
Voici la vue de la salle d'attente que les employés verront lorsqu'ils cliqueront sur le lien de la webémission de l'ensemble du personnel avant la diffusion :
Étape 3 : Installez votre équipement d'enregistrement.
Pour les petites réunions, un ordinateur portable équipé d'une webcam haute définition telle que la Logitech c920 peut suffire pour diffuser en direct la vidéo et le son du présentateur, ainsi que le contenu de son écran. Si vous effectuez votre présentation depuis une grande salle susceptible de générer plus de bruit ambiant, envisagez d'utiliser un microphone dédié pour capturer l'audio. Par exemple, le micro USB Blue Yeti peut être ajusté pour s'adapter à une variété d'environnements d'enregistrement ; ou, si votre orateur principal se déplace beaucoup pendant qu'il parle, envisagez un micro Bluetooth à pince comme le ECM-AW3 de Sony. Panopto détectera automatiquement vos périphériques d'enregistrement. Il vous suffira de sélectionner les flux AV que vous souhaitez capturer dans l'enregistreur Panopto.
Lecture connexe : Guide des équipements d'enregistrement AV recommandés
Quel que soit l'équipement que vous utilisez, vérifiez les paramètres de vos appareils pour vous assurer que vous obtenez la meilleure qualité. Pour en savoir plus sur la diffusion d'enregistrements audio et vidéo de haute qualité, consultez notre guide pour créer des enregistrements de haute qualité.
Étape 4 : Configurez et diffusez votre webcast.
Lorsque le moment est venu de commencer votre réunion générale, lancez l'enregistreur Panopto, cliquez sur le bouton Rejoindre la session , et sélectionnez la session webcast que vous avez configurée précédemment.
Une fois que vous avez sélectionné votre session, vous pouvez définir la qualité de diffusion de votre webcast. Ce réglage dépend de votre vitesse de téléchargement, que vous pouvez trouver en allant sur http://www.speedtest.net. Panopto propose trois niveaux de qualité d'enregistrement : Standard, High et Ultra. Pour savoir quelle qualité de streaming vous convient le mieux, consultez notre guide ici.
Panopto vous permet également de diffuser sur le contenu de votre écran en plus de la vidéo de votre présentateur (le flux vidéo principal). Si vous faites un screencast, n'oubliez pas de définir la qualité de ce flux également.
À partir de là, il suffit d'appuyer sur le bouton Record . Votre webcast commencera à être diffusé immédiatement.
Q&A, lecture à la demande, et plus encore.
Pendant votre webcast, les téléspectateurs peuvent poser des questions au présentateur par le biais de la visionneuse interactive de Panopto. Lorsqu'une personne soumet une question ou un commentaire, le présentateur voit apparaître une pop-up dans le coin inférieur droit de son écran. Les questions soumises sont également affichées en bas du logiciel client Panopto. Ceci est utile pour revoir et répondre à toutes les questions à la fin de la présentation.
La plateforme de streaming en direct de Panopto permet également à vos spectateurs de prendre des notes horodatées pendant la diffusion pour s'y référer ultérieurement.
Une fois votre réunion terminée, cliquez sur le bouton Stop dans Panopto. Votre vidéo commencera automatiquement à être téléchargée vers votre CMS vidéo . Une fois le chargement terminé, Panopto encodera automatiquement le webcast pour une lecture à la demande sur n'importe quel appareil, et indexera le webcast pour la recherche dans votre CMS vidéo.
Vous recevrez un courrier électronique du serveur vous informant de la fin de l'encodage, ainsi qu'un lien vers votre enregistrement. Vous pouvez alors partager ce lien avec des collègues qui auraient manqué la réunion, ou avec des participants qui souhaiteraient revoir la réunion.
Bien sûr, si vous rencontrez des difficultés, notre équipe d'assistance est à portée de clic. Et si vous n'utilisez pas encore Panopto et souhaitez accéder à un essai gratuit, contactez-nous.