Siete stanchi di destreggiarvi tra molteplici strumenti video e di faticare a stare al passo con le esigenze della didattica moderna? Gestire i contenuti video per il vostro istituto può essere un compito arduo, ma scegliere il giusto sistema di gestione video (VMS) può fare la differenza nel raggiungimento degli obiettivi formativi del vostro istituto. 

Nel nostro rapporto "Video Trends in Higher Education 2023" , abbiamo intervistato i leader del settore dell'istruzione a livello globale per scoprire le ultime tendenze sull'utilizzo dei video e i criteri di soddisfazione dei sistemi di gestione video (VMS). I risultati sono chiari: i video on-demand sono destinati a svolgere un ruolo cruciale nella strategia di apprendimento flessibile dell'istruzione superiore. Ben l'83,8% dei dirigenti universitari considera i risultati di apprendimento degli studenti importanti o estremamente importanti nell'adozione di video asincroni.

Ma come si può supportare efficacemente la videoconferenza asincrona nella propria istituzione? Nel nostro webinar " Cosa dovresti sapere se acquisti un VMS per la prima volta", i leader nel settore delle tecnologie didattiche di Panopto e dell'Università del Nevada, Las Vegas (UNLV) spiegano perché un VMS è fondamentale per il successo della videoconferenza on-demand, illustrano le caratteristiche principali di un VMS efficace e rispondono a tutte le domande che potresti mai avere sulla videoconferenza.

Dite addio a strumenti frammentati e unità condivise prive di sicurezza, che fanno perdere tempo e ostacolano l'accesso per gli studenti che si affidano all'apprendimento flessibile. Scoprite gli aspetti fondamentali da tenere in considerazione quando acquistate la vostra prima piattaforma video. È ora di portare i contenuti video del vostro istituto a un livello superiore.

1. Determinare le esigenze del corpo docente e ottenere il loro consenso

Quando si tratta di acquistare una piattaforma video, il primo passo fondamentale è determinare le esigenze del corpo docente e ottenere il suo consenso. L'UNLV ha adottato questo approccio quando ha intrapreso per la prima volta il processo di selezione di una piattaforma video. Il team ha riconosciuto l'importanza di coinvolgere i docenti fin dall'inizio e di dare loro voce nel processo decisionale. Permettendo ai docenti di esprimere le proprie esigenze e aspettative, l'UNLV non solo si è assicurata che la piattaforma scelta soddisfacesse i loro requisiti, ma ha anche promosso un senso di appartenenza e di investimento tra i docenti.

"Quando abbiamo avviato l'intero processo e coinvolto la nostra facoltà, abbiamo dato loro la parola e abbiamo detto: 'Di cosa avete bisogno?'", afferma Andy Borts, specialista senior di supporto alla tecnologia didattica presso l'UNLV. "Questo è stato un fattore determinante per non limitarci a selezionare Panopto ma anche permettendole di evolversi.”

"Qui la gente si entusiasma davvero quando sente parlare della prossima roadmap e di cosa ci aspetta. È stata un'esperienza fantastica e il successo dipende solo da come la si vive", afferma Borts. "Coinvolgere tutti è il primo grande ostacolo. E da lì in poi, il successo arriverà di conseguenza."

Oltre a coinvolgere i docenti nel processo decisionale, è fondamentale anche presentare loro il valore aggiunto offerto dalla piattaforma video. "Se si dimostra la facilità di apprendimento e si dispone di una documentazione adeguata, sarà molto più semplice per i docenti ripassare i contenuti in modo tempestivo e immediato", afferma Mark Kasselhut, Senior e-Learning Technology Manager presso l'UNLV.

Superare la resistenza all'adozione di una nuova piattaforma video potrebbe richiedere un ripensamento del modo in cui i docenti considerano il suo impatto sulla frequenza tradizionale in aula. 

"Invece di pensare agli studenti che non vengono a lezione, perché non fornire loro una risorsa da utilizzare per poter comunque stare al passo ed evitare che debbano bussare alla porta del vostro ufficio e passare 45 minuti con voi per cercare di recuperare tutto ciò che si sono persi?", afferma Borts. 

"Ci sono studenti motivati ​​che desiderano davvero imparare e, se si offre loro un'ulteriore opportunità per perseguire questo obiettivo – ovvero la possibilità di imparare, tenersi al passo e dimostrare la propria dedizione – ciò ha un impatto significativo sul risultato che ottengono in cambio della retta che pagano e del tempo che vi dedicano."

2. Comprendere l'importanza della gestione dell'accesso ai contenuti

È importante strutturare il VMS in modo che sia in linea con gli obiettivi didattici e garantisca una corretta gestione dei contenuti. "Gli studenti non possono accedere Panopto [in autonomia]. Deve essere strutturato come un compito o un'attività didattica che preveda una qualche forma di partecipazione", afferma Kasselhut. "Quindi non è una piattaforma aperta a tutti gli studenti: volevo solo chiarirlo nel caso qualcuno avesse dei dubbi al riguardo."

Le autorizzazioni svolgono un ruolo fondamentale nella gestione dell'accesso degli studenti. È essenziale stabilire impostazioni di autorizzazione appropriate per controllare chi può accedere ai video e interagire con essi. " È necessario definire le aspettative in merito alle autorizzazioni e assicurarsi che le persone comprendano che il contenuto può essere modificato e visualizzato solo da coloro a cui vengono espressamente concesse tali autorizzazioni", afferma Alethea Inns, specialista associata di supporto alla tecnologia didattica presso l'UNLV. "Comprendere come vengono ereditate le autorizzazioni e come tutto ciò interagisce e funziona è davvero importante. Inoltre, è fondamentale capire come i docenti organizzeranno e condivideranno tali contenuti."

Strutturando la piattaforma in questo modo, l'UNLV garantisce che gli studenti interagiscano con i contenuti video in modo mirato e organizzato, promuovendo risultati di apprendimento efficaci e preservando l'integrità del processo didattico.

Oltre a garantire un accesso controllato, l'implementazione di una struttura di cartelle ben definita è fondamentale per la gestione dei contenuti all'interno di una piattaforma video. Stabilendo una struttura di cartelle logica e intuitiva, i docenti possono navigare facilmente e individuare video specifici all'interno della piattaforma. Questa organizzazione migliora l'esperienza utente complessiva, semplifica il processo di ricerca e consente una condivisione efficace dei contenuti e una collaborazione proficua tra docenti e studenti. "Non è uno strumento da condividere a caso, perché definisce il modo in cui si andranno a configurare le cartelle e la struttura interna", afferma Inns.

3. Informare il personale docente sui vantaggi e fornire la formazione e il supporto adeguati.

Informare il personale docente sui vantaggi derivanti dall'implementazione di una soluzione di gestione dei contenuti video è fondamentale per una sua adozione e un suo utilizzo efficaci. "È importante che le persone conoscano lo strumento, giusto? Ma devono anche sapere cosa fa e quali sono i suoi vantaggi", afferma Inns. "Quindi è necessario che ne siano consapevoli e bisogna contribuire a diffondere questa consapevolezza".

Fornire risorse che facilitino la comunicazione di istruzioni e aspettative agli studenti da parte dei docenti. Questo approccio non solo semplifica l'esperienza utente, ma consente anche a studenti e docenti di sfruttare al meglio i vantaggi del sistema di gestione video (VMS) nelle loro attività di insegnamento, apprendimento e amministrative.

"Assicurarsi che tutto sia chiaro e comprensibile", afferma Inns. "Abbiamo diagrammi di flusso per le autorizzazioni, diagrammi di flusso per i contenuti, utilizziamo le migliori pratiche e disponiamo anche di modelli per i nostri corsi LMS. Gli istruttori possono semplicemente copiare e incollare ciò che abbiamo fornito e gli studenti sanno come creare un compito perché hanno a disposizione tutti i dettagli necessari."

La formazione e la documentazione sono componenti essenziali per educare gli utenti sui vantaggi di un VMS, consentendo loro di creare e utilizzare contenuti video in autonomia. "La formazione e la documentazione sono fondamentali perché si vuole mettere le persone in condizione di utilizzare lo strumento con successo. Si vuole dare loro la possibilità di creare in modo indipendente", afferma Inns.

4. Implementare una politica di conservazione dei contenuti 

Non è un segreto, le persone vogliono conservare tutto ciò che creano. Ecco perché implementare una politica di conservazione dei contenuti è fondamentale quando si acquista un sistema VMS per la prima volta. Ciò implica stabilire linee guida chiare su per quanto tempo i contenuti video debbano essere conservati, con l'obiettivo di trovare un equilibrio tra la preservazione di contenuti di valore e una gestione efficiente dello spazio di archiviazione.

"Una delle migliori pratiche da seguire quando si inizia a utilizzare un [VMS] è esaminare le opzioni relative alle politiche di conservazione dei dati e assicurarsi di raggiungere un consenso con i docenti su quale sia il giusto compromesso", afferma Borts. 

L'UNLV ha implementato una politica di conservazione dei contenuti in base alla quale i video che non sono stati visualizzati o modificati per un periodo di due anni vengono archiviati. Dopo ulteriori due anni in archivio, il contenuto viene eliminato. Questo periodo di quattro anni offre tempo sufficiente per la revisione e la conservazione dei contenuti. "È positivo poter impostare tutto in anticipo, in modo da stabilire dei limiti precisi", afferma Borts. "Così, non ci saranno sorprese quando arriverà il momento di attivare la politica di conservazione per l'intero campus". 

Avere una politica di conservazione dei contenuti non solo migliora l'organizzazione e la gestione della videoteca, ma responsabilizza anche docenti e studenti. L'UNLV riconosce il valore di una politica di conservazione strutturata per garantire che i contenuti video siano archiviati, revisionati e conservati in modo appropriato . Stabilendo linee guida chiare sulla durata di conservazione dei video, l'UNLV può gestire efficacemente le proprie risorse di apprendimento video.

5. Stabilire come il VMS interagirà con la tecnologia esistente 

Quando si acquista un sistema VMS per la prima volta, è fondamentale stabilire come si integrerà con la tecnologia già presente. "Comprendere come la gestione dei contenuti interagirà con le attrezzature dell'aula e con le esigenze dello spazio a disposizione è di vitale importanza", afferma Borts. 

L'UNLV ha condotto delle valutazioni per determinare gli apparecchi compatibili che potevano essere utilizzati per la registrazione. L'università ha iniziato con gli apparecchi Seneca certificati da Panopto e ha esplorato altre opzioni hardware come i box Matrox . Sperimentando con diversi hardware, l'UNLV ha identificato i vantaggi, la qualità e l'idoneità di ciascuna opzione.

"Abbiamo semplicemente sperimentato un po' di più con altri hardware perché, fortunatamente, le nostre aule sono adatte a questo tipo di dispositivi", afferma Borts. "Questo ci dà la possibilità di chiederci: ci sono vantaggi in un hardware rispetto a un altro? C'è una superiorità in termini di qualità?" Questo approccio ha permesso loro di prendere decisioni informate sull'hardware che meglio si integrava con le loro aule e soddisfaceva le esigenze del corpo docente.

Inoltre, l'UNLV ha esplorato l'utilizzo di Crestron Control, che offriva preziose funzionalità per le registrazioni programmate. "Permetteva a chi aveva programmato una registrazione in anticipo di controllare, premendo un pulsante sul pannello touch, quanto tempo rimaneva a disposizione", afferma Borts. "Offriva la possibilità di mettere in pausa, interrompere o prolungare la registrazione, se necessario". Inoltre, consentiva di registrare al volo senza dover dipendere esclusivamente dalle registrazioni programmate.

"Ne abbiamo tratto grande utilità. Una volta risolti i problemi iniziali, ora funziona in modo impeccabile", afferma Borts.

L'integrazione tra il VMS e l'LMS scelto dall'istituto gioca un ruolo fondamentale nell'adozione da parte degli utenti e nella facilità d'uso. "L'interfaccia tra Canvas e Panopto è davvero fluida", afferma Inns. "Comprendiamo la stanchezza tecnologica che spesso genera diffidenza verso la tecnologia. [L'integrazione garantisce che il VMS] non venga percepito come un ulteriore strumento da imparare."

Sfruttando la familiarità di Canvas e fornendo una documentazione completa, l'UNLV garantisce che la curva di apprendimento sia minima, facilitando così l'adozione e l'utilizzo della piattaforma da parte di docenti e studenti. Panopto Direttamente. "Tutto è in Canvas. Se sei già in questo ambito e se realizzi già video per YouTube, è praticamente la stessa cosa", afferma Inns. "Non c'è molto altro da imparare. E se hai una buona documentazione, sei a posto."

6. Attuare un programma pilota

L'implementazione di un programma pilota al momento dell'acquisto di una nuova tecnologia come un VMS è un approccio fondamentale per garantire una transizione agevole e un'adozione efficace. L'UNLV ha seguito questa strategia conducendo un piccolo programma pilota prima dell'introduzione completa. Panopto Durante la fase pilota, un gruppo selezionato di utenti ha avuto accesso al sistema, potendo così testarne le funzionalità e fornire un feedback prezioso. Questo approccio ha permesso all'università di identificare eventuali problemi, perfezionare le impostazioni del sistema e acquisire esperienza pratica nella gestione della piattaforma. Iniziando con un programma pilota, le istituzioni possono acquisire fiducia e familiarità con la tecnologia, elementi cruciali per una corretta implementazione.

"Consiglierei quel programma pilota", afferma Kasselhut. "Solo per familiarizzare con le impostazioni, la gestione del sistema e la modalità di invio delle richieste e così via. Sappiamo che ogni realtà è diversa e che [le risorse umane] possono variare, così come l'utilizzo degli strumenti."

Un aspetto fondamentale dell'implementazione di un programma pilota è garantire un supporto adeguato a tutti gli utenti, indipendentemente dal loro livello di conoscenza. "Abbiamo iniziato con un piccolo gruppo pilota proprio per assicurarci che le persone entusiaste di utilizzare lo strumento potessero aiutare coloro che erano un po' titubanti o che non avevano idea di dove cominciare", afferma Borts.

Attraverso un programma pilota, le istituzioni possono raccogliere informazioni preziose, apportare le modifiche necessarie e definire le migliori pratiche prima di implementare la tecnologia in tutto il campus. Iniziando con un programma pilota, le istituzioni possono mitigare i rischi, garantire un'implementazione più agevole e massimizzare i vantaggi della piattaforma video.

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Investire in un sistema di gestione video (VMS) per il proprio istituto rappresenta un passo significativo verso il miglioramento delle esperienze di insegnamento e apprendimento. Con le giuste informazioni, è possibile prendere una decisione consapevole e garantire un'implementazione di successo della prima piattaforma video.

A Panopto Comprendiamo l'importanza di una transizione senza intoppi e il potenziale di una piattaforma video di rivoluzionare l'istruzione. Per questo motivo, siamo qui per supportarvi in ​​ogni fase del percorso. Permetteteci di aiutarvi a prendere una decisione consapevole, a scegliere la soluzione più adatta e a sfruttare appieno il potenziale di una piattaforma video che migliorerà l'esperienza formativa del vostro istituto. Insieme, possiamo affrontare questa transizione e indirizzare il vostro istituto verso il successo.

 

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