Comment diffuser en toute sécurité sur le Web votre prochaine réunion de travail ?

De nos jours, il peut être difficile de réunir tous les membres de votre équipe dans la même pièce pour une réunion publique. Entre les agendas surchargés, le travail à distance, les rendez-vous hors site et les horaires de travail variés, trouver un moment où tous les membres de l'équipe sont au bureau peut s'avérer une véritable gageure. Le fait d'avoir des équipes multinationales aggrave également le problème, en obligeant les managers à se battre avec des fuseaux horaires différents.

Chez Panopto, nous pouvons certainement comprendre. Avec des bureaux aux États-Unis, en Europe et en Asie, nous utilisons notre logiciel de vidéo d'entreprise pour nous assurer que toute notre équipe est au courant. La fonctionnalité de webcasting de Panopto permet à nos employés du monde entier de se connecter en direct à nos événements.

Si vous souhaitez diffuser sur le web votre prochaine réunion publique, voici comment procéder en quatre étapes à l'aide de la plateforme intégrée de diffusion en direct de Panopto.

Étape 1 : Créez l'URL de votre réunion et partagez-la avec les participants.

Tout d'abord, vous devez créer à l'avance une URL pour votre webcast afin de pouvoir partager le lien avec les participants à votre réunion.

Pour générer le lien, connectez-vous à votre site Panopto. Cliquez ensuite sur le bouton Créer et choisissez l'option Webcast.

Ensuite, ajoutez le nom de votre session, sélectionnez un dossier et cliquez sur Créer.

La page affichera alors les informations relatives à votre nouvelle session. Dans la section Lien avec le spectateur, vous trouverez une URL que vous pourrez ensuite partager avec vos spectateurs potentiels. Copiez et collez ce lien pour le partager avec vos employés si nécessaire.

Votre webcast sera sécurisé dans le nuage vidéo de Panopto - les personnes ayant le lien devront se connecter à Panopto pour voir le webcast. Comme Panopto s'intègre à votre solution de gestion des identités SSO (Single Sign-On) existante, les employés peuvent facilement se connecter avec les mêmes identifiants que ceux qu'ils utilisent pour tous les systèmes de l'entreprise. Et si vous souhaitez que le webcast soit accessible à tous sans qu'ils aient besoin de se connecter, cochez la case "N'importe qui sur le web peut voir ceci" lors de la création de la session pour le webcast.

Étape 2 : Préparez une salle d'attente pour votre webcast.

Vous pouvez créer le lien pour votre webcast aussi longtemps à l'avance que vous le souhaitez. Le jour de la réunion, vos collègues n'auront qu'à cliquer sur le lien et à entrer leurs identifiants Active Directory pour rejoindre le webcast sécurisé. Lorsque quelqu'un clique sur le lien vers votre webcast à tout moment avant la diffusion en direct, Panopto lui montrera une salle d'attente virtuelle pour l'événement en direct. Nous vous recommandons de choisir une image de prévisualisation pour la présentation et d'ajouter une courte description comme indiqué ci-dessous.

Étape 3 : Installer votre matériel d'enregistrement.

Pour les petites réunions, un ordinateur portable équipé d'une webcam haute définition, telle que la Logitech c920, peut suffire pour diffuser en direct la vidéo et l'audio du présentateur, ainsi que le contenu de son écran. Si vous faites une présentation dans une grande salle susceptible de générer plus de bruit ambiant, envisagez d'utiliser un microphone dédié pour capturer le son. Par exemple, le micro USB Blue Yeti peut être ajusté pour s'adapter à une variété d'environnements d'enregistrement ; ou, si votre orateur principal se déplace beaucoup pendant qu'il parle, envisagez un microphone Bluetooth à pince comme le Sony ECM-AW3. Panopto détectera automatiquement vos appareils d'enregistrement - il vous suffit de sélectionner les flux AV que vous souhaitez capturer dans l'enregistreur Panopto.

Lecture connexe : Guide du matériel d'enregistrement audiovisuel recommandé

Quel que soit l'équipement que vous utilisez, veillez à revoir les paramètres de vos appareils pour vous assurer d'obtenir la meilleure qualité possible. Pour en savoir plus sur la diffusion d'un son et d'une vidéo de haute qualité, consultez notre guide sur la création d'enregistrements de haute qualité.

Étape 4 : Configurez et diffusez votre webcast.

Lorsqu'il est temps de commencer votre réunion, lancez l'enregistreur Panopto, cliquez sur le bouton Rejoindre la session et sélectionnez la session de webdiffusion que vous avez configurée précédemment.

Une fois que vous avez sélectionné votre session, vous pouvez définir la qualité de diffusion de votre webcast. Le réglage dépend de votre vitesse de téléchargement, que vous pouvez trouver en allant sur https://www.speedtest.net. Panopto propose trois niveaux de qualité d'enregistrement : Standard, Haute et Ultra. Pour savoir quelle qualité de streaming vous convient le mieux, consultez notre guide ici.

Panopto vous permet également de diffuser le contenu de votre écran en plus de la vidéo de votre présentateur (le flux vidéo principal). Si vous diffusez le contenu de votre écran, n'oubliez pas de définir la qualité de ce flux également.

Il vous suffit ensuite d'appuyer sur le bouton Enregistrer. Votre webcast commencera à être diffusé immédiatement.

Q&R, lecture à la demande, et plus encore.

Pendant votre webcast, les téléspectateurs peuvent poser des questions au présentateur via la visionneuse interactive de Panopto. Lorsque quelqu'un soumet une question ou un commentaire, le présentateur voit apparaître une fenêtre contextuelle dans le coin inférieur droit de son écran. Les questions soumises sont également affichées en bas du logiciel client Panopto. Cela permet de revoir toutes les questions et d'y répondre à la fin de la présentation.

La plateforme de diffusion en direct de Panopto permet également à vos téléspectateurs de prendre des notes horodatées pendant la diffusion afin de s'y référer ultérieurement.

Une fois la réunion terminée, cliquez sur le bouton Stop dans Panopto. Votre vidéo commencera automatiquement à être téléchargée vers votre CMS vidéo. Une fois le téléchargement terminé, Panopto encodera automatiquement le webcast pour une lecture à la demande sur n'importe quel appareil, et indexera le webcast pour une recherche dans votre CMS vidéo.

Vous recevrez un courriel du serveur vous informant que l'encodage est terminé, ainsi qu'un lien vers votre enregistrement. Vous pouvez alors partager ce lien avec vos collègues qui ont manqué la réunion ou avec les participants qui souhaitent la revoir.

Bien entendu, en cas de problème, notre équipe d'assistance est à votre disposition en un clic. Et si vous n'utilisez pas encore Panopto et que vous souhaitez bénéficier d 'un essai gratuit, contactez-nous.